Top.Mail.Ru

Выбор и подготовка к внедрению системы электронного документооборота

Автор статьи прошла все этапы внедрения СЭД в Тверском отделении Пенсионного фонда РФ и делится своим опытом: в каком порядке нужно действовать (что проанализировать перед запуском проекта, что важно сделать на этапах тестовой и опытной эксплуатации СЭД), кого привлечь, какие материалы и документы оформить. Опубликованы маршруты движения приказов по основной деятельности, исходящих писем, служебных записок, входящих документов и описание действий с ними пользователей СЭД – эти наглядные схемы работают как памятки. Показаны примеры приказов о проведении тестовой, опытной эксплуатации СЭД и ее внедрении в постоянную эксплуатацию. Приведен фрагмент Положения о рабочей группе, где описаны ее задачи и функции по внедрению СЭД.

В силу цифровизации всех сфер жизнедеятельности общества происходят изменения и в управленческой жизни организаций разных форм собственности (как в государственном, так и в частном секторах). Несомненно, основным инструментом любой управленческой деятельности является документ. Его роль в жизни организации известна каждому руководителю, только документ «способен» установить права и обязанности сторон, зафиксировать действия и факты, ход событий и т.д.

А в связи с развитием информационных технологий мы наблюдаем трансформацию бумажного документа в электронный, внедрение систем электронного документооборота 1. За последние 10 лет в области документационного обеспечения управления 2 произошли значительные изменения. Особое влияние на стремительное развитие электронного взаимодействия оказало введение в России ограничительных мер, связанных с распространением COVID-19. Как никогда ранее актуальными и востребованными стали дистанционные, электронные формы работы, электронное взаимодействие, электронные документы.

Жизненный цикл документа, в т.ч. электронного, включает оперативное хранение, передачу на архивное хранение либо уничтожение, которые регулируются Правилами организации хранения 2015 г. 3 Основной задачей при организации архивного хранения электронного документа является обеспечение его аутентичности и целостности на протяжении всего срока хранения, в т.ч. средств электронной подписи и средств проверки электронной подписи.

Далеко не каждое учреждение готово создавать архив электронных документов и организовать уничтожение электронных архивных документов в силу таких требований, как:

  • наличие серверного и иного технического оборудования, способного обеспечить хранение массивов документов и средств электронной подписи на протяжении всего срока хранения документов;
  • организация и финансовое обеспечение работоспособности средств электронной подписи, а также средств проверки электронной подписи на протяжении всего срока хранения документов;
  • четкая регламентация архивного хранения электронных документов на уровне учреждения;
  • кадровые ресурсы, способные обеспечить правовые и технические процессы организации архивного хранения электронных документов.

Именно поэтому организация ЭДО в учреждении, как правило, замыкается на движении проектов и оригиналов документов, а также их оперативном хранении. Однако при внедрении ЭДО в учреждениях наблюдается тенденция подмены электронного документа на электронную копию документа, которая не имеет юридической силы, кроме того наряду с этим появляется распечатка копии электронного документа, что противоречит принципам электронного документооборота. В конце концов, ЭДО внедряется в целях исключения бумажных документов и действий с ними.

При внедрении СЭД или отдельных элементов СЭД необходимо обеспечить:

  • легитимность всех действий с проектом электронного документа и электронным оригиналом документа, а также
  • наличие всех юридически значимых реквизитов электронного документа. Для внутренних целей (внутренняя переписка, внутриведомственная переписка, процессы визирования, подписи резолюций) достаточно использования простой подписи. Официальное межведомственное информационное взаимодействие осуществляется с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи либо при наличии соответствующего соглашения – простой неквалифицированной электронной подписи.

Подготовка к внедрению СЭД

Следует понимать, что внедрение новых технологий работы с документами в учреждении зачастую сопровождается отрицанием и сопротивлением со стороны работников, отторжением нового, непривычного. Именно поэтому при внедрении СЭД следует быть готовыми к необходимости преодоления психологических барьеров. От умения грамотно и доходчиво донести до своих работников преимущества электронных технологий работы с документами напрямую будет зависеть успех внедрения и развития СЭД в учреждении.

В нашем учреждении порядок работы с документами регламентируется Инструкцией по ДОУ. При внедрении СЭД помимо переработки и актуализации Инструкции по ДОУ мы разработали Регламент ЭДО. Он описывает порядок работы с документами в самой СЭД, т.е. дополняет инструкцию по ДОУ в определенной...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
МАХ скидка - только в августе. Ловите ее!

Рекомендовано для вас

Переход на безбумажный документооборот: анализ свежей нормативной базы и технологических решений

Обзор того, как обстоят дела с реформой применения электронных подписей и машиночитаемыми доверенностями, с электронным кадровым документооборотом и долгосрочным хранением (свыше 15 лет) юридически значимых электронных документов. Какие необходимые для этого нормативные документы и ИТ-решения недавно вышли, и чего пока не хватает. Что можно делать уже сейчас.

Современная автоматизация сопровождения совещаний

Показан опыт автоматизации документального сопровождения совещательной деятельности в СЭД и с использованием Календаря Outlook (для подбора приемлемого времени совещания при плотном графике его участников), технического оснащения переговорной. Каждый шаг рассматривается детально – что и как можно автоматизировать (от подбора времени мероприятия, подготовки повестки дня, материалов совещания и протокола до рассылки поручений по итогам совещания исполнителям). В результате удалось сократить среднее затрачиваемое время на сопровождение одного совещания с 270 до 60 мин.

Бесплатные государственные ИТ-решения для электронного документооборота и архива

Во-первых, рассказываем об облачной СЭД, изначально предназначенной для автоматизации делопроизводства бюджетных организаций, которой теперь совершенно бесплатно могут воспользоваться и другие организации, ведущие регулярную переписку с госорганами (в пилотном режиме к ней подключилось уже 2 338 организаций): что она умеет и как ее можно заполучить. Во-вторых, рассказываем об ИС для электронного архива, которая пока находится в стадии разработки. Минцифре России поручено ввести ее в эксплуатацию до 31.12.2022.

Система электронного документооборота: путь от меньшего к большему

Руководитель отдела делопроизводства описывает свой личный опыт работы в СЭД на различных предприятиях: какие несовершенства функционала постепенно устраняли; что стоит предусмотреть в ТЗ на доработку СЭД; примеры блок-схем, которые желательно включать в ТЗ, чтобы служба делопроизводства и ИТ-отдел лучше понимали друг друга.

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Как могут наказать за нарушение ограничений, направленных на противодействие COVID-19

Давайте разберемся, какая ответственность грозит за нарушение санитарных правил и гигиенических нормативов в различных ситуациях? Что может грозить за отказ от обязательной вакцинации? Кто конкретно будет наказан – организация, ее руководитель или рядовой работник? Антиковидные ограничения, введенные в начале пандемии, постепенно ослабляются (в каждом регионе свои темпы этого процесса, где-то мы наблюдаем и откат обратно). А вот наказания за нарушения антиковидных ограничений, которые были введены еще в 2020 году, пока никто не отменил, и о них стоит помнить. Получается, что надо и деловую активность восстанавливать, и понимать, чем рискуешь, чтобы попасть в «золотую середину».

Как загрузить документы в СЭД

Описан ассортимент решений, которые сейчас используются для создания или «заглатывания» готовых документов в СЭД: их можно создавать по шаблонам; загружать готовые файлы; работать с комплектом файлов, из которых состоит один документ; автоматически распознавать текст отсканированного документа, чтобы СЭД сама заполнила часть полей для его регистрационной карточки (РКК) и смогла потом осуществлять полнотекстовый поиск, а не только по тем полям, что есть в РКК; как штрихкоды помогают организовать потоковое сканирование входящих документов. Эти современные возможности показаны на примерах из СЭД «1С: Документооборот».

Исполнитель: кто им может быть и как отразить в документе

Исполнителем называется и тот, кто готовил проект документа, и тот, кто его будет исполнять. Как тогда называть этих лиц с разными ролями, чтобы их можно было различать в Инструкции по делопроизводству? Показаны примеры формулировок поручений для различных ситуаций: поручение дано группе лиц и один из них – ответственный исполнитель; одному руководителю (потом он сам его дробит на подпоручения и «раздает» своим подчиненным); организации или отделу; как поручение может «спускаться сверху вниз»; рядом с исполнителем можно сразу написать, кто это будет делать в случае его отсутствия. Показано, как отражать исполнителя, который готовил проект документа. Все это сделано на примерах, со схемами, с учетом особенностей входящего, исходящего и внутреннего документов. В конце статьи ответили на вопрос читателя, распутав путаницу с реквизитами и полномочиями службы делопроизводства.