Top.Mail.Ru

Выбор и подготовка к внедрению системы электронного документооборота

Автор статьи прошла все этапы внедрения СЭД в Тверском отделении Пенсионного фонда РФ и делится своим опытом: в каком порядке нужно действовать (что проанализировать перед запуском проекта, что важно сделать на этапах тестовой и опытной эксплуатации СЭД), кого привлечь, какие материалы и документы оформить. Опубликованы маршруты движения приказов по основной деятельности, исходящих писем, служебных записок, входящих документов и описание действий с ними пользователей СЭД – эти наглядные схемы работают как памятки. Показаны примеры приказов о проведении тестовой, опытной эксплуатации СЭД и ее внедрении в постоянную эксплуатацию. Приведен фрагмент Положения о рабочей группе, где описаны ее задачи и функции по внедрению СЭД.

В силу цифровизации всех сфер жизнедеятельности общества происходят изменения и в управленческой жизни организаций разных форм собственности (как в государственном, так и в частном секторах). Несомненно, основным инструментом любой управленческой деятельности является документ. Его роль в жизни организации известна каждому руководителю, только документ «способен» установить права и обязанности сторон, зафиксировать действия и факты, ход событий и т.д.

А в связи с развитием информационных технологий мы наблюдаем трансформацию бумажного документа в электронный, внедрение систем электронного документооборота 1. За последние 10 лет в области документационного обеспечения управления 2 произошли значительные изменения. Особое влияние на стремительное развитие электронного взаимодействия оказало введение в России ограничительных мер, связанных с распространением COVID-19. Как никогда ранее актуальными и востребованными стали дистанционные, электронные формы работы, электронное взаимодействие, электронные документы.

Жизненный цикл документа, в т.ч. электронного, включает оперативное хранение, передачу на архивное хранение либо уничтожение, которые регулируются Правилами организации хранения 2015 г. 3 Основной задачей при организации архивного хранения электронного документа является обеспечение его аутентичности и целостности на протяжении всего срока хранения, в т.ч. средств электронной подписи и средств проверки электронной подписи.

Далеко не каждое учреждение готово создавать архив электронных документов и организовать уничтожение электронных архивных документов в силу таких требований, как:

  • наличие серверного и иного технического оборудования, способного обеспечить хранение массивов документов и средств электронной подписи на протяжении всего срока хранения документов;
  • организация и финансовое обеспечение работоспособности средств электронной подписи, а также средств проверки электронной подписи на протяжении всего срока хранения документов;
  • четкая регламентация архивного хранения электронных документов на уровне учреждения;
  • кадровые ресурсы, способные обеспечить правовые и технические процессы организации архивного хранения электронных документов.

Именно поэтому организация ЭДО в учреждении, как правило, замыкается на движении проектов и оригиналов документов, а также их оперативном хранении. Однако при внедрении ЭДО в учреждениях наблюдается тенденция подмены электронного документа на электронную копию документа, которая не имеет юридической силы, кроме того наряду с этим появляется распечатка копии электронного документа, что противоречит принципам электронного документооборота. В конце концов, ЭДО внедряется в целях исключения бумажных документов и действий с ними.

При внедрении СЭД или отдельных элементов СЭД необходимо обеспечить:

  • легитимность всех действий с проектом электронного документа и электронным оригиналом документа, а также
  • наличие всех юридически значимых реквизитов электронного документа. Для внутренних целей (внутренняя переписка, внутриведомственная переписка, процессы визирования, подписи резолюций) достаточно использования простой подписи. Официальное межведомственное информационное взаимодействие осуществляется с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи либо при наличии соответствующего соглашения – простой неквалифицированной электронной подписи.

Подготовка к внедрению СЭД

Следует понимать, что внедрение новых технологий работы с документами в учреждении зачастую сопровождается отрицанием и сопротивлением со стороны работников, отторжением нового, непривычного. Именно поэтому при внедрении СЭД следует быть готовыми к необходимости преодоления психологических барьеров. От умения грамотно и доходчиво донести до своих работников преимущества электронных технологий работы с документами напрямую будет зависеть успех внедрения и развития СЭД в учреждении.

В нашем учреждении порядок работы с документами регламентируется Инструкцией по ДОУ. При внедрении СЭД помимо переработки и актуализации Инструкции по ДОУ мы разработали Регламент ЭДО. Он описывает порядок работы с документами в самой СЭД, т.е. дополняет инструкцию по ДОУ в определенной...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Практика перехода на электронный медицинский документооборот в клинике

Директор по цифровой трансформации крупной медицинской клиники делится своим опытом, на какую нормативную базу и технические решения можно опереться при внедрении электронного документооборота. Какие разновидности медицинских документов можно оформлять в виде электронных подлинников. Как обеспечить их юридическую силу на протяжении всего срока хранения (25 лет и более) в ситуации, когда усиленные электронные подписи действуют лишь до 15 месяцев, – своеобразный «электронный нотариат» для этого реализовало государство! Как можно подключиться к его информационной системе. Где можно хранить большие электронные архивы. Как предоставлять медицинские документы клиентам.

Как провести аудит в рамках подготовки организации к внедрению СЭД (часть 2)

Авторы делятся своей методикой обследования документооборота организации. В прошлый раз мы говорили о проведении опроса работников и удобного способа фиксации его результатов, чтобы потом структурированную информацию было легче анализировать. В этой заключительной части статьи речь идет о дальнейшей формализации и систематизации собранных данных о том, с какими документами и как работают в организации (модель «как есть сейчас»), о подготовке отчета, рекомендаций по оптимизации и дорожной карты по их внедрению. Авторы делятся не содержанием возможных решений по автоматизации, а методикой работы и формами документов, таблицами, в которых удобно систематизировать информацию.

Типы информационных систем для управления документами и бизнес-процессами

В чем разница между BPM (системами управления бизнес-процессами) и ECM (системами управления корпоративным контентом), в чем специфика СЭД (систем электронного документооборота) – какие из этих систем для чего лучше использовать. Что называется комплексной документной системой.

«Библиотека знаний»: как создать и использовать (часть 1)

Создание малобюджетных систем обучения, библиотек или баз знаний – один из заметных трендов не только в крупных корпорациях, но и среднем и малом бизнесе. Из статьи вы узнаете, какие задачи способна решить «библиотека знаний», какую обучающую информацию и в какой форме лучше включать (по видам документов и способам представления информации), где это формировать. В этой 1-й части статьи рассказываем о стандартах, памятках, чек-листах, регламентах и инструкциях (а во 2-й части статьи в следующем номере журнала будут шаблоны документов, презентаций, действий, скрипты разговоров, видеоролики и др.).

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Что препятствует массовому переходу организаций к безбумажной модели документооборота

Приведен список из более 60 действующих нормативных правовых и методических документов в сфере управления документами, которые мы систематизировали по 6 разделам: требования к документированию деятельности, автоматизации, работе с документами и данными, их хранению, работе с электронными документами и подписями и др. Авторы статьи рассматривают причины, по которым данная система регламентации и существующие подходы в СЭД пока не позволяют массово внедрить безбумажную модель документооборота. Предложено сформировать эталонную модель цифрового документооборота электронных подлинников документов (с готовыми решениями вместо перечня правил) в виде отечественного стандарта. Его разработкой уже занимается экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт», рассказываем, какие пробелы он призван восполнить, какие конкретные методики работы воплотить.

Как загрузить документы в СЭД

Описан ассортимент решений, которые сейчас используются для создания или «заглатывания» готовых документов в СЭД: их можно создавать по шаблонам; загружать готовые файлы; работать с комплектом файлов, из которых состоит один документ; автоматически распознавать текст отсканированного документа, чтобы СЭД сама заполнила часть полей для его регистрационной карточки (РКК) и смогла потом осуществлять полнотекстовый поиск, а не только по тем полям, что есть в РКК; как штрихкоды помогают организовать потоковое сканирование входящих документов. Эти современные возможности показаны на примерах из СЭД «1С: Документооборот».

Исполнитель: кто им может быть и как отразить в документе

Исполнителем называется и тот, кто готовил проект документа, и тот, кто его будет исполнять. Как тогда называть этих лиц с разными ролями, чтобы их можно было различать в Инструкции по делопроизводству? Показаны примеры формулировок поручений для различных ситуаций: поручение дано группе лиц и один из них – ответственный исполнитель; одному руководителю (потом он сам его дробит на подпоручения и «раздает» своим подчиненным); организации или отделу; как поручение может «спускаться сверху вниз»; рядом с исполнителем можно сразу написать, кто это будет делать в случае его отсутствия. Показано, как отражать исполнителя, который готовил проект документа. Все это сделано на примерах, со схемами, с учетом особенностей входящего, исходящего и внутреннего документов. В конце статьи ответили на вопрос читателя, распутав путаницу с реквизитами и полномочиями службы делопроизводства.