Сроки хранения различных приказов
Отличаются ли приказы по основной деятельности и приказы по охране труда? Можно ли их хранить в одной папке с приказами по основной деятельности?
Активное использование электронных документов в государственном управлении и деловой деятельности неразрывно связано с развитием различного рода информационных систем (ИС), в т.ч. систем электронного документооборота (СЭД). В настоящее время большинство электронных документов создается, используется и хранится именно в информационных системах, и в этой связи все актуальнее становится вопрос о том, какую же информацию о документе и его жизненном цикле нужно сохранять и как долго нужно это делать.
Разговор о метаданных придется начать с терминологии, где у нас, как водится, хватает путаницы – в частности в том, чем отличаются метаданные от реквизитов. Не скрою, что и сама отчасти причастна к возникновению этой путаницы, поскольку в свое время, когда термин «метаданные» был еще в новинку, нередко объясняла его как аналог реквизитов.
В бумажном делопроизводстве к термину «реквизиты документа» все привыкли и понимают, что он означает:
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
36. реквизит документа: Элемент оформления документа.
С распространением информационных технологий и ИС в делопроизводстве появился термин «метаданные», который различными специалистами толкуется не совсем одинаково (приведенные ниже и некоторые другие определения можно найти в терминологической базе Международного совета архивов (МСА) по адресу http://www.ciscra.org/mat/mat/term/2713:
Итак, если реквизиты – это элементы формы (оформления) документа, то метаданные – это отделенные от содержания документа сведения о нем, способствующие его обработке любого рода. Многие реквизиты обычно дублируются в метаданных, но, как правило, не все. Многие метаданные, особенно технического плана, не имеют аналогов среди реквизитов. И если количество реквизитов для традиционных «бумагоподобных» документов невелико и они довольно неплохо регламентированы, то сфера метаданных представляет собой открытый, постоянно расширяющийся мир. Практически любая новая функциональная возможность поддерживается рядом новых метаданных.
С другой стороны, реквизиты по определению неотделимы от документа; в то время как метаданные могут:
Важнейшая функция метаданных, используемых для управления документами, – подтверждать целостность и аутентичность документа, а также способствовать его эффективному использованию и долговременной сохранности. Специалисты по управлению документами и архивисты используют метаданные для автоматизации регистрации документов и для создания научно-справочного аппарата.
В то же время может быть множество иных метаданных, поскольку:
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Отличаются ли приказы по основной деятельности и приказы по охране труда? Можно ли их хранить в одной папке с приказами по основной деятельности?
Какие кадровые документы нельзя оформлять в электронном виде? Их перечень в ТК РФ конкретный и краткий. Какие условия важно соблюсти работодателю, чтобы перевести в электронный вид ознакомление с приказом о работе в выходной день, получение на это согласия у работника, полный цикл работы с графиком отпусков? Вопросы читателей стали поводом для этой статьи:
Нужно ли хранить заявления – основания к приказам в деле вместе с приказами? Каким нормативным документом регулируется этот вопрос?
Нюансы заполнения паспорта архива организации, хранящего управленческую документацию, а также пример оформления пояснительной записки к нему.
В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.
Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.
Где можно найти сроки хранения договоров. Какая специфика есть у акционерных обществ. Сроки хранения договоров, соглашений, контрактов, разбросанные по всему Перечню управленческих документов 2020 г., мы собрали в таблицу. Прокомментировали, как изменились сроки в действующем Перечне по сравнению с предыдущим 2010 г. Как определить срок хранения, если нужного вам договора в действующих Перечнях не нашлось. Примеры определения сроков хранения у договоров «двойного назначения». Когда договор считается законченным делопроизводством, чтобы со следующего года можно было начать исчислять его срок хранения. Эти аспекты мы рассмотрели в 1-й части очень подробной статьи, которую публикуем в этом номере журнала.
В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?