Тонкости составления писем в госструктуры и вышестоящие инстанции

Написание писем в государственные структуры (министерства, службы, агентства и другие), особенно со стороны подведомственных организаций, в значительной степени отвечает общим принципам ведения стандартной деловой переписки, однако имеются и некоторые тонкости, которые будут затронуты в настоящей публикации. На конкретных примерах, накопленных в ходе многолетней работы, покажем наиболее часто встречающиеся ошибки. Это может быть полезным, т.к. позволит оградить вас от ошибок и потенциальных осложнений, вызванных недостаточным вниманием к, казалось бы, несущественным деталям.

Отметим, что эффективное общение с государственными структурами и любыми вышестоящими инстанциями посредством официальной переписки требует от составителя:

• не только хорошего владения русским языком и понимания предмета обращения,
• но и вдумчивости, ответственности при его составлении, следования определенным нормам, как этическим, так и профессиональным, учета существующей системы подчиненности, общего понимания алгоритма рассмотрения документов и подготовки ответов.

В контексте написания таких писем уместно говорить об использовании многократно апробированных утвердившихся словесных формул, об устоявшемся наборе языковых штампов, сложившихся за многие десятилетия.

Необходимый фундамент

Остановимся на некоторых наиболее часто встречающихся моментах, которыми, разумеется, общий перечень не исчерпывается.

Адресат

В первую очередь при составлении письма следует обращать внимание на правильность написания Ф.И.О. и должности адресата. Речь идет о прописных истинах, однако жизнь изобилует многочисленными примерами грубых неточностей. Ошибки подобного рода свидетельствуют о небрежности, которые демонстрирует составитель, что может вызвать недовольство и справедливые нарекания получателя. Кто-то может отнестись к этому спокойно, а кто-то – воспринять это как пренебрежение и отсутствие контроля в организации за подготовкой писем.

Объективных трудностей здесь не существует. Если отсутствует предыстория переписки и письмо пишется конкретному адресату впервые, то можно получить нужную информацию либо на официальном сайте организации-адресата, либо просто снять трубку и позвонить в канцелярию или соответствующее структурное подразделение (например, отдел документационного обеспечения). Кроме того, в случае со сложными фамилиями, при наличии сомнений, не будет зазорным уточнить, как именно они склоняются. Это, конечно, потребует некоторых усилий и настойчивости, но вы будете вознаграждены. Главное – должностное лицо (адресат), которому направляется письмо, и которого, возможно, в письме будут о чем-то убедительно просить (скажем, о переносе контрольного срока исполнения поручения или об утверждении доклада), будет написано правильно. Это, конечно, не гарантирует успеха, но хотя бы явным образом не снизит шансы.

При написании должностей в адресате стоит проявлять элементарную внимательность и грамотность, в первую очередь в отношении использования заглавных букв. Стремление написать Начальнику Управления или Руководителю Департамента, наплодив заглавные буквы в адресате без видимых на то причин, в большинстве случаев выглядит необоснованно.

Часто встречающейся и весьма досадной ошибкой является неправильное написание имен и отчеств с мягким знаком или с гласной буквой. Приведем несколько примеров из реальной жизни:

• отчества в мужском и женском родах, образованные от мужских имен (Валерий, Геннадий, Анатолий и др.), например, Валерьевна и Валериевна, Геннадиевич и Геннадьевич, Анатольевич и Анатолиевич, Игоревич и Игорьевич (встречается и такой вариант!);
• Наталия и Наталья, Олеся и Алеся – это разные имена.

Поэтому к обращению Уважаемая Наталья Геннадьевна! нужно отнестись ответственно, чтобы уже в первом предложении не разочаровать адресата и чтобы не поставить в неудобную ситуацию не только себя, но и руководителя своей организации, который это письмо подпишет.

Подпись

Отметим, что при направлении обращений / ответов необходимо соблюдать соответствующий должностной уровень при подписании письма. В государственных структурах к этому относятся со всей серьезностью, поэтому вольности недопустимы.

В большинстве случаев письмо в госструктуру лучше подписать руководителю организации или его заместителю, а ответственный исполнитель может фигурировать в нижнем левом углу последней страницы письма в реквизите «отметка об исполнителе» (см. «8» в Примерах 4 и 8).

Письмо в вышестоящую организацию (например, дочернее общество пишет в материнскую компанию) может подписать и руководитель структурного подразделения, в зоне ответственности которого находятся излагаемые в письме вопросы, особенно, если оно адресуется не руководителю организации, а лицу рангом пониже, опять же в компетенцию которого входит тема письма. Обычно такие люди друг друга знают, но не все вопросы стоит обсуждать устно, некоторые важно документировать. В таком письме тоже может быть оформлена отметка об исполнителе, если подписант готов, чтобы с этим исполнителем обсуждались детали дела.

Мы процитировали правила оформления этого реквизита из ГОСТ Р 7.0.97-2016. В новом варианте стандарта 2025 года они остаются прежними.

Существует так называемая этикетная рамка, когда:

• в начале текста по середине листа идет уважительное обращение, например:
  • Уважаемый Иван Иванович! (обращение Уважаемый господин Уваров! неуместно для писем в госорганы, но допустимо для писем в коммерческие организации);
  • Уважаемая Ольга Федоровна!
    Такое обращение в начале текста уместно, если данное должностное лицо указано в адресате письма;
• выше подписи и ниже текста (или отметки о наличии приложений)вставляется фраза С уважением. Если она печатается вместе с остальными реквизитами письма, то перед ней нужно оставить только 1 пустую строку, а сразу после нее разместить строку подписи (см. Примеры 1 и 3).
  Возможен и иной вариант – вписание этой фразы вместе с личным росчерком вручную (см. Примеры 2 и 9). Тогда от текста (или отметки о приложении) до подписи нужно оставить 2–3 пустых строки, чтобы было, куда вписать эту фразу.

Некоторые специалисты считают избыточным дважды выражать уважение: вначале текста и сразу после него. Но именно такой подход зафиксирован в стандартах на оформление организационно-распорядительных документов (в ГОСТ Р 7.0.97, вышедшем в 2016 году, и при его обновлении в 2025 году). Поэтому «уменьшать стандартную степень уважения» не советуем.

Оттиск печати рядом с подписью на письмах ставить не принято.

Заголовок к тексту

Заголовок письма должен кратко и точно отражать его содержание
(по какому вопросу оно составлено) и формулироваться отглагольными существительными в предложном падеже, отвечая на вопрос «О чем?» (О предоставлении информации, Об участии в совещании, О направлении материалов, О подготовке статистических данных), не сильно перегружая излишней информацией.

Нередко можно столкнуться с ситуацией, когда в самом письме содержится отрицательный ответ, а в заголовке – положительный посыл. Например, организация не предполагает участвовать в совещании или посылать своих экспертов на конкретное мероприятие (семинар, форум, круглый стол), а в заголовке говорится Об участии в совещании,О направлении специалистов.

Разумеется, заголовок не должен начинаться словами Касательно, Относительно, По вопросу, По теме и т.п.

Раньше ГОСТ Р 7.0.97-2016 говорил: «Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4–5 строк», однако на практике заголовок не всегда составляли и к более длинным письмам. Все вскоре станет однозначным – ГОСТ Р 7.0.97-2025 будет предписывать составлять заголовок к тексту любого письма.

Объем письма

Объем письма не должен превышать 2 страниц – это совет из практики.

Основная задача заключается:

• не в том, чтобы написать все, что известно автору по данному вопросу,
• а в том, чтобы адресат однозначно понял суть обращения, не запутавшись при этом в несущественных деталях.

Естественное стремление изложить в письме все и сразу объяснимо, однако на практике это приведет к противоположному результату. Нередки случаи, когда многостраничные обращения, направляемые как организациями, так и частными лицами в федеральные органы исполнительной власти изобилуют большим объемом информации, малозначительными деталями, потоком аббревиатур, которые перегружают текст и делают его сложным для восприятия. В конечном счете это затрудняет понимание содержания и, что особенно досадно, не только не приближает к достижению цели обращения, а, скорее всего, от нее отдаляет.

В качестве наблюдения заметим, что, если существуют шансы, что письмо неправильно поймут, значит так, скорее всего, и произойдет. А если его неправильно поймут, то наложат не ту резолюцию, которую хотелось бы видеть, это неизбежно приведет к направлению дополнительных разъясняющих писем и в итоге затянет процесс на неопределенное время.

Пишите именно то, что в данном случае необходимо и достаточно, опуская лишнюю, незначительную информацию. Так что будьте емкими и лаконичными. А еще постарайтесь сформулировать основную мысль четко в ключевом предложении – не надо предоставлять возможность адресату самому формулировать ее на основе прочитанных абзацев текста! Все детали и доказательства можете оформить в качестве приложений к письму, например:

• таблицы с финансовыми расчетами, статистикой или сравнительными характеристиками продукции;
• справки;
• копии документов и т.д.

При таком подходе адресат, прочитав письмо, сможет быстро уловить суть вашего запроса, при этом приложения будут служить хорошим подспорьем. В противном случае адресату придется затратить дополнительное время на прочтение всего письма, возможно, не единожды, перелистывая страницы взад-вперед, пытаясь понять основную мысль и вычленить главное.

Практика показывает, что в дочернюю организацию можно написать большое и развернутое письмо, изобилующее цифрами и фактами, но «в обратную сторону» (в управляющую компанию) надо писать как в госорган – избегать многостраничных пространных повествований.

В большинстве случаев целесообразно в письме затрагивать только один вопрос. При наличии более чем одного вопроса лучше подготовить несколько писем по каждому из них в отдельности. Это позволит избежать необходимости увязывания тематически разнородной и логически несвязанной информации в небольшой по объему текст. А если переписка продолжится, то для решения различных вопросов в одной организации могут быть назначены разные исполнители. И лучше, чтобы у каждого из них была своя цепочка писем. Таким образом обеим организациям легче будет ее вести:

• в каждом следующем ответном письме можно будет ссылаться на реквизиты входящего письма;
• легче отслеживать сроки исполнения,
• позволит сузить круг согласующих лиц для каждого письма перед его подписанием и отправкой.

Обычно текст печатается размером шрифта 12, 13 или 14 через 1 межстрочный интервал. Меньший шрифт можно использовать для отметки об исполнителе, справочных данных об организации в бланке, для таблиц. Автор использует в работе преимущественно размер шрифта 14, однако порой, чтобы уложиться в 2 страницы, подходит размер шрифта 13. Увеличивать межстрочный интервал текста можно до 1,5 – это делает длинный текст более читабельным, а если текста мало, визуально он занимает на листе больше места, что выглядит немного солиднее. Корректировка размера шрифта и межстрочного интервала текста часто помогает выполнить 2 задачи:

• сделать письмо в пределах 2 страниц и
• избежать ситуации, когда 2-я страница начинается с подписи.

Выделение фрагментов текста

Не следует испещрять текст письма подчеркиваниями и выделениями курсивом или жирным начертанием. Таким образом можно позволить себе написать письмо в адрес организации-партнера или организации-поставщика (хотя лучше и этого не делать), тонко намекая, что они не способны по каким-то причинам уловить суть. Но в случае с государственным органом нужно быть предельно собранным и в меру учтивым. Руководители подразделений в государственных структурах обычно люди профессиональные, хотя и занятые. Четкость и лаконичность изложения напоминает им исполнительность подчиненного, а уважительность воспринимается как должное соблюдение субординации. Приемы рекламных текстов здесь неуместны и могут сыграть с автором письма «злую шутку» – могут счесть, что он не понимает, к кому обращается. Однако излишне канцелярский стиль письма усложняет его восприятие. Поэтому тут важно соблюдать золотую середину, а еще вас выручат:

• логичность построения текста;
• посвящение каждого абзаца отдельному аспекту;
• если и использовать выделение, то к 1–2 фразам в письме или к 1 предложению, но не более!

Поручение и его исполнение

Как известно, подведомственные организации регулярно готовят ответы на контрольные письма, старательно выполняют поручения вышестоящих государственных структур и докладывают об этом. Следует при этом отметить, что содержательная часть письма должна давать исчерпывающие ответы на все вопросы. Общее правило гласит: отвечаем на то, что спрашивают (поручают), и не пишем про то, о чем не спрашивают.

Вступительная часть таких писем, как правило, начинается со стандартной фразы:

В соответствии с поручением / запросом <наименование органа> по вопросу <содержание вопроса> ФГУП … сообщает.

Это стандартная формула административно-канцелярского стиля письма, однако на практике она или аналогичные ей фразы преобразовываются в другие, зачастую экзотические формы, например:

В соответствии с Вашим письмом / поручением по вопросу <содержание вопроса> сообщаю следующее.

Во-первых, слово следующее можно смело опускать, оно не несет смысловой нагрузки, хотя, надо признать, так пишут в большинстве организаций.

Во-вторых, слово сообщаю надо явно заменить на сообщаем либо <организация> сообщает. Поручения даются конкретной организации, например, федеральному государственному унитарному предприятию или федеральному государственному бюджетному учреждению, поэтому и отвечать должен тот, кому положено, – организация, а не должностное лицо. Если поручение госструктура дала организации, именно она и должна отчитаться / исполнить / ответить.

Вышестоящая структура может дать поручение конкретному работнику дочерней компании (или филиала), только в этом случае он может написать ответный документ от своего имени, например докладную записку. Но обычно все-таки взаимодействуют организации письмами, а конкретных исполнителей внутри них назначают их руководители.

Обратим также внимание на то, что доклад о выполнении поручения направляется не должностному лицу, а вышестоящей организации – министерству, агентству, службе. И поручение подведомственной организации давалось именно этой вышестоящей организацией. Поэтому в ответном письме речь идет не о Вашем поручении (Иванова, Петрова, Сидорова), а о поручении Минтранса России, Минпромторга России, Минцифры России и т.п. И здесь важно отметить неуместность использования в ответе местоимения в 1-м лице единственном числе.

А вот в поздравительной открытке с праздником или юбилеем изложение от 1-го лица выглядит логичным.

Таким же естественным будет смотреться поручение за подписью руководителя головного офиса организации, направляемое в ее филиал или в дочернюю компанию:

В целях дальнейшего развития международного сотрудничества поручаю организовать в первой декаде августа 2025 г. визит иностранной делегации компании <название> в филиал <название филиала>.

Слово поручаю, а не прошу звучит более убедительно и призывает к действиям. Просьбу можно и не выполнить, сославшись на непредвиденные обстоятельства, а вот поручение выполнить придется.

Cлужебное письмо – это юридически значимый документ, который может когда-нибудь пригодиться (всякое бывает) как доказательство в судебном разбирательстве или при проведении расследования, где сторонами будут выступать не люди с конкретными фамилиями (не факт, что они еще будут работать на тот момент), а организации.

Поэтому правильными вариантами начала письма будут следующие:

• В соответствии с поручением / запросом <наименование госоргана> по вопросу <содержание вопроса> сообщаем…;
• ФГУП <наименование> сообщает о результатах рассмотрения…;
• По результатам рассмотрения ФГБУ <наименование> сообщает …

Служебное письмо фиксирует переписку, прежде всего, между организациями. Например, госорган запросил материалы. Ответным письмом вы их направляете и в адресате можете указать не только организацию, но и ее должностное лицо. Можете даже использовать этикетную рамку с уважительным обращением по имени отчеству Уважаемый Иван Иванович! Но при всем этом материалы вы направляете именно госоргану, который их запросил. Поэтому в тексте не стоит без надобности использовать различные формы местоимения Вы. Все должно быть в меру.

Ситуации с невыполненными поручениями нуждаются в дополнительных пояснениях. Отчет о выполнении поручения должен быть представлен в государственный орган вне зависимости от того, выполнено оно или нет! Это аксиома. В любом случае готовится ответ, излагаются самые веские причины, приводится убедительная аргументация (см. Пример 9). При отсутствии объективных причин все равно нужно готовить ответ, чтобы уложиться в срок и не допустить его срыва. В зависимости от важности и срочности поручения это может быть чревато.

Существует набор устойчивых выражений, которые могут в этом плане пригодиться, например:

• требуется дополнительная проработка;
• необходимо отдельное согласование;
• представляется целесообразным данный вопрос рассмотреть в комплексе;
• с учетом необходимости изучения возникших обстоятельств и т.п.

При удачном стечении обстоятельств это будет принято во внимание, пусть и критически, однако вас настоятельно призовут ускорить выполнение поручения. Неприятно, конечно, но не фатально. В любом случае это гораздо лучше, чем получить из федерального органа исполнительной власти в свой адрес ответ с указанием о невыполнении поручения. В зависимости от важности конкретного поручения и сопутствующих обстоятельств в таком письме может содержаться приписка, от которой повеет неприятным холодком.

Ссылка на инициативное письмо в письме-ответе

Часто можно встретить в первом предложении ответного письма ссылку на номер и дату поступившего документа. Подчеркнем, что повторять их в тексте нет необходимости, т.к. место для них предусмотрено в бланке письма (см. «4» в Примерах 4 и 6).

Объясняем детали на конкретных примерах

Приведенные ниже примеры показывают типовые ошибки и способы их исправления.

В письме из Примера 3 организация отчитывается о выполнении поручения, но делает это неудачно. Покажем исправленный вариант в Примере 4. Одинаковыми номерами в кружках мы отметили разницу между этими письмами.

Государственный орган давал поручение не для того, чтобы его рассматривали, а для того, чтобы выполняли, поэтому Рассмотрев Ваше поручение (см. «1» в Примере 3) звучит неуважительно и даже вызывающе. Так же плохо звучит словосочетание рассмотрев письмо. Дело в том, что рассматриваются не письма, а содержащиеся в них просьбы, предложения, инициативы, жалобы, выводы и т.п. Упомянутое объединяется в слово обращение(я). Именно поэтому словосочетание рассмотрев обращение звучит правильно.

Корректнее было бы использовать формулировку:

• В соответствии с поручением... информируем о... или
• Докладываем о выполнении поручения...

Заголовок письма нужно подкорректировать (см. «2»). Вместо
Касаемо ввода в эксплуатацию технологического здания нужно писать
О вводе в эксплуатацию технологического здания.

В первом предложении можно опустить личное обращение Вас. Во-первых, в адресате уже указана должность Ивана Геннадьевича. Во-вторых, к нему уже обратились Уважаемый Иван Геннадьевич!, поэтому местоимение Ваше можно без ущерба опустить. Нелишним будет уточнить, пишется ли отчество с мягким знаком или с буквой и («3»).

Странно ожидать, что график ввода в эксплуатацию утвержден именно Иваном Геннадьевичем, а не государственной структурой, поэтому употребление местоимения Вами будет избыточным, если, конечно, речь идет не о каком-то особом случае.

Дублировать ссылку на номер и дату инициативного документа в тексте не стоит, достаточно их указания в бланке письма («4»).

Если письмо направляется одной организацией в адрес другой, то более корректно использовать при обращении 1-е лицо множественного числа (информируем вместо информирую, см. «5»). Если переписка осуществляется в рамках одной организации (например, письмо из филиала, докладная записка на имя генерального директора), то использование информирую будет логичным.

Кварталы принято обозначать римскими цифрами («6»). Сокращение «г.» использовать можно, но лучше заменить на полное слово.

Использование фразы Прошу Вас дать пояснения («7») в письме в вышестоящую инстанцию может на ровном месте обострить ситуацию. Это не тот язык, который уместен при общении подведомственной организации с госструктурой. Всегда лучше отдавать предпочтение более мягким и правильным вариантам: Просим дать указания / разъяснить / сориентировать.

От употребления слов вышеупомянутый, а также вышеперечисленные, вышеизложенные лучше воздерживаться.

Далее разберем сопроводительное письмо, с которым направляется затребованный госструктурой отчет о выполнении порученных мероприятий. Количество неточностей в небольшом по объему письме в Примере 5 бросается в глаза.

Первое, это необходимость правильного написания в адресате («3»):

• фамилии в дательном падеже. В мужском роде она склоняется, а в женском нет. Это мелочь, но на нее обязательно обратят внимание;
• инициалы принято писать после фамилии (это ввел ГОСТ Р 7.0.97 еще в 2016 году).

Ссылку на дату и номер инициативного документа, на которое отвечает данное письмо, надо делать в бланке письма в специально отведенном поле («4»). Причем госструктура, запросившая от вашей организации отчет, по данным реквизитам должна быстро найти в своей СЭД свой инициативный документ и его исполнителя, чтобы быстрее передать ему ваш ответ. Поэтому здесь нельзя указывать входящий номер инициативного письма в вашу организацию (это ваш «внутренний номер»), нужен номер исходящего письма, присвоенный ему автором!

Напрашивается корректировка заголовка, чтобы конкретизировать суть («2»).

Неправильно писать в федеральный орган исполнительной власти В ответ на Ваше письмо («1»). Письмо получено из конкретного государственного органа, к которому нужно проявить уважение.

Подлежащее направляю нужно заменить на направляем или направляется, или ФГБУ направляет. В наименовании отчета, по всей видимости, слово год должно стоять во множественном числе.

Номер квартала лучше указывать римской цифрой (см. «6»), а не арабской (как в Примере 3) и не словом (как в Примере 5).

В тексте появляется приложение № 2 к инициативному письму (см. «7» в Примере 5), что дополнительно запутывает, особенно при отсутствии упоминания приложения № 1 к данному сопроводительному письму. Если направляемый документ полностью назван в тексте письма, то дублировать его наименование в отметке о приложении не нужно, согласно ГОСТ Р 0.7.97 (см. «7» в Примерах 5 и 6). Кстати, данная отметка ниже текста в Примере 5 вообще оформлена не правильно.

Предложим в Примере 6 правильный вариант написания ошибочного письма из Примера 5. Нельзя утверждать, что оно идеально во всех смыслах, но стало заметно лучше исходной версии.

Теперь покажем некорректное и исправленное (Примеры 7 и 8) сопроводительное письмо о направлении комплекта документов по договору с просьбой вернуть обратно подписанный экземпляр акта – достаточно распространенная ситуация, поэтому мы решили ее тоже рассмотреть.

Вспомним о правильной адресации письма («3»). В рассматриваемом случае его составитель не удосужился уточнить, кто возглавляет организацию-адресат, т.к. считал, что знает это – Синичкин Константин Андреевич, но «все течет» и оказывается, что данный документ ляжет на стол не прежнему директору, а исполняющему его обязанности Орлову Алексею Ивановичу. Если «свежеиспеченный» Алексей Иванович увидит в начале письма обращение Уважаемый Константин Андреевич!, это его не удивит. Однако если он увидит там Уважаемый Алексей Иванович!, то ему будет приятно, а еще он поймет, что в вашей организации работают информированные деловые люди.

В первом предложении («1») можно опустить местоимение Вам. Словосочетание перечисленные ниже документы можно заменить на более благозвучное комплект документов, а их конкретный список оформить в реквизите «Отметка о наличии приложения». Заметьте, даже если прилагаемых документов несколько, унифицированное слово «Приложение» в этой отметке принято писать в единственном числе («7»).

При упоминании документов в тексте письма («1») сначала надо указывать дату, потом номер: договор от 28.03.2025 № 123/12-10.

Фраза После подписания Акта сдачи-приемки результатов выполненных работ Вашей стороной экземпляр ФГБУ <наименование> просим направить в наш адрес явно перегружена («6»). Лучше написать:

• После подписания акта сдачи-приемки просим направить копию в адрес ФГБУ «Космические системы» или
• После подписания акта сдачи-приемки просим направить его копию в наш адрес.

По исполнению договора перед оплатой очередной суммы у заказчика могут возникнуть уточняющие вопросы, поэтому стоит добавить в письмо отметку об исполнителе («8»), который бы мог все оперативно прояснить, чтобы максимально ускорить долгожданный момент перечисления денежных средств.

А указание реквизитов договора в тексте и заголовке письма поможет быстрее передать его в нужные руки внутри организации-получателя («2»).

Приведенное в Примере 9 письмо наглядно иллюстрирует ситуацию, достаточно часто встречающуюся на практике, когда имеется необходимость в переносе сроков исполнения. Безусловно, нужно предпринять все усилия, чтобы ее не допускать, но если все-таки реализуется неблагоприятный сценарий, то нужно вдумчиво отнестись к написанию абзаца, в котором будет фигурировать причина. В данном случае используется словосочетание необходимость более детальной проработки. Можно воспользоваться и другими вариантами, например в целях дополнительного уточнения, в связи с необходимостью проработки и дополнительного согласования или др. Представленные варианты и их производные не являются панацеей, но в любом случае просьбу о переносе срока должна предварять убедительная аргументация.

Желательно направить такое письмо до истечения первоначально назначенного срока исполнения, как только станет ясно, что он нереален (см. «1»). Это продемонстрирует «руководству», что исполнители вовсю трудятся, но просто не успевают, особенно если им не хватает всего нескольких дней («2»). Если вы направите просьбу о смещении срока исполнения, когда он уже истек, это натолкнет на мысль, что задачей занялись в последний момент, а значит, работа организована плохо!

Обычно в таком письме в вышестоящую инстанцию отметка об исполнителе просто необходима («4»), если руководитель лично не хочет объясняться, отвечая на неприятные вопросы.

Вручную вписанная фраза С уважением, («3») это уважение подчеркивает.

Поясним, на какой исходный документ стоит ссылаться в составляемом письме. Изначально поручение может быть вписано в распорядительный документ. Например, на совещание в федеральное агентство приглашаются представители подведомственных организаций. В протоколе фиксируются поручения и срок их исполнения, тогда издавать дополнительный документ для информирования этих организаций не надо. О переносе срока исполнения поручения из протокола и составлено письмо из Примера 9.

Но часто в процессе исполнения поручения с вышестоящей инстанцией заводится переписка для уточнения деталей при поэтапном исполнении большого поручения. В этом случае кроме протокола появляются и письма вышестоящей инстанции. Если вы отвечаете на одно из них, то кроме указания протокола в тексте письма (с которого «все началось») можно в бланке вашего письма сослаться на дату и номер входящего письма вышестоящей инстанции. Эти ссылки помогают быстрее разобраться, о чем идет речь, кому в работу передать ваше письмо.

* * *

В данной статье предпринята попытка обозначить некоторые особенности подготовки служебных писем в государственные структуры. Многие моменты применимы к переписке с любыми вышестоящими инстанциями. Эта важная тема, разумеется, не ограничивается представленными рекомендациями, однако они предлагают вам под другим углом взглянуть на некоторые аспекты составления писем. Как представляется, это позволит избежать часто встречающихся ошибок, улучшить качество переписки и ее смысловую составляющую, и, что особенно важно, повысить эффективность взаимодействия с вышестоящими инстанциями.