Сначала краткий ответ: формируйте дела правильно и при определении сроков хранения работайте с делами, а не с единичными документами. «До минования надобности» – это не отметка, а срок хранения, который фиксируется в номенклатуре дел и который фактически вы сами должны определить, исходя из востребованности документов.
В номенклатуре дел закрепляется список дел (а не документов), которые образуются в деятельности вашей организации. Дело представляет собой совокупность документов (так называемый первичный комплекс), которые связаны между собой вопросом, участком деятельности, они возникают в процессе принятия решений в однотипных управленческих ситуациях и служат доказательством законности принятых решений.
Фрагмент документа
Инструкция по применению Перечня типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237)
4.6. Срок хранения «До минования надобности» означает, что организация сама определяет срок хранения указанных документов, однако этот срок не может быть менее одного года. Срок хранения «До минования надобности» установлен для таких документов, как проекты локальных нормативных актов организации, документы, присланные для сведения, копии документов.
4.7. Срок хранения «До замены новыми» применяется, как правило, к копиям нормативных документов, которые присылаются в организацию для использования в работе, и означает, что данные документы хранятся до их отмены и замены новыми.
Срок хранения «До минования надобности» или «До замены новыми» устанавливается делам, в которых формируются, как правило:
- копии нормативных правовых актов;
- проекты, копии и экземпляры локальных нормативных актов, планов, бюджетов и программ организации;
- копии распорядительных документов регуляторов и вышестоящих организаций;
- копии документов переписки в рамках исполнения резолюции руководителя;
- документы всех видов, присланные для сведения;
- некоторые виды оперативных журналов, которые организация «заводит» по мере необходимости (для учета посетителей офиса, учета выданных разовых пропусков, приема-сдачи ключей и т.п.).
Самое главное – на основе анализа вопросов и участков деятельности подразделений организации правильно классифицировать, выделить и объединить в дела документы, связанные с конкретными вопросами и участками работы и ответственностью подразделений с учетом подлинности и копийности документов. Таким образом и формируются дела, в заголовке которых мы стараемся отразить состав их документов.
Обратите внимание, что нормативные сроки хранения устанавливаются перечнями документов, в которых срок хранения устанавливается для видов и категорий документов. Но применяются сроки хранения не к отдельным документам, а к делам (т.е. к совокупности документов, отражающих тот или иной вопрос или участок деятельности), что закрепляется в номенклатуре дел.
Действительно, часть документов подобного дела может быть уже исполнена, потерять актуальность и востребованность, а часть может оставаться актуальной (например, копии действующих документов, которыми по-прежнему необходимо руководствоваться). Но поскольку мы работаем с документами дела целиком, срок хранения должен устанавливаться для всего дела по правилу «старшего» срока. В вашей ситуации это означает, что пока хотя бы 1 из документов / копий сформированного дела со сроком «До минования надобности» сохраняет свою актуальность и используется, то продолжает храниться все дело целиком.
Срок хранения «До минования надобности» означает, что сама организация определяет и сама является ответственной за период актуальности и срок действия документов данного дела, т.е. за «надобность», востребованность документов. Но срок хранения всего сформированного дела не может быть менее 1 года с года его исполнения или последнего использования. По общему правилу срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за календарным годом последнего использования. Учитывайте также общие правила и общую технологию экспертизы ценности документов.
Пример 3. Когда выделять к уничтожению дело со сроком хранения «До минования надобности»
Если все документы дела со сроком хранения «До минования надобности» в 2025 году потеряли свою актуальность / востребованность (истек срок действия, на основе проектов давно составлены официальные документы и т.п.), то минимум 1 год с 1 января следующего года (т.е. в течение всего 2026 года) они должны оставаться на хранении в составе того же дела.
В первом квартале 2027 года структурное подразделение, в котором сформировано данное дело, передает в службу делопроизводства предложения (акт структурного подразделения за подписью руководителя подразделения) для включения его в сводный акт организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Годовые разделы всех видов описей дел и сводный акт о выделении к уничтожению передаются на рассмотрение (согласование) экспертной комиссии, а далее – на утверждение первым руководителем организации (или уполномоченным им лицом).
Вы правильно понимаете, что дела по акту нельзя физически уничтожать до тех пор, пока не будут утверждены описи дел за тот же год. На практике описи дел и акт для уничтожения дел того же года рассматриваются экспертной комиссией одновременно. После этого в течение того же календарного года уничтожают внесенные в акт (о выделении к уничтожению) дела и, возможно, россыпь документов (там могут быть и незаверенные копии документов, черновики, первоначальные несогласованные проекты документов). Делается это обязательно по акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, согласованному экспертной комиссией и утвержденному руководителем организации.
