Электронные документы: как учитывать в номенклатуре дел, при передаче в архив и в актах на уничтожение

Что такое электронные документы и какими они бывают

Определение понятия электронный документ дано в законе: «электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах» ¹. Данное определение было введено в закон в 2010 году и является спорным. Если из него убрать всю лишнюю информацию, останется только то, что электронный документ – это информация, представленная в электронной форме. Но такое определение в терминологии называют закольцованным, поскольку понятие определяется через самое себя. В итоге получается, что определение электронного документа есть, но оно мало что объясняет ².

Всем, кто работает с управленческой документацией, известно, что в настоящее время мы фактически создаем и используем 2 типа электронных документов:

• изначально созданные в виде электронных документов («рожденные цифровыми»);
• полученные в результате оцифровки документов, созданных на бумажном носителе.

Напомним, что Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (далее – Правила делопроизводства), устанавливая общие принципы документирования и требования, предъявляемые к созданию документов, выделяют ³:

• документы, созданные на бумажном носителе;
• электронные документы (то есть созданные в цифровой форме);
• электронные копии документов (полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе).

С точки зрения делопроизводства, это принципиально – различать 2 типа электронных документов. И важно это, прежде всего, с точки зрения организации хранения данных документов:

• документ, созданный как цифровой, является подлинником, поэтому именно он должен храниться в течение установленного срока;
• электронная копия документа (скан-копия), изготовленная на основе бумажного документа, если это не единственный экземпляр документа в организации, по общему правилу хранится до минования надобности (при необходимости электронные копии документов могут передаваться в архив организации в качестве фонда пользования). При наличии документа-подлинника на бумажном носителе именно он должен храниться в течение установленного срока ⁴.

Для понятийного аппарата и в практических целях было бы правильнее определять электронный документ как документ, созданный в цифровой форме и не имеющий аналога (подлинника) на бумаге. Будем исходить именно из такого представления об электронном документе.

Нормативно закреплено, что «Документы организации, имеющие временные сроки хранения (до 10 лет включительно) могут создаваться, храниться и использоваться исключительно в форме электронных документов» ⁵. Это означает, что подлинники документов со сроком хранения 10 лет и выше должны создаваться в бумажной форме. Объясняется это отсутствием правовой и технической возможности пока поддерживать юридическую значимость таких документов в течение более 10 лет.

Электронный документ и электронная копия документа имеют разную структуру:

• цифровой документ – это контент (содержание), метаданные, файл электронной подписи (или файлы нескольких подписей);
• электронная копия документа – файл, полученный в результате оцифровки бумажного документа, как правило, в графическом формате (чаще используется формат PDF), один или несколько файлов электронной подписи.

Обратите внимание: электронной подписью может быть подписан как электронный документ, так и электронная копия документа.

Поскольку электронные документы имеют сложную структуру, при передаче их по информационно-телекоммуникационным каналам, а также при архивном хранении содержимое электронного документа помещается в контейнер – папка...