Top.Mail.Ru
Описаны варианты того, как можно организовать согласование документов в СЭД, из которых вы можете выбрать понравившиеся и внедрить у себя. Объяснили, как работает последовательный, параллельный и комбинированный порядок согласования; как распределить зоны ответственности между разными подразделениями; как определять конкретное согласующее лицо, когда проект направляется на рассмотрение подразделению; как можно править документ и какие результаты (статусы) согласования можно назначать предлагаемым правкам; показаны максимально сокращенный и наиболее полный варианты листа согласования; как его правильно распечатать, чтобы передать руководителю вместе с согласованным проектом на подписание. Как регламентировать процесс согласования в Инструкции по делопроизводству. Какие варианты электронных подписей можно использовать для согласования в СЭД, и почему неквалифицированную ЭП сочли оптимальной. Как организовать работу с ней.

Ранее, до появления в нашей жизни СЭД 1, к каждому документу, подлежащему согласованию, прикреплялся лист согласования и вместе они носились по ответственным сотрудникам. Процесс согласования затягивался, документ мог потеряться.

После внедрения СЭД все документы, требующие внутреннего согласования, должны проходить этот жизненный цикл в системе. СЭД сохраняет всю хронологию изменений в документе – позволяет отследить, как менялся документ, кто его визировал, какие были замечания, внесены ли исправления.

Все документы, создаваемые в организации, можно разделить на те, которые нужно согласовывать перед подписанием, и те, которые не нужно. В каждой компании свои правила, но чаще всего генеральный директор, подписывая договор или даже исходящее письмо, перед тем, как взять на себя полную ответственность, хочет убедиться, что профильные специалисты исключили принятие неверного решения, просчитали все юридические, финансовые, конструктивные и иные риски.

Обычно согласованию подлежат следующие виды документов: приказы, распоряжения, договоры, исходящие письма, доверенности.

Процесс согласования может запускать инициатор самостоятельно, а можно это доверить службе делопроизводства. Второй вариант предпочтительнее, т.к. служба делопроизводства будет оформлять все регистрационные карточки 2 по установленным правилам (это ее основная работа), а отследить и заставить инициатора делать все правильно бывает довольно сложно. После заполнения РК запускается сам процесс согласования документов.

В терминологии делопроизводства есть не до конца урегулированный момент: одним и тем же термином «исполнитель» называют и того, кто разрабатывает проект документа, и того, кто после подписания / утверждения будет выполнять зафиксированные в нем поручения. Чтобы избежать этой путаницы, мы в своей организации первую из этих ролей именуем инициатором документа, а вторую – его исполнителем.

Порядок согласования

Существует 2 основных способа согласования: параллельный и последовательный.

При параллельном задачи согласования документа назначаются одновременно всем выбранным пользователям СЭД.

К плюсам данного порядка согласования можно отнести скорость – документ поступает на согласование всем сразу и есть возможность его согласовать в кратчайшие сроки. Минус – разность согласованных версий. Если, например, юридическая служба согласует первой, а служба безопасности второй и на своем этапе предложит внести исправления, то юридическая служба этих исправлений уже не увидит. Эта проблема закрывается проработкой зон ответственности, когда каждая служба отвечает только за свой вопрос (см. Таблицу 1).

Рисунок 1. Пример выбора параллельного согласования в СЭД

Таблица 1. Пример распределения зон ответственности между согласующими подразделениями при согласовании договора

Рисунок 2. Пример последовательного согласования

При последовательном согласовании документа задачи будут назначаться по очереди каждому участнику процесса в порядке их выбора в поле «Кому». После того, как предыдущий пользователь завершит задачу согласования, она поступает к следующему (см. Рисунок 2).

Плюс данного вида согласования в том, что документ будет прорабатываться постепенно, изменения будут вноситься с учетом требований каждой службы – передача каждому следующему согласующему лицу будет производиться только после положительного согласования предыдущего. В случае отрицательного согласования документ возвращается автору на доработку. Минус – медленный процесс. Даже если каждый согласующий продержит документ у себя...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Что препятствует массовому переходу организаций к безбумажной модели документооборота

Приведен список из более 60 действующих нормативных правовых и методических документов в сфере управления документами, которые мы систематизировали по 6 разделам: требования к документированию деятельности, автоматизации, работе с документами и данными, их хранению, работе с электронными документами и подписями и др. Авторы статьи рассматривают причины, по которым данная система регламентации и существующие подходы в СЭД пока не позволяют массово внедрить безбумажную модель документооборота. Предложено сформировать эталонную модель цифрового документооборота электронных подлинников документов (с готовыми решениями вместо перечня правил) в виде отечественного стандарта. Его разработкой уже занимается экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт», рассказываем, какие пробелы он призван восполнить, какие конкретные методики работы воплотить.

Номенклатура дел и СЭД в руках службы делопроизводства

Это теоретическая статья. С точки зрения методологии управления документами и на основе нормативной базы автор рассуждает о роли службы делопроизводства в процессах разработки номенклатуры дел и СЭД ,о взаимных настройках классификаторов, о номенклатуре дел как системном классификаторе.

Как автоматизировать командировки, чтобы максимально отказаться от бумаги

Показан алгоритм работы при оформлении командировки: от заявки на командировку и ее обеспечение, приказа, до отчета о командировке и авансового отчета. Порядок работы объясняется в деталях (для наглядности с таблицей и схемами). Показано, что можно перевести в электронный вид (часть процесса идет в «1С:», другая – в СЭД), какую оптимизацию это дает. Приводим примеры оформления документов.

Проблемы формирования номенклатуры дел в СЭД: замечания практика

Бумажные технологии делопроизводства не всегда гладко ложатся в прокрустово ложе информационных систем. Многие СЭД содержат в качестве справочника номенклатуру дел, но в ущербном виде. Автор делится своими наблюдениями – где в СЭД обычно допускаются упрощения и как это можно выправить.

Как можно оформить согласование?

Показываем, как оформить гриф и визу согласования на бумажном проекте документа, как сделать отдельный лист согласования, как эту процедуру можно провести в электронном виде при помощи MS Outlook или в СЭД.

Как загрузить документы в СЭД

Описан ассортимент решений, которые сейчас используются для создания или «заглатывания» готовых документов в СЭД: их можно создавать по шаблонам; загружать готовые файлы; работать с комплектом файлов, из которых состоит один документ; автоматически распознавать текст отсканированного документа, чтобы СЭД сама заполнила часть полей для его регистрационной карточки (РКК) и смогла потом осуществлять полнотекстовый поиск, а не только по тем полям, что есть в РКК; как штрихкоды помогают организовать потоковое сканирование входящих документов. Эти современные возможности показаны на примерах из СЭД «1С: Документооборот».

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Исполнитель: кто им может быть и как отразить в документе

Исполнителем называется и тот, кто готовил проект документа, и тот, кто его будет исполнять. Как тогда называть этих лиц с разными ролями, чтобы их можно было различать в Инструкции по делопроизводству? Показаны примеры формулировок поручений для различных ситуаций: поручение дано группе лиц и один из них – ответственный исполнитель; одному руководителю (потом он сам его дробит на подпоручения и «раздает» своим подчиненным); организации или отделу; как поручение может «спускаться сверху вниз»; рядом с исполнителем можно сразу написать, кто это будет делать в случае его отсутствия. Показано, как отражать исполнителя, который готовил проект документа. Все это сделано на примерах, со схемами, с учетом особенностей входящего, исходящего и внутреннего документов. В конце статьи ответили на вопрос читателя, распутав путаницу с реквизитами и полномочиями службы делопроизводства.