Top.Mail.Ru

Сроки хранения госконтрактов и договоров, связанных с закупками

Давайте разберемся со сроками хранения государственных и муниципальных контрактов, а также договоров, заключенных по результатам закупок организациями с госучастием и их дочерними компаниями (это касается тех, кто работает по правилам, установленным федеральными законами № 44-ФЗ и № 223-ФЗ). На кого распространяются эти правила? Почему нельзя руководствоваться только статьями 224 и 225 действующего Перечня управленческих документов, где предусмотрен срок хранения 5 лет ЭПК? Какие более длительные сроки хранения установлены в профильном законе и постановлении Правительства РФ? Как срок хранения зависит от носителя договора (бумажного или электронного)? Как в номенклатуре дел отразить дела с договорами и допсоглашениями, заключенными на бумаге и осевшими в вашей организации, а также заключенными в электронном виде и хранящимися на электронной торговой площадке?

Договоры о закупках

В Перечне УД 2019 г.1 появилась ст. 225, которая включает контракты (договоры) о закупках отдельными видами юридических лиц.

Связанный материал
Сроки хранения договоров: теория и интересная практика (часть 1)
№ 05 / 2022

В 1-й части статьи «Сроки хранения договоров: теория и интересная практика» в № 5’ 2022: специфика АО; сроки хранения договоров, разбросанные по всему Перечню управленческих документов 2019 г., мы собрали в таблицу; как определить срок хранения, если нужного вам договора в действующих Перечнях не нашлось; примеры определения сроков хранения у договоров «двойного назначения»; когда договор считается законченным делопроизводством, чтобы со следующего года можно было начать исчислять его срок хранения

Связанный материал
Сроки хранения договоров: теория и интересная практика (часть 2)
№ 06 / 2022

Во 2-й части статьи «Сроки хранения договоров: теория и интересная практика» в № 6’ 2022: изменения сроков хранения договоров в действую-щем Перечне управленческих документов 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г., какие новые договоры появились и какие исчезли (с примерами конкретных разновидностей договоров и статей Перечней); некоторые договоры следует хранить вместе с определенными документами (что прямо указано в Перечне); сколько хранить копии договоров, журналы регистрации и базы данных

Связанный материал
Сроки хранения договоров: теория и интересная практика (часть 3)
№ 07 / 2022

В 3-й части статьи «Сроки хранения договоров: теория и интересная практика» в № 7’ 2022 мы сосредоточились на сроках хранения договоров в новом Перечне НТД 2021 года: статьи с договорами разбросаны в нем по разным разделам, для вашего удобства мы собрали их все в таблицу; объяснили, почему у одного договора в разных организациях может быть разный срок хранения; дали ответ на вопрос о том, с какого момента отсчитывать срок хранения, если графа «Примечание» соответствующей статьи об этом умалчивает

Фрагмент документа

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)

Поскольку этот Перечень не конкретизирует, о каких закупках идет речь, то можно предположить (исходя из самого наименования статьи), что речь идет о закупках, которые регулируются Федеральным законом «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» от 18.07.2011 № 223-ФЗ2. Положения указанного закона регламентируют закупки, которые проводят организации с государственным3 участием (наполовину или более чем наполовину принадлежащие государству, а также их дочерние структуры).

Но закупками, то есть проведением конкурентных процедур, закупками у единственного поставщика занимаются не только организации с госучастием. Зачастую это делают и просто коммерческие компании, которые осуществляют закупки путем проведения торгов, в т.ч. на электронных торговых площадках, что регулируется уже не ФЗ-223, а локальными нормативными актами конкретной организации.

Так, например, на Электронной торговой площадке Группы Газпромбанка (ЭТП ГПБ) работают секции закупок:

  • по ФЗ-223 о закупках;
  • по Федеральному закону «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» от 05.04.2013 № 44-ФЗ4;
  • для коммерческих организаций введена в эксплуатацию секция закупок, обеспечивающая реализацию требований постановления Правительства РФ от 01.07.2016 № 615 «О порядке привлечения подрядных организаций для оказания услуг и (или) выполнения работ по капитальному ремонту общего имущества в многоквартирном доме и порядке осуществления закупок товаров, работ, услуг в целях выполнения функций специализированной некоммерческой организации, осуществляющей деятельность, направленную на обеспечение проведения капитального ремонта общего имущества в многоквартирных домах»5.

Поэтому возникает вопрос, какие закупки регулирует данная статья. Если все-таки предположить, что ст. 225 Перечня УД 2019 г. регулирует закупки только по ФЗ-223, то возникает резонный вопрос: что делать обычным коммерческим компаниям, деятельность которых не регулируется этим законом, но закупки они осуществляют, какой статьей им руководствоваться при определении срока хранения договоров, заключенных по результатам закупок?

В рамках ФЗ-223 можно закупать товары, услуги или работы. Но вполне возможно, что ваша организация осуществит закупку и таких работ, которые предусмотрены Перечнем НТД 2021 г.6:

Пример 1

Договоры (контракты) о проектировании, разработке, создании, внедрении и сопровождении при эксплуатации информационных систем и документы к ним (технические задания, акты классификации, планы, перечни и другие) хранятся:

  • и в организации-разработчике, и в организации-заказчике – 15 лет ЭПК;
  • а в эксплуатирующих организациях – постоянно (ст. 96 Перечня НТД 2021 г.).

Пример 2

Договоры (контракты) на опытно-конструкторские работы, составные части опытно-конструкторских работ, разработку эскизных проектов, технических проектов и других видов работ и документы к ним (технические задания, протоколы, соглашения, акты, дополнения к техническим заданиям и другие) хранятся:

  • и в организации-разработчике, и в организации-заказчике – 15 лет ЭПК (ст. 191 Перечня НТД 2021 г.).

Тогда несмотря на то, что договор заключен по результатам закупки по ФЗ-223, мы будем применять срок хранения:

  • не по ст. 225 Перечня УД 2019 г. (5 лет ЭПК после истечения срока действия договора и исполнения обязательств по нему);
  • а более длительный по соответствующей статье Перечня НТД 2021 г. (в Примерах 1 и 2 фигурировали сроки 15 лет ЭПК и постоянно).

Поэтому следует при определении срока хранения договоров по закупкам не слепо руководствоваться одной статьей 225 Перечня УД 2019 г., а делать детальный анализ всех статей Перечня УД 2019 г. и Перечня НТД 2021 г., чтобы выбрать максимальный срок хранения и руководствоваться именно им.

Государственные и муниципальные контракты

Для государственных и муниципальных контрактов на закупку товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд7 в последнем Перечне УД 2019 г. предусмотрена специальная статья:

Фрагмент документа

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)

Раньше срок хранения госконтрактов в соответствии со ст. 272 старого Перечня УД 2010 г.8 составлял:

  • 5 лет ЭПК и
  • постоянно (по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам).

В Перечне УД 2019 г. теперь установлен один срок – 5 лет ЭПК после истечения срока действия контракта и прекращения обязательств по контракту. Но сразу сделаем оговорку, что указанный срок хранения изменен профильным законом с 01.01.2022: информация и документы, предусмотренные в ФЗ-44 о госконтрактах, теперь хранятся не менее 6 лет с момента начала закупки (ч. 15 ст. 4 ФЗ-44), если заказчик подготовил их не в ЕИС9 и (или) не на электронной (специализированной) площадке и не размещал информацию и документы в них. Под началом закупки понимается размещение в ЕИС извещения о ее осуществлении (направление приглашений принять в ней участие), а в случае закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) – заключение контракта (п. 3 ч. 1 ст. 3 ФЗ-44). Поэтому, учитывая изменения, внесенные ФЗ-44 в сроки хранения договоров, следует скорректировать номенклатуры дел на 2022 год.

В отношении госконтрактов целесообразно придерживаться следующего подхода – храните их:

  • не менее 5 лет, начиная с 1 января года, следующего за годом их завершения делопроизводством, т.е. когда истек срок их действия и прекратились обязательства по ним;
  • но не менее 6 лет с момента начала закупки.

Сроки хранения госконтрактов содержатся и в Перечне НТД 2021 г. в примечаниях к отдельным статьям (см. например, ст. 583 и 594):

Пример 3. Сроки хранения госконтрактов в графе «Примечания» Перечня НТД 2021 г.

Срок хранения договора зависит от его формы (бумажной или электронной)

Обратите внимание: сроки хранения договоров, указанные в ст. 224 (с учетом изменений ФЗ-44) и в ст. 225 Перечня УД 2019 г., относятся только к тем документам, которые подготовлены заказчиком не в ЕИС и (или) на электронной (специализированной) площадке, и он не размещал информацию и документы в них, т.е. договор заключен на бумажных носителях без размещения в соответствующих информационных системах.

Если по результатам закупки договор заключен в электронном виде на электронной торговой площадке и размещен на этой же площадке и в ЕИС, то срок хранения, указанный в Перечне УД 2019 г. (с учетом изменения ФЗ-44), не подойдет! При этом заключение договора в электронном виде по результатам закупки может быть прямо предусмотрено договоренностью сторон или даже требованием законодательства.

Например, в настоящее время компании, которые работают по ФЗ-223, обязаны в соответствии с его ст. 3.4 договор по результатам конкурентной закупки с участием субъектов малого и среднего предпринимательства заключать с использованием программно-аппаратных средств электронной площадки, и такой договор должен быть подписан электронной подписью лица, имеющего право действовать от имени соответственно участника такой конкурентной закупки, заказчика (ч. 28 ст. 3.4 ФЗ-223).

При этом документы и информация, связанная с осуществлением закупки с участием только субъектов малого и среднего предпринимательства, полученные или направленные оператором электронной площадки заказчику, участнику закупки в форме электронного документа, хранятся оператором электронной торговой площадки10 не менее 3 лет (ч. 30 ст. 3.4 ФЗ-223).

Конечно, заказчик может заключать договор в электронном виде по результатам торгов не только с субъектами малого и среднего предпринимательства (если это предусмотрено Положением о закупке организации и извещением о закупке). В этом случае договор будет храниться на ЭТП, и вполне возможно, что это будет его единственное место хранения.

Многие компании, чтобы не запутаться со сроками хранения договоров, заключенных по результатам закупок в электронном виде, включают специальный раздел в Положение о закупках.

Пример 4. Фрагмент Положения о закупках Росатома

Единый отраслевой Стандарт закупок (Положение о закупке) Государственной корпорации по атомной энергии «Росатом»
(утв. решением Госкорпорации «Росатом» от 07.02.2012 № 37) (ред. от 29.10.2021)

Статья 11.2. Требование к хранению документов, составленных в ходе закупки

1. Архив документов по закупкам, проведенным в электронной форме, хранится на ЭТП и в ЕОС-Закупки.

2. Аудиозаписи заседаний закупочных комиссий (в случаях, предусмотренных Стандартом) хранятся в электронной форме в распространенных форматах записи аудиоданных.

3. Документы по закупкам, которые подписаны на бумажном носителе, хранятся в бумажной форме.

4. Срок хранения документов, составленных в ходе закупки, – не менее пяти лет с даты заключения договора, если иное не установлено законодательством РФ. В случае если срок действия договора превышает установленные сроки хранения, то документы, составленные в ходе закупки, хранятся в течение срока действия договора.

Как видите, получается конфликт с фундаментальным правилом делопроизводства и архивного дела, которое гласит, что срок хранения документа зависит от его содержания, но не зависит от его носителя (электронной или бумажной формы). Это «старое доброе правило» зафиксировано и в Инструкции по применению действующего Перечня УД 2019 г.

Фрагмент документа

Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237)

4.2. Сроки хранения документов не зависят от вида носителя и ограничения доступа к ним.

Но вот анализ нормативных правовых актов (заметим, это касается только закупок, осуществленных в электронном виде) говорит несколько о другом. Сроки хранения договоров, заключенных в электронном виде и размещенных на электронных торговых площадках, определяются постановлением Правительства РФ:

Фрагмент документа

Пункты 22 и 23 Единых требований к операторам электронных площадок, операторам специализированных электронных площадок, электронным площадкам, специализированным электронным площадкам и функционированию электронных площадок, специализированных электронных площадок, утв. постановлением Правительства РФ от 08.06.2018 № 656

22. Оператор электронной площадки, оператор специализированной электронной площадки обеспечивают не менее чем 10 лет сохранность и достоверность информации, размещенной на электронной площадке, специализированной электронной площадке и подписанной электронной подписью.

23. Оператор электронной площадки, оператор специализированной электронной площадки обеспечивают хранение информации, указанной в пункте 22 настоящих единых требований, на территории Российской Федерации (в электронной форме).

Если ваша организация осуществляет хранение договоров, заключенных в электронном виде на одной из электронных торговых площадок, то необходимо изучить Регламент этой площадки, чтобы понять, как на ней определяется порядок хранения документов.

Пример 5. Выдержка из Регламента электронной площадки ООО ЭТП ГПБ (редакция от 19.04.2022 № 29)

3. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

...3.2. Электронный документ, подписанный ЭП или техническими средствами Оператора, имеет такую же юридическую силу, как и подписанный собственноручно документ на бумажном носителе, и влечет предусмотренные для данного документа правовые последствия.

3.3. Наличие ЭП у Сторон и заверение Электронных документов Оператором с помощью программных средств означает, что документы и сведения, направленные в форме Электронных документов, исходят от имени данных лиц, а также означает подлинность и достоверность таких документов и сведений...

3.15. Хранение Электронных документов на ЭТП осуществляется в течение 10 лет.

3.16. Пользователи ЭП несут ответственность за сохранность и использование надлежащим образом закрытых ключей ЭП в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации...

13. ЗАКЛЮЧЕНИЕ ДОГОВОРА

...13.2. ЭТП обеспечивает функционал заключения договоров (контрактов) по итогам проведения закупок в электронной форме.

13.3. Функционал ЭТП заключения договора в электронной форме доступен в случае, если Заказчик или Организатор торгов отметил требование о заключении договора (контракта) в электронной форме.

13.4. В случае если Заказчик или Организатор процедуры отметил требование к заключению договора (контракта) в электронной форме – формирование, согласование и подписание договора осуществляется в соответствии с Руководством пользователя ЭТП, которое размещается на ЭТП...

Но сразу заметим, что кроме срока хранения, никакой другой информации о порядке хранения, уничтожения документов по закупкам оператором ЭТП автор не нашла. А ведь уничтожением договоров должна заниматься та компания, которая осуществляет их хранение. Видимо, основные силы операторов ЭТП уходят на наполнение и обеспечение сохранности содержимого ЭТП, а о выделении документов к уничтожению пока не задумываются.

Особенность уничтожения документов в электронном виде заключается в том, что документ считается уничтоженным, только если уничтожена последняя резервная копия (такой подход используется в мировых практиках, но в российском законодательстве он пока не закреплен). Поэтому, на взгляд автора, должен быть определен:

  • не только срок хранения договоров в электронном виде на ЭТП и ЕИС;
  • но и порядок их уничтожения с учетом того, что указанные документы размещаются не только на ЭТП, но в ЕИС в Реестре договоров (такой порядок по своей сути должен опираться на порядок уничтожения документов на бумажных носителях: включение в состав экспертной комиссии представителей компаний, чьи документы готовятся к уничтожению, отбор документов и т.д.);
  • и самое главное, должен быть определен порядок информирования заказчика и исполнителя (подрядчика) о том, что данные договоры уничтожены.

Как в номенклатуре дел отразить хранение договоров на ЭТП

При составлении номенклатуры дел в части хранения договоров следует учитывать, что документы в электронном виде могут храниться на разных ЭТП, а значит, и папки по хранению будут сформированы на каждой ЭТП. Поэтому если ваша организация аккредитована на нескольких ЭТП, в номенклатуре дел следует отразить папки для хранения документов по сделкам в электронном виде для каждой площадки.

Если по результатам торгов договор будет заключен на бумажном носителе, то это одна папка, а если – в электронном виде, то это уже другая.

У организации, аккредитованной на нескольких площадках, в номенклатуре дел отразится все это многообразие.

Пример 6. Фрагмент номенклатуры дел организации с отражением документов, размещенных на нескольких ЭТП

В Примере 6:

  • в делах 09-25 и 09-27 собираются бумажные договоры, которые заказчик подготовил не в ЕИС и (или) не на электронной (специализированной) площадке и не размещал информацию и документы в них;
  • а дела 09-24 и 09-26 отражают нахождение заключенных электронных договоров в двух разных ЭТП (с отражением адресов соответствующих сайтов в Интернете).

Но возникают такие ситуации, когда договор заключен в электронной форме по итогам электронного аукциона, а в ходе исполнения договора может быть заключено дополнительное соглашение на увеличение объема поставок в простой письменной форме на бумажном носителе, т.к. торги уже могут быть закончены. Кроме того, не всегда стороны прибегают к платным услугам ЭТП, чтобы и дополнительное соглашение подписать в электронном виде. Для подобных случаев как раз и пригодится дело 09-28 из Примера 6.

В этой ситуации договор заключен в соответствии с ч. 28 ст. 3.4 ФЗ-223 с использованием программно-аппаратных средств электронной площадки. По общему правилу соглашение об изменении договора совершается в той же форме, что и договор, если из закона, иных правовых актов, договора или обычаев не вытекает иное (п. 1 ст. 452 ГК РФ). ФЗ-223 особых требований на этот счет не содержит. Поэтому рекомендуем предусматривать возможность подписания дополнительных соглашений в простой письменной форме:

  • непосредственно в самих договорах, которые заключены в электронном виде, (см. Пример 7) либо
  • в Положении о закупке заказчика.

Пример 7. Формулировка договора, заключенного в электронном виде, о возможности заключения допсоглашений к нему в бумажном виде

16.4. Договор по результатам закрытого запроса котировок (закрытого аукциона) в электронной форме заключен с использованием программно-аппаратных средств электронной площадки и подписан электронной подписью лиц, имеющих право действовать от имени Заказчика, Исполнителя в соответствии с требованиями Федерального закона от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц». Дополнительные соглашения к указанному договору будут заключены в бумажной форме.

Сложившаяся в настоящее время практика не отрицает возможности заключения дополнительных соглашений в бумажной форме к договорам, заключенным в электронной форме, даже при отсутствии указания об этом в локальных документах заказчика. Поэтому в данной ситуации не должно быть негативных последствий для участников сделки.

Отчеты об исполнении госконтрактов

Ст. 224 Перечня УД 2019 г. говорит о сроках хранения государственных, муниципальных контрактов на закупку товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд. При этом иные документы в данной статье не предусмотрены. Стоит обратить внимание еще на ст. 214 этого же Перечня – вполне возможно, что в некоторых организациях будет удобно хранить упомянутые в ней отчеты вместе с самими госконтрактами.

Фрагмент документа

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)

Сноски 10

  1. Имеется в виду Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236), который вступил в силу 18.02.2020. Вернуться назад
  2. Далее – ФЗ-223. Вернуться назад
  3. Здесь и далее по тексту под государственным участием мы будем понимать в равной степени и муниципальное. Вернуться назад
  4. Далее – ФЗ-44. Вернуться назад
  5. Далее – Постановление № 615. Вернуться назад
  6. Имеется в виду Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Федерального архивного агентства от 28.12.2021 № 142), который вступил в силу 13.02.2022. Вернуться назад
  7. Далее для краткости – госконтракты. Вернуться назад
  8. Имеется в виду Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с ­указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558). Вернуться назад
  9. ЕИС – Единая информационная система. Вернуться назад
  10. ЭТП – электронная торговая площадка. Вернуться назад
Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
МАХ скидка - только в августе. Ловите ее!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как и сколько лет хранить карты слушателей ДПО?

Подскажите, пожалуйста, как и сколько лет хранить карты слушателей ДПО медицинского техникума. Циклов ДПО более 100, документов много. Например, цикл «Сестринское дело» с 03 сентября по 26 октября 2020 года составляет 35 слушателей.

Сроки хранения договоров: теория и интересная практика (часть 3)

В 3-й части статьи, опубликованной в этом номере журнала, мы сосредоточились на сроках хранения договоров (соглашений, контрактов) в новом Перечне типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций 2022 года. Статьи с договорами разбросаны в нем по разным разделам, для вашего удобства мы собрали их все в таблицу. Объяснили, почему у одного договора в разных организациях может быть разный срок хранения. Дали ответ на вопрос о том, с какого момента отсчитывать срок хранения, если графа «Примечание» соответствующей статьи об этом умалчивает.

Внутриорганизационная переписка

Методика выявления рабочих процессов и используемых в них документов представлена на основании ГОСТ Р 55681-2013/ISO/TR 26122:2008. Называем виды документов, используемых для внутренней переписки, и объясняем их различия. Приводим перечень разновидностей документов для разных процессов, которые есть практически в любой организации. Шаблоны 5 из них показываем целиком (служебной записки о командировании, заявки на курьерскую доставку корреспонденции, заявки и служебных записок для закупочной деятельности).

Сроки хранения договоров: теория и интересная практика (часть 2)

Во 2-й части статьи, опубликованной в этом номере журнала, мы анализируем изменения сроков хранения договоров в действующем Перечне управленческих документов 2020 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г., какие новые договоры появились и какие исчезли (с примерами конкретных разновидностей договоров и статей Перечней). Некоторые договоры следует хранить вместе с определенными документами (что прямо указано в Перечне). Сколько хранить копии договоров, журналы регистрации и базы данных.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Деловые переговоры: как организовать и документировать договоренности до оформления договора

Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.