С точки зрения теории наша работа с документами, которая в настоящее время относится к управленческим функциям и получила собственное наименование – управление документами, – является одной из общих управленческих функций. Терминологический стандарт ГОСТ Р 7.0.8-2025 определяет управление документами как «область управления, обеспечивающая жизненный цикл документов в органах государственной власти и иных государственных органах, органах местного самоуправления и организациях». А с точки зрения практики делопроизводство – это технология, которая обеспечивает регулируемое системное взаимодействие основных «точек документооборота» – ответственных за делопроизводство лиц.
Служба делопроизводства рассматривается как системное инфраструктурное подразделение, одной из задач которого является организация системы делопроизводства, поддержание ее в актуальном состоянии и совершенствование на основе передовых, в т.ч. информационных, технологий. Назначение ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях приказами по основной деятельности является опытом лучших практик делегирования ответственности за работу с документами, которая регламентируется «сверху вниз» от первого руководителя организации и далее вплоть до ответственных за делопроизводство в подразделениях. Ответственность за систему делопроизводства строится следующим образом:
-
за организацию, состояние и соблюдение нормативных требований и правил делопроизводства и архивного дела – руководитель организации (единоличный исполнительный орган), руководители структурных подразделений (у них ответственность за нарушения по КоАП РФ и ТК РФ);
-
за непосредственное ведение делопроизводства – служба делопроизводства, секретарь, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях (делопроизводители подразделений) (ответственность в основном по ТК РФ, но может быть и по КоАП РФ).
Все ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях являются элементами общей системы управления документами и системы управления рисками, связанными с процессами документирования.
О статусе службы делопроизводства можно говорить с учетом постановления Правительства РФ от 16.11.2020 № 1829 «О структуре центральных аппаратов федеральных министерств, руководство деятельностью которых осуществляет Правительство Российской Федерации, федеральных служб и федеральных агентств, подведомственных этим федеральным министерствам, федеральных служб и федеральных агентств, руководство деятельностью которых осуществляет Правительство Российской Федерации» (далее – Постановление № 1829). Служба делопроизводства не выполняет функции административно-хозяйственной деятельности, относится не к «хозяйству», а к типовым инфраструктурным подразделениям (так же как и кадровая служба, подразделения правового обеспечения, бухгалтерского (финансового) учета, информационно-технологического обеспечения, обеспечения закупочной деятельности и др.).
Повторяем, что функцию документационного обеспечения (делопроизводство, контроль, архив), которая в постановлении № 1829 выделена отдельной строкой, необходимо относить к типовым инфраструктурным функциям в любой организации.
Конечно, руководитель может дать указание об издании приказов той или иной разновидности и об отнесении делопроизводства к хозяйственным функциям, но для себя он должен решить, чего хочет:
- быть всегда правым или
- руководить организацией, в которой создан организационный порядок и осуществляется системное управление.
Кроме того, при возложении на имеющегося сотрудника дополнительно новой, не свойственной ему работы в ряде случаев кадровикам может потребоваться издание приказа по личному составу:
- о приеме на работу (внутреннее совместительство) или
- совмещении,
- расширении зон обслуживания / увеличении объема работы,
- исполнении обязанностей временно отсутствующего сотрудника.
В таком приказе оговаривается дополнительная оплата за выполнение этой дополнительной «делопроизводственной» работы.
Поэтому крупные организации стараются включить ответственность и ведение делопроизводства в подразделении в функционал отдельных работников невысоких квалификационных уровней сразу, когда с ними заключается трудовой договор (весь функционал обычно перечисляется в должностной (рабочей) инструкции, реже – в тексте трудового договора). В приказе о приеме на работу используется формулировка: «Принят на должность... с возложением функции ответственного за...».
По каким статьям Перечня 2019 года нам стоит определять сроки хранения таких приказов (см. отметки «1» и «2»):
- приказы по основной деятельности – постоянно,
- кадровые приказы – 50/75 лет ЭПК.
В типовом Перечне документов со сроками хранения не могут быть перечислены все разновидности документов, возникающих по абсолютно всем ситуациям. Поэтому мы часто подбираем наиболее подходящую или аналогичную категорию документов (статью) из имеющихся в Перечне.
Мы подробно разобрали ситуацию с назначением ответственных за делопроизводство в подразделениях. Но подписчик задал вопрос шире, спросив и о назначении ответственных в других сферах: за пожарную безопасность, эксплуатацию лифтов, определение начальной минимальной цены при закупках, отходы, возложение на работников обязанности по ведению кадрового делопроизводства и т.п. Они назначаются тоже приказами по основной деятельности? Отвечаем: нет, не всегда. Приказами по основной деятельности на практике назначаются те, кто:
- становятся ответственными за основные функции организации:
- они перечислены в уставе,
- они приносят основную прибыль;
- обеспечивают управляемость организации (это как раз «наш случай» с документационным обеспечением управления, делопроизводством).
Фрагмент документа
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
|
Номер статьи
|
Вид документа
|
Срок хранения
документа
|
Примечания
|
|
1. Организация системы управления
|
|
19
|
Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним:
|
|
(1) Присланные для сведения – до минования надобности.
(2) В организациях, не являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов – до ликвидации организации
|
| |
а) по основной (профильной) деятельности;
|
Постоянно (1) (2)
|
| |
б) по административно- хозяйственным вопросам
|
5 лет
|
|
<. . .>
|
|
|
|
|
8. Кадровое обеспечение
|
|
434
|
Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним:
|
|
(1) Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда – 50/75 лет
|
| |
а) о приеме, переводе, перемещении,
ротации, совмещении, совместительстве,
увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы;
|
50/75 лет ЭПК
|
| |
б) о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью;
|
5 лет (1)
|
| |
в) о служебных проверках;
|
5 лет
|
| |
г) о направлении в командировку работников;
|
5 лет (1)
|
| |
д) о дисциплинарных взысканиях
|
3 года
|
|
435
|
Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении
|
50/75 лет ЭПК
|
|
|
<. . .>
|
|
|
|
|
442
|
Типовые должностные регламенты (инструкции), профиль должности 
|
3 года (1)
|
(1) После замены новыми
|
|
443
|
Должностные регламенты (инструкции) работников 
|
50/75 лет
|
|
Поэтому о назначении ответственных за эксплуатацию лифтов, отходы, закупки (если закупки не входят в основную деятельность организации) не нужен приказ по основной деятельности. Если издан кадровый приказ, то этого достаточно; если его нет, то хватит и приказа по административно-хозяйственной деятельности (с 5-летним сроком хранения).
Исключение составляют ответственные, которые должны быть назначены в организации в силу требований нормативных правовых актов (например, ответственные за пожарную безопасность, за охрану труда и технику безопасности): 5-летнего срока хранения такого приказа будет недостаточно с точки зрения интересов организации.
Виды и сроки хранения должностных инструкций
Не все должностные инструкции имеют краткосрочный 3-летний срок хранения (см. отметки «3» и «4» в цитате из Перечня 2019 года):
- индивидуальные должностные (рабочие) инструкции работников хранятся 50/75 лет;
- типовые (и примерные) должностные инструкции – 3 года.
Самые квалифицированные кадровые службы для всех категорий работников, назначенных ответственными за те или иные участки деятельности организации, разрабатывают типовые и примерные должностные инструкции (профиль должности) в рамках тех функций, прав и ответственности, которые должны реализовывать ответственные.
Например, Типовая должностная инструкция ответственного за делопроизводство в структурном подразделении разрабатывается на основе действующей Инструкции по делопроизводству, регламентов взаимодействия подразделений и иных локальных нормативных актов, касающихся работы с документами. Инструкция по делопроизводству в основном регламентирует технологию работы с документами системы организационно-распорядительной документации, а также операции приема-передачи-отправки, контроля исполнения и хранения документов специальных систем документации, с которыми осуществляется основная работа в структурных подразделениях. Специфика этой работы и взаимодействие со службой делопроизводства в процессе выполнения делопроизводственных операций обычно и отражается в типовых должностных инструкциях ответственных.
При приеме / переводе на другую работу очередного сотрудника он знакомится с типовой должностной инструкцией под подпись (как с ЛНА). Со временем лист ознакомления с ней становится все больше. Именно такую должностную инструкцию ст. 442 Перечня 2019 года предписывает хранить 3 года после замены новой типовой инструкцией. В типовой должностной инструкции не указываются конкретные Ф.И.О., они оформляются только в листе ознакомления.
Другое дело – индивидуальная должностная (или рабочая) инструкция. В ее заголовке указано, на какого конкретного работника она распространяется. Она может быть оформлена:
- как отдельный локальный нормативный акт (хранится 50/75 лет по ст. 443 Перечня 2019 года) либо
- как приложение к трудовому договору с конкретным работником (тогда хранится вместе с договором 50/75 лет ЭПК по ст. 435 Перечня 2019 года).
Если в организации ведутся личные дела, то его индивидуальные должностные (рабочие) инструкции, как правило, формируются в их составе.
