Выбор и подготовка к внедрению системы электронного документооборота

Автор статьи прошла все этапы внедрения СЭД в Тверском отделении Пенсионного фонда РФ и делится своим опытом: в каком порядке нужно действовать (что проанализировать перед запуском проекта, что важно сделать на этапах тестовой и опытной эксплуатации СЭД), кого привлечь, какие материалы и документы оформить. Опубликованы маршруты движения приказов по основной деятельности, исходящих писем, служебных записок, входящих документов и описание действий с ними пользователей СЭД – эти наглядные схемы работают как памятки. Показаны примеры приказов о проведении тестовой, опытной эксплуатации СЭД и ее внедрении в постоянную эксплуатацию. Приведен фрагмент Положения о рабочей группе, где описаны ее задачи и функции по внедрению СЭД.

В силу цифровизации всех сфер жизнедеятельности общества происходят изменения и в управленческой жизни организаций разных форм собственности (как в государственном, так и в частном секторах). Несомненно, основным инструментом любой управленческой деятельности является документ. Его роль в жизни организации известна каждому руководителю, только документ «способен» установить права и обязанности сторон, зафиксировать действия и факты, ход событий и т.д.

А в связи с развитием информационных технологий мы наблюдаем трансформацию бумажного документа в электронный, внедрение систем электронного документооборота 1. За последние 10 лет в области документационного обеспечения управления 2 произошли значительные изменения. Особое влияние на стремительное развитие электронного взаимодействия оказало введение в России ограничительных мер, связанных с распространением COVID-19. Как никогда ранее актуальными и востребованными стали дистанционные, электронные формы работы, электронное взаимодействие, электронные документы.

Жизненный цикл документа, в т.ч. электронного, включает оперативное хранение, передачу на архивное хранение либо уничтожение, которые регулируются Правилами организации хранения 2015 г. 3 Основной задачей при организации архивного хранения электронного документа является обеспечение его аутентичности и целостности на протяжении всего срока хранения, в т.ч. средств электронной подписи и средств проверки электронной подписи.

Далеко не каждое учреждение готово создавать архив электронных документов и организовать уничтожение электронных архивных документов в силу таких требований, как:

  • наличие серверного и иного технического оборудования, способного обеспечить хранение массивов документов и средств электронной подписи на протяжении всего срока хранения документов;
  • организация и финансовое обеспечение работоспособности средств электронной подписи, а также средств проверки электронной подписи на протяжении всего срока хранения документов;
  • четкая регламентация архивного хранения электронных документов на уровне учреждения;
  • кадровые ресурсы, способные обеспечить правовые и технические процессы организации архивного хранения электронных документов.

Именно поэтому организация ЭДО в учреждении, как правило, замыкается на движении проектов и оригиналов документов, а также их оперативном хранении. Однако при внедрении ЭДО в учреждениях наблюдается тенденция подмены электронного документа на электронную копию документа, которая не имеет юридической силы, кроме того наряду с этим появляется распечатка копии электронного документа, что противоречит принципам электронного документооборота. В конце концов, ЭДО внедряется в целях исключения бумажных документов и действий с ними.

При внедрении СЭД или отдельных элементов СЭД необходимо обеспечить:

  • легитимность всех действий с проектом электронного документа и электронным оригиналом документа, а также
  • наличие всех юридически значимых реквизитов электронного документа. Для внутренних целей (внутренняя переписка, внутриведомственная переписка, процессы визирования, подписи резолюций) достаточно использования простой подписи. Официальное межведомственное информационное взаимодействие осуществляется с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи либо при наличии соответствующего соглашения – простой неквалифицированной электронной подписи.

Подготовка к внедрению СЭД

Следует понимать, что внедрение новых технологий работы с документами в учреждении зачастую сопровождается отрицанием и сопротивлением со стороны работников, отторжением нового, непривычного. Именно поэтому при внедрении СЭД следует быть готовыми к необходимости преодоления психологических барьеров. От умения грамотно и доходчиво донести до своих работников преимущества электронных технологий работы с документами напрямую будет зависеть успех внедрения и развития СЭД в учреждении.

В нашем учреждении порядок работы с документами регламентируется Инструкцией по ДОУ. При внедрении СЭД помимо переработки и актуализации Инструкции по ДОУ мы разработали Регламент ЭДО. Он описывает порядок работы с документами в самой СЭД, т.е. дополняет инструкцию по ДОУ в определенной...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Оформите годовую подписку 2022 в октябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Рекомендовано для вас

Согласование документов в СЭД

Описаны варианты того, как можно организовать согласование документов в СЭД, из которых вы можете выбрать понравившиеся и внедрить у себя. Объяснили, как работает последовательный, параллельный и комбинированный порядок согласования; как распределить зоны ответственности между разными подразделениями; как определять конкретное согласующее лицо, когда проект направляется на рассмотрение подразделению; как можно править документ и какие результаты (статусы) согласования можно назначать предлагаемым правкам; показаны максимально сокращенный и наиболее полный варианты листа согласования; как его правильно распечатать, чтобы передать руководителю вместе с согласованным проектом на подписание. Как регламентировать процесс согласования в Инструкции по делопроизводству. Какие варианты электронных подписей можно использовать для согласования в СЭД, и почему неквалифицированную ЭП сочли оптимальной. Как организовать работу с ней.

Безбумажный документооборот: текущая ситуация и ближайшие перспективы

Какие препятствия на пути безбумажного документооборота существуют: в виде заблуждений и в виде объективных факторов. Дали советы, как их можно преодолевать уже сейчас. Как снизить расходы за счет использования простых и облачных ЭП. Как обстоят дела с доверенностью сотруднику организации, чтобы он смог использовать свою ЭП физлица в служебных целях. Оценили перспективы безбумажного кадрового документооборота. Разъяснили ближайшие новшества законодательства, которые принципиально изменят ситуацию за счет создания юридически значимых электронных дубликатов ранее созданных бумажных и электронных оригиналов документов. Объяснили, в какие глобальные изменения нашей отрасли это выльется.

Электронные доверенности для использования электронных подписей

В России полным ходом идет реформа использования электронных подписей. Кто и где может получить квалифицированный сертификат электронной подписи (что было раньше и как будет дальше). Что происходит с основной массой удостоверяющих центров и выданными ими ключами ЭП (процесс идет в 3 этапа). Кто может подписывать документы организации квалифицированной ЭП без доверенности, и кому она нужна в силу закона. Какую технологию работы с этими доверенностями сейчас закладывают в разрабатываемые подзаконные акты. Как оформить доверенность уже сейчас, самостоятельно закрасив «белые пятна» регулирования. Как минимизировать использование квалифицированной ЭП, перейдя на простую или неквалифицированную подпись в доверенной среде. Как придать документу юридическую силу, если его потребуется выпустить во внешнюю среду.

Как достичь максимального эффекта от внедрения СЭД

Основная часть статьи – это сведенные в таблицу некорректные варианты и грамотные варианты работы с документами с использованием СЭД: при сканировании и регистрации входящих документов, отправке исходящих, согласовании проектов документов и др. Делается упор на детали, за счет изменения которых можно поменять «минус» на «плюс»: существенно снизить риск издания некорректных документов и трудозатраты. Статья написана автором по результатам внедрений СЭД в нескольких крупных организациях на стороне заказчика – пришло время делиться опытом :)

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Трансформация согласования распорядительных документов в макрорегиональном филиале телекоммуникационной компании

Показана трансформация алгоритма согласования проектов распорядительных документов в крупной компании на протяжении 15 лет: что вводили, от чего и почему отказывались, к чему пришли. Предлагаем вам этот богатый ассортимент решений с оценкой их последствий: что может делать нормоконтроль и его место в процедуре согласования и подписания проектов документов; что можно запараллелить; как оформить матрицу согласования проектов документов (кого в нее включить и кого вывести в особую логику внутреннего согласования); какие сроки согласования установить в зависимости от объема документа; какие варианты положительной визы можно заложить в СЭД; как уменьшить число кругов согласования и создать схему разрешения разногласий, заставив согласующих лиц быстрее приходить к консенсусу, чтобы избавить от лишних хлопот службу ДОУ и руководителя, подписывающего проект документа.

Как загрузить документы в СЭД

Описан ассортимент решений, которые сейчас используются для создания или «заглатывания» готовых документов в СЭД: их можно создавать по шаблонам; загружать готовые файлы; работать с комплектом файлов, из которых состоит один документ; автоматически распознавать текст отсканированного документа, чтобы СЭД сама заполнила часть полей для его регистрационной карточки (РКК) и смогла потом осуществлять полнотекстовый поиск, а не только по тем полям, что есть в РКК; как штрихкоды помогают организовать потоковое сканирование входящих документов. Эти современные возможности показаны на примерах из СЭД «1С: Документооборот».

Как закрепить использование простой электронной подписи в СЭД

Наша компания состоит из нескольких юридических лиц, входящих в группу компаний, использующую единую внутреннюю СЭД. Руководство решило часть процессов (ознакомление с приказами, согласование документов) и документов (служебные записки, заявки, накладные на перемещение ТМЦ и др.) перевести в электронный вид с использованием простой электронной подписи (ПЭП). Какие наши действия, чтобы оформить все верно? 1. В группе компаний есть документ, который говорит, что документооборот в ней ведется в СЭД 1С. 2. Будет приказ об утверждении Положения об использовании ПЭП с указанием перечня документов, которые переходят в электронный вид, т.е. подписанные ПЭП. 3. Будет соглашение с каждым сотрудником, подписанное собственноручной подписью работника, о его согласии на использование ПЭП. Необходимо ли заключать соглашение об использовании ЭДО между нашими обществами, входящими в группу компаний, во внутреннем документообороте или достаточно вышеуказанных документов № 1–3?