Метаданные в управлении электронными документами

Активное использование электронных документов в государственном управлении и деловой деятельности неразрывно связано с развитием различного рода информационных систем (ИС), в т.ч. систем электронного документооборота (СЭД). В настоящее время большинство электронных документов создается, используется и хранится именно в информационных системах, и в этой связи все актуальнее становится вопрос о том, какую же информацию о документе и его жизненном цикле нужно сохранять и как долго нужно это делать.

Определимся с понятиями

Разговор о метаданных придется начать с терминологии, где у нас, как водится, хватает путаницы – в частности в том, чем отличаются метаданные от реквизитов. Не скрою, что и сама отчасти причастна к возникновению этой путаницы, поскольку в свое время, когда термин «метаданные» был еще в новинку, нередко объясняла его как аналог реквизитов.

В бумажном делопроизводстве к термину «реквизиты документа» все привыкли и понимают, что он означает:

С распространением информационных технологий и ИС в делопроизводстве появился термин «метаданные», который различными специалистами толкуется не совсем одинаково (приведенные ниже и некоторые другие определения можно найти в терминологической базе Международного совета архивов (МСА) по адресу http://www.ciscra.org/mat/mat/term/2713:

• Метаданные – информация о другой информации, или данные, относящиеся к дополнительной информации о содержимом или объекте. Метаданные раскрывают сведения о признаках и свойствах, характеризующих какие-либо сущности, позволяющие автоматически искать и управлять ими в больших информационных потоках (Википедия, см. https://ru.wikipedia.org/wiki/Метаданные);
• Метаданные – данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе (ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», п. 3.2.2 (79));
• Метаданные – структурированные данные, описывающие контекст, содержание и структуру электронного документа, предназначенные для его идентификации и поиска, а также процессы управления на протяжении всего жизненного цикла документа (ГОСТ Р 7.0.95-2015 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Электронные документы. Основные виды, выходные сведения, технологические характеристики», п. 3.12);
• Метаданные (metadata): данные, которые определяют и описывают другие данные (ГОСТ 33707-2016 «Информационные технологии. Словарь», п. 4.671).

Итак, если реквизиты – это элементы формы (оформления) документа, то метаданные – это отделенные от содержания документа сведения о нем, способствующие его обработке любого рода. Многие реквизиты обычно дублируются в метаданных, но, как правило, не все. Многие метаданные, особенно технического плана, не имеют аналогов среди реквизитов. И если количество реквизитов для традиционных «бумагоподобных» документов невелико и они довольно неплохо регламентированы, то сфера метаданных представляет собой открытый, постоянно расширяющийся мир. Практически любая новая функциональная возможность поддерживается рядом новых метаданных.

С другой стороны, реквизиты по определению неотделимы от документа; в то время как метаданные могут:

• отображаться в теле документа,
• присутствовать в файле документа или в информационной системе, в которой тот хранится, и
• даже находиться в какой-либо внешней системе.

Важнейшая функция метаданных, используемых для управления документами, – подтверждать целостность и аутентичность документа, а также способствовать его эффективному использованию и долговременной сохранности. Специалисты по управлению документами и архивисты используют метаданные для автоматизации регистрации документов и для создания научно-справочного аппарата.

В то же время может быть множество иных метаданных, поскольку:

• практически любая функциональная возможность ИС поддерживается теми или иными метаданными информационных...