Top.Mail.Ru

Сроки хранения договоров: теория и интересная практика (часть 2)

Во 2-й части статьи, опубликованной в этом номере журнала, мы анализируем изменения сроков хранения договоров в действующем Перечне управленческих документов 2020 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г., какие новые договоры появились и какие исчезли (с примерами конкретных разновидностей договоров и статей Перечней). Некоторые договоры следует хранить вместе с определенными документами (что прямо указано в Перечне). Сколько хранить копии договоров, журналы регистрации и базы данных.
Окончание статьи. Начало в № 05 / 2022
Окончание статьи. Начало в № 05 / 2022

Сравнение сроков нового Перечня УД 2020 г. с указанными в предыдущем Перечне УД 2010 г.

Если сравнивать Перечень УД 2010 г. 1 и Перечень УД 2020 г. 2, то можно увидеть, что наметилась общая тенденция к уменьшению срока хранения отдельных видов договоров, но по каким-то договорам срок хранения наоборот увеличился. Приведем примеры.

Так, срок хранения договора с удостоверяющим центром о создании сертификата ключа проверки электронной подписи уменьшен с 15 до 5 лет после приостановления или аннулирования ключа подписи (ст. 237 Перечня УД 2010 г. и ст. 571 Перечня УД 2020 г.), см. также Таблицу 1 в первой части этой статьи в № 5` 2022.

Возьмем договоры аренды и субаренды зданий, помещений и земельных участков. Раньше была ст. 791 с постоянным сроком хранения. А в новом Перечне ей соответствует ст. 94, но она объединяет не только договоры аренды, субаренды, но и договоры безвозмездного пользования имуществом (движимым и недвижимым), и документы к указанным договорам. Срок хранения по ней варьируется от постоянного (для объектов культурного наследия и природоохранных зон) до 5 лет в отношении движимого имущества и 10 лет по недвижимому.

Для определения срока хранения уведомлений о прекращении действия вышеуказанных договоров в Перечне УД 2020 г. есть отдельная статья 95, подразумевающая для таких документов 10-летний срок хранения. Но указанные уведомления должны храниться вместе с договорами, в рамках которых они подготовлены, быть отдельной единицей хранения (как это предусмотрено Перечнем УД 2020 г.) они вряд ли могут.

Для договоров лизинга имущества организации срок хранения с постоянного (ст. 449 Перечня УД 2010 г.) уменьшился до 5 лет (ст. 96 Перечня УД 2020 г.) при соблюдении определенных условий.

Фрагмент документа

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)

Срок хранения государственных контрактов был 5 лет ЭПК, а по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам – постоянно (ст. 272 Перечня УД 2010 г.). По новому Перечню срок хранения стал 5 лет ЭПК (ст. 224), но и он уже не актуален, т.к. соответствующие корректировки были внесены законом № 44-ФЗ 3 (но об этом читайте в следующих номерах журнала).

Фрагмент документа

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)

Срок хранения договора добровольного подтверждения соответствия уменьшился с 10 до 5 лет (ст. 114 Перечня УД 2010 г. и ст. 65 Перечня УД 2020 г.), при этом после истечения срока действия декларации, а не договора, как было в предыдущем Перечне:

Фрагмент документа

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)

Срок хранения договора социального найма уменьшен с постоянного до 5 лет (ст. 945 Перечня УД 2010 г. и ст. 650 Перечня УД 2020 г.):

Фрагмент документа

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)

Срок хранения договоров...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Открытые интернет-сервисы для проверки контрагентов (часть 1)

Для чего стоит собирать информацию о контрагенте до заключения с ним сделки? Что именно и где в Интернете совершенно бесплатно можно найти: о госрегистрации, прекращении деятельности, банкротстве организации, ее учредителях, директоре, полномочиях представителя (его возможной дисквалификации, участии более чем в 5 организациях, действительность доверенности и паспорта и др.), является ли адрес регистрации юрлица массовым, а также финансовое состояние, наличие налоговой задолженности и судебных взысканий. Всего вы получите описание 19 полезных интернет-сервисов. В этом номере читайте первую часть подробной статьи.

Где и сколько хранить учетную политику?

Если учетная политика составлена на 2022 год, но данный документ является приложением к приказу от 2021 года, в дело какого года в итоге его подшивать: —  в дело 2021 года подшивается только приказ, а приложение к нему – в дело 2022 года? —  или приказ и приложение к нему формируются вместе в дело 2021 года?

Сроки хранения договоров: теория и интересная практика (часть 1)

Где можно найти сроки хранения договоров. Какая специфика есть у акционерных обществ. Сроки хранения договоров, соглашений, контрактов, разбросанные по всему Перечню управленческих документов 2020 г., мы собрали в таблицу. Прокомментировали, как изменились сроки в действующем Перечне по сравнению с предыдущим 2010 г. Как определить срок хранения, если нужного вам договора в действующих Перечнях не нашлось. Примеры определения сроков хранения у договоров «двойного назначения». Когда договор считается законченным делопроизводством, чтобы со следующего года можно было начать исчислять его срок хранения. Эти аспекты мы рассмотрели в 1-й части очень подробной статьи, которую публикуем в этом номере журнала.

Как год издания влияет на срок хранения документов по личному составу

Как понимать положения ст. 22.1 Закона об архивном деле, чтобы документам со сроком хранения 50 / 75 лет в Перечне в своей организации установить конкретный срок хранения: 50 или 75 лет? На какие документы это правило не распространяется? Что такое «запретные даты» – за какие годы уничтожать документы не принято? Когда кадровый документ считается завершенным делопроизводством? Поводом для написания статьи стали вопросы читателей.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы