Top.Mail.Ru

Что препятствует массовому переходу организаций к безбумажной модели документооборота

Приведен список из более 60 действующих нормативных правовых и методических документов в сфере управления документами, которые мы систематизировали по 6 разделам: требования к документированию деятельности, автоматизации, работе с документами и данными, их хранению, работе с электронными документами и подписями и др. Авторы статьи рассматривают причины, по которым данная система регламентации и существующие подходы в СЭД пока не позволяют массово внедрить безбумажную модель документооборота. Предложено сформировать эталонную модель цифрового документооборота электронных подлинников документов (с готовыми решениями вместо перечня правил) в виде отечественного стандарта. Его разработкой уже занимается экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт», рассказываем, какие пробелы он призван восполнить, какие конкретные методики работы воплотить.

Указом Президента от 21.07.2020 № 474 цифровая трансформация включена в число приоритетных национальных целей развития страны на период до 2030 года. Практическая реализация цифровой трансформации связана, в т.ч. с построением корпоративных автоматизированных документных систем и внедрением безбумажных моделей документооборота.

Решение задачи перехода на безбумажную модель документооборота начинается с понимания отличия цифровизации документа от автоматизации документных процессов.

Цифровизация документа – это перевод оригинала с бумажного носителя в цифровой формат. А целевым показателем цифровизации документа считают формализацию документов и формирование массива структурированных данных (движение в сторону Big Data и оптимальных методов их обработки).

Автоматизация документных процессов – пока это чаще всего выражается в прохождении карточки документа с файлом по этапам обработки: создание файла, согласование файла, распечатка файла и подписание на бумаге (создание оригинала), сканирование оригинала и прикрепление к карточке скан-образа, т.е. оригинал – на бумаге, в СЭД – информация о документе.

Цифровая трансформация управления документами – это практическая реализация перехода от бумажных документов к цифровым подлинникам. По нашей экспертной оценке, цифровая трансформация будет происходить как постепенное перевнедрение всех имеющихся СЭД.

При автоматизации юридическую силу и юридическую значимость документа по-прежнему обеспечивает бумажный носитель, вернее корректный набор правильно оформленных реквизитов. При цифровизации появляется новый объект – цифровой документ, обладающий юридической силой и юридической значимостью, которые обеспечиваются иначе, чем у бумажного документа. Поэтому задача цифровизации документооборота значительно сложнее, требует иного подхода к методологии организации документооборота, к разработке и внедрению информационных систем.

Сложившийся подход к автоматизации управления документами

В проектах по внедрению безбумажной модели документооборота можно выявить четырех участников:

  1. Вендоры разрабатывают программные продукты;
  2. ИT-компании проводят внедрение программных продуктов;
  3. ИT-служба компании берет на себя решение задачи цифровизации на предприятии;
  4. Служба ДОУ отвечает за ведение делопроизводства на предприятии.

Мы видим, что трое из четырех участников связаны с информационными технологиями. Они не обладают компетенциями в сфере управления документами. При этом справедливо отметить, что представители служб ДОУ на предприятии зачастую бывают некомпетентными в вопросе информационных технологий.

Перевести документ в цифровой формат методически и технически сложнее, чем автоматизировать процесс его обработки. Это связано с тем, что объектом системы становится цифровой документ, обладающий юридической силой. А при автоматизации документооборота юридическая сила обеспечена бумажным оригиналом.

Сложившийся подход к автоматизации документооборота характеризуется доминирующей позицией специалистов по разработке и внедрению информационных систем. Составляющая предметных областей документоведения и архивоведения значительно уступает и находится в зависимом, подчиненном состоянии.

Нельзя не отметить, что разработка технологий работы с цифровыми документами большинства систем документации, в т.ч. и управленческой, происходит без опоры на делопроизводственную часть и без учета требований нормативно-методических актов, являющихся связующим звеном между ними. Специалисты по управлению документами обычно не участвуют в разработке технологических процессов, проектировании и внедрении корпоративных систем управления документами, несмотря на то что ГОСТ Р ИСО 15489-1 (в обеих своих редакциях) акцентирует внимание на том, что именно они должны стоять во главе данных процессов. Ибо именно теория предметной области содержит необходимый набор предопределенных компонент, процессов и данных, необходимых для проектирования безбумажной модели документооборота.

На сегодняшний день нет ни одной формализованной проектной технологии, которая предлагала бы инструментарий, как выполнить переход от автоматизации документных процессов к цифровой трансформации управления документами. Есть лишь верхнеуровневые рекомендации и дорожные карты.

К чему приводит такая расстановка компетенций? Разработка информационных систем управления документами происходит без участия специалистов по управлению документами. Отсюда следует проблема – несоответствие функциональных возможностей информационных систем законодательному, нормативно-методическому регулированию и сложившейся российской практике документационного обеспечения управления.

За разработкой информационных систем следует их практическое внедрение в управленческие системы организаций. И здесь доминирование ИТ-специалистов приводит к тому, что автоматизация документооборота подчиняется возможностям конкретной информационной системы, технологической платформы, т.е. на логику документных процессов влияет:

  • набор функциональности информационных систем;
  • поверхностное знание методологии управления документами участниками проекта внедрения.

Таким образом, внедрение систем электронного документооборота, автоматизация отдельных участков документооборота приводит к заданному эффекту ускорения, но при этом не дает качественного результата в виде рационализации документных процессов, которая невозможна без знания и применения методологии предметной области (например, методов унификации и стандартизации). Рационализация подменяется упрощенческим подходом, что подтверждается позиционированием систем электронного документооборота не как инструмента для работы с документами, а как инструмента взаимодействия, обладающего в первую очередь удобным набором механизмов коммуникации.

Под электронным документооборотом на сегодняшний день понимается только автоматизация документных процессов: в информационной системе проходит весь жизненный цикл документа, а оригинал документа издается по-прежнему на бумажном носителе. При этом электронный документооборот активно применяется для передачи отчетности в контролирующие органы и для обмена первичными документами с контрагентами. Во внутреннем документообороте процент использования электронных оригиналов документов минимален, хотя законодательные ограничения уже сведены к минимуму.

Рассмотренная нами практика разработки и внедрения автоматизированных систем управления документами является одним из препятствий на пути тиражного внедрения безбумажной модели документооборота.

Нормативное регулирование области управления документами

Существует ошибочное мнение о том, что управление документами имеет достаточный уровень регулирования и не требует пристального внимания. Именно это заблуждение стало еще одним препятствием на пути перехода организаций на безбумажную модель корпоративного документооборота, т.к. регулирование касается:

  • либо вопросов делопроизводства, являющегося лишь составной частью управления документами,
  • либо узких вопросов работы с отдельными видами электронных документов.

Действующие нормативно-правовые и нормативно-методические акты в сфере делопроизводства описывают полный цикл работы с документами, но не охватывают вопросы проектирования и внедрения цифровой модели корпоративного документооборота. В них отсутствует методическая основа для работы с цифровыми документами – новым объектом информационных систем. Нормативно-методические документы направлены на работу преимущественно со сканированными копиями бумажных документов и автоматизацию процессов, но не на проектирование и внедрение цифровой модели документооборота. Эти нормативные акты не отражают современных подходов к цифровизации, а также практики работы с документами, изначально созданными цифровыми.

Помимо Росархива, ключевого регулятора области делопроизводства и архивного дела, нормотворчеством занимаются ФНС, Минцифры России и ряд других федеральных органов исполнительной власти.

Федеральная налоговая служба РФ создает нормативно-правовую базу электронного документооборота в части электронного взаимодействия с ФНС, создания форматов электронных документов, порядка обмена электронными документами и процесса хранения электронных документов.

Минцифры России создает нормативно-правовую базу в сфере использования электронной подписи.

Различные федеральные органы исполнительной власти создают нормативно-правовую базу в сфере использования электронных документов по отдельным предметным сферам и отраслям, используют наработки других регуляторов.

В итоге правила работы с документами зафиксированы более чем в 60 нормативных правовых и методических документах. Это огромный массив информации, который находится в постоянном движении. Такой объем изменяемой информации очень тяжело отслеживать непрофессионалам. В Таблице 1 мы не только собрали основной массив таких документов, но и отметили, какие сферы они в первую очередь регулируют.

Несовершенство сложившейся нормативно-правовой базы в области электронного документооборота подтверждается наблюдаемыми разрывами между теорией предметной области и практической реализацией в ходе внедрения автоматизированных систем управления документами. Например, до сих пор не ясен вопрос учета электронных документов по номенклатуре дел. Необходимо ли сохранять номенклатуру, как инструмент учета срока хранения документов? Все чаще звучит мнение экспертов о необходимости отказа от номенклатуры дел для электронных документов и переход на подокументный учет сроков хранения.

Проблемой является традиционное отнесение к предметной области управления документами только управленческой документации, которая на производственных предприятиях составляет не более 10–15% от общего объема документооборота. Автоматизация и цифровизация документирования других функциональных направлений деятельности происходит вне рамок проектов внедрения систем электронного документооборота, что приводит к информационным разрывам в деятельности предприятий. Отсюда сложность интеграции систем электронного документооборота в корпоративные системы, которые должны объединять документы всех направлений деятельности: управленческой, кадровой, финансовой, бухгалтерской, правовой, проектной, производственной и др. Пока не будет достигнута полнота включения всего документального фонда организации в информационные системы, нельзя говорить о цифровой трансформации управления документами.

Отдельного методического регулирования требует работа с бухгалтерской документацией.

Появилась новая точка входа документов в организацию – сервисы ЭДО и МЭДО. Эти сервисы должны быть интегрированы в корпоративную систему электронного документооборота для формирования единой системы управления документами.

Качественного пересмотра требует подход к организации внутренних корпоративных коммуникаций. Существующая практика привела к автоматизации информационного хаоса в корпоративных коммуникациях, а соответственно, и к повышению операционных рисков.

Таблица 1. Нормативно-правовая и нормативно-методическая база в сфере управления документами

Документы Основные сферы регулирования
Основные определения Докумен-тирование деятельности Работа с документами и данными Хранение документов и данных Работа с электронными документами и подписями Автомати-зация работы с докумен-тами
Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»
Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»
Федеральный закон от 14.11.2002 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях»
Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»
Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»
Приказ Росархива от 22.05.2019 № 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления»
Приказ Росархива от 11.04.2018 № 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях»
Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»
Приказ Минтруда РФ от 20.09.2022 № 578н «Об утверждении единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе»
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»
Приказ Росархива от 20.12.2019 № 237 «Об утверждении Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»
Приказ Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»
Методические рекомендации по применению правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях
Приказ Росархива от 11.04.2018 № 42 «Об утверждении примерного положения об архиве организации»
Приказ Росархива от 11.04.2018 № 43 «Об утверждении примерного положения об экспертной комиссии организации»
Приказ Росархива от 28.12.2021 № 142 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения»
Письмо Минфина России от 01.12.2021 № 02-07-07/98091 «О Методических рекомендациях по переходу на применение в 2022 году унифицированных форм электронных первичных документов»
Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 26.12.2017 № 57 «О некоторых вопросах применения законодательства, регулирующего использование документов в электронном виде в деятельности судов общей юрисдикции и арбитражных судов»
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ
Постановление Правительства РФ от 28.11.2011 № 976 «О федеральном органе исполнительной власти, уполномоченном в сфере использования электронной подписи»
Постановление Правительства РФ от 25.06.2012 № 634 «О видах электронной подписи, использование которых допускается при обращении за получением государственных и муниципальных услуг»
Постановление Правительства РФ от 25.01.2013 № 33 «Об использовании простой электронной подписи при оказании государственных и муниципальных услуг»
Приказ ФНС России от 24.03.2022 № ЕД-7-26/236@ «Об утверждении PDF/A-3 формата представления договорного документа в электронной форме»
Приказ ФНС России от 16.09.2022 № ЕД-7-15/839@ «Об утверждении рекомендуемых форматов перечня документов к требованию о представлении документов (информации), направляемому кредитным организациям, и ответа на требование о представлении документов (информации), направляемое в налоговый орган кредитными организациями в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи»
Приказ ФНС России от 28.07.2022 № ЕД-7-26/691@ «Об утверждении формата представления акта о приемке выполненных работ в электронной форме»
Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»
Постановление Правительства РФ от 24.07.2021 № 1264 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия»
Постановление Правительства РФ от 14.11.2015 № 1235 «О федеральной государственной информационной системе координации информатизации»
Постановление Правительства РФ от 06.07.2015 № 676 «О требованиях к порядку создания, развития, ввода в эксплуатацию, эксплуатации и вывода из эксплуатации государственных информационных систем и дальнейшего хранения содержащейся в их базах данных информации»
Постановление Правительства РФ от 06.09.2012 № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти»
Постановление Правительства РФ от 08.09.2010 № 697 «О единой системе межведомственного электронного взаимодействия»
Постановление Правительства РФ от 24.10.2011 № 861 «О федеральных государственных информационных системах, обеспечивающих предоставление в электронной форме государственных и муниципальных услуг (осуществление функций)»
Распоряжение Правительства РФ от 02.04.2015 № 583-р, утв. Перечень видов документов, передаваемых при взаимодействии федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, государственных внебюджетных фондов в электронном виде
Приказ Росархива от 15.06.2020 № 69 «Об утверждении Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов»
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
ГОСТ Р 52294-2004 «Информационная технология. Управление организацией. Электронный регламент административной и служебной деятельности. Основные положения»
ГОСТ Р 53898-2013 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению»
ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010 «Информационная технология. Формат Open Document для офисных приложений (OpenDocument) v1.0»
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы»
ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов»
ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь»
ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования»
ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов»
ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь»
ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования»
ГОСТ Р ИСО 9001-2015 «Системы менеджмента качества. Требования»
ГОСТ Р ИСО 9000-2015 «Система менеджмента качества. Основные положения и словарь»
ГОСТ Р ИСО 9001-2015 «Система менеджмента качества. Требования»
ГОСТ Р 34.11-12 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Функции хэширования»
ГОСТ Р 34.10-2012 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи»
ГОСТ Р ИСО/МЭК 15910-2002 «Информационная технология. Процессы создания документации пользователя программного средства»
ГОСТ 7.70-2003 «СИБИД. Описание баз данных и машиночитаемых информационных массивов. Состав и обозначение характеристик»
ГОСТ Р 50922-2006 «Защита информации. Основные термины и определения»
ГОСТ Р 52292-2004 «Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения»
ГОСТ Р 51275-2006 «Защита информации. Объект информатизации. Факторы, воздействующие на информацию. Общие положения»
ГОСТ Р 7.0.2-2006 «СИБИД. Консервация документов на компакт-дисках. Общие положения»
ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «СИБИД. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы»
ГОСТ Р 54471-2011 «Системы электронного документооборота. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности»
ГОСТ Р 54989-2012 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов»
ГОСТ Р 53898-2013 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению»

Эталонная модель упростит переход на безбумажный документооборот

Необходимо разработать и утвердить национальный стандарт, который опишет эталонную модель цифрового документооборота организации и объединит в себе положения законодательных актов, нормативно-методических документов в сфере управления документами и архивного дела, целого пула национальных стандартов, в т.ч. разработанных на базе международных стандартов ИСО, регулирующих вопросы управления документами, аспекты формирования и видения систем управления документами. При этом эталонная модель должна следовать мировым трендам цифровизации.

Она должна строиться на основе информационно-логической модели управления документами, которая включает постоянные компоненты, заранее известные и установленные нормативно-правовыми актами, методическими документами предметной области управления документами.

На основе информационно-логической модели должна строиться переменная функционально-логическая модель во взаимосвязи с направлениями деятельности конкретной организации, а также с применяемой моделью управления: процессной, продуктовой, проектной, функциональной.

Цель разработки эталонной моделиинтеграция и систематизация сведений о видах (разновидностях) документов, форме их создания и сроках хранения, оптимизации процессов движения и создания документов.

Такая эталонная модель должна быть понятна всем специалистам – участникам проектов внедрения. Преимущество формы эталонной модели в том, что неспециалистам и непрофессионалам проще работать с моделью, а не с правилами.

На наш взгляд, предлагаемый нормативно-методический документ должен обязательно содержать нормы об основах цифровизации документо­оборота: принципы его ведения, функции корпоративных систем цифрового документооборота, характеристики корпоративных систем цифрового документооборота, а также требования к информационным системам, интегрированным в корпоративную систему цифрового документооборота.

В связи с тем, что цифровизация предполагает появление нового объекта в информационной системе – цифрового документа, необходимо дать четкое описание этого объекта: условия обеспечения его юридической силы, факторы, на нее влияющие, структурные элементы цифрового документа, критерии отбора документов для перевода в цифровой вид.

Отдельное место следует отвести выбору вида применяемой электронной подписи. Законодательством установлено 3 вида подписи. Какую выбрать? Необходимо определить критерии выбора вида электронной подписи для разных документов и разных сфер применения (внутреннего и внешнего).

Требуется и эталонная модель хранения цифровых документов. На сегодня это самая острая тема для обсуждения. Цифровых документов становится все больше, появляются требования к хранилищам электронных документов, появляются программные продукты для долговременного хранения электронных документов, обеспечивающие эти требования. Однако внедрение систем хранения электронных документов оставляет много методических вопросов.

Так, например, производители программных продуктов допускают хранение всех электронных документов в специализированных системах хранения электронных документов, нарушая тем самым принцип раздельного хранения документов временного и долговременного / постоянного сроков хранения, что приведет к нерациональному использованию информационных ресурсов организаций. Эталонная модель хранения цифровых документов должна закрепить раздельное использование оперативной и архивной областей хранения.

Специалистам нужны инструменты, позволяющие реализовать предпроектную подготовку организации к внедрению системы электронного документооборота. Необходимо предоставить организациям простую и понятную методику обследования документооборота и методику проектирования целевой модели документооборота. Таких методик на сегодняшний день не существует на уровне нормативных актов или стандартов.

С потребностью внедрить в практику управления документами эталонную модель цифрового документооборота перекликается необходимость разработать и внедрить Федеральную государственную информационную систему (ФГИС) «Реестр видов документов». Реестр видов документов может быть рассмотрен как часть предлагаемой эталонной модели в виде одного из преднастроенных элементов систем электронного документооборота.

Значимым эффектом интеграции и систематизации сведений о видах (разновидностях) документов, форме их создания и сроках хранения, оптимизации процессов движения и создания документов будет снижение трудоемкости работ за счет оптимизации ряда внутренних рабочих процессов организаций, а также снижение до 40% трудоемкости работ по внедрению систем электронного документооборота.

На основе информационно-логической модели должна строиться переменная функционально-логическая модель во взаимосвязи с направлениями деятельности конкретной организации, а также с применяемой моделью управления: процессной, продуктовой, проектной, функциональной.

Например, к предопределенным объектам могут относиться виды официальных документов, сроки их хранения, реквизиты и метаданные для каждого вида документа. Важность применения предопределенных объектов нельзя переоценить. Например, срок хранения электронного документа определяет способ его создания и хранения:

  • документы сроком хранения свыше 10 лет формируются в zip-архив, подписываются квалифицированной электронной подписью, конвертируются в архивный формат хранения (например, PDF/A-1A) и передаются в систему хранения электронных документов с предопределенным набором метаданных для каждого документа;
  • документы сроком хранения до 10 лет могут быть подписаны простой или неквалифицированной подписью, не требуют конвертации в архивный формат и остаются на хранении в системе, в которой были созданы.

Каждому виду документа должен соответствовать определенный поток операций, обеспечивающий заполнение реквизитов – постоянных информационных компонент, характерных для конкретного вида документа, и обработку документа для выполнения специальной функции.

Необходимо также сформулировать условия обеспечения юридической силы цифрового документа – какие требования при этом накладываются на информационные системы, а какие носят организационный характер.

Существующие системы электронного документооборота не готовы к цифровизации документов, поскольку спроектированы для автоматизации документных процессов. Гибкость информационных систем, на которую были ориентированы разработчики последние годы, будет препятствием на пути цифровизации. Большая вариативность в настройке информационных систем влечет риски ошибок при обеспечении ключевых свойств документов – юридической силы и юридической значимости. Такого риска при автоматизации нет, т.к. оригинал документа издается на бумажном носителе, и именно бумажный носитель с нужным набором правильно оформленных реквизитов обеспечивает юридическую значимость документа.

Значительный разрыв между знаниями ИТ-специалистов, документоведов и архивистов не позволяет приблизиться к решению задачи цифровизации документооборота без разработки специального нормативно-методического документа. Эталонная модель цифрового документооборота может стать работоспособной основой архитектуры соответствующих информационных систем.

Мнение эксперта

Существующие стандарты в области документооборота и его цифровизации позволяют эффективно прорабатывать отдельные контуры или решения. Ярким примером такого решения является кадровый документооборот, который в условиях пандемии было критически важно оцифровать. В законодательные акты были внесены изменения, позволяющие организовать легитимное взаимодействие работодателя и сотрудников в условиях удаленной работы.

Хорошо поддается оцифровке официальная внутренняя и внешняя переписка. Служебные записки легко переводятся в электронный вид, что дает возможность автоматизировать многие процессы и сократить время обработки задач. С помощью интеграций можно организовать обмен электронными документами с контрагентами.

Но если мы говорим о полной цифровизации документооборота, то отсутствие единого стандарта приводит к неэффективности и постоянному поиску компромиссов. Возникает множество вопросов и разногласий с заказчиками. Давно сложилась нормативная база и практика организации документооборота на бумаге, но нет системы регулирования его реализации в цифре. Практика оцифровки документооборота заимствуется из заграничных решений или формируется калькированием с бумажного, но правомерность таких решений остается под сомнением.

В результате мы имеем разрозненный набор решений, удовлетворяющий требованиям не закона, а заказчика. В документах нет типового состава атрибутов, в процессах обработки документов нет единой методологии – нет однозначного понимания, как обеспечить легитимность, качество и удобство в системе ЭДО. Все это приводит к отсутствию связи между информационными системами, в которых ведется работа с документами, сложности реализации интеграций, повышению стоимости и сроков внедрения и масштабирования контуров ЭДО.

Нормативное регулирование процессов цифровизации документооборота значительно повысит уровень эффективности и качества продуктов, поставляемых вендорами, одновременно снижая стоимость и сроки внедрения таких решений для заказчика.

Мнение эксперта

Наша компания обладает большим опытом автоматизации процессов учета и корпоративного управления, и мы наблюдаем, как цифровая трансформация постепенно становится важным конкурентным преимуществом российских предприятий. Однако на первых этапах у заказчика возникает вопрос, каким будет эффект цифровизации, ведь полная цифровизация не всегда гарантирует выраженный экономический эффект, поэтому сейчас мы отмечаем:

  • больший интерес к цифровизации производственных процессов и
  • настороженность перед цифровизацией процессов корпоративного управления, включая внутренний документооборот.

И это понятно: внедренческие центры пока не наработали необходимую практику, а со стороны государства отсутствует методология цифровизации внутреннего документооборота. Участникам ИТ-рынка необходима сильная нормативно-методическая база, только после ее появления цифровизация корпоративного управления сдвинется с мертвой точки.

В этом ключе разработка и внедрение стандарта «Эталонная модель цифрового документооборота» является важнейшим шагом на пути к полномасштабной реализации национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации».

Экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт» при участии Межрегиональной общественной организации «Союз ИТ-директоров» (МРОО «СоДИТ»), ведущего специалиста в области стандартизации управления документами Варламовой Л.Н. и эксперта в области ЭДО Еременко М.В., разработала проект национального стандарта «Эталонная модель цифрового документооборота организации». Проект стандарта включен в Программу национальной стандартизации на 2023 год (приказ Росстандарта от 01.11.2022 № 2726). Плановая дата утверждения стандарта – 2023 год. К работе над стандартом приглашены компании – лидеры рейтинга провайдеров методологии ЭДО 2022 года по версии издания CNews1: ЗАО «Деловые Решения и Технологии» (ранее «Deloitte»), ООО «Директум», ООО «Элма», ведущие системные интеграторы ООО «ММК-Информсервис» (разработчик АТАЧ, группа ПАО «ММК») и ООО «Градум».

Сноски 1

  1. https://market.cnews.ru/research/metodology_sed_2022/table Вернуться назад
Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 1

Илона В.
08.12.2022, 07:42

Отличная статья, спасибо

Рекомендовано для вас

Как провести аудит в рамках подготовки организации к внедрению СЭД

Авторы делятся своей методикой обследования документооборота организации для внедрения СЭД, которая обкатана уже более чем на 60 проектах. В этой статье показано, как можно провести аудит документооборота путем опроса ключевых сотрудников организации: как определить границы проекта, выбрать нужных людей для интервьюирования, как документально зафиксировать результаты, как сразу структурировать собираемую информацию, чтобы легче было выявить существующие алгоритмы работы с документами и потом привести их к эталонной модели документооборота.

Номенклатура дел и СЭД в руках службы делопроизводства

Это теоретическая статья. С точки зрения методологии управления документами и на основе нормативной базы автор рассуждает о роли службы делопроизводства в процессах разработки номенклатуры дел и СЭД ,о взаимных настройках классификаторов, о номенклатуре дел как системном классификаторе.

Как автоматизировать командировки, чтобы максимально отказаться от бумаги

Показан алгоритм работы при оформлении командировки: от заявки на командировку и ее обеспечение, приказа, до отчета о командировке и авансового отчета. Порядок работы объясняется в деталях (для наглядности с таблицей и схемами). Показано, что можно перевести в электронный вид (часть процесса идет в «1С:», другая – в СЭД), какую оптимизацию это дает. Приводим примеры оформления документов.

Проблемы формирования номенклатуры дел в СЭД: замечания практика

Бумажные технологии делопроизводства не всегда гладко ложатся в прокрустово ложе информационных систем. Многие СЭД содержат в качестве справочника номенклатуру дел, но в ущербном виде. Автор делится своими наблюдениями – где в СЭД обычно допускаются упрощения и как это можно выправить.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Как загрузить документы в СЭД

Описан ассортимент решений, которые сейчас используются для создания или «заглатывания» готовых документов в СЭД: их можно создавать по шаблонам; загружать готовые файлы; работать с комплектом файлов, из которых состоит один документ; автоматически распознавать текст отсканированного документа, чтобы СЭД сама заполнила часть полей для его регистрационной карточки (РКК) и смогла потом осуществлять полнотекстовый поиск, а не только по тем полям, что есть в РКК; как штрихкоды помогают организовать потоковое сканирование входящих документов. Эти современные возможности показаны на примерах из СЭД «1С: Документооборот».