Top.Mail.Ru
Показываем варианты построения системы согласования с использованием СЭД, они буквально выстраданы на практике. Как сформировать оптимальный перечень согласующих лиц. Как выстроить матрицу согласования (какие документы описывать индивидуально, как применять метод «больших корзин», как быть с неучтенными в матрице документами). Какие резолюции по результатам согласования в какой логике стоит использовать и каким проблемам тут надо дать заслон (например, чтобы под видом несущественных замечаний не выдавались существенные – согласующие порой грешат этим, чтобы им не пришлось участвовать во 2-м цикле согласования и проверять учет ранее выданных замечаний; чем опасно согласование «по умолчанию», которое есть в некоторых СЭД, и др. нюансы). По каким критериям регламентировать срок согласования каждым участником процесса: кроме объема документа можно учитывать его вид, цикл согласования и должность согласующего. Можно еще установить общий дедлайн разработки документа (при его наступлении процесс придется начинать заново, зато и устаревший проект не будет подписан) – это мотивирует участников! Какой лучше выбрать способ внесения правок в проект. Кому направлять его повторно на 2-м и последующих циклах согласования. Какая отчетность позволит оперативно мониторить ситуацию.

Правильно выстроенные и отлаженные бизнес-процессы на предприятии дают ему существенное конкурентное преимущество, способствуя точности и оперативности решения вопросов. В то время как слабые, хаотичные процессы влекут за собой обратный эффект, в т.ч. снижение мотивации сотрудников – ведь любой форс-мажор выбьет всех из колеи, создаст суету, аврал и, возможно, ругань, что в итоге сильно демотивирует.

В августе прошлого года мы показали примеры реализации алгоритмов автоматизированного делопроизводства в СЭД в 2 вариантах:

  • неграмотная организация (с указанием негативных последствий, рисков) и
  • оптимальная с использованием современных технологий, которые убирают выявленные проблемы.

Теперь предлагаем подробнее остановиться на одном из основных процессов делопроизводства, влияющем на принятие решений, – согласовании документов: детально разобрать возможные варианты его реализации, какие «подводные камни» могут встретиться, к каким негативным последствиям могут привести допущенные ошибки и как можно их избежать, следуя наиболее корректным вариантам реализации.

Среди делопроизводственных процессов именно согласование вызывает множество разногласий и споров на этапе его проектирования:

  • с одной стороны – процесс должен максимально защитить руководство предприятия от выпуска некорректного документа и его негативных последствий: финансовых, юридических и прочих рисков;
  • а с другой стороны – процесс не должен быть избыточно нагроможденным для его участников.

Особое место в дискуссиях занимают вопросы способа внесения замечаний в документ и логики повторного согласования по результатам замечаний.

Сразу сделаем оговорку, что процесс согласования документов мы будем рассматривать для его реализации в СЭД, т.к. большинство организаций уже автоматизировало эту работу и описанные нами полезные нюансы сможет внедрить у себя.

Необходимый перечень участников согласования

Приоритетным подходом в решении данной задачи является разработка и утверждение матрицы согласования документов (далее – МС).

Что представляет собой этот документ? Основное назначение МС – консолидировать информацию о составе документов, подлежащих согласованию, разбив их на основные категории и утвердив для каждой из них перечень согласующих лиц. Таким образом формируется некий справочник, содержащий категории документов и состав согласующих лиц для каждой из них. Он очень удобен в дальнейшей работе, т.к. позволяет быстро и однозначно определить состав согласующих лиц для конкретного документа. Сюда можно включить и срок, который отведен на согласование каждому участнику.

Насколько подробной будет МС – решают на каждом предприятии по-своему.

Простейшая МС может содержать верхнеуровневый перечень категорий документов и стандартный состав согласующих, например:

  • перечень категорий документов соответствует их видам:
    • договоры,
    • приказы по основной деятельности,
    • переписка с контрагентами,
    • доверенности,
    • служебные записки
    • и другие виды документов в зависимости от специфики организации;
  • стандартный перечень согласующих, как правило, включает всех руководителей верхнего уровня (уровня подчинения руководителю предприятия).

Нюансы:

  • неудобство такого подхода в том, что в ряде случаев согласование будет носить формальный характер, например договор закупки оборудования поступит на согласование в т.ч. директору по персоналу, который фактически не имеет отношения к затрагиваемым в документе вопросам. Тем не менее такой подход практикуется в первую очередь из-за универсальности внедрения. Его можно рассматривать как стартовый с перспективой дальнейшей доработки;
  • ниже мы рассмотрим и другие подходы к формированию МС, но сразу сделаем оговорку: при любом подходе учитывайте важное правило – необходимо разделять документы по основной деятельности и по личному составу, обеспечив необходимую конфиденциальность по кадровым документам (для них состав участников процесса согласования ограничен и содержит только специалистов, допущенных к этой конфиденциальной информации).

Следующим шагом по доработке и оптимизации МС может стать более подробная разбивка каждой категории документов на подкатегории (разновидности документов) и индивидуальный набор согласующих для каждой из них.

Нюанс: практика показала, что разнести все многообразие документов по строкам МС практически невозможно, да и попросту нецелесообразно – получится слишком большой перечень, в котором работники попросту запутаются.

Можно порекомендовать следующие подходы при формировании подробных МС:

  • выделить отдельными строками наиболее значимые и часто востребованные разновидности документов для того, чтобы исполнители могли легко находить их в справочнике и быстро запускать на согласование (см. п. 1.1, 1.3, 1.8, 1.9 в Примере 2);
  • другие виды документов можно объединять в обобщенные категории по принципу «больших корзин», когда для них един перечень согласующих. При этом необходимо расшифровать, что входит в эту «корзину»: можно дать обобщенное название группе документов, а можно просто перечислить конкретные виды и разновидности входящих в нее документов (см. п. 1.25 в Примере 2).

Рассмотрим разбивку на категории на примере договоров.

Пример 1. Разбивка договоров на отдельные категории в матрице согласования

Обобщенные категории договоров в МС:

  • трудовой договор, а также договор гражданско-правового характера с физическим лицом, договор о полной индивидуальной материальной ответственности с работником (здесь просто объединили в одну группу несколько видов договоров с одинаковым перечнем согласующих лиц);
  • социальный договор, а также договоры на личное, медицинское страхование работников, медицинское и санаторно-курортное обслуживание (здесь несколько видов договоров объединили в группу с названием «Социальный договор», при этом расшифровали, какие именно виды договоров сюда входят);
  • лицензионный договор, в т.ч. сублицензионный, договор сертификации (опять просто перечислили виды договоров, объединив их в группу по принципу схожести набора согласующих лиц).

А это категории документов в МС для отдельных разновидностей часто встречающихся документов с уникальным набором согласующих лиц:

  • договор оказания охранных услуг;
  • договор займа;
  • договор банковской гарантии
  • и др.

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

В каком формате хранить файл архивного электронного документа?

В новых архивных Правилах, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, сказано, что основной файл архивного электронного документа должен быть в PDF/A. При этом многие разработчики электронного архива предлагают хранить файл основного документа в том формате, в котором он был создан, и визуализированную копию в PDF/A. Не является ли это нарушением требований новых Правил?

Соотношение дат согласования, утверждения, исполнения

Разработан проект локального нормативного акта. К проекту прилагается лист согласования, в котором оформлены визы разработчика, контролера и согласовывающих подразделений. ЛНА вводится в действие приказом, который подписывается генеральным директором. Просим разъяснить, может ли дата согласования проекта ЛНА быть более ранней, чем дата утверждения или согласование и утверждение должны быть проведены одной и той же датой?

Практика перехода на электронный медицинский документооборот в клинике

Директор по цифровой трансформации крупной медицинской клиники делится своим опытом, на какую нормативную базу и технические решения можно опереться при внедрении электронного документооборота. Какие разновидности медицинских документов можно оформлять в виде электронных подлинников. Как обеспечить их юридическую силу на протяжении всего срока хранения (25 лет и более) в ситуации, когда усиленные электронные подписи действуют лишь до 15 месяцев, – своеобразный «электронный нотариат» для этого реализовало государство! Как можно подключиться к его информационной системе. Где можно хранить большие электронные архивы. Как предоставлять медицинские документы клиентам.

Надо ли заверять распечатку из СЭД листа согласования?

Работаю в АО, дела с приказами ведем в гибридном формате: электронное (приказы с ЭП + скан-копии приказов, изначально созданных и согласованных в бумаге) и бумажное (приказы, созданные и согласованные в бумаге + распечатанные приказы с ЭП). И в первом, и во втором случаях в деле размещаются и соответствующие листы согласования. Но неужели мы обязаны прописать в Инструкции по делопроизводству, что лист согласования, распечатанный из ЭДО, должен быть оформлен и удостоверен? Может быть, АО может себе позволить и, соответственно, отразить в Инструкции по делопроизводству, что лист согласования из ЭДО как распечатку к распечатанному приказу с визуализацией ЭП можно приложить в том же виде, без заверений?

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Что препятствует массовому переходу организаций к безбумажной модели документооборота

Приведен список из более 60 действующих нормативных правовых и методических документов в сфере управления документами, которые мы систематизировали по 6 разделам: требования к документированию деятельности, автоматизации, работе с документами и данными, их хранению, работе с электронными документами и подписями и др. Авторы статьи рассматривают причины, по которым данная система регламентации и существующие подходы в СЭД пока не позволяют массово внедрить безбумажную модель документооборота. Предложено сформировать эталонную модель цифрового документооборота электронных подлинников документов (с готовыми решениями вместо перечня правил) в виде отечественного стандарта. Его разработкой уже занимается экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт», рассказываем, какие пробелы он призван восполнить, какие конкретные методики работы воплотить.

Как загрузить документы в СЭД

Описан ассортимент решений, которые сейчас используются для создания или «заглатывания» готовых документов в СЭД: их можно создавать по шаблонам; загружать готовые файлы; работать с комплектом файлов, из которых состоит один документ; автоматически распознавать текст отсканированного документа, чтобы СЭД сама заполнила часть полей для его регистрационной карточки (РКК) и смогла потом осуществлять полнотекстовый поиск, а не только по тем полям, что есть в РКК; как штрихкоды помогают организовать потоковое сканирование входящих документов. Эти современные возможности показаны на примерах из СЭД «1С: Документооборот».

В каком формате хранить файл архивного электронного документа?

В новых архивных Правилах, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, сказано, что основной файл архивного электронного документа должен быть в PDF/A. При этом многие разработчики электронного архива предлагают хранить файл основного документа в том формате, в котором он был создан, и визуализированную копию в PDF/A. Не является ли это нарушением требований новых Правил?