Автор статьи прошла все этапы внедрения СЭД в Тверском отделении Пенсионного фонда РФ и делится своим опытом: в каком порядке нужно действовать (что проанализировать перед запуском проекта, что важно сделать на этапах тестовой и опытной эксплуатации СЭД), кого привлечь, какие материалы и документы оформить.
Опубликованы маршруты движения приказов по основной деятельности, исходящих писем, служебных записок, входящих документов и описание действий с ними пользователей СЭД – эти наглядные схемы работают как памятки. Показаны примеры приказов о проведении тестовой, опытной эксплуатации СЭД и ее внедрении в постоянную эксплуатацию. Приведен фрагмент Положения о рабочей группе, где описаны ее задачи и функции по внедрению СЭД.
В силу цифровизации всех сфер жизнедеятельности общества происходят изменения и в управленческой жизни организаций разных форм собственности (как в государственном, так и в частном секторах). Несомненно, основным инструментом любой управленческой деятельности является документ. Его роль в жизни организации известна каждому руководителю, только документ «способен» установить права и обязанности сторон, зафиксировать действия и факты, ход событий и т.д.
А в связи с развитием информационных технологий мы наблюдаем трансформацию бумажного документа в электронный, внедрение систем электронного документооборота 1. За последние 10 лет в области документационного обеспечения управления 2 произошли значительные изменения. Особое влияние на стремительное развитие электронного взаимодействия оказало введение в России ограничительных мер, связанных с распространением COVID-19. Как никогда ранее актуальными и востребованными стали дистанционные, электронные формы работы, электронное взаимодействие, электронные документы.
Жизненный цикл документа, в т.ч. электронного, включает оперативное хранение, передачу на архивное хранение либо уничтожение, которые регулируются Правилами организации хранения 2015 г. 3 Основной задачей при организации архивного хранения электронного документа является обеспечение его аутентичности и целостности на протяжении всего срока хранения, в т.ч. средств электронной подписи и средств проверки электронной подписи.
Далеко не каждое учреждение готово создавать архив электронных документов и организовать уничтожение электронных архивных документов в силу таких требований, как:
- наличие серверного и иного технического оборудования, способного обеспечить хранение массивов документов и средств электронной подписи на протяжении всего срока хранения документов;
- организация и финансовое обеспечение работоспособности средств электронной подписи, а также средств проверки электронной подписи на протяжении всего срока хранения документов;
- четкая регламентация архивного хранения электронных документов на уровне учреждения;
- кадровые ресурсы, способные обеспечить правовые и технические процессы организации архивного хранения электронных документов.
Именно поэтому организация ЭДО в учреждении, как правило, замыкается на движении проектов и оригиналов документов, а также их оперативном хранении. Однако при внедрении ЭДО в учреждениях наблюдается тенденция подмены электронного документа на электронную копию документа, которая не имеет юридической силы, кроме того наряду с этим появляется распечатка копии электронного документа, что противоречит принципам электронного документооборота. В конце концов, ЭДО внедряется в целях исключения бумажных документов и действий с ними.
При внедрении СЭД или отдельных элементов СЭД необходимо обеспечить:
- легитимность всех действий с проектом электронного документа и электронным оригиналом документа, а также
- наличие всех юридически значимых реквизитов электронного документа. Для внутренних целей (внутренняя переписка, внутриведомственная переписка, процессы визирования, подписи резолюций) достаточно использования простой подписи. Официальное межведомственное информационное взаимодействие осуществляется с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи либо при наличии соответствующего соглашения – простой неквалифицированной электронной подписи.
Подготовка к внедрению СЭД
Следует понимать, что внедрение новых технологий работы с документами в учреждении зачастую сопровождается отрицанием и сопротивлением со стороны работников, отторжением нового, непривычного. Именно поэтому при внедрении СЭД следует быть готовыми к необходимости преодоления психологических барьеров. От умения грамотно и доходчиво донести до своих работников преимущества электронных технологий работы с документами напрямую будет зависеть успех внедрения и развития СЭД в учреждении.
В нашем учреждении порядок работы с документами регламентируется Инструкцией по ДОУ. При внедрении СЭД помимо переработки и актуализации Инструкции по ДОУ мы разработали Регламент ЭДО. Он описывает порядок работы с документами в самой СЭД, т.е. дополняет инструкцию по ДОУ в определенной...
