Чем метаданные отличаются от реквизитов документов? Какова судьба метаданных документов временного срока хранения? Какие метаданные уничтоженных документов организации следует сохранить? Каков минимально необходимый набор метаданных электронных документов постоянного срока хранения?
Это сложные вопросы, ответы на которые в каждом конкретном случае зависят от множества факторов. Поэтому в статье вы найдете не только конкретные решения, но и направление движения, по которому надо идти, а также важные моменты, на которые стоит обращать внимание, когда вы будете искать ответы на эти вопросы применительно к документам в своих информационных системах.
Активное использование электронных документов в государственном управлении и деловой деятельности неразрывно связано с развитием различного рода информационных систем (ИС), в т.ч. систем электронного документооборота (СЭД). В настоящее время большинство электронных документов создается, используется и хранится именно в информационных системах, и в этой связи все актуальнее становится вопрос о том, какую же информацию о документе и его жизненном цикле нужно сохранять и как долго нужно это делать.
Определимся с понятиями
Разговор о метаданных придется начать с терминологии, где у нас, как водится, хватает путаницы – в частности в том, чем отличаются метаданные от реквизитов. Не скрою, что и сама отчасти причастна к возникновению этой путаницы, поскольку в свое время, когда термин «метаданные» был еще в новинку, нередко объясняла его как аналог реквизитов.
В бумажном делопроизводстве к термину «реквизиты документа» все привыкли и понимают, что он означает:
Фрагмент документа
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
36. реквизит документа: Элемент оформления документа.
С распространением информационных технологий и ИС в делопроизводстве появился термин «метаданные», который различными специалистами толкуется не совсем одинаково (приведенные ниже и некоторые другие определения можно найти в терминологической базе Международного совета архивов (МСА) по адресу http://www.ciscra.org/mat/mat/term/2713:
- Метаданные – информация о другой информации, или данные, относящиеся к дополнительной информации о содержимом или объекте. Метаданные раскрывают сведения о признаках и свойствах, характеризующих какие-либо сущности, позволяющие автоматически искать и управлять ими в больших информационных потоках (Википедия, см. https://ru.wikipedia.org/wiki/Метаданные);
- Метаданные – данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе (ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», п. 3.2.2 (79));
- Метаданные – структурированные данные, описывающие контекст, содержание и структуру электронного документа, предназначенные для его идентификации и поиска, а также процессы управления на протяжении всего жизненного цикла документа (ГОСТ Р 7.0.95-2015 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Электронные документы. Основные виды, выходные сведения, технологические характеристики», п. 3.12);
- Метаданные (metadata): данные, которые определяют и описывают другие данные (ГОСТ 33707-2016 «Информационные технологии. Словарь», п. 4.671).
Итак, если реквизиты – это элементы формы (оформления) документа, то метаданные – это отделенные от содержания документа сведения о нем, способствующие его обработке любого рода. Многие реквизиты обычно дублируются в метаданных, но, как правило, не все. Многие метаданные, особенно технического плана, не имеют аналогов среди реквизитов. И если количество реквизитов для традиционных «бумагоподобных» документов невелико и они довольно неплохо регламентированы, то сфера метаданных представляет собой открытый, постоянно расширяющийся мир. Практически любая новая функциональная возможность поддерживается рядом новых метаданных.
С другой стороны, реквизиты по определению неотделимы от документа; в то время как метаданные могут:
- отображаться в теле документа,
- присутствовать в файле документа или в информационной системе, в которой тот хранится, и
- даже находиться в какой-либо внешней системе.
Важнейшая функция метаданных, используемых для управления документами, – подтверждать целостность и аутентичность документа, а также способствовать его эффективному использованию и долговременной сохранности. Специалисты по управлению документами и архивисты используют метаданные для автоматизации регистрации документов и для создания научно-справочного аппарата.
В то же время может быть множество иных метаданных, поскольку:
- практически любая функциональная возможность ИС поддерживается теми или иными метаданными информационных...
