Top.Mail.Ru

Новые подходы к длительному хранению документов и уничтожению ненужных – в Правилах нотариального делопроизводства

Например, запущен пилотный проект с новым налоговым режимом «Автоматизированная упрощенная система налогообложения» (АУСН), где налоговые органы будут исчислять сумму подлежащего уплате налога (подменяя собой бухгалтера) на основе данных о доходах и расходах, полученных:

  • от онлайн-кассы,
  • банков и
  • самих налогоплательщиков, которые те укажут в своем личном кабинете.

В прошлом номере мы рассказали о новых Правилах нотариального делопроизводства1 и Типовой номенклатуре дел нотариуса2: принципиальное новшество заключается в том, что наши нотариусы первыми в стране переходят на ведение номенклатуры дел в электронном виде, да еще и в государственной единой информационной системе нотариата3!

А сейчас мы хотим продолжить эту тему, обратив ваше внимание на отдельные новшества в технологии делопроизводства, которые введены для нотариусов.

Документы и дела нотариусов разделяются на 2 группы:

1) нотариальные документы, созданные нотариусами при совершении нотариальных действий и сформированные на их основе номенклатурные дела (эти дела включают не только нотариальные документы, но и другие документы, необходимые для совершения нотариальных действий);

2) иные документы и сформированные из них дела, связанные с финансовой ответственностью нотариуса или исполнением обязанностей, установленных законодательством, не относящимся к законодательству о нотариате, в т.ч. обязанностей налогоплательщика и (или) работодателя и т.п.

Бумажные номенклатурные дела по нотариальным действиям с постоянным и более 10 лет сроком хранения передаются нотариусом в архив региональной нотариальной палаты. Судьба бумажных документов второй группы пока не ясна. Согласно правилам, они в архив передаваться не должны.

Изначально электронные нотариальные документы при совершении нотариальных действий сразу же размещаются в ЕИС. Если подлинник нотариального документа оформлен на бумаге, то в ЕИС размещается его электронный образ. А бумажные документы сначала хранятся у нотариуса. В классическом делопроизводстве переформирование дел встречается не часто, в первую очередь из-за своей трудоемкости, чреватой ошибками, поэтому в делопроизводстве дела и стараются формировать таким образом, чтобы избежать этого. Но нотариусы должны переформировывать все дела с постоянным и более 10 лет сроком хранения из 1 раздела номенклатуры, т.е. дела по нотариальным действиям перед передачей в архив (за некоторыми исключениями), чтобы:

  • изъять документы с истекшими сроками хранения и
  • отсканировать нотариальные документы, которые по тем или иным причинам не были размещены в ЕИС, и передать их в ЕИС;

Опись оконченных производством дел, которая ведется прямо в ЕИС и подписывается УКЭП нотариуса, должна быть составлена в течение 3 месяцев после окончания года.

В порядке уничтожения документов можно выделить следующие новшества:

  • документы с истекшими сроками хранения включаются нотариусом в акт о выделении документов к уничтожению, который он должен оформить после описей дел и в пределах 3 месяцев после окончания календарного года;
  • если описи дел оформляются прямо в ЕИС, то акты составляются на бумаге в 2 экземплярах, подписываются нотариусом с проставлением гербовой печати и передаются на согласование в комиссию нотариальной палаты, потом утверждаются в нотариальной палате. А после утверждения акта нотариус должен в течение 30 дней уничтожить документы с проставлением в нем соответствующей отметки. Далее 1 экземпляр он оставляет себе, другой передает в нотариальную палату.

Если у нотариуса есть документы, которым не были установлены сроки хранения ни его номенклатурой дел, ни новой Типовой номенклатурой дел4, ни старой Примерной номенклатурой дел5, то их можно уничтожить только через 5 лет хранения после окончания делопроизводством.

Сноски 5

  1. Утверждены приказом Минюста России от 14.12.2022 № 394 и решением Правления ФНП от 28.11.2022 № 21/22. Вернуться назад
  2. Утверждена приказом Минюста России от 14.12.2022 № 393. Вернуться назад
  3. Далее – ЕИС. Вернуться назад
  4. Утверждена приказом Минюста России от 14.12.2022 № 393. Вернуться назад
  5. Утверждена приказом Минюста России от 19.12.2013 № 229. Вернуться назад
Оценить новость
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Когда формировать дела?

Сводная номенклатура дел на 2023 год введена в действие приказом, в котором есть пункт, требующий от руководителей всех структурных подразделений до 31.01.2023 года обеспечить формирование дел в подразделениях в соответствии с утвержденной номенклатурой дел на 2023 год. После указанной даты отдел документационного обеспечения осуществляет проверку формирования дел в подразделениях. Есть подразделения, которые оформили все папки на 2023 год, даже если документов для них нет (еще не появились). Есть также подразделения, которые говорят, что будут заводить папки только тогда, когда для них появятся документы, а просто так пустые папки на полках им не нужны. Ни в одном нормативном документе не удалось найти разъяснения, когда именно нужно формировать дела текущего года. Но даже если такого документа нет, то разве приказа директора о формировании дел до 31.01.2023 не достаточно, чтобы полностью оформить все дела в соответствии с номенклатурой подразделения? Как Вы считаете, когда нужно формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел: в начале года сразу оформить все папки, или же оформлять их по мере появления документов в течение года?

Как вести личное дело государственного гражданского служащего?

Как правильно вести личное дело государственного гражданского служащего и нумеровать его, если ранее у него имелось личное дело в другом государственном органе, которое передано по настоящему месту работы? Пример: госслужащий работал в министерстве «А», где у него было личное дело из 2 томов (в 1-м томе 250 страниц, во 2-м томе 100 страниц). Спустя время госслужащий поступил на работу в министерство «Б», где на него завели личное дело и запросили личное дело из министерства «А». Как вести опись на личное дело в министерстве «Б»: — продолжать опись тома 2 личного дела до 250 страницы, а затем заводить том 3? — или же по новому месту работы заводим новый том 3, где нумеруем заново, а второй том так и остается с сотней страниц? Укажите, пожалуйста, нормативные документы или статьи из вашего журнала, где ранее это было опубликовано.

Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации (часть 1)

Проследим преемственность учетно-справочных данных – покажем, как они «перетекают» из номенклатуры дел в описи дел и на обложку дела, как заполняются книга учета поступления и выбытия дел, лист фонда, список фондов и реестр описей дел. Сначала покажем стандартный вариант учета дел в архиве, установленный новыми архивными Правилами 2023 года, а потом разберем, как можно действовать в нестандартных ситуациях. В этом номере журнала читайте 1 часть подробной статьи, где мы разберем заполнение итоговой записи к номенклатуре дел, описи дел и обложки дел – то, что получается «на выходе» по окончании делопроизводственного года.

Подборка готовых решений для закрытия делопроизводственного года

Что нужно сделать в конце делопроизводственного года и как – собран опыт ведущих специалистов по управлению документами с алгоритмами работы и примерами оформления документов, отчетов (множество вариантов!).

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Правила написания адресов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Письмо: все тонкости оформления реквизитов

Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).