Сроки хранения договоров: теория и интересная практика (часть 1)

Договоры представляют собой сделки, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей сторон (согласно ст. 420 ГК РФ договор – это двух- или многосторонняя сделка). Договоры являются именно теми документами, которые подтверждают взаимоотношения с контрагентами по различным направлениям деятельности организации, начиная с поставок товаров до приобретения целого бизнеса. Поэтому и в случае проверок компетентными органами, и в случае возникновения судебных разборок по вопросам исполнения обязательств контрагентами по договорам, и в случае запроса акционеров о предоставлении документов в соответствии с законом об АО наличие оригинала договора является обязательным! А раз так, то очень важным и становятся:

• правильное определение сроков и порядка хранения:
  • договоров и
  • документов, связанных с заключением и исполнением договоров;
• журналов регистрации договоров.

И преждевременное уничтожение договоров может иметь самые негативные последствия для вашей организации. При этом заметим, что сроки хранения вызывают много вопросов, т.к. не являются однозначными для всех видов договоров по разным перечням и федеральным законам.

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле  в Российской Федерации»¹ в соответствии с ч. 1 ст. 17:

• обязывает все организации обеспечивать хранение архивных документов, которые образуются в процессе их деятельности, и
• устанавливает состав нормативных правовых актов, определяющих сроки хранения архивных документов:
  • федеральные законы;
  • иные нормативные правовые акты Российской Федерации;
  • в т.ч. перечни архивных документов.

Сначала разберем сроки хранения в привычных нам перечнях, а потом займемся анализом остальной нормативной базы.

Сроки хранения в Перечнях

Закон об архивном деле устанавливает 2 вида перечней: типовой и ведомственный. Они являются нормативными документами при определении сроков хранения и отборе архивных документов для их дальнейшего хранения или уничтожения, а значит, обязательны для применения во всех организациях.

В настоящее время всем организациям следует руководствоваться следующими типовыми перечнями:

• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)², который вступил в силу 18.02.2020³.
  Обратите внимание также на Инструкцию по его применению (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237) и Разъяснения Федерального архивного агентства от 12.03.2020 по внедрению этого Перечня;
• Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Федерального архивного агентства от 28.12.2021 № 142)⁴, который вступил в силу 13.02.2022.

Ведомственные перечни имеют более узкую направленность, т.к. разрабатываются ведомствами (и согласуются с Росархивом) с учетом своей специфики для себя и подведомственных организаций. Например:

• Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, территориальных органов и организаций, входящих в его систему, с указанием сроков хранения (утв. приказом МЧС России от 10.02.2021 № 70);
• Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Федеральной налоговой службы от 02.11.2021 № ЕД-7-10/952@).

В коммерческих организациях обязанность хранить документы закреплена дополнительно еще в законах об акционерных обществах⁵ и обществах с ограниченной ответственностью⁶.

Специфика АО

Применяя вышеуказанные перечни в акционерных обществах, нельзя сбрасывать со счетов следующие требования Закона об АО:

Но поскольку Банком России такой документ до сих пор не подготовлен, то следует руководствоваться постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг (ФКЦБ России) от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ⁷», т.к. именно Банку России переданы ее полномочия (если выражаться точнее, то 13.03.2004 полномочия ФКЦБ России были переданы ФСФР, которая в сентябре 2013 г. была включена в состав Банка России и теперь является службой Банка России по финансовым рынкам).

Указанный нормативный правовой акт был утвержден в 2003 году и содержит в части сроков хранения договоров отсылки (п. 2.1.3 и п. 2.1.5) на Перечень хранения документов 2000 года⁸, который в настоящее время утратил свою силу. А это значит, что акционерные общества обязаны соблюдать сроки хранения документов, предусмотренные действующими Перечнем УД 2020 г. и Перечнем НТД 2022 г. (в силу ч. 1 ст. 17 Закона об архивном деле).

Сроки хранения в типовых Перечнях и Положении о хранении документов АО 2003 г. – нормативные. Это значит, что документы нельзя хранить меньше этого срока, но по своему усмотрению организация может их увеличивать (это сказано в Инструкции о применении Перечня УД 2020 г. и п. 2.2 Положения о хранении документов АО 2003 г.). Отметим, что это общее правило касается всех организаций, а не только АО.

Сроки хранения договоров, соглашений, контрактов в Перечне УД 2020 г.

Перейдем непосредственно к рассмотрению Перечня УД 2020 г. Сразу отметим, что он не содержит отдельного раздела, касающегося только договоров, статьи с указанием сроков хранения договоров разбросаны по всем его 12 разделам. Но поскольку для постоянной работы с договорами удобно компактное представление сроков хранения, то собрали их в Таблице 1.

Информацию о сроках хранения договоров можно найти в статьях:

• которые содержат обобщенное наименование документов. В одной статье объединяются разные виды документов по одному вопросу, имеющие одинаковый срок хранения, при этом используется термин «документы», а далее по тексту или в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью, в т.ч. и интересующий нас вид документа – договор (см., например, ст. 26, 76, 85, 170, 231, 648 Перечня УД 2020 г.);
• с конкретным наименованием договора (например, ст. 96, 279);
• по отдельным видам оказываемых услуг или выполняемых работ (например, ст. 492, 550, 633);
• содержащих не только конкретное наименование договора, но и перечень документов, которые должны храниться вместе с договором (например, ст. 65, 88, 94, 98, 120, 261, 301);
• объединяющих группы договоров, при этом критерий «попадания» того или иного договора в конкретную группу определяется в самой статье (например, ст. 11, 224, 225).

При применении сроков хранения договоров, указанных в Перечне УД 2020 г., следует руководствоваться Инструкцией, утвержденной приказом Росархива от 20.12.20219 № 237:

• конкретные сроки хранения, указанные в годах (1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет и 75 лет), должны соблюдаться всеми организациями на территории России;
• а срок хранения «постоянно» для разных организаций означает разные вещи:
  • источники комплектования государственных или муниципальных архивов такие документы передают на постоянное хранение в эти архивы;
  • организации, не являющиеся источниками комплектования, сами должны хранить эти документы не менее 10 лет;
• срок хранения «до ликвидации организации» означает, что указанные документы хранятся в организации до ее ликвидации, независимо от того, является ли она источником комплектования государственного или муниципального архива. При ликвидации организации эти документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда Российской Федерации;
• срок хранения «до минования надобности» не может быть менее 1 года;
• если рядом с конкретным сроком хранения стоит отметка ЭПК, то это означает, что часть документов после истечения установленного срока может быть отнесена к сроку хранения «постоянно» по результатам экспертизы их ценности.

Чтобы вам было удобно ориентироваться в сроках хранения договоров, разбросанных по всему Перечню УД 2020 г., мы свели их в таблицу. За основу взяли указатель видов документов этого Перечня, где договоры представлены в алфавитном порядке⁹, в таком же порядке собрали их в Таблицу 1. Потом добавили в нее статьи Перечня, содержащие соглашения, если они не были прежде включены в нее, а также журналы регистрации и соответствующие отчеты.

Этот свод статей будет удобнее, чем их поиск по всему Перечню. Сначала посмотрите его. А уже потом мы дадим комментарии по срокам хранения отдельных договоров, на которые следует обратить внимание – где не все так просто.

Назовем основные отличия Перечня УД 2020 г. от предыдущего Перечня УД 2010 г. в части сроков хранения договоров:

• существенно изменился критерий, по которому определяется год, когда договоры закончены делопроизводством;
• уменьшены сроки хранения у значительного числа договоров;
• сроки хранения увеличились у незначительного числа договоров;
• значительное количество договоров из предыдущего Перечня не вошло в ныне действующий (заметим, что большая их часть была с постоянным сроком хранения);
• дела по отдельным видам договоров должны формироваться с включением в их состав дополнительных документов¹⁰;
• появилась группа договоров, связанная с проведением закупок как в госорганах, так и отдельными юридическими лицами (закупки по 44-ФЗ¹¹ и 223-ФЗ¹²);
• некоторые статьи разделены, другие наоборот объединены.

Вид договора не всегда однозначен

Часто специалисты по делопроизводству для определения вида договора, чтобы установить срок его хранения, смотрят только на название договора. При этом Гражданский кодекс РФ не требует указывать точное наименование договора в его заголовке, да и сам ГК РФ содержит больше 30 поименованных видов договоров, которые на практике могут быть смешанными. Более того, название договора может не соответствовать его содержанию (условиям).

Чтобы определить, к какому виду относится конкретный договор, его нужно прочитать и его существенные условия соотнести со статьями ГК РФ. Если вы затрудняетесь самостоятельно отнести договор к определенному виду, то стоит обратиться за консультацией к юристу вашей организации.

Если у договора двойное (или тройное) назначение, необходимо выяснить срок хранения для каждого назначения и хранить документ по максимальному из найденных сроков, причем сроки могут оказаться в разных Перечнях.

Если срок конкретного договора в Перечнях не указан

Большинство договоров, указанных в Перечне УД 2020 г., имеют срок хранения 5 лет или 5 лет ЭПК после истечения срока действия договора, исполнения обязательств по договору.

Если же вы не сможете найти договор в Перечне УД 2020 г. и в Перечне НТД 2022 г., то следует использовать статью 11 Перечня УД 2020 г. (в Таблице 1 мы выделили эту «палочку-выручалочку» оранжевой заливкой, привели ее и во фрагменте документа ниже). Ссылаясь на нее, вы сможете любому договору (соглашению), не указанному в отдельных статьях действующих типовых Перечней, присвоить срок хранения 5 лет ЭПК после истечения срока действия договора, исполнения обязательств по договору, после чего провести экспертизу и часть документов можно оставить на более длительный срок хранения, вплоть до постоянного.

Например, такой распространенный вид договора, как договор поставки, не имеет своей профильной статьи в Перечне УД 2020 г.

Есть несколько моментов, важных для правильного понимания и применения «спасительной» ст. 11 (см. «!» во фрагменте документа выше):

• во-первых, о каких актах идет речь? Ведь в Перечне УД 2022 г. есть ст. 277 в разделе «Учет и отчетность» для актов о приеме, сдаче, списании имущества и материалов – это первичные учетные документы. Как правило, на крупных предприятиях хранение договоров и первичных учетных документов осуществляется в разных подразделениях, например договоры хранятся в договорном отделе или юридической службе (реже в службе ДОУ), «первичка» – в бухгалтерии¹⁴. Какие акты предусмотрены в ст. 11 (с учетом актов, указанных в ст. 277), не совсем понятно, но одно очевидно – это не первичные учетные документы. Можно предположить, что стороны по договору могут передавать документы по акту приема-передачи или что-то еще, тогда указанные акты можно хранить вместе с договорами;
• во-вторых, порядок заключения договора подразумевает в отдельных случаях не только оформление протокола разногласий, который является встречной офертой, но еще и протокола согласования разногласий (протокола урегулирования разногласий), который вообще не предусмотрен Перечнем УД 2020 г. Указанное обстоятельство следует учесть при формировании дел:
  • протокол разногласий является неотъемлемой частью договора,
  • а протокол согласования разногласий (если стороны решат его подписать) является неотъемлемой частью протокола разногласий, значит, он тоже должен был быть подшит в дело вместе со своим договором;
• в-третьих, возникает вопрос, почему протоколы разногласий к договорам предусмотрены только в ст. 11 Перечня УД 2020 г.? Очевидно, что протоколы разногласий могут оформляться к любым договорам, поименованным во всех статьях данного Перечня. Эту недоработку следует учитывать, помня, что протокол разногласий и протокол согласования разногласий не являются отдельными единицами хранения – они всегда прилагаются к договору, условия которого они конкретизируют.

Когда договор закончен делопроизводством?

В отличие от предыдущего Перечня УД 2010 г. в действующем Перечне УД 2020 г. появилось существенное уточнение для исчисления того момента (года), когда договоры будут закончены делопроизводством:

• если раньше этот момент был привязан только к истечению срока действия договора,
• то теперь для многих договоров требуется одновременно выполнение еще одного условия – прекращения обязательств по договору (обычно это связывают с подписанием «закрывающих» документов, например акта о приемке выполненных работ и др.).

Эти 2 требования логически дополняют друг друга, ведь окончание срока действия договора не всегда означает полного исполнения сторонами обязательств по договору. И закончены делопроизводством они будут именно от даты последнего из этих 2 событий.

При этом мы помним основное архивное правило: сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством.

Вариаций исполнения обязательств по договору множество, сколько бы их ни возникало, задача состоит в том, чтобы уйти от формального подхода к определению даты, которая является окончательной датой исполнения обязательств по договору. И следует понимать, какая кропотливая и, можно сказать, аналитическая работа должна быть проведена в организации, чтобы были учтены все нюансы.

Как видите, добавление 2-го условия (об исполнении всех обязательств по договору) для завершения делопроизводством большинства договоров можно считать серьезным плюсом действующего Перечня УД.

В его отдельных статьях, кроме вышеуказанных условий, можно встретить и иные. Поэтому во время работы с Перечнем УД 2020 г. следует внимательно изучать содержимое его графы «Примечание». Здесь часто уточняются сроки, указанные в графе «Срок хранения», а именно:

• может уточняться момент начала отсчета срока хранения;
• для всех документов статьи может быть выдвинуто условие, при соблюдении которого срок хранения удлиняется или сокращается;
• для части документов, подпадающих под конкретную статью Перечня, может быть установлен индивидуальный срок хранения (например, ст. 261);
• а есть и такие договоры, для завершения делопроизводством которых требуется лишь 1 условие (обращаем внимание, что условия эти тоже могут быть разными), например:

В следующем номере журнала читайте продолжение этой подробной статьи.