Сроки хранения различных приказов
Отличаются ли приказы по основной деятельности и приказы по охране труда? Можно ли их хранить в одной папке с приказами по основной деятельности?
Если сравнивать Перечень УД 2010 г. 1 и Перечень УД 2020 г. 2, то можно увидеть, что наметилась общая тенденция к уменьшению срока хранения отдельных видов договоров, но по каким-то договорам срок хранения наоборот увеличился. Приведем примеры.
Так, срок хранения договора с удостоверяющим центром о создании сертификата ключа проверки электронной подписи уменьшен с 15 до 5 лет после приостановления или аннулирования ключа подписи (ст. 237 Перечня УД 2010 г. и ст. 571 Перечня УД 2020 г.), см. также Таблицу 1 в первой части этой статьи в № 5` 2022.
Возьмем договоры аренды и субаренды зданий, помещений и земельных участков. Раньше была ст. 791 с постоянным сроком хранения. А в новом Перечне ей соответствует ст. 94, но она объединяет не только договоры аренды, субаренды, но и договоры безвозмездного пользования имуществом (движимым и недвижимым), и документы к указанным договорам. Срок хранения по ней варьируется от постоянного (для объектов культурного наследия и природоохранных зон) до 5 лет в отношении движимого имущества и 10 лет по недвижимому.
Для определения срока хранения уведомлений о прекращении действия вышеуказанных договоров в Перечне УД 2020 г. есть отдельная статья 95, подразумевающая для таких документов 10-летний срок хранения. Но указанные уведомления должны храниться вместе с договорами, в рамках которых они подготовлены, быть отдельной единицей хранения (как это предусмотрено Перечнем УД 2020 г.) они вряд ли могут.
Для договоров лизинга имущества организации срок хранения с постоянного (ст. 449 Перечня УД 2010 г.) уменьшился до 5 лет (ст. 96 Перечня УД 2020 г.) при соблюдении определенных условий.
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
Срок хранения государственных контрактов был 5 лет ЭПК, а по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам – постоянно (ст. 272 Перечня УД 2010 г.). По новому Перечню срок хранения стал 5 лет ЭПК (ст. 224), но и он уже не актуален, т.к. соответствующие корректировки были внесены законом № 44-ФЗ 3 (но об этом читайте в следующих номерах журнала).
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
Срок хранения договора добровольного подтверждения соответствия уменьшился с 10 до 5 лет (ст. 114 Перечня УД 2010 г. и ст. 65 Перечня УД 2020 г.), при этом после истечения срока действия декларации, а не договора, как было в предыдущем Перечне:
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
Срок хранения договора социального найма уменьшен с постоянного до 5 лет (ст. 945 Перечня УД 2010 г. и ст. 650 Перечня УД 2020 г.):
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
Срок хранения договоров...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Отличаются ли приказы по основной деятельности и приказы по охране труда? Можно ли их хранить в одной папке с приказами по основной деятельности?
Продолжаем комментировать отдельные положения «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования... архивных документов... в... организациях», утвержденных Росархивом в 2023 г. Разбираемся в сложных и неоднозначных положениях правил – предупреждаем, где применять их надо особенно внимательно. Из второй части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, вы узнаете об изменениях в расчете площади архивохранилища, необходимой для размещения архивных документов; о разрешенных к использованию лампах; об упущениях в назначении периодичности проверок наличия и состояния документов с ограниченным доступом; об изменении состава обязательных и вспомогательных учетных документов архива; почему формы документов имеют статус «рекомендуемый образец» и как это сказывается на их применении; о нелогичности формы описи электронных документов; о «частичном отказе» новых Правил от понятия «контейнер электронных документов»; о гибридных делах.
Нужно ли хранить заявления – основания к приказам в деле вместе с приказами? Каким нормативным документом регулируется этот вопрос?
Предлагаем вам справочный материал по действующим отечественным стандартам. Вы увидите, какие ГОСТы можно использовать уже сейчас: для обеспечения долговременной сохранности электронных документов в информационной системе; для конвертации документов из одного формата в другой и для миграции из одной программно-аппаратной среды в другую; для обмена электронными сообщениями между разными СЭД; для цензурирования информации при ее раскрытии, чтобы соблюсти конфиденциальность и др. Все 8 описываемых ГОСТов являются адаптированным переводом международных разработок и содержат лучший мировой опыт.
Счет-договор и счет-оферта позволяют соблюсти золотую середину между необходимостью согласовать существенные условия сделки и компактностью, простотой, скоростью оформления документа. Объясняем, в каких ситуациях их лучше использовать, каковы риски. Приводим образцы оформления счета-договора на поставку товара и счета-оферты на оказание услуг.
Где можно найти сроки хранения договоров. Какая специфика есть у акционерных обществ. Сроки хранения договоров, соглашений, контрактов, разбросанные по всему Перечню управленческих документов 2020 г., мы собрали в таблицу. Прокомментировали, как изменились сроки в действующем Перечне по сравнению с предыдущим 2010 г. Как определить срок хранения, если нужного вам договора в действующих Перечнях не нашлось. Примеры определения сроков хранения у договоров «двойного назначения». Когда договор считается законченным делопроизводством, чтобы со следующего года можно было начать исчислять его срок хранения. Эти аспекты мы рассмотрели в 1-й части очень подробной статьи, которую публикуем в этом номере журнала.
В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.
Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.