Top.Mail.Ru

Новый стандарт по управлению документами: ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 (часть 2)

Завершаем разговор о новом ГОСТ, который с 1 января 2020 года сменит ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Речь пойдет об анализе деловых процессов, средствах управления документами, создании и вводе документов в систему, организации доступа, миграции и конвертировании, отборе и передаче документов на хранение или уничтожение. Надо быть готовыми к тому, что ГОСТ содержит высокоуровневые принципы организации работы, а не конкретные шаги по их реализации. Зато его можно воспринимать как некий опросник на тему «Все ли в порядке в управлении документами в моей организации». Если видите несоответствие – это повод, как минимум, задуматься, а как максимум – исправить ситуацию. Обязательным данный ГОСТ станет скорее для тех, кто стремится соответствовать стандартам менеджмента качества.
Окончание статьи. Начало в № 09 / 2019
Окончание статьи. Начало в № 09 / 2019

Раздел 7 «Анализ деловых процессов»

Здесь, фактически, идет речь о документировании деловых процессов. Их необходимо проанализировать, чтобы определить:

  • какие документы должны быть созданы и введены в документную систему,
  • сроки их хранения.

При этом особое внимание нужно обратить на роль документов для подтверждения деловой деятельности и снижения рисков.

Результаты такого анализа фиксируются в соответствующих документах, которые при необходимости могут быть утверждены руководством.

Далее формулируются требования к документам. Они могут быть установлены для отдельного документного процесса и включать в себя описание:

  • контента и
  • метаданных,
  • связей документа с другими документами,
  • формы или структуры документов.

Важно! Требования к документам и решения о том, как они должны быть выполнены, следует зафиксировать в регламентирующих документах и регулярно пересматривать.

Раздел 8 «Средства управления документами»

В связи с тем, что деловая среда и рабочие процессы изменчивы, средства управления документами должны регулярно пересматриваться. Отмененные версии средств управления документами следует сохранять и управлять ими как документами. Посмотрим, что новый ГОСТ относит к таким средствам.

Для каждого вида документов должна быть разработана своя схема метаданных (их состав). Однако она может быть:

  • не только у документов,
  • но и у иных объектов:
    • агентов (включая отдельных лиц, организации, технологии, а также деловые и документные системы);
    • функций, операций и рабочих процессов;
    • нормативных документов, регулирующих деловую деятельность, а также процессы создания и управления документами;
    • взаимосвязей между субъектами и совокупностями документов.

Метаданные документов необходимы:

  • для их идентификации и поиска;
  • связи документов:
    • с изменяющимися нормативными требованиями деловой среды;
    • агентами (в т.ч. для обеспечения их прав доступа к документам);
    • с деловой деятельностью;
  • отслеживания процессов, относящихся к документам (например, таких как изменение правил доступа или перемещение документов в новые системы).

Стандарт выделяет 6 классов информации, которая может быть использована для построения метаданных:

  • об идентификации объекта;
  • определении характера объекта;
  • текущем и долгосрочном использовании объекта;
  • управлении объектом;
  • прошедших событиях как в отношении объекта, так и в отношении...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Закон о русском языке: что изменилось?

Последние изменения в законе «О государственном языке Российской Федерации» преподносятся как установленный запрет иностранных заимствований в официальных документах, розничной торговле и др. Давайте разбираться, что и в каких сферах запретили. На какие словари можно ориентироваться и чего ждать дальше.

Что препятствует массовому переходу организаций к безбумажной модели документооборота

Приведен список из более 60 действующих нормативных правовых и методических документов в сфере управления документами, которые мы систематизировали по 6 разделам: требования к документированию деятельности, автоматизации, работе с документами и данными, их хранению, работе с электронными документами и подписями и др. Авторы статьи рассматривают причины, по которым данная система регламентации и существующие подходы в СЭД пока не позволяют массово внедрить безбумажную модель документооборота. Предложено сформировать эталонную модель цифрового документооборота электронных подлинников документов (с готовыми решениями вместо перечня правил) в виде отечественного стандарта. Его разработкой уже занимается экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт», рассказываем, какие пробелы он призван восполнить, какие конкретные методики работы воплотить.

Новый методический документ о контроле в сфере архивного дела

Росархив утвердил Руководство по соблюдению обязательных требований при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле. Объясняем, что такое «региональный контроль», как подготовиться к возможным внешним документальным проверкам (и как в этом поможет новое Руководство – фактически оно по пунктам перечисляет, какие требования из каких нормативных документов будут проверяться).

Утвержден новый Перечень документов со сроками хранения для кредитных организаций

30 июля 2022 г. вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения для кредитных организаций. Обращаем ваше внимание на несколько важных аспектов в его содержании: фиксированные и условные сроки хранения, бумажные и электронные документы, сроки хранения для документов по валютному контролю.

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Оформление приказа

Правила оформления реквизитов приказа описаны с учетом изменений, внесенных новым ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению ОРД. Детально описано и показано: как оформить бланк приказа, дату и регистрационный номер, гриф ограничения доступа; сформулировать текст и заголовок к нему; разобраться со сроками исполнения и ответственными исполнителями; по-новому оформить отметку о наличии приложений и данные о разработчике проекта приказа.

Письмо: все тонкости оформления реквизитов

Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы