Top.Mail.Ru

Метаданные в управлении электронными документами

Чем метаданные отличаются от реквизитов документов? Какова судьба метаданных документов временного срока хранения? Какие метаданные уничтоженных документов организации следует сохранить? Каков минимально необходимый набор метаданных электронных документов постоянного срока хранения? Это сложные вопросы, ответы на которые в каждом конкретном случае зависят от множества факторов. Поэтому в статье вы найдете не только конкретные решения, но и направление движения, по которому надо идти, а также важные моменты, на которые стоит обращать внимание, когда вы будете искать ответы на эти вопросы применительно к документам в своих информационных системах.

Активное использование электронных документов в государственном управлении и деловой деятельности неразрывно связано с развитием различного рода информационных систем (ИС), в т.ч. систем электронного документооборота (СЭД). В настоящее время большинство электронных документов создается, используется и хранится именно в информационных системах, и в этой связи все актуальнее становится вопрос о том, какую же информацию о документе и его жизненном цикле нужно сохранять и как долго нужно это делать.

Определимся с понятиями

Разговор о метаданных придется начать с терминологии, где у нас, как водится, хватает путаницы – в частности в том, чем отличаются метаданные от реквизитов. Не скрою, что и сама отчасти причастна к возникновению этой путаницы, поскольку в свое время, когда термин «метаданные» был еще в новинку, нередко объясняла его как аналог реквизитов.

В бумажном делопроизводстве к термину «реквизиты документа» все привыкли и понимают, что он означает:

Фрагмент документа

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

36. реквизит документа: Элемент оформления документа.

С распространением информационных технологий и ИС в делопроизводстве появился термин «метаданные», который различными специалистами толкуется не совсем одинаково (приведенные ниже и некоторые другие определения можно найти в терминологической базе Международного совета архивов (МСА) по адресу http://www.ciscra.org/mat/mat/term/2713:

  • Метаданные – информация о другой информации, или данные, относящиеся к дополнительной информации о содержимом или объекте. Метаданные раскрывают сведения о признаках и свойствах, характеризующих какие-либо сущности, позволяющие автоматически искать и управлять ими в больших информационных потоках (Википедия, см. https://ru.wikipedia.org/wiki/Метаданные);
  • Метаданные – данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе (ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», п. 3.2.2 (79));
  • Метаданные – структурированные данные, описывающие контекст, содержание и структуру электронного документа, предназначенные для его идентификации и поиска, а также процессы управления на протяжении всего жизненного цикла документа (ГОСТ Р 7.0.95-2015 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Электронные документы. Основные виды, выходные сведения, технологические характеристики», п. 3.12);
  • Метаданные (metadata): данные, которые определяют и описывают другие данные (ГОСТ 33707-2016 «Информационные технологии. Словарь», п. 4.671).

Итак, если реквизиты – это элементы формы (оформления) документа, то метаданные это отделенные от содержания документа сведения о нем, способствующие его обработке любого рода. Многие реквизиты обычно дублируются в метаданных, но, как правило, не все. Многие метаданные, особенно технического плана, не имеют аналогов среди реквизитов. И если количество реквизитов для традиционных «бумагоподобных» документов невелико и они довольно неплохо регламентированы, то сфера метаданных представляет собой открытый, постоянно расширяющийся мир. Практически любая новая функциональная возможность поддерживается рядом новых метаданных.

С другой стороны, реквизиты по определению неотделимы от документа; в то время как метаданные могут:

  • отображаться в теле документа,
  • присутствовать в файле документа или в информационной системе, в которой тот хранится, и
  • даже находиться в какой-либо внешней системе.

Важнейшая функция метаданных, используемых для управления документами, – подтверждать целостность и аутентичность документа, а также способствовать его эффективному использованию и долговременной сохранности. Специалисты по управлению документами и архивисты используют метаданные для автоматизации регистрации документов и для создания научно-справочного аппарата.

В то же время может быть множество иных метаданных, поскольку:

  • практически любая функциональная возможность ИС поддерживается теми или иными метаданными информационных...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Скан-копии: исполняем, сдаем в архив?

В наш адрес поступают документы на бумажном носителе, скан-копии бумажных документов и электронные документы, подписанные ЭП. В период пандемии значительно увеличился объем скан-копий, поступивших в электронной форме по каналам электронной связи. Можно ли их регистрировать как входящие и направлять на рассмотрение? Учитывая специфику государственного органа, часть документов (скан-копий) будут формироваться в протоколы заседаний, в составе которых будут переданы на постоянное хранение в государственный архив. Какими нормативными актами регулируется процесс работы с этой категорией документов?

Комментарий специалиста к нововведениям Правил для архивов организаций 2023 года (часть 2)

Продолжаем комментировать отдельные положения «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования... архивных документов... в... организациях», утвержденных Росархивом в 2023 г. Разбираемся в сложных и неоднозначных положениях правил – предупреждаем, где применять их надо особенно внимательно. Из второй части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, вы узнаете об изменениях в расчете площади архивохранилища, необходимой для размещения архивных документов; о разрешенных к использованию лампах; об упущениях в назначении периодичности проверок наличия и состояния документов с ограниченным доступом; об изменении состава обязательных и вспомогательных учетных документов архива; почему формы документов имеют статус «рекомендуемый образец» и как это сказывается на их применении; о нелогичности формы описи электронных документов; о «частичном отказе» новых Правил от понятия «контейнер электронных документов»; о гибридных делах.

Практика перехода на электронный медицинский документооборот в клинике

Директор по цифровой трансформации крупной медицинской клиники делится своим опытом, на какую нормативную базу и технические решения можно опереться при внедрении электронного документооборота. Какие разновидности медицинских документов можно оформлять в виде электронных подлинников. Как обеспечить их юридическую силу на протяжении всего срока хранения (25 лет и более) в ситуации, когда усиленные электронные подписи действуют лишь до 15 месяцев, – своеобразный «электронный нотариат» для этого реализовало государство! Как можно подключиться к его информационной системе. Где можно хранить большие электронные архивы. Как предоставлять медицинские документы клиентам.

Ассортимент действующих стандартов по управлению электронными документами

Предлагаем вам справочный материал по действующим отечественным стандартам. Вы увидите, какие ГОСТы можно использовать уже сейчас: для обеспечения долговременной сохранности электронных документов в информационной системе; для конвертации документов из одного формата в другой и для миграции из одной программно-аппаратной среды в другую; для обмена электронными сообщениями между разными СЭД; для цензурирования информации при ее раскрытии, чтобы соблюсти конфиденциальность и др. Все 8 описываемых ГОСТов являются адаптированным переводом международных разработок и содержат лучший мировой опыт.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Что изменилось в Правилах работы архивов организаций по сравнению с Правилами 2015 года

Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.

Сроки хранения договоров: теория и интересная практика (часть 1)

Где можно найти сроки хранения договоров. Какая специфика есть у акционерных обществ. Сроки хранения договоров, соглашений, контрактов, разбросанные по всему Перечню управленческих документов 2020 г., мы собрали в таблицу. Прокомментировали, как изменились сроки в действующем Перечне по сравнению с предыдущим 2010 г. Как определить срок хранения, если нужного вам договора в действующих Перечнях не нашлось. Примеры определения сроков хранения у договоров «двойного назначения». Когда договор считается законченным делопроизводством, чтобы со следующего года можно было начать исчислять его срок хранения. Эти аспекты мы рассмотрели в 1-й части очень подробной статьи, которую публикуем в этом номере журнала.

Оформляем акты на уничтожение документов

В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?