Новый стандарт по управлению документами: ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 (часть 2)

Раздел 7 «Анализ деловых процессов»

Здесь, фактически, идет речь о документировании деловых процессов. Их необходимо проанализировать, чтобы определить:

• какие документы должны быть созданы и введены в документную систему,
• сроки их хранения.

При этом особое внимание нужно обратить на роль документов для подтверждения деловой деятельности и снижения рисков.

Результаты такого анализа фиксируются в соответствующих документах, которые при необходимости могут быть утверждены руководством.

Далее формулируются требования к документам. Они могут быть установлены для отдельного документного процесса и включать в себя описание:

• контента и
• метаданных,
• связей документа с другими документами,
• формы или структуры документов.

Важно! Требования к документам и решения о том, как они должны быть выполнены, следует зафиксировать в регламентирующих документах и регулярно пересматривать.

Раздел 8 «Средства управления документами»

В связи с тем, что деловая среда и рабочие процессы изменчивы, средства управления документами должны регулярно пересматриваться. Отмененные версии средств управления документами следует сохранять и управлять ими как документами. Посмотрим, что новый ГОСТ относит к таким средствам.

Для каждого вида документов должна быть разработана своя схема метаданных (их состав). Однако она может быть:

• не только у документов,
• но и у иных объектов:
• агентов (включая отдельных лиц, организации, технологии, а также деловые и документные системы);
• функций, операций и рабочих процессов;
• нормативных документов, регулирующих деловую деятельность, а также процессы создания и управления документами;
• взаимосвязей между субъектами и совокупностями документов.

Метаданные документов необходимы:

• для их идентификации и поиска;
• связи документов:
• с изменяющимися нормативными требованиями деловой среды;
• агентами (в т.ч. для обеспечения их прав доступа к документам);
• с деловой деятельностью;
• отслеживания процессов, относящихся к документам (например, таких как изменение правил доступа или перемещение документов в новые системы).

Стандарт выделяет 6 классов информации, которая может быть использована для построения метаданных:

• об идентификации объекта;
• определении характера объекта;
• текущем и долгосрочном использовании объекта;
• управлении объектом;
• прошедших событиях как в отношении объекта, так и в отношении...