Исполнитель: кто им может быть и как отразить в документе

Исполнителем называется и тот, кто готовил проект документа, и тот, кто его будет исполнять. Как тогда называть этих лиц с разными ролями, чтобы их можно было различать в Инструкции по делопроизводству? Показаны примеры формулировок поручений для различных ситуаций: поручение дано группе лиц и один из них – ответственный исполнитель; одному руководителю (потом он сам его дробит на подпоручения и «раздает» своим подчиненным); организации или отделу; как поручение может «спускаться сверху вниз»; рядом с исполнителем можно сразу написать, кто это будет делать в случае его отсутствия. Показано, как отражать исполнителя, который готовил проект документа. Все это сделано на примерах, со схемами, с учетом особенностей входящего, исходящего и внутреннего документов. В конце статьи ответили на вопрос читателя, распутав путаницу с реквизитами и полномочиями службы делопроизводства.

Действительно, исполнителем документа могут называть:

того, кто подготовил его проект,
и того, кто будет выполнять данные в нем поручения.

Обычно это разные люди / отделы. В этом случае можно говорить об ущербности терминологии, когда одним словом обозначаются разные роли.

Но обратите внимание: результатом выполнения поручения по одному документу (например, резолюции на входящем письме о подготовке письменного ответа) может быть разработка проекта другого документа, и тогда одно и то же лицо является исполнителем в обоих этих документах, правда:

по первому документу оно выполняет поручение,
а по второму готовит проект.

Видимо, данная ситуация и стала причиной использования одного термина «исполнитель» для этих двух этапов работы.

После такого концептуального объяснения давайте рассмотрим конкретные примеры – какие ситуации могут быть и как они документируются.

Путаница с исполнителями

Если рассмотреть жизненный цикл документа, то можно увидеть, что на разных его этапах исполнителем могут быть самые разные работники: от руководителя организации до специалиста структурного подразделения. Это могут быть даже подразделения и организации, в т.ч. органы власти.

Фрагмент документа

Указ Мэра Москвы от 7 мая 2020 г. № 55-УМ «О внесении изменений в указ Мэра Москвы от 5 марта 2020 г. № 12-УМ»

10.2. Департаменту здравоохранения города Москвы обеспечить возможность оформления листков нетрудоспособности без посещения медицинских организаций для граждан, обязанных соблюдать режим самоизоляции в соответствии с пунктом 10.1 настоящего указа.

10.3. Департаменту транспорта и развития дорожно-транспортной инфраструктуры города Москвы совместно с Департаментом информационных технологий города Москвы, Департаментом труда и социальной защиты населения города Москвы и Департаментом образования и науки города Москвы обеспечить приостановление (с последующей записью билетов в размере не менее оплаченных периодов) в указанный период возможности использования…

10.6. Департаменту образования и науки города Москвы обеспечить выдачу продуктовых наборов обучающимся, имеющим право на обеспечение бесплатным питанием…

В приведенном документе даются поручения конкретным органам исполнительной власти города, т.е. с позиции руководства городом данные департаменты выступают в качестве исполнителей поручений. Таким образом, орган власти, подведомственный вышестоящему органу, всегда выступает в качестве исполнителя (не случайно эти органы власти называются «исполнительными»).

Тот же тип отношений мы видим и в крупных компаниях, как государственных, так и негосударственных, когда поручение дается органом управления, а исполнителями выступают подведомственные организации или территориально обособленные структурные подразделения, в т.ч. филиалы. Именно они являются исполнителями с точки зрения органа управления.

Исполнитель входящего документа

Представим жизненный цикл документа графическим образом:

Схема 1. Жизненный цикл входящего документа

В Схеме 1 два блока (этапа) имеют отношение к исполнителю документа – 4-й и 5-й.

Входящие документы по результатам предварительного рассмотрения распределяются на документопотоки, направляемые на рассмотрение (вынесение окончательной резолюции, поручений):

руководителю организации (документы, поступающие из органов государственной власти, органов местного самоуправления, документы по наиболее важным и принципиальным вопросам деятельности организации);
заместителям руководителя (документы по направлениям деятельности, курируемым ими);
иным руководителям, главным и ведущим специалистам.

Документы могут направляться и сразу на исполнение в структурные подразделения по направлениям их деятельности.

Если документ направлен на резолюцию руководителю организации, и он явился первым должностным лицом, давшим поручение по документу, то дальше документ будет «спускаться вниз» по системе управления, пока не дойдет до того специалиста, который и будет непосредственным исполнителем документа. Если представить, что в структуре организации имеются руководитель, его заместители, департаменты, отделы, то схематически перемещение документа по инстанциям его рассмотрения может быть следующим (как раз чтобы избежать такого максимально длинного пути и используется предварительное рассмотрение входящего документа работником службы делопроизводства, чтобы направить его сразу «поближе» к исполнителю или непосредственному руководителю исполнителя – чтобы миновать несколько этажей этой «лестницы»):

Схема 2. Длинный путь входящего документа к цели внутри организации-адресата

Из Схемы 2 следует, что по отношению к руководителю, вынесшему резолюцию 1, заместитель руководителя (вынесший резолюцию 2) выступает в качестве исполнителя, а по отношению к нему исполнителем является руководитель департамента. Для руководителя департамента исполнителем по документу выступает руководитель отдела, а для него исполнителем является специалист отдела, который и должен подготовить документ (в данном случае это ответ на поступившее письмо). На таком примере...