Top.Mail.Ru

Как достичь максимального эффекта от внедрения СЭД

Основная часть статьи – это сведенные в таблицу некорректные варианты и грамотные варианты работы с документами с использованием СЭД: при сканировании и регистрации входящих документов, отправке исходящих, согласовании проектов документов и др. Делается упор на детали, за счет изменения которых можно поменять «минус» на «плюс»: существенно снизить риск издания некорректных документов и трудозатраты. Статья написана автором по результатам внедрений СЭД в нескольких крупных организациях на стороне заказчика – пришло время делиться опытом :)

Данная статья будет полезна тем, кто стремится иметь на своем предприятии максимально эффективную систему электронного документо­оборота (СЭД), которая действительно:

  • упростит взаимодействие между работниками организации, пользователи оценят ее продуманность и удобство;
  • обеспечит максимальную цифровизацию бизнес-процессов, используя все технологические возможности СЭД;
  • обеспечит оперативность и качество обработки документов, руководство будет надежно защищено от издания некорректных документов и соответствующих рисков.

Имея значительный опыт внедрения, анализа, развития и реинжиниринга СЭД крупных...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Практика перехода на электронный медицинский документооборот в клинике

Директор по цифровой трансформации крупной медицинской клиники делится своим опытом, на какую нормативную базу и технические решения можно опереться при внедрении электронного документооборота. Какие разновидности медицинских документов можно оформлять в виде электронных подлинников. Как обеспечить их юридическую силу на протяжении всего срока хранения (25 лет и более) в ситуации, когда усиленные электронные подписи действуют лишь до 15 месяцев, – своеобразный «электронный нотариат» для этого реализовало государство! Как можно подключиться к его информационной системе. Где можно хранить большие электронные архивы. Как предоставлять медицинские документы клиентам.

Как провести аудит в рамках подготовки организации к внедрению СЭД (часть 2)

Авторы делятся своей методикой обследования документооборота организации. В прошлый раз мы говорили о проведении опроса работников и удобного способа фиксации его результатов, чтобы потом структурированную информацию было легче анализировать. В этой заключительной части статьи речь идет о дальнейшей формализации и систематизации собранных данных о том, с какими документами и как работают в организации (модель «как есть сейчас»), о подготовке отчета, рекомендаций по оптимизации и дорожной карты по их внедрению. Авторы делятся не содержанием возможных решений по автоматизации, а методикой работы и формами документов, таблицами, в которых удобно систематизировать информацию.

Типы информационных систем для управления документами и бизнес-процессами

В чем разница между BPM (системами управления бизнес-процессами) и ECM (системами управления корпоративным контентом), в чем специфика СЭД (систем электронного документооборота) – какие из этих систем для чего лучше использовать. Что называется комплексной документной системой.

«Библиотека знаний»: как создать и использовать (часть 1)

Создание малобюджетных систем обучения, библиотек или баз знаний – один из заметных трендов не только в крупных корпорациях, но и среднем и малом бизнесе. Из статьи вы узнаете, какие задачи способна решить «библиотека знаний», какую обучающую информацию и в какой форме лучше включать (по видам документов и способам представления информации), где это формировать. В этой 1-й части статьи рассказываем о стандартах, памятках, чек-листах, регламентах и инструкциях (а во 2-й части статьи в следующем номере журнала будут шаблоны документов, презентаций, действий, скрипты разговоров, видеоролики и др.).

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Что препятствует массовому переходу организаций к безбумажной модели документооборота

Приведен список из более 60 действующих нормативных правовых и методических документов в сфере управления документами, которые мы систематизировали по 6 разделам: требования к документированию деятельности, автоматизации, работе с документами и данными, их хранению, работе с электронными документами и подписями и др. Авторы статьи рассматривают причины, по которым данная система регламентации и существующие подходы в СЭД пока не позволяют массово внедрить безбумажную модель документооборота. Предложено сформировать эталонную модель цифрового документооборота электронных подлинников документов (с готовыми решениями вместо перечня правил) в виде отечественного стандарта. Его разработкой уже занимается экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт», рассказываем, какие пробелы он призван восполнить, какие конкретные методики работы воплотить.

Как загрузить документы в СЭД

Описан ассортимент решений, которые сейчас используются для создания или «заглатывания» готовых документов в СЭД: их можно создавать по шаблонам; загружать готовые файлы; работать с комплектом файлов, из которых состоит один документ; автоматически распознавать текст отсканированного документа, чтобы СЭД сама заполнила часть полей для его регистрационной карточки (РКК) и смогла потом осуществлять полнотекстовый поиск, а не только по тем полям, что есть в РКК; как штрихкоды помогают организовать потоковое сканирование входящих документов. Эти современные возможности показаны на примерах из СЭД «1С: Документооборот».

Практика перехода на электронный медицинский документооборот в клинике

Директор по цифровой трансформации крупной медицинской клиники делится своим опытом, на какую нормативную базу и технические решения можно опереться при внедрении электронного документооборота. Какие разновидности медицинских документов можно оформлять в виде электронных подлинников. Как обеспечить их юридическую силу на протяжении всего срока хранения (25 лет и более) в ситуации, когда усиленные электронные подписи действуют лишь до 15 месяцев, – своеобразный «электронный нотариат» для этого реализовало государство! Как можно подключиться к его информационной системе. Где можно хранить большие электронные архивы. Как предоставлять медицинские документы клиентам.