Описаны варианты того, как можно организовать согласование документов в СЭД, из которых вы можете выбрать понравившиеся и внедрить у себя. Объяснили, как работает последовательный, параллельный и комбинированный порядок согласования; как распределить зоны ответственности между разными подразделениями; как определять конкретное согласующее лицо, когда проект направляется на рассмотрение подразделению; как можно править документ и какие результаты (статусы) согласования можно назначать предлагаемым правкам; показаны максимально сокращенный и наиболее полный варианты листа согласования; как его правильно распечатать, чтобы передать руководителю вместе с согласованным проектом на подписание. Как регламентировать процесс согласования в Инструкции по делопроизводству. Какие варианты электронных подписей можно использовать для согласования в СЭД, и почему неквалифицированную ЭП сочли оптимальной. Как организовать работу с ней.

Ранее, до появления в нашей жизни СЭД 1, к каждому документу, подлежащему согласованию, прикреплялся лист согласования и вместе они носились по ответственным сотрудникам. Процесс согласования затягивался, документ мог потеряться.

После внедрения СЭД все документы, требующие внутреннего согласования, должны проходить этот жизненный цикл в системе. СЭД сохраняет всю хронологию изменений в документе – позволяет отследить, как менялся документ, кто его визировал, какие были замечания, внесены ли исправления.

Все документы, создаваемые в организации, можно разделить на те, которые нужно согласовывать перед подписанием, и те, которые не нужно. В каждой компании свои правила, но чаще всего генеральный директор, подписывая договор или даже исходящее письмо, перед тем, как взять на себя полную ответственность, хочет убедиться, что профильные специалисты исключили принятие неверного решения, просчитали все юридические, финансовые, конструктивные и иные риски.

Обычно согласованию подлежат следующие виды документов: приказы, распоряжения, договоры, исходящие письма, доверенности.

Процесс согласования может запускать инициатор самостоятельно, а можно это доверить службе делопроизводства. Второй вариант предпочтительнее, т.к. служба делопроизводства будет оформлять все регистрационные карточки 2 по установленным правилам (это ее основная работа), а отследить и заставить инициатора делать все правильно бывает довольно сложно. После заполнения РК запускается сам процесс согласования документов.

В терминологии делопроизводства есть не до конца урегулированный момент: одним и тем же термином «исполнитель» называют и того, кто разрабатывает проект документа, и того, кто после подписания / утверждения будет выполнять зафиксированные в нем поручения. Чтобы избежать этой путаницы, мы в своей организации первую из этих ролей именуем инициатором документа, а вторую – его исполнителем.

Порядок согласования

Существует 2 основных способа согласования: параллельный и последовательный.

При параллельном задачи согласования документа назначаются одновременно всем выбранным пользователям СЭД.

К плюсам данного порядка согласования можно отнести скорость – документ поступает на согласование всем сразу и есть возможность его согласовать в кратчайшие сроки. Минус – разность согласованных версий. Если, например, юридическая служба согласует первой, а служба безопасности второй и на своем этапе предложит внести исправления, то юридическая служба этих исправлений уже не увидит. Эта проблема закрывается проработкой зон ответственности, когда каждая служба отвечает только за свой вопрос (см. Таблицу 1).

Рисунок 1. Пример выбора параллельного согласования в СЭД

Таблица 1. Пример распределения зон ответственности между согласующими подразделениями при согласовании договора

Рисунок 2. Пример последовательного согласования

При последовательном согласовании документа задачи будут назначаться по очереди каждому участнику процесса в порядке их выбора в поле «Кому». После того, как предыдущий пользователь завершит задачу согласования, она поступает к следующему (см. Рисунок 2).

Плюс данного вида согласования в том, что документ будет прорабатываться постепенно, изменения будут вноситься с учетом требований каждой службы – передача каждому следующему согласующему лицу будет производиться только после положительного согласования предыдущего. В случае отрицательного согласования документ возвращается автору на доработку. Минус – медленный процесс. Даже если каждый согласующий продержит документ у себя...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Оформите годовую подписку 2022 в октябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Рекомендовано для вас

Электронные доверенности для использования электронных подписей

В России полным ходом идет реформа использования электронных подписей. Кто и где может получить квалифицированный сертификат электронной подписи (что было раньше и как будет дальше). Что происходит с основной массой удостоверяющих центров и выданными ими ключами ЭП (процесс идет в 3 этапа). Кто может подписывать документы организации квалифицированной ЭП без доверенности, и кому она нужна в силу закона. Какую технологию работы с этими доверенностями сейчас закладывают в разрабатываемые подзаконные акты. Как оформить доверенность уже сейчас, самостоятельно закрасив «белые пятна» регулирования. Как минимизировать использование квалифицированной ЭП, перейдя на простую или неквалифицированную подпись в доверенной среде. Как придать документу юридическую силу, если его потребуется выпустить во внешнюю среду.

Как достичь максимального эффекта от внедрения СЭД

Основная часть статьи – это сведенные в таблицу некорректные варианты и грамотные варианты работы с документами с использованием СЭД: при сканировании и регистрации входящих документов, отправке исходящих, согласовании проектов документов и др. Делается упор на детали, за счет изменения которых можно поменять «минус» на «плюс»: существенно снизить риск издания некорректных документов и трудозатраты. Статья написана автором по результатам внедрений СЭД в нескольких крупных организациях на стороне заказчика – пришло время делиться опытом :)

Безбумажный документооборот: текущая ситуация и ближайшие перспективы

Какие препятствия на пути безбумажного документооборота существуют: в виде заблуждений и в виде объективных факторов. Дали советы, как их можно преодолевать уже сейчас. Как снизить расходы за счет использования простых и облачных ЭП. Как обстоят дела с доверенностью сотруднику организации, чтобы он смог использовать свою ЭП физлица в служебных целях. Оценили перспективы безбумажного кадрового документооборота. Разъяснили ближайшие новшества законодательства, которые принципиально изменят ситуацию за счет создания юридически значимых электронных дубликатов ранее созданных бумажных и электронных оригиналов документов. Объяснили, в какие глобальные изменения нашей отрасли это выльется.

Как закрепить использование простой электронной подписи в СЭД

Наша компания состоит из нескольких юридических лиц, входящих в группу компаний, использующую единую внутреннюю СЭД. Руководство решило часть процессов (ознакомление с приказами, согласование документов) и документов (служебные записки, заявки, накладные на перемещение ТМЦ и др.) перевести в электронный вид с использованием простой электронной подписи (ПЭП). Какие наши действия, чтобы оформить все верно? 1. В группе компаний есть документ, который говорит, что документооборот в ней ведется в СЭД 1С. 2. Будет приказ об утверждении Положения об использовании ПЭП с указанием перечня документов, которые переходят в электронный вид, т.е. подписанные ПЭП. 3. Будет соглашение с каждым сотрудником, подписанное собственноручной подписью работника, о его согласии на использование ПЭП. Необходимо ли заключать соглашение об использовании ЭДО между нашими обществами, входящими в группу компаний, во внутреннем документообороте или достаточно вышеуказанных документов № 1–3?

Как можно оформить согласование?

Показываем, как оформить гриф и визу согласования на бумажном проекте документа, как сделать отдельный лист согласования, как эту процедуру можно провести в электронном виде при помощи MS Outlook или в СЭД.

Как загрузить документы в СЭД

Описан ассортимент решений, которые сейчас используются для создания или «заглатывания» готовых документов в СЭД: их можно создавать по шаблонам; загружать готовые файлы; работать с комплектом файлов, из которых состоит один документ; автоматически распознавать текст отсканированного документа, чтобы СЭД сама заполнила часть полей для его регистрационной карточки (РКК) и смогла потом осуществлять полнотекстовый поиск, а не только по тем полям, что есть в РКК; как штрихкоды помогают организовать потоковое сканирование входящих документов. Эти современные возможности показаны на примерах из СЭД «1С: Документооборот».

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Трансформация согласования распорядительных документов в макрорегиональном филиале телекоммуникационной компании

Показана трансформация алгоритма согласования проектов распорядительных документов в крупной компании на протяжении 15 лет: что вводили, от чего и почему отказывались, к чему пришли. Предлагаем вам этот богатый ассортимент решений с оценкой их последствий: что может делать нормоконтроль и его место в процедуре согласования и подписания проектов документов; что можно запараллелить; как оформить матрицу согласования проектов документов (кого в нее включить и кого вывести в особую логику внутреннего согласования); какие сроки согласования установить в зависимости от объема документа; какие варианты положительной визы можно заложить в СЭД; как уменьшить число кругов согласования и создать схему разрешения разногласий, заставив согласующих лиц быстрее приходить к консенсусу, чтобы избавить от лишних хлопот службу ДОУ и руководителя, подписывающего проект документа.