С кем необходимо согласовывать номенклатуру дел?

Очень интересно, что вы обратили внимание на деятельность экспертно-проверочных комиссий (ЭПК). Действительно, п. 11 архивных Правил 2023 года¹ предусматривает согласование номенклатуры дел с ЭПК архивного учреждения.

Но у ЦЭПК при Росархиве совершенно другие полномочия по отношению к экспертизе ценности документов в организациях (см. Положение о Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве, утв. приказом Росархива от 08.11.2019 № 173). Вас могут заинтересовать функции ЦЭПК:

• о вынесении мотивированных решений по научно-методическим и практическим вопросам экспертизы ценности (п. 5.2), в т.ч.:
  • по установлению / изменению сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, (п. 5.4 е)) и
  • методической помощи экспертно-проверочным (ЭПК), центральным экспертным (ЦЭК) и экспертным комиссиям (ЭК) (п. 5.3);
• по согласованию проектов примерных номенклатур дел, которые разработывают федеральные органы государственной власти для своих территориальных органов и подведомственных организаций (п. 5.4 в)).

Однако проекты конкретных номенклатур дел конкретных организаций ЦЭПК не рассматривает и не согласовывает даже в рамках методической помощи. Положением о ЦЭПК это не предусмотрено.

При разработке номенклатуры дел, т.е. на первом этапе экспертизы ценности документов, в настоящее время специалисты используют уже сложившуюся систему типовых и ведомственных перечней документов со сроками хранения, а также примерные номенклатуры дел. Это существенно снижает количество спорных вопросов по срокам хранения документов у организаций, сейчас они практически не возникают.

А согласование номенклатуры дел необходимо провести:

• прежде всего с архивом и экспертной комиссией вашего ГБУ (оформить дату и номер протокола заседания);
• если в структуре государственного органа – учредителя вашего ГБУ образована центральная экспертная комиссия (ЦЭК), то проект номенклатуры дел необходимо будет согласовать и с ней;
• в формулировке вопроса не указан статус и управленческий уровень подчиненности вашего ГБУ. Поэтому проект номенклатуры дел, особенно в случае ее существенного пересмотра или с периодичностью 1 раз в 5 лет, ГБУ – источник комплектования прежде всего направляет на согласование ЭПК (или ЭПМК, т.е. экспертно-проверочной методической комиссией) государственного архива (федерального уровня или уровня субъекта Российской Федерации) или уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, который может быть учредителем государственного архива в субъекте Российской Федерации.

Рекомендуем службе делопроизводства, архиву и экспертной комиссии ГБУ – источника комплектования поддерживать более тесные связи со своим куратором от государственного архива или уполномоченного архивного органа.

А систему экспертных органов вы можете детально изучить на основе положений о них:

• Положение о Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве (утв. приказом Росархива от 08.11.2019 № 173) – ЦЭПК решает все научные, методические и практические вопросы экспертизы ценности документов;
• Примерное положение об экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива (утв. приказом Росархива от 13.06.2018 № 62) – ЭПК согласовывает номенклатуры дел своих источников комплектования;
• Примерное положение об экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела (утв. приказом Росархива от 13.06.2018 № 63) – ЭПК согласовывает примерные и конкретные номенклатуры дел своих источников комплектования;
• Примерное положение об экспертной комиссии организации (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 43) – на основе примерного положения каждая организация разрабатывает свое Положение об ЭК, ЭК согласовывает проекты номенклатур дел своей организации и возможные дополнения к ней.