Сроки хранения и индексы дел в акте о выделении документов к уничтожению

В номенклатуре дел и акте сроки хранения могут отличаться

Интересно, за какие годы вы сейчас проводите подготовку документов к передаче на архивное хранение и выделение к уничтожению документов, не подлежащих хранению?

Главное в вашей ситуации – соблюдение нормативных сроков хранения по действующему в настоящее время Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236; далее – Перечень 2019 года).

Новый Перечень 2019 года начал действовать с 18.02.2020, а ранее действовавший аналогичный Перечень (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) утратил силу. В соответствии с Разъяснениями Росархива по внедрению Перечня 2019 года (опубликованы на сайте Росархива 12.03.2020) новый Перечень 2019 года должен применяться при установлении сроков хранения документов за предшествующие его утверждению годы (!), работать по новому Перечню надо начиная с 18.02.2020!

Если документы за прошлые годы¹ были переданы в архив и выделены по актам на уничтожение до 18.02.2020, то сроки хранения вы определяли по соответствующим номенклатурам дел, в которых учитывались данные документы (т.е. по старому Перечню). Но если после 18.02.2020 вы обрабатываете эти документы, внося в акты на выделение к уничтожению и в описи дел, то их сроки хранения придется перепроверить и определить по новому Перечню 2019 года. Основание – Разъяснения Росархива.

Например, если вы в настоящее время готовите к уничтожению документы за период с 2016 года и по 2019 год, вам предстоит определять сроки хранения и номера статей по Перечню 2019 года.

При этом в номенклатурах дел на 2016, 2017, 2018 и 2019 годы у данных документов стоят сроки хранения и ссылки на статьи предыдущего Перечня (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Росархив рекомендовал переработать номенклатуру дел только на 2020 год в соответствии с новым Перечнем 2019 года. Понятно, что номенклатуры дел за последующие годы (начиная с 2021-го) сразу формировались со сроками и статьями нового Перечня 2019 года.

Итак, сейчас в акте о выделении к уничтожению документов, например, 2016–2019 годов должны быть указаны сроки хранения и номера статей по новому Перечню 2019 года – и ими надо руководствоваться!

Какую форму акта использовать

Обратите внимание:

• на п. 3.15, 4.11, 4.13 и Приложение № 21 в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526; далее – Правила 2015 года), а также
• на Приложение № 21 к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 25.12.2020 № 199; далее – Методические рекомендации для госорганов).

В утвержденной Правилами 2015 года форме акта не предусматривается графа «индекс дела», а в обязательном порядке оформляются заголовки дел и годы (окончания дел). Формы учетных архивных документов лучше не нарушать.

В крайнем случае и если вы не являетесь источником комплектования, графу «индекс дела» можно оформлять:

• в проектах актов структурных подразделений, при условии их ежегодного составления и передачи в службу делопроизводства, что обеспечит удобство проверки заголовков, индексов, сроков хранения и оперативность составления сводного акта организации;
• каждый год в проекте акта как отчете из информационной системы (СЭД), т.е. допускается дополнение формы акта графами и сведениями, необходимыми во внутренней деятельности организации, в т.ч. в наименовании разделов акта при большом его объеме используются соответствующие наименования разделов номенклатуры дел.

Кроме того, индекс дела можно вписывать в графу «Примечание» (см. «2» в Примере 1). Такой совет мягко высказан в разделе 7 Методических рекомендаций по применению Правил 2015 года, т.е. это целесообразно, но не обязательно.

Правила 2015 года должны применять все организации, кроме тех, для кого установлено специальное регулирование.

Для государственных органов, органов местного самоуправления утверждена точно такая же форма акта о выделении документов к уничтожению (Приложение № 21 к Методическим рекомендациям для госорганов), где нет отдельной графы для указания индекса дела по номенклатуре дел и тоже присутствует графа «Примечание», которую вы можете использовать для этих целей.

Задавая вопрос, его автор, возможно, имел в виду ранее действовавшие Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76), Приложением № 28 к которым была утверждена другая форма акта. В ней как раз и была графа «Индекс дела по номенклатуре или № дела по описи». Этот методический документ 2009 года фактически был заменен на Методические рекомендации для госорганов 2020 года, в которых форма акта теперь такая же, как в Правилах 2015 года.

В Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) форма интересующего нас акта не утверждена, поэтому государственные организации руководствуются формой акта из Правил 2015 года.

Особенности заполнения акта

Прокомментируем заполнение акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (форма которого, как мы выяснили, сейчас одинакова для всех – см. Пример 1).

Допустим, нам нужно выделить к уничтожению документы 2016–2019 годов, тогда в графе 7 указываем сроки хранения и статьи по новому Перечню 2019 года – и ими руководствуемся (см. «1» там же).

А данные из номенклатур дел можно внести в графу 8 «Примечание» (см. «2») – это стоит делать, когда по Перечню 2019 года установлен меньший срок хранения документов по отношению к тому, который закреплен в утвержденной номенклатуре дел за прошедший год по старому, ныне отмененному Перечню.

В процессе согласования проекта сводного акта с ЭК организации не забудьте в протоколе заседания зафиксировать, что сроки хранения документов, завершенных в делопроизводстве до утверждения Перечня 2019 года, определены именно в соответствии с данным перечнем.

Обратите внимание на сноску <*> в данной форме акта, которая говорит о следующем: если бы документы выделялись к уничтожению из архива, в который они сдавались ранее по описям, то номера дел из описей надо было бы указывать в графах 4 и 5 акта. А при уничтожении документов с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях (до передачи в архив) графы 4 и 5 нам просто нечем заполнить (см. «3»).

В заголовке акта вместо «архивных документов» указываются просто «документов» («4»).

В тексте перед таблицей нет № фонда, а есть только указание на наименование организации, чьи документы выделяются к уничтожению («5»).

То есть «архивная» форма адаптируется для нужд делопроизводства в соответствии с Методическими рекомендациями по внедрению Правил 2015 года: