Top.Mail.Ru

Сроки хранения договоров: теория и интересная практика

Где можно найти сроки хранения договоров. Какая специфика есть у акционерных обществ. Сроки хранения договоров, соглашений, контрактов, разбросанные по всему Перечню управленческих документов 2020 г., мы собрали в таблицу. Прокомментировали, как изменились сроки в действующем Перечне по сравнению с предыдущим 2010 г. Как определить срок хранения, если нужного вам договора в действующих Перечнях не нашлось. Примеры определения сроков хранения у договоров «двойного назначения». Когда договор считается законченным делопроизводством, чтобы со следующего года можно было начать исчислять его срок хранения. Эти аспекты мы рассмотрели в 1-й части очень подробной статьи, которую публикуем в этом номере журнала.

Договоры представляют собой сделки, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей сторон (согласно ст. 420 ГК РФ договор – это двух- или многосторонняя сделка). Договоры являются именно теми документами, которые подтверждают взаимоотношения с контрагентами по различным направлениям деятельности организации, начиная с поставок товаров до приобретения целого бизнеса. Поэтому и в случае проверок компетентными органами, и в случае возникновения судебных разборок по вопросам исполнения обязательств контрагентами по договорам, и в случае запроса акционеров о предоставлении документов в соответствии с законом об АО наличие оригинала договора является обязательным! А раз так, то очень важным и становятся:

  • правильное определение сроков и порядка хранения:
    • договоров и
    • документов, связанных с заключением и исполнением договоров;
  • журналов регистрации договоров.

И преждевременное уничтожение договоров может иметь самые негативные последствия для вашей организации. При этом заметим, что сроки хранения вызывают много вопросов, т.к. не являются однозначными для всех видов договоров по разным перечням и федеральным законам.

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле  в Российской Федерации»1 в соответствии с ч. 1 ст. 17:

  • обязывает все организации обеспечивать хранение архивных документов, которые образуются в процессе их деятельности, и
  • устанавливает состав нормативных правовых актов, определяющих сроки хранения архивных документов:
    • федеральные законы;
    • иные нормативные правовые акты Российской Федерации;
    • в т.ч. перечни архивных документов.

Сначала разберем сроки хранения в привычных нам перечнях, а потом займемся анализом остальной нормативной базы.

Сроки хранения в Перечнях

Закон об архивном деле устанавливает 2 вида перечней: типовой и ведомственный. Они являются нормативными документами при определении сроков хранения и отборе архивных документов для их дальнейшего хранения или уничтожения, а значит, обязательны для применения во всех организациях.

В настоящее время всем организациям следует руководствоваться следующими типовыми перечнями:

  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)2, который вступил в силу 18.02.20203.
    Обратите внимание также на Инструкцию по его применению (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237) и Разъяснения Федерального архивного агентства от 12.03.2020 по внедрению этого Перечня;
  • Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Федерального архивного агентства от 28.12.2021 № 142)4, который вступил в силу 13.02.2022.

Ведомственные перечни имеют более узкую направленность, т.к. разрабатываются ведомствами (и согласуются с Росархивом) с учетом своей специфики для себя и подведомственных организаций. Например:

  • Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, территориальных органов и организаций, входящих в его систему, с указанием сроков хранения (утв. приказом МЧС России от 10.02.2021 № 70);
  • Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Федеральной налоговой службы от 02.11.2021 № ЕД-7-10/952@).

В коммерческих организациях обязанность хранить документы закреплена дополнительно еще в законах об акционерных обществах5 и обществах с ограниченной ответственностью6.

Специфика АО

Применяя вышеуказанные перечни в акционерных обществах, нельзя сбрасывать со счетов следующие требования Закона об АО:

Фрагмент документа

Статья 89 «Хранение документов общества» Федерального закона от 26.12.1995 № 208 «Об акционерных обществах»

1. Общество обязано хранить документы, предусмотренные настоящим Федеральным законом, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные нормативными правовыми актами Российской Федерации.

2. Общество хранит документы, предусмотренные пунктом 1 настоящей статьи, по месту нахождения его исполнительного органа в порядке и в течение сроков, которые установлены Банком России.

Но поскольку Банком России такой документ до сих пор не подготовлен, то следует руководствоваться постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг (ФКЦБ России) от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ7», т.к. именно Банку России переданы ее полномочия (если выражаться точнее, то 13.03.2004 полномочия ФКЦБ России были переданы ФСФР, которая в сентябре 2013 г. была включена в состав Банка России и теперь является службой Банка России по финансовым рынкам).

Указанный нормативный правовой акт был утвержден в 2003 году и содержит в части сроков хранения договоров отсылки (п. 2.1.3 и п. 2.1.5) на Перечень хранения документов 2000 года8, который в настоящее время утратил свою силу. А это значит, что акционерные общества обязаны соблюдать сроки хранения документов, предусмотренные действующими Перечнем УД 2020 г. и Перечнем НТД 2022 г. (в силу ч. 1 ст. 17 Закона об архивном деле).

Сроки хранения в типовых Перечнях и Положении о хранении документов АО 2003 г. – нормативные. Это значит, что документы нельзя хранить меньше этого срока, но по своему усмотрению организация может их увеличивать (это сказано в Инструкции о применении Перечня УД 2020 г. и п. 2.2 Положения о хранении документов АО 2003 г.). Отметим, что это общее правило касается всех организаций, а не только АО.

Сроки хранения договоров, соглашений, контрактов в Перечне УД 2020 г.

Перейдем непосредственно к рассмотрению Перечня УД 2020 г. Сразу отметим, что он не содержит отдельного раздела, касающегося только договоров, статьи с указанием сроков хранения договоров разбросаны по всем его 12 разделам. Но поскольку для постоянной работы с договорами удобно компактное представление сроков хранения, то собрали их в Таблице 1.

Информацию о сроках хранения договоров можно найти в статьях:

  • которые содержат обобщенное наименование документов. В одной статье объединяются разные виды документов по одному вопросу, имеющие одинаковый срок хранения, при этом используется термин «документы», а далее по тексту или в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью, в т.ч. и интересующий нас вид документа – договор (см., например, ст. 26, 76, 85, 170, 231, 648 Перечня УД 2020 г.);
  • с конкретным наименованием договора (например, ст. 96, 279);
  • по отдельным видам оказываемых услуг или выполняемых работ (например, ст. 492, 550, 633);
  • содержащих не только конкретное наименование договора, но и перечень документов, которые должны храниться вместе с договором (например, ст. 65, 88, 94, 98, 120, 261, 301);
  • объединяющих группы договоров, при этом критерий «попадания» того или иного договора в конкретную группу определяется в самой статье (например, ст. 11, 224, 225).

При применении сроков хранения договоров, указанных в Перечне УД 2020 г., следует руководствоваться Инструкцией, утвержденной приказом Росархива от 20.12.20219 № 237:

  • конкретные сроки хранения, указанные в годах (1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет и 75 лет), должны соблюдаться всеми организациями на территории России;
  • а срок хранения «постоянно» для разных организаций означает разные вещи:
    • источники комплектования государственных или муниципальных архивов такие документы передают на постоянное хранение в эти архивы;
    • организации, не являющиеся источниками комплектования, сами должны хранить эти документы не менее 10 лет;
  • срок хранения «до ликвидации организации» означает, что указанные документы хранятся в организации до ее ликвидации, независимо от того, является ли она источником комплектования государственного или муниципального архива. При ликвидации организации эти документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда Российской Федерации;
  • срок хранения «до минования надобности» не может быть менее 1 года;
  • если рядом с конкретным сроком хранения стоит отметка ЭПК, то это означает, что часть документов после истечения установленного срока может быть отнесена к сроку хранения «постоянно» по результатам экспертизы их ценности.

Чтобы вам было удобно ориентироваться в сроках хранения договоров, разбросанных по всему Перечню УД 2020 г., мы свели их в таблицу. За основу взяли указатель видов документов этого Перечня, где договоры представлены в алфавитном порядке9, в таком же порядке собрали их в Таблицу 1. Потом добавили в нее статьи Перечня, содержащие соглашения, если они не были прежде включены в нее, а также журналы регистрации и соответствующие отчеты.

Этот свод статей будет удобнее, чем их поиск по всему Перечню. Сначала посмотрите его. А уже потом мы дадим комментарии по срокам хранения отдельных договоров, на которые следует обратить внимание – где не все так просто.

Назовем основные отличия Перечня УД 2020 г. от предыдущего Перечня УД 2010 г. в части сроков хранения договоров:

  • существенно изменился критерий, по которому определяется год, когда договоры закончены делопроизводством;
  • уменьшены сроки хранения у значительного числа договоров;
  • сроки хранения увеличились у незначительного числа договоров;
  • значительное количество договоров из предыдущего Перечня не вошло в ныне действующий (заметим, что большая их часть была с постоянным сроком хранения);
  • дела по отдельным видам договоров должны формироваться с включением в их состав дополнительных документов10;
  • появилась группа договоров, связанная с проведением закупок как в госорганах, так и отдельными юридическими лицами (закупки по 44-ФЗ11 и 223-ФЗ12);
  • некоторые статьи разделены, другие наоборот объединены.

Таблица 1. Статьи со сроками хранения договоров в Перечне УД 2020 г.

№ статьи Вид документа Срок хранения Примечание
94 Договоры (контракты) аренды (субаренды), безвозмездного пользования имуществом; документы (правоустанавливающие документы, акты приема-передачи, технические паспорта, планы, кадастровые планы, схемы, расчеты) к ним: (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору.
(2) По договорам (контрактам) аренды (субаренды), безвозмездного пользования государственным, муниципальным имуществом – 15 лет ЭПК.
(3) Объектов культурного наследия – Постоянно.
(4) Природоохранных зон – Постоянно
а) недвижимого имущества 10 лет (1) (2) (3) (4)
б) движимого имущества 5 лет (1) (3)
550 Договоры транспортной экспедиции и (или) аренды транспортных средств 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
259 Договоры банковского счета 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора
301 Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг 50/75 лет
90 Договоры дарения (пожертвования) недвижимого и движимого имущества До ликвидации организации
420 Договоры добровольного страхования работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
91 Договоры доверительного управления имуществом, в том числе ценными бумагами 10 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
261 Кредитные договоры, договоры займа и иные долговые обязательства; документы, подтверждающие предоставление кредита (займа) и исполнение должником своих обязательств 5 лет ЭПК (1) (2) (1) После полного исполнения обязательства, списания задолженности по обязательству или его прекращению по иным основаниям.
(2) С условием о залоге имущества – 10 лет
98 Договоры залога; документы (заявки, правоустанавливающие документы по предметам залога, расчеты стоимости, заключения, акты, переписка) к ним 10 лет (1) (1) По истечении срока действия договора или выкупа имущества; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу
386 Коллективные договоры Постоянно (1) (1) Присланные для сведения – До минования надобности
75 Документы (постановления, ходатайства, соглашения об изъятии, перечни имущества, акты, расчеты, выписки из реестра) об отчуждении (изъятии) недвижимого имущества для государственных и муниципальных нужд Постоянно
76 Документы (распоряжения, планы внешнего управления, списки, договоры купли-продажи, отчеты об оценке имущества) о продаже имущества организации-должника, имущества, обращенного в собственность государства, и иного изъятого имущества Постоянно (1) (1) Движимого имущества – 5 лет
87 Договоры купли-продажи земельных участков, зданий, строений, сооружений, помещений и документы (акты, документы по экспертизе, правоустанавливающие документы, разрешения на строительство (1) и ввод в эксплуатацию) к ним До ликвидации организации (1) В органах и организациях, выдающих разрешения на строительство – 15 лет после ввода объекта в эксплуатацию
88 Договоры купли-продажи имущественного комплекса и документы к ним (решения, протоколы, акты, аудиторские заключения, реестры всех обязательств, балансы, уведомления) До ликвидации организации
108 Договоры купли-продажи ценных бумаг, долей, паев До ликвидации организации
649 Договоры купли-продажи жилых помещений, долей в них До ликвидации организации
96 Договоры лизинга имущества организации 5 лет (1) (1) По истечении срока действия договора или выкупа имущества; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу
136 Договоры лицензионные о передаче прав на результат интеллектуальной деятельности или средство индивидуализации 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора
188 Договоры, соглашения между участниками информационного взаимодействия 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора, соглашения, после прекращения обязательств по договору, соглашению
238 Соглашения (контракты, договоры) между хозяйствующими субъектами, поставщиками и заказчиками, органами власти и хозяйствующими субъектами по повышению, снижению или поддержанию цен (тарифов) 5 лет (1) (1) После истечения срока действия соглашения (контракта, договора); после прекращения обязательств по соглашению (контракту, договору)
99 Договоры мены: (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
а) недвижимого имущества; До ликвидации организации
б) движимого имущества 5 лет (1)
120 Договоры на ведение реестра владельцев ценных бумаг, акт приема-передачи документов и информации реестра 10 лет (1) (1) После истечения срока действия договора
654 Договоры на обслуживание жилых помещений, находящихся в собственности организации 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
628 Договор на оказание и оплату медицинской помощи по обязательному страхованию 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
580 Договоры на оказание охранных услуг 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
65 Договоры, заявки, доказательные материалы, декларации на оказание услуг по добровольному подтверждению соответствия 5 лет (1) (1) После истечения срока действия декларации
103 Договоры на представление интересов государства в органах управления акционерных обществ, акции которых находятся в государственной собственности 5 лет ЭПК (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
11 Договоры, соглашения, контракты (1), документы (акты, протоколы разногласий) к ним 5 лет ЭПК (2) (1) Не указанные в отдельных статьях Перечня.
(2) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
225 Контракты (договоры) о закупках отдельными видами юридических лиц 5 лет ЭПК (1) (1) После истечения срока действия контракта (договора), прекращения обязательств по контракту (договору)
279 Договоры о материальной ответственности материально ответственного лица 5 лет (1) (1) После увольнения (смены) материально ответственного лица
633 Договоры о медицинском и санаторно-курортном обслуживании работников 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
166 Соглашения (договоры) о неразглашении информации ограниченного доступа 3 года (1) (1) После истечения срока неразглашения информации, установленного соглашением (договором)
170 Дело фонда (исторические и тематические справки, договоры о передаче документов на постоянное хранение, акты проверки наличия и состояния документов, о технических ошибках, приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению, об утрате и неисправимых повреждениях, обнаружении документов, акты рассекречивания и другие документы, отражающие работу с фондом) Постоянно (1) (2) (1) В государственные, муниципальные архивы передаются при ликвидации организации.
(2) Акты об утрате и утрате и неисправимых повреждениях, составленные на документы временного (до 10 лет) срока хранения – 5 лет после утверждения описей дел постоянного хранения
648 Документы (заявления, справки, выписки, договоры) о передаче жилых помещений в собственность До ликвидации организации
231 Документы (извещения о конкурсах, заявки на участие в конкурсах, протоколы, уведомления, договоры (соглашения), заключения, отчеты) о проведении конкурсов на право получения грантов, субсидий 5 лет ЭПК
492 Договоры об образовании на обучение по дополнительным профессиональным программам, ученические договоры, договоры о проведении независимой оценки квалификации 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
26 Документы (договоры, акты, сведения) о реорганизации организации Постоянно
341 Документы (договоры, соглашения) о сотрудничестве с международными и иностранными организациями Постоянно
180 Договоры о сроках и условиях депозитарного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и использования указанных документов Постоянно
627 Договор о финансовом обеспечении обязательного медицинского страхования 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
353 Договоры (контракты) и документы к ним об обучении, стажировке иностранных специалистов в Российской Федерации и российских специалистов за рубежом 5 лет (1) (1) После завершения обучения, стажировки
135 Договоры об отчуждении исключительного права на результат интеллектуальной деятельности или средство индивидуализации 5 лет ЭПК (1) (1) По истечении срока действия исключительного права
114 Акционерные соглашения, договоры об управлении и распоряжении акциями До ликвидации организации
551 Договоры обязательного страхования гражданской ответственности владельцев транспортных средств 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
285 Договоры (контракты, соглашения) оказания аудиторских услуг: (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору.
(2) При условии проведения внешней проверки качества работы.
(3) При возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу
а) у аудируемого лица 5 лет (1)
б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора 5 лет (1) (2) (3)
541 Договоры оказания коммунальных услуг организации 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
85 Документы (заявления, договоры, свидетельства, постановления, распоряжения, планы, паспорта, выписки) по оформлению земельных участков в собственность До ликвидации организации
101 Договоры поручения: (1) При возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу
а) по недвижимому имуществу; 15 лет (1)
б) по движимому имуществу 10 лет (1)
100 Договоры проката 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
179 Договоры (соглашения) с архивными учреждениями, иными организациями о взаимодействии и сотрудничестве в сфере архивного дела и делопроизводства 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
571 Договоры, соглашения с удостоверяющим центром о создании сертификата ключа проверки электронной подписи13 5 лет (1) (1) После приостановления или аннулирования действия сертификата ключа проверки электронной подписи
650 Договоры найма, социального найма жилого помещения 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
537 Договоры страхования зданий, строений, сооружений, помещений, земельных участков; документы (полисы, соглашения, переписка) к ним 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
538 Договоры страхования жилых помещений, заключенные в рамках программ организации возмещения ущерба, причиненного расположенным на территории субъектов Российской Федерации жилым помещениям граждан, с использованием механизма добровольного страхования 10 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
552 Договоры страхования транспортных средств 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
550 Договоры транспортной экспедиции и (или) аренды транспортных средств 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
435 Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении 50 / 75 лет ЭПК
655 Договоры управления многоквартирными домами 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
525 Договоры хранения (складского хранения) 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
29 Учредительные договоры общества, хозяйственного товарищества Постоянно
565 Договоры эксплуатации, ремонта, аренды внутренней связи 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
540 Договоры энергоснабжения 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
12 Документы (расчеты, заключения, справки, переписка) к договорам, соглашениям, контрактам 5 лет
94 Договоры (контракты) аренды (суб­аренды), безвозмездного пользования имуществом; документы (правоустанавливающие документы, акты приема-передачи, технические паспорта, планы, кадастровые планы, схемы, расчеты) к ним: (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору.
(2) По договорам (контрактам) аренды (субаренды), безвозмездного пользования государственным, муниципальным имуществом – 15 лет ЭПК.
(3) Объектов культурного наследия – Постоянно.
(4) Природоохранных зон – Постоянно
а) недвижимого имущества; 10 лет (1) (2) (3) (4)
б) движимого имущества 5 лет (1) (3)
95 Уведомления о прекращении действия договоров (контрактов) аренды (субаренды), безвозмездного пользования зданиями, строениями, сооружениями, помещениями, земельными участками и иным имуществом 10 лет
224 Государственные, муниципальные контракты на закупку товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд 5 лет ЭПК (1) (1) После истечения срока действия контракта, прекращения обязательств по контракту
238 Соглашения (контракты, договоры) между хозяйствующими субъектами, поставщиками и заказчиками, органами власти и хозяйствующими субъектами по повышению, снижению или поддержанию цен (тарифов) 5 лет (1) (1) После истечения срока действия соглашения (контракта, договора); после прекращения обязательств по соглашению (контракту, договору)
385 Соглашения генеральные, межрегиональные, региональные, отраслевые (межотраслевые), территориальные и иные соглашения по регулированию социально-трудовых отношений Постоянно
144 Мировые соглашения. Копии (2) 5 лет (1) (1) После полного исполнения условий мирового соглашения.
(2) Подлинники хранятся в судебных делах
341 Документы (договоры, соглашения) о сотрудничестве с международными и иностранными организациями Постоянно
81 Соглашения об определении долей в праве собственности и документы (списки имущества, акты) к ним До ликвидации организации
339 Уставы, положения, договоры (соглашения) об учреждении международных организаций (объединений), участником которых является организация. Копии До ликвидации организации (1) (1) Подлинники хранятся в международных организациях, организациях-учредителях
137 Журналы, базы данных регистрации договоров (контрактов) аренды (суб­аренды), безвозмездного пользования: (1) По договорам (контрактам) аренды (субаренды), безвозмездного пользования государственным, муниципальным имуществом – 15 лет ЭПК.
(2) Объектов культурного наследия – Постоянно.
(3) Природоохранных зон – Постоянно
а) недвижимого имущества; 10 лет (1) (2) (3)
б) движимого имущества 5 лет (1) (3)
138 Журналы, базы данных регистрации договоров:
а) об отчуждении (приобретении) недвижимого имущества; До ликвидации организации
б) покупок, продаж движимого имущества 5 лет
214 Отчеты об исполнении государственных, муниципальных контрактов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг 5 лет ЭПК

Вид договора не всегда однозначен

Часто специалисты по делопроизводству для определения вида договора, чтобы установить срок его хранения, смотрят только на название договора. При этом Гражданский кодекс РФ не требует указывать точное наименование договора в его заголовке, да и сам ГК РФ содержит больше 30 поименованных видов договоров, которые на практике могут быть смешанными. Более того, название договора может не соответствовать его содержанию (условиям).

Чтобы определить, к какому виду относится конкретный договор, его нужно прочитать и его существенные условия соотнести со статьями ГК РФ. Если вы затрудняетесь самостоятельно отнести договор к определенному виду, то стоит обратиться за консультацией к юристу вашей организации.

Пример 1

Договор может называться «Договор поставки», но этим не ограничиваться!

Если это только договор поставки, то срок хранения будет определяться по ст. 11 Перечня УД 2020 г. и составит 5 лет ЭПК после истечения срока действия договора, исполнения обязательств по договору.

Если же этот договор называется «договор поставки», но фактически по нему будет осуществляться еще и монтаж, и пусковые испытания поставляемого оборудования, то срок хранения данного договора будет определяться по ст. 373 Перечня НТД 2022 г. и составит уже 10 лет после истечения срока действия договора.

Это разительные отличия сроков хранения двух договоров с одним и тем же названием «договор поставки», но разным содержанием.

Пример 2

Организация заключила договор на аренду отдельно стоящего здания (договор называется «договор аренды»). В него включено условие о последующей продаже данного здания арендатору. Исходя из совокупного анализа условий договора при определении его срока хранения:

  • нельзя апеллировать только к названию «договор аренды» и опираться на ст. 94 Перечня УД 2020 г. (для договоров аренды недвижимого имущества срок хранения 10 лет после истечения срока действия договора и прекращения обязательств по договору);
  • следует руководствоваться ст. 87 Перечня УД 2020 г., которая определяет срок хранения договоров купли-продажи земельных участков, зданий, строений, сооружений, помещений (срок хранения – до ликвидации организации).

Фактически это смешанный договор, а значит, из сроков хранения, указанных в ст. 87 и 94 Перечня УД 2020 г., выбираем максимальный – до ликвидации организации.

Если у договора двойное (или тройное) назначение, необходимо выяснить срок хранения для каждого назначения и хранить документ по максимальному из найденных сроков, причем сроки могут оказаться в разных Перечнях.

Если срок конкретного договора в Перечнях не указан

Большинство договоров, указанных в Перечне УД 2020 г., имеют срок хранения 5 лет или 5 лет ЭПК после истечения срока действия договора, исполнения обязательств по договору.

Если же вы не сможете найти договор в Перечне УД 2020 г. и в Перечне НТД 2022 г., то следует использовать статью 11 Перечня УД 2020 г. (в Таблице 1 мы выделили эту «палочку-выручалочку» оранжевой заливкой, привели ее и во фрагменте документа ниже). Ссылаясь на нее, вы сможете любому договору (соглашению), не указанному в отдельных статьях действующих типовых Перечней, присвоить срок хранения 5 лет ЭПК после истечения срока действия договора, исполнения обязательств по договору, после чего провести экспертизу и часть документов можно оставить на более длительный срок хранения, вплоть до постоянного.

Например, такой распространенный вид договора, как договор поставки, не имеет своей профильной статьи в Перечне УД 2020 г.

Фрагмент документа

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)

Есть несколько моментов, важных для правильного понимания и применения «спасительной» ст. 11 (см. «!» во фрагменте документа выше):

  • во-первых, о каких актах идет речь? Ведь в Перечне УД 2022 г. есть ст. 277 в разделе «Учет и отчетность» для актов о приеме, сдаче, списании имущества и материалов – это первичные учетные документы. Как правило, на крупных предприятиях хранение договоров и первичных учетных документов осуществляется в разных подразделениях, например договоры хранятся в договорном отделе или юридической службе (реже в службе ДОУ), «первичка» – в бухгалтерии14. Какие акты предусмотрены в ст. 11 (с учетом актов, указанных в ст. 277), не совсем понятно, но одно очевидно – это не первичные учетные документы. Можно предположить, что стороны по договору могут передавать документы по акту приема-передачи или что-то еще, тогда указанные акты можно хранить вместе с договорами;
  • во-вторых, порядок заключения договора подразумевает в отдельных случаях не только оформление протокола разногласий, который является встречной офертой, но еще и протокола согласования разногласий (протокола урегулирования разногласий), который вообще не предусмотрен Перечнем УД 2020 г. Указанное обстоятельство следует учесть при формировании дел:
    • протокол разногласий является неотъемлемой частью договора,
    • а протокол согласования разногласий (если стороны решат его подписать) является неотъемлемой частью протокола разногласий, значит, он тоже должен был быть подшит в дело вместе со своим договором;
  • в-третьих, возникает вопрос, почему протоколы разногласий к договорам предусмотрены только в ст. 11 Перечня УД 2020 г.? Очевидно, что протоколы разногласий могут оформляться к любым договорам, поименованным во всех статьях данного Перечня. Эту недоработку следует учитывать, помня, что протокол разногласий и протокол согласования разногласий не являются отдельными единицами хранения – они всегда прилагаются к договору, условия которого они конкретизируют.

Когда договор закончен делопроизводством?

В отличие от предыдущего Перечня УД 2010 г. в действующем Перечне УД 2020 г. появилось существенное уточнение для исчисления того момента (года), когда договоры будут закончены делопроизводством:

  • если раньше этот момент был привязан только к истечению срока действия договора,
  • то теперь для многих договоров требуется одновременно выполнение еще одного условия – прекращения обязательств по договору (обычно это связывают с подписанием «закрывающих» документов, например акта о приемке выполненных работ и др.).

Эти 2 требования логически дополняют друг друга, ведь окончание срока действия договора не всегда означает полного исполнения сторонами обязательств по договору. И закончены делопроизводством они будут именно от даты последнего из этих 2 событий.

При этом мы помним основное архивное правило: сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством.

Пример 3

Заключили договор транспортной экспедиции 20.03.2020. Договор действует до 30.10.2021. Акты оказанных услуг подписаны 30.10.2021.

Статья 550 Перечня УД 2020 г. предписывает хранить его 5 лет после истечения срока действия договора, после прекращения обязательств по договору. Значит 1-м годом хранения договора будет 2022 год, т.к. закончен делопроизводством он был в 2021 году. Последним 5-м годом хранения будет 2026 год. Только начиная с 2027 года указанный договор можно уничтожать.

Здесь не играет роли, сколько мы хранили договор, пока он действовал: несколько месяцев или несколько лет. Срок хранения начинаем отсчитывать не на следующий день после окончания срока действия договора и исполнения обязательств, а с 1 января года, следующего за годом, в котором он был закончен делопроизводством.

Пример 4

Заключили договор поставки 15.08.2021. Срок действия договора до 31.12.2021.

Оплатили аванс, товар поставили в срок, предусмотренный договором, – 15.10.2021, но вот окончательный расчет (в договоре предусмотрен срок до 01.11.2021) по состоянию на 31.12.2021 не произвели. Налицо неисполнение обязательств второй стороной договора. В этой ситуации может быть и изменен срок действия договора (если он закончился), и уточнен срок окончательной оплаты товара путем подготовки дополнительного соглашения. А можно и просто дождаться окончательных расчетов по договору. Но в любом случае это означает, что все вопросы по данному договору не решены и могут начаться судебные разбирательства. В этой ситуации «отправлять» договор на хранение рано, т.к. делопроизводством он еще не закончен. Произойдет это только тогда, когда вторая сторона осуществит окончательный расчет и будет составлен соответствующий первичный учетный документ, подтверждающий исполнение обязательств по договору (например, платежное поручение с отметкой банка).

Если обязательства (окончательный расчет) будут исполнены в феврале 2022 года, то делопроизводством договор будет закончен в 2022 году, а срок хранения договора тогда будет исчисляться с 1 января 2023 года.

Пример 5

Заключили договор на поставку товара 01.09.2021. Срок действия договора – до 31.01.2022.

Условия оплаты предусматривают 100% предоплату товара, которая была произведена в течение 10 рабочих дней с даты подписания договора, а именно 10.09.2021. Товар поставлен 10.10.2021, что подтверждается товарной накладной по унифицированной форме № ТОРГ-12, при этом срок поставки по договору (до 12.10.2021) соблюден.

В этой ситуации мы видим, что обязательства выполнены, но договор отправлять на хранение еще нельзя, т.к. он является действующим до 31.01.2022, а значит, делопроизводством он будет закончен только в 2022 году, его срок хранения будет исчисляться с 1 января 2023 года по ст. 11 Перечня УД 2020 г.

Пример 6

В тексте договора на поставку оборудования, выполнение монтажных и пуско-наладочных работ срок его действия определен так:

«8.8. Настоящий договор вступает в силу с момента его подписания обеими сторонами и действует до 30 сентября 2021 года, но в любом случае до полного исполнения сторонами обязательств, в том числе гарантийных».

При наличии такой формулировки, чтобы определить дату окончания действия договора (от которой зависит начало исчисления срока хранения договора), необходимо получить подтверждение исполнения всех обязательств. Это может подтверждаться соответствующими товарными накладными о приемке товара, актом сдачи-приемки выполненных работ, но при этом необходимо не забыть еще про одно обязательство – гарантийный срок.

Приведем пример его формулировки в договоре:

«6.8. Гарантийный срок на поставляемое по настоящему договору оборудование, а также на результат выполненных работ составляет 12 месяцев с даты подписания сторонами акта сдачи-приемки выполненных работ.

6.9. На оборудование (комплектующее изделие), переданное Поставщиком взамен оборудования (комплектующего изделия), в котором в течение гарантийного срока были обнаружены недостатки, устанавливается гарантийный срок той же продолжительности, что и на замененное оборудование (комплектующее изделие).».

При наличии таких формулировок касательно гарантийного срока возможны 2 варианта, которые окажут влияние на срок действия договора и момент полного прекращения обязательств по нему (при условии, что остальные обязательства по договору выполнены). Рассмотрим их.

1. Если оборудование работало исправно в период гарантийного срока (это должен подтвердить ответственный исполнитель по договору), то срок исполнения обязательств по договору закончится после истечения гарантийного срока. В нашем примере, если поставка оборудования и выполнение монтажных и пуско-наладочных работ подтверждаются актом сдачи-приемки выполненных работ от 30 сентября 2021 года, то прибавим еще 12 месяцев, отведенных на гарантийный срок, и получим 30 сентября 2022 года. Именно эта дата будет считаться датой исполнения всех обязательств по договору, а исчисление срока хранения данного договора начнется с 1 января 2023 года.
Но здесь возникает следующий вопрос: а сколько хранить данный договор? Он является не только договором поставки, но одновременно по нему осуществляется выполнение монтажных и пуско-наладочных работ:

  • В Перечне УД 2020 г. отдельной статьи для определения срока хранения договоров поставки нет, но использовать ст. 11 этого же Перечня не рекомендуем (это статья для договоров, не указанных в отдельных статьях Перечня УД 2020 г., срок хранения таких договоров – 5 лет ЭПК после истечения срока действия договора и после прекращения обязательств по договору);
  • поскольку данный договор подразумевает еще выполнение иных работ, следует обратить внимание на ст. 373 Перечня НТД 2022 г., которая определяет срок хранения договоров, актов, планов, графиков установки (монтажа), пусковых испытаний и приема в эксплуатацию оборудования – 10 лет ЭПК после истечения срока действия договора. Наш договор поставки с учетом выполнения монтажных и пуско-наладочных работ попадает под действие данной статьи, значит, хранить мы его будем 10 лет и уничтожить сможем только с 1 января 2034 года.

2. Если оборудование сломалось в период гарантийного срока, то необходимо уточнить (эти сведения подтверждаются соответствующей перепиской, документами и предоставляются не бухгалтерией, а ответственным исполнителем по договору), с какого момента установлен гарантийный срок на замененное оборудование или комплектующее изделие и прибавить 12 месяцев. Например, если гарантийный срок был установлен с 15 июля 2022 года, то окончание гарантийного срока придется на 15 июля 2023 года.
Исчисление срока хранения договора в этом случае начнется с 1 января 2024 года. С учетом ст. 373 Перечня НТД 2022 г. данный договор можно будет уничтожить с 1 января 2035 года.

Но если купленное вашей организацией оборудование является основным средством, то в целях подтверждения приобретения основного средства можно рекомендовать экспертной комиссии не принимать решение об уничтожении указанного договора в вышеназванные сроки, а срок хранения установить по ст. 323 Перечня УД 2020 г., предусматривающей срок хранения документов (протоколов, актов, справок, расчетов, ведомостей, заключений о переоценке, определении амортизации, списании основных средств и нематериальных активов): 5 лет после выбытия основного средства и нематериальных активов, для федерального имущества – постоянно.

Вариаций исполнения обязательств по договору множество, сколько бы их ни возникало, задача состоит в том, чтобы уйти от формального подхода к определению даты, которая является окончательной датой исполнения обязательств по договору. И следует понимать, какая кропотливая и, можно сказать, аналитическая работа должна быть проведена в организации, чтобы были учтены все нюансы.

Как видите, добавление 2-го условия (об исполнении всех обязательств по договору) для завершения делопроизводством большинства договоров можно считать серьезным плюсом действующего Перечня УД.

В его отдельных статьях, кроме вышеуказанных условий, можно встретить и иные. Поэтому во время работы с Перечнем УД 2020 г. следует внимательно изучать содержимое его графы «Примечание». Здесь часто уточняются сроки, указанные в графе «Срок хранения», а именно:

  • может уточняться момент начала отсчета срока хранения;
  • для всех документов статьи может быть выдвинуто условие, при соблюдении которого срок хранения удлиняется или сокращается;
  • для части документов, подпадающих под конкретную статью Перечня, может быть установлен индивидуальный срок хранения (например, ст. 261);
  • а есть и такие договоры, для завершения делопроизводством которых требуется лишь 1 условие (обращаем внимание, что условия эти тоже могут быть разными), например:

Фрагмент документа

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)

Для справки. Каким может быть срок действия договора

Поскольку многие сроки хранения договоров в Перечне УД 2020 г. апеллируют к такому понятию, как «срок действия договора», дадим некоторые комментарии в отношении данного термина.

В соответствии со ст. 425 ГК РФ договор вступает в силу и становится обязательным для сторон с момента его заключения. Но стороны вправе установить в договоре, что его условия применяются к их отношениям, возникшим до его заключения15 (например, договор может быть заключен 20.01.2022, а первая поставка продукции по договору может быть произведена в декабре 2021 года). Если начало срока действия договора в его тексте не оговорено, а дата подписания каждой из сторон не указана, то он начнет действовать с даты, указанной в преамбуле16.

Не забывайте и про п. 3 и 4 ст. 425 ГК РФ, согласно которым:

  • законом или договором может быть предусмотрено, что окончание срока действия договора влечет прекращение обязательств сторон по договору (это нужно отслеживать по всем договорам);
  • договор, в котором отсутствует такое условие, признается действующим до определенного в нем момента окончания исполнения обязательств сторонами.

Срок действия договора может быть:

  • определенным. Срок окончания договора, заключенного на определенный срок, может быть обозначен:
    • конкретной датой (например, договор действует до 31 декабря 2022 г.);
    • истечением некоего периода (например, договор вступает в силу с 01 февраля 2022 г. и действует в течение трех месяцев);
  • неопределенным (до его расторжения). Договор заключен на неопределенный срок, если:
    • в тексте договора срок его действия не указан. По общему правилу стороны не обязаны включать в текст договора условие о сроке его действия, за исключением договора страхования и договора доверительного управления имуществом, т.к. для них в соответствии с ГК РФ срок действия договора является существенным условием и без него договор считается незаключенным. Для остальных договоров, если в тексте отсутствует срок действия, то временные рамки отношений сторон определяются сроками исполнения предусмотренных договором обязательств – такой договор считается заключенным на неопределенный срок;
    • в договоре прямо указано, что он заключен на неопределенный срок;
    • договором предусмотрена его автоматическая пролонгация;
    • в договоре предусмотрена формулировка «до полного исполнения сторонами всех обязательств», в последнее время все чаще встречается и такой вариант: «до полного исполнения сторонами всех обязательств, в том числе гарантийных». Иногда можно встретить следующий гибрид: «Срок действия договора до 31.12.2022, но в любом случае до полного исполнения сторонами своих обязательств» – хотя здесь фигурирует конкретная дата, договор все равно считается заключенным на неопределенный срок.

Кроме того, даже договор с определенной датой может быть пролонгирован. Обычно это оформляется дополнительным соглашением к договору, которое подписывается всеми сторонами сделки. Например, в тексте договора его окончание значится концом года 31.12.2021, а дополнительным соглашением эту дату могут:

  • изменить на другую конкретную дату, например, указав конец следующего года – 31.12.2022, или
  • сделать договор заключенным на неопределенный срок.

В следующем номере журнала читайте продолжение этой подробной статьи.

Сноски 16

  1. Далее – Закон об архивном деле. Вернуться назад
  2. Далее – Перечень УД 2020 г. Вернуться назад
  3. Прим. ред.: этот Перечень был утвержден в 2019 г., а вступил в силу в 2020 г. Ранее в журнале мы именовали его для краткости Перечнем 2019 г. (по году издания), но в нашей профессиональной среде его стали гораздо чаще именовать Перечнем 2020 г. (по году начала применения). Поэтому в этой статье мы тоже решили придерживаться этой «победившей» логики, чтобы быть понятными большему числу специалистов. Вернуться назад
  4. Далее – Перечень НТД 2022 г. Вернуться назад
  5. Статья 89 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее – Закон об АО). Вернуться назад
  6. Статья 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью». Вернуться назад
  7. Далее – Положение о хранении документов АО 2003 г. Вернуться назад
  8. Прим.ред.: Имеется в виду Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000 и потом действовавший в редакции 27.10.2003; далее – Перечень УД 2000 г.). Потом вышел аналогичный Перечень УД 2010 г., далее его сменил ныне действующий Перечень УД 2020 г. Вернуться назад
  9. Хотя считать этот порядок алфавитным можно весьма условно. Вернуться назад
  10. Это требование к отдельным видам договоров было и в Перечне УД 2010 г., но в Перечне УД 2020 г. появились новшества, касающиеся, например:
    – совместного хранения договоров гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами и актов сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг (ст. 301 Перечня УД 2020 г.) или
    – договоров на ведение реестра владельцев ценных бумаг и актов приема-передачи документов и информации реестра (ст. 120 Перечня УД 2020 г.). Вернуться назад
  11. Федеральный закон «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» от 05.04.2013 № 44-ФЗ. Вернуться назад
  12. Федеральный закон «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» от 18.07.2011 № 223-ФЗ. Вернуться назад
  13. См. статью «Срок хранения документов, связанных с созданием и использованием усиленных электронных подписей» в № 4' 2022, потому что в Перечне УД 2020 г. и свежем Перечне НТД 2022 г. установлены разные сроки хранения для документации, связанной с усиленными электронными подписями. Мы объяснили технологию использования ключа подписания электронного документа и сертификата ключа проверки ЭП, а также сколько на самом деле их нужно хранить. – Прим. ред. Вернуться назад
  14. Прим. ред.: В определенных ситуациях и сам договор может быть признан первичным учетным документом, если он соответствует требованиям, установленным Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Вернуться назад
  15. Прим. ред.: Если иное не установлено законом или не вытекает из существа соответствующих отношений. Вернуться назад
  16. Прим. ред.: За исключением ситуаций, предусмотренных ст. 433 ГК РФ. Вернуться назад
Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Где и сколько хранить учетную политику?

Если учетная политика составлена на 2022 год, но данный документ является приложением к приказу от 2021 года, в дело какого года в итоге его подшивать: —  в дело 2021 года подшивается только приказ, а приложение к нему – в дело 2022 года? —  или приказ и приложение к нему формируются вместе в дело 2021 года?

Сколько хранить документы по социальному и пенсионному страхованию?

Где в Перечне 2020 года аналог статьи 390 из Перечня 2010 года и есть ли он, либо эти документы можно хранить временно? Какие формы документов учитываются (и ведутся в организациях на современном этапе – РСВ, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-М) по статьям 620, 624, 308 и 450? Где, скорее всего, они должны вестись: в кадровой службе или в бухгалтерии?

Как год издания влияет на срок хранения документов по личному составу

Как понимать положения ст. 22.1 Закона об архивном деле, чтобы документам со сроком хранения 50 / 75 лет в Перечне в своей организации установить конкретный срок хранения: 50 или 75 лет? На какие документы это правило не распространяется? Что такое «запретные даты» – за какие годы уничтожать документы не принято? Когда кадровый документ считается завершенным делопроизводством? Поводом для написания статьи стали вопросы читателей.

Новый Перечень НТД со сроками хранения

Новый Перечень НТД вступил в силу 13.02.2022. Кому и к каким документам его надо применять. Описали кардинальные изменения нового Перечня НТД по сравнению с предыдущим: видовой состав документов, за счет чего количество статей сократилось с 1990 до 1065, структура. Все разделы и подразделы нового Перечня со своими звеньями, отражающими процесс прохождения НТД, даны схематически – это позволит вам быстро понять его сферу охвата.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы