Форма акта о выделении к уничтожению документов из архива утверждена и содержится в нормативном правовом акте Росархива. А форма акта для выделения к уничтожению документов из структурных подразделений (на этапе текущего делопроизводства) не утверждена. Как доработать для этих целей «архивный» акт?
Как составить акт о выделении к уничтожению документов, находящихся на депозитарном хранении в стороннем коммерческом архиве?
Каков алгоритм работы: как оформлять акты о выделении документов к уничтожению, как их согласовывать и утверждать, как отражать сам факт уничтожения, где потом хранить акты? Объясняем, кто что и в каком порядке должен делать.
Значение для делопроизводства и архива организации
Акт о выделении к уничтожению документов представляет собой интересную многофункциональную разновидность акта. Он не является обычным информационно-справочным документом. На практике акт выполняет функции организационного и учетного документа, с помощью которого (и одновременно с описями дел) оформляются результаты завершающих этапов экспертизы ценности документов как аналитического процесса.
Акт об уничтожении документов позволяет:
- управлять составом документального фонда – избавляться от документов с истекшими сроками хранения, черновиков, копий, лишних экземпляров документов, которые часто оставляют на хранение сотрудники структурных подразделений;
- структурным подразделениям:
- вести учет документов с истекшими сроками хранения, которые находились на текущем хранении (со сроком до 10 лет включительно), методом сравнения сроков с действующей номенклатурой дел;
- оформлять свои предложения к сводному акту организации о выделении не подлежащих архивному хранению документов (т.е. фактически оформление акта структурного подразделения за подписью руководителя подразделения, что является лучшей практикой);
- вести учет документов в составе архивного фонда, сроки хранения которых истекли;
- актуализировать сведения в обязательных учетных документах в архиве – в книге учета поступления и выбытия дел, документов, листе фонда, деле фонда, в описях дел, хранящихся в архиве. В дело фонда ежегодно формируется сводный акт о выделении документов к уничтожению, согласованный экспертной комиссией (ЭК) и утвержденный руководителем организации.
Формы актов о выделении документов на уничтожение из архива и подразделений
Форма акта о выделении к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению, содержится в Приложении № 3 к архивным Правилам 2023 года 1 (см. ее далее). Это унифицированная рекомендуемая форма для выделения документов к уничтожению из архива организации. Об этом свидетельствуют специфические для архива сведения: № фонда, № описи и № единицы хранения по ней (см. отметку «1»).
Форма акта используется и при выделении к уничтожению электронных документов. В его оформляющей части предусмотрена отметка, что документы «на электронном носителе сданы на уничтожение таким-то способом» (см. отметку «2»). Но опыт лучших практик показал, что дополнительно к данному акту о выделении к уничтожении электронных документов необходимо оформление так называемого «технического» акта о фактическом их уничтожении с указанием даты, состава комиссии из числа сотрудников ИТ-отдела и реального способа уничтожения (обычно – программным способом). Этот «технический» акт оформляется по обычной форме акта, установленной требованиями к оформлению организационно-распорядительных документов (ОРД), но его содержательная часть остается в табличной форме. Один экземпляр «технического» акта остается в ИТ-отделе, а второй присоединяется к соответствующему акту о выделении к уничтожению.
Акт о выделении к уничтожению документов применяется и в текущей оперативной деятельности структурных подразделений. Утвержденной формы акта для этих целей не существует. Обычно за основу берут форму «архивного» акта из Приложения № 3 к Правилам 2023 года и убирают из нее характеристики единиц хранения в архиве, оставляя только параметры дел, находящихся на текущем хранении в подразделениях (см. Пример 1).
Данный акт используется для выделения к уничтожению не только сформированных дел с истекшим сроком хранения, но и когда требуется организованно выделить к уничтожению проекты, копии, выписки, черновики и устаревшие версии документов, которые образуются в деятельности структурных подразделений. Они могут не описываться в акте «индивидуально», а фигурировать как...
