Должностные инструкции и утвердившие их приказы: ответы на вопросы

Должностные / рабочие ¹  инструкции являются утверждаемыми документами и включены в соответствующие перечни документов, подлежащих утверждению:

• пункт 3 в Приложении № 10 к Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44);
• пункт 3 в Приложении № 4 к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 25.12.2020 № 199);
• пункт 3 в Приложении № 3 к п. 5.16 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2025 (опубликованы на сайте ВНИИДАД).

Однако способ утверждения нормативно не установлен. Исходя из конкретной управленческой ситуации должностную инструкцию можно утвердить:

• как собственноручной подписью (с проставлением даты) уполномоченного должностного лица в грифе утверждения,
• так и приказом по основной деятельности.

С формальной точки зрения, при утверждении приказом легче поддерживать комплекс должностных инструкций в актуальном состоянии (не вводить в действие новую без отмены прежней, вносить изменения), легче контролировать утверждение уполномоченным лицом. Но профессиональные кадровые службы уже сформировали свою практику работы с должностными инструкциями с учетом срока их хранения, особенностей формирования дел и удобства подготовки к передаче на архивное хранение.

Индивидуальные должностные инструкции являются частью подсистемы кадровой документации и имеют 50/75-летний срок хранения по ст. 443 действующего пока Перечня типовых управленческих архивных документов,...