Top.Mail.Ru

Электронные документы: как учитывать в номенклатуре дел, при передаче в архив и в актах на уничтожение

Какими бывают электронные документы. Как их отразить в номенклатуре дел и потом в ее итоговой записи по завершении года (показываем разные варианты). Как оформить опись электронных дел на их передачу из подразделений в архив организации. Как составить к ней реестры с описанием содержимого каждого передаваемого электронного дела. Почему в архив поступает мало электронных документов и копий. Как оформить передачу электронных копий в качестве фонда пользования в дополнение к бумажным оригиналам. Как составить акт о выделении к уничтожению электронных дел. На какую нормативную базу можно опереться. В чем заключаются «шероховатости» зафиксированной в ней теории. И как их преодолевать на практике.

Что такое электронные документы и какими они бывают

Определение понятия электронный документ дано в законе: «электронный документдокументированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах» 1. Данное определение было введено в закон в 2010 году и является спорным. Если из него убрать всю лишнюю информацию, останется только то, что электронный документ – это информация, представленная в электронной форме. Но такое определение в терминологии называют закольцованным, поскольку понятие определяется через самое себя. В итоге получается, что определение электронного документа есть, но оно мало что объясняет 2.

Всем, кто работает с управленческой документацией, известно, что в настоящее время мы фактически создаем и используем 2 типа электронных документов:

  • изначально созданные в виде электронных документов («рожденные цифровыми»);
  • полученные в результате оцифровки документов, созданных на бумажном носителе.

Напомним, что Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (далее – Правила делопроизводства), устанавливая общие принципы документирования и требования, предъявляемые к созданию документов, выделяют 3:

  • документы, созданные на бумажном носителе;
  • электронные документы (то есть созданные в цифровой форме);
  • электронные копии документов (полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе).

С точки зрения делопроизводства, это принципиально – различать 2 типа электронных документов. И важно это, прежде всего, с точки зрения организации хранения данных документов:

  • документ, созданный как цифровой, является подлинником, поэтому именно он должен храниться в течение установленного срока;
  • электронная копия документа (скан-копия), изготовленная на основе бумажного документа, если это не единственный экземпляр документа в организации, по общему правилу хранится до минования надобности (при необходимости электронные копии документов могут передаваться в архив организации в качестве фонда пользования). При наличии документа-подлинника на бумажном носителе именно он должен храниться в течение установленного срока 4.

Для понятийного аппарата и в практических целях было бы правильнее определять электронный документ как документ, созданный в цифровой форме и не имеющий аналога (подлинника) на бумаге. Будем исходить именно из такого представления об электронном документе.

Нормативно закреплено, что «Документы организации, имеющие временные сроки хранения (до 10 лет включительно) могут создаваться, храниться и использоваться исключительно в форме электронных документов» 5. Это означает, что подлинники документов со сроком хранения 10 лет и выше должны создаваться в бумажной форме. Объясняется это отсутствием правовой и технической возможности пока поддерживать юридическую значимость таких документов в течение более 10 лет.

Связанный материал
Новые подходы к длительному хранению документов и уничтожению ненужных – в Правилах нотариального де...
01 марта 2023

См. новость «Новые подходы к длительному хранению документов и уничтожению ненужных – в Правилах нотариального делопроизводства» в № 3’ 2023

Связанный материал
Проверка ЭП на протяжении всего срока хранения документа
№ 01 / 2023

Проблему обеспечения проверки подлинности электронной подписи на протяжении всего срока хранения документа мы прокомментировали в ответе на вопрос в № 1’ 2023

Связанный материал
Безбумажный документооборот: текущая ситуация и ближайшие перспективы
№ 09 / 2021

В статье «Безбумажный документо­оборот: текущая ситуация и ближайшие перспективы» в № 9’ 2021 мы в т.ч. прокомментировали законопроект, который должен принципиально изменить ситуацию за счет создания юридически значимых электронных дубликатов ранее созданных бумажных и электронных оригиналов документов

Электронный документ и электронная копия документа имеют разную структуру:

  • цифровой документ – это контент (содержание), метаданные, файл электронной подписи (или файлы нескольких подписей);
  • электронная копия документа – файл, полученный в результате оцифровки бумажного документа, как правило, в графическом формате (чаще используется формат PDF), один или несколько файлов электронной подписи.

Обратите внимание: электронной подписью может быть подписан как электронный документ, так и электронная копия документа.

Поскольку электронные документы имеют сложную структуру, при передаче их по информационно-телекоммуникационным каналам, а также при архивном хранении содержимое электронного документа помещается в контейнер – папка...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Работа с электронными документами в вопросах и ответах

Государственный архив Российской Федерации принимает электронные документы долговременного хранения? Можно ли приказы по основной деятельности и протокол о назначении генерального директора переводить в электронный вид? Как потом представлять эти документы по запросу? Какие документы по охране труда можно перевести в электронный вид? В каком формате должны оформляться электронные подлинники актов по форме КС-2? Можно ли включать в СЭД документы ДСП? Как вскоре изменится регулирование этого вопроса? Может ли организация сама выдавать работникам усиленные электронные подписи?

Критерии выбора вида электронной подписи для подписания конкретного документа

Рассматриваются законодательно установленные виды электронных подписей. Основную ценность статьи представляют сформулированные критерии выбора вида электронной подписи для документов внешнего и внутреннего документопотоков (методика выбора ЭП иллюстрируется примерами). Кроме того, приводятся примеры законодательно оговоренных требований к применению конкретного вида ЭП для отдельных документов (кадровых, бухгалтерских, нотариальных и др.).

Фонд пользования с электронными копиями писем

Возник вопрос о заголовке дела с электронными документами. Секретариат централизованно обрабатывает и регистрирует всю-всю исходящую и входящую переписку организации. Понимаем, что это не совсем правильно, что входящее письмо и ответ на него должны остаться в деле у исполнителя с тематическим заголовком по номенклатуре дел – такие электронные дела действительно формируются в структурных подразделениях. Однако ведь секретариат регистрирует каждое исходящее письмо и переводит его в электронный вид после присвоения регистрационного номера.

Как отражать переходящие дела в номенклатуре дел

Мы показываем, как в номенклатуре дел надо описывать переходящие дела (в т.ч. личные дела, а также дела, формируемые на протяжении учебного года, который захватывает 2 календарных года): в графе «примечание», как в заголовке дела можно отражать годы. По какой логике включать переходящие дела в соответствующие графы итоговой записи к номенклатуре дел после завершения года (кстати, они не всегда оказываются в графе «переходящие»). Как заносить переходящие дела в описи дел при сдаче в архив. Поводом для этой статьи стал вопрос читателя.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Оформляем акты на уничтожение документов

В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы