Как в нормативной базе формулируются требования к работе с гибридными делами. Для каких организаций они обязательны.
Какие возможны варианты отражения в номенклатуре гибридных дел с перепиской (показываем примеры). Как потом вносить данные по ним в итоговую запись номенклатуры и описи дел.
Как можно с бумажными оригиналами приказов передавать в архив в качестве фонда пользования их РКК из СЭД с вложенными сканами этих приказов. Как такие РКК можно отразить в номенклатуре дел.
Сначала мы показываем, по какой логике желательно выстроить работу в любой СЭД с точки зрения современных правил делопроизводства. А потом – какой функционал вам поможет создавать гибридные дела в конкретной СЭД «1С:Документооборот», о которой нас спросил подписчик. Его вопросы и стали поводом для этой статьи.
Вопрос в тему
По правилам электронные документы оформляются в 1 том, а бумажные – в отдельные следующие тома (это 2-й том, 3-й том и т.д.). Как это отразить в номенклатуре дел и программе «1С:Документооборот»? Речь идет о приказах и письмах:
-
Приказы подписываются в бумажных оригиналах и вносятся в РКК как сканы (их делим в системе на тома (1-й, 2-й и т.д.); документы в бумажной форме формируем в дела / папки. При подготовке их к передаче в архив выгружаем из системы внутренние описи дел с приказами в бумажной форме, оформляем дела и сдаем в архив.
Как отражать 1-й электронный том? Или его можно не оформлять?
-
Часть исходящих писем руководитель подписывает в бумажном оригинале, а часть – в электронном скане. Все это вносится в систему, но сканы не распечатываются. Электронной подписью документы не подписываются.
Получается гибридное ведение переписки, как это отразить в системе «1С:» и номенклатуре дел?
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор
Российской академии народного хозяйства
и государственной службы при Президенте РФ
Оптимальная методика работы в СЭД
Правила работы с гибридными делами были установлены в нормативно-методических документах для госорганов и органов местного самоуправления:
- в Правилах делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71) 1 и
- Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 25.12.2020 № 199) 2.
Далее правила работы с гибридными делами в процессе подготовки их к архивному хранению вошли в обязательные для всех Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77) 3.
Для реализации правил работы с гибридными делами в СЭД 4 во «входные» формы (ЭРК / РКК 5) необходимо внести следующие поля, т.е. имена метаданных, например:
- форма представления оригинала (бумажная или электронная – это конкретные значения метаданных);
- форма представления копии (бумажная или электронная, если разрешено копирование);
- подлежит передаче в архив (да / нет);
- наличие электронной копии (да / нет – значение метаданных для идентификации гибридного дела, в котором присутствуют электронные копии / сканы поступивших документов);
- подлежит конвертации в архивный формат (да / нет);
- архивный формат (PDF/А1 или РDF/А2 для документов постоянного и долговременного свыше 10 лет срока хранения);
- вид применяемой электронной подписи (выборка в зависимости от вида / разновидности документа и классификатора вопросов / участков деятельности) и
- другие метаданные, позволяющие правильно систематизировать документальный фонд.
Дополнительные поля / метаданные необходимы в СЭД, т.к. по выборке значений метаданных вы формируете дела с документами в бумажной форме и дела с электронными документами как отчеты из системы, как «выгрузку».
В работе с приказами Ваша технология обеспечивает Вам преимущество при последующей организации использования и поиска приказов в архиве. Потому что сразу в процессе регистрации Вы получаете электронные копии, которые одновременно представляют собой формирующуюся в делопроизводстве годовую часть фонда пользования приказов. Формировать его в архиве и сканировать архивные приказы уже не потребуется.
Вспомните также лучшую практику, которая рассматривалась на страницах нашего журнала: приказы по основной деятельности (имеют постоянный срок хранения) передаются на архивное хранение вместе с регистрационно-учетными документами (журналы, картотеки, базы данных) к этим приказам в качестве справочников. В Вашем случае – это массив РКК, к которым прикреплены электронные копии изданных и подписанных приказов. В процессе использования приказов как архивных документов Вы сразу получаете доступ к их визуализированным электронным копиям, на которых оформлены собственноручные подписи.
Здесь неясным остается вопрос о делении вами массива РКК на тома. В вопросе Вы сами говорите и понимаете, что электронные документы, в т.ч. в форме карточек, должны...
