Сроки хранения различных приказов
Отличаются ли приказы по основной деятельности и приказы по охране труда? Можно ли их хранить в одной папке с приказами по основной деятельности?
Есть революционные проекты, где государственные структуры начинают брать на себя функции ведения дел и сохранения информации, документов организаций.
В № 3’ 2023 см. статью «Электронные документы: как учитывать в номенклатуре дел, при передаче в архив и в актах на уничтожение»
В № 3’ 2023 см. статью «Сроки хранения и индексы дел в акте о выделении документов к уничтожению»
Например, запущен пилотный проект с новым налоговым режимом «Автоматизированная упрощенная система налогообложения» (АУСН), где налоговые органы будут исчислять сумму подлежащего уплате налога (подменяя собой бухгалтера) на основе данных о доходах и расходах, полученных:
В прошлом номере мы рассказали о новых Правилах нотариального делопроизводства1 и Типовой номенклатуре дел нотариуса2: принципиальное новшество заключается в том, что наши нотариусы первыми в стране переходят на ведение номенклатуры дел в электронном виде, да еще и в государственной единой информационной системе нотариата3!
А сейчас мы хотим продолжить эту тему, обратив ваше внимание на отдельные новшества в технологии делопроизводства, которые введены для нотариусов.
Документы и дела нотариусов разделяются на 2 группы:
1) нотариальные документы, созданные нотариусами при совершении нотариальных действий и сформированные на их основе номенклатурные дела (эти дела включают не только нотариальные документы, но и другие документы, необходимые для совершения нотариальных действий);
2) иные документы и сформированные из них дела, связанные с финансовой ответственностью нотариуса или исполнением обязанностей, установленных законодательством, не относящимся к законодательству о нотариате, в т.ч. обязанностей налогоплательщика и (или) работодателя и т.п.
Бумажные номенклатурные дела по нотариальным действиям с постоянным и более 10 лет сроком хранения передаются нотариусом в архив региональной нотариальной палаты. Судьба бумажных документов второй группы пока не ясна. Согласно правилам, они в архив передаваться не должны.
Изначально электронные нотариальные документы при совершении нотариальных действий сразу же размещаются в ЕИС. Если подлинник нотариального документа оформлен на бумаге, то в ЕИС размещается его электронный образ. А бумажные документы сначала хранятся у нотариуса. В классическом делопроизводстве переформирование дел встречается не часто, в первую очередь из-за своей трудоемкости, чреватой ошибками, поэтому в делопроизводстве дела и стараются формировать таким образом, чтобы избежать этого. Но нотариусы должны переформировывать все дела с постоянным и более 10 лет сроком хранения из 1 раздела номенклатуры, т.е. дела по нотариальным действиям перед передачей в архив (за некоторыми исключениями), чтобы:
Опись оконченных производством дел, которая ведется прямо в ЕИС и подписывается УКЭП нотариуса, должна быть составлена в течение 3 месяцев после окончания года.
В порядке уничтожения документов можно выделить следующие новшества:
Если у нотариуса есть документы, которым не были установлены сроки хранения ни его номенклатурой дел, ни новой Типовой номенклатурой дел4, ни старой Примерной номенклатурой дел5, то их можно уничтожить только через 5 лет хранения после окончания делопроизводством.
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Отличаются ли приказы по основной деятельности и приказы по охране труда? Можно ли их хранить в одной папке с приказами по основной деятельности?
Нужно ли хранить заявления – основания к приказам в деле вместе с приказами? Каким нормативным документом регулируется этот вопрос?
Для каких организаций требования профстандартов обязательны? Когда важно соблюдать требования квалификационных справочников? Какие требования эти документы предъявляют к образованию и опыту работы секретаря, помощника руководителя, делопроизводителю, документоведу, специалисту ДОУ, руководителю подразделения по управлению документами, заведующему архивом, заместителю руководителя организации по вопросам управления документами и др.? Могут ли уволить за несоответствие этим требованиям? Как при помощи профстандарта определить правильное наименование должности под выполняемый функционал? Поводом для написания статьи стал вопрос читателя, пострадавшего от смены наименования должности.
Какие кадровые документы нельзя оформлять в электронном виде? Их перечень в ТК РФ конкретный и краткий. Какие условия важно соблюсти работодателю, чтобы перевести в электронный вид ознакомление с приказом о работе в выходной день, получение на это согласия у работника, полный цикл работы с графиком отпусков? Вопросы читателей стали поводом для этой статьи:
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.
Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.
Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?
В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?
Раздел не найден.