Номенклатура дел: сколько экземпляров оформлять, где хранить, как изменять

Ежегодно, обычно в конце года, встает вопрос о корректировке действующей номенклатуры дел, ее подготовке на следующий год и утверждении¹. Данная задача стоит перед службой документационного обеспечения управления или работником, ответственным за работу с документами в организации².

В идеале номенклатуры дел подразделений разрабатываются там³, а служба ДОУ лишь методически руководит этим процессом и аккумулирует эти данные в сводную номенклатуру дел организации. Но в реальности во многих организациях вся эта работа ложится на плечи службы ДОУ. Кто что должен делать, мы разбирались ранее, а сейчас предлагаем сосредоточиться на других аспектах.

Нужно иметь в виду, что номенклатура дел – это документ, который обновляется ежегодно. Даже если кажется, что в течение года никаких изменений в деятельности организации не происходило, поэтому никакой корректировки не требуется. Как правило, это впечатление ошибочное: при ближайшем рассмотрении выясняется, что какие-то изменения все-таки нужны.

Напомним, что общий порядок разработки и корректировки номенклатуры дел с разной степенью детализации этого процесса установлен 3 нормативными документами в сфере делопроизводства и архивного дела:

• Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44);
• Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71 (в ред. от 09.07.2026); далее – Правила делопроизводства);
• Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77; далее – Архивные правила 2023 года).

Последовательность подготовки номенклатуры дел на следующий календарный год

Работа по подготовке номенклатуры дел на следующий календарный год начинается в IV квартале текущего года (оптимально – не позднее 15 ноября), чтобы к 1 января следующего года документ был полностью утвержден и готов к применению.

Перечислим основные этапы:

1. Служба ДОУ рассылает в подразделения актуальную форму номенклатуры дел и методические материалы для составления или корректировки номенклатуры дел подразделения, если в Инструкции по делопроизводству этот этап работы недостаточно конкретизирован.

В качестве таких методических материалов может быть использовано приложение № 15 к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 25.12.2020 № 199). В этом приложении изложен порядок составления номенклатуры дел, в т.ч. заголовков дел.

Если делопроизводственный персонал в структурных подразделениях не подготовлен для проведения такой работы, есть смысл:

• издать приказ, в котором дать соответствующие поручения службе ДОУ и руководителям подразделений о проведении корректировки номенклатуры дел и
• провести рабочее совещание с работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, на котором обсудить вопросы методического характера, объяснить, с какой целью и в каком порядке следует провести работу по корректировке номенклатуры дел, какими методическими материалами следует пользоваться, а также дать форму номенклатуры дел (форма номенклатуры дел структурного подразделения приведена в приложении № 2 к Архивным правилам 2023 года).

2. Составление проектов номенклатур дел структурных подразделений. Работники, ответственные за ведение делопроизводства в подразделениях, совместно с ведущими специалистами подразделения анализируют состав документов уходящего года, выясняют у руководства, предполагаются ли какие-либо изменения в деятельности подразделения в новом году, с учетом этой информации вносят изменения в действующую номенклатуру дел (корректируют ее) и готовят проект номенклатуры на следующий год.

Проект номенклатуры дел структурного подразделения подписывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ.

3. Служба ДОУ собирает проекты номенклатур дел подразделений, проверяет правильность формулировок заголовков дел, индексацию дел, соответствие сроков хранения действующим перечням документов со сроками хранения.

4. Служба ДОУ на основе проверенных проектов составляет сводную номенклатуру дел организации.

5. Процедура согласования и утверждения сводной номенклатуры строго формализована и включает следующие шаги:

5.1. Рассмотрение проекта номенклатуры дел экспертной комиссией (ЭК) организации. Проект сводной номенклатуры дел в обязательном порядке выносится на рассмотрение ЭК организации. Комиссия проверяет состав заголовков дел, правильность составления заголовков дел и определения сроков хранения.

5.2. Утверждение проекта сводной номенклатуры дел ЭПК архивного учреждения (если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива). Под ЭПК архивного учреждения понимается ЭПК федерального государственного архива, ЭПК субъекта Российской Федерации или ЭПК научной организации, включенной в перечень, утверждаемый Правительством РФ. Утверждение номенклатуры дел ЭПК проводится 1 раз в 5 лет. Но если у организации до истечения «очередной пятилетки» изменятся функции, структура, то номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию ЭК и утверждению ЭПК, а затем руководителем организации раньше указанного срока.

5.3. Утверждение сводной номенклатуры дел руководителем организации. Он утверждает документ своей подписью в грифе утверждения («УТВЕРЖДАЮ») на 1-м листе документа – это предусмотрено формой номенклатуры дел организации. Но поскольку формы документов, включенные в Архивные правила 2023 года⁴, имеют статус «Рекомендуемый образец», нельзя исключить возможность утверждения номенклатуры дел приказом организации.

6. Ввод в действие. Утвержденная номенклатура дел официально вводится в действие с 1 января нового календарного года.

7. Рассылка по структурным подразделениям. После утверждения служба ДОУ изготавливает копии разделов, соответствующих структурным подразделениям организации, и рассылает их по подразделениям, где они используются как рабочие экземпляры и в соответствии с ними формируются дела подразделения. Копии номенклатуры дел, рассылаемые по подразделениям, лучше изготавливать на бумажном носителе, т.к. в подразделениях организации они будут использоваться при формировании дел. Этот экземпляр номенклатуры дел лучше разместить:

• на внутренней стороне шкафа или
• на торцевой стене стеллажа, где хранятся дела подразделения.

Возможна рассылка номенклатур дел подразделений по электронной почте и/или размещение утвержденной номенклатуры дел в электронном виде на корпоративном портале, но при этом все работники, ответственные за ведение делопроизводства в подразделениях, должны быть проинформированы об этом и о том, что им необходимо распечатать свой раздел номенклатуры дел для использования в работе.

Кроме того, в течение года в рабочий экземпляр номенклатуры могут вноситься изменения от руки (какие изменения в нем стоит отражать, рассмотрим далее).

Количество экземпляров номенклатуры дел

Количество экземпляров сводной номенклатуры дел зависит от того, является организация источником комплектования государственного / муниципального архива или нет. Номенклатура дел составляется как минимум в 2 экземплярах – подлинниках:

• 1-й экземпляр помещается в отдельное дело постоянного хранения (заголовок этого дела «Номенклатура дел организации на … год» включается в раздел службы ДОУ или в раздел «Руководство», если такой службы в организации нет);
• 2-й экземпляр утвержденной номенклатуры дел передается в архив организации (при его наличии) или работнику, ответственному за архивное хранение документов организации);
• 3-й экземпляр организация – источник комплектования передает в свой государственный (муниципальный) архив, куда поступают на хранение ее документы.

В качестве рабочего экземпляра в службе ДОУ используется копия утвержденной номенклатуры дел. В соответствии с п. 6.17 Правил делопроизводства рабочий экземпляр номенклатуры дел хранится в службе ДОУ до тех пор, пока на дела, сформированные в соответствии с номенклатурой дел данного года, не будут составлены описи дел для их передачи в архив организации.

Кроме того, как уже было сказано, разделы номенклатуры дел на бумажном носителе или в электронном виде рассылаются в структурные подразделения для использования в работе.

Внесение изменений в номенклатуру дел

Общие правила

Во-первых, в течение года в рабочих экземплярах номенклатуры дел отражаются сделанные корректировки.

Во-вторых, они учитываются при разработке номенклатуры дел на следующий год.

Какие изменения вносятся для актуализации номенклатуры дел? Это делается с учетом реальных бизнес-процессов, выполняемых подразделением, и реального состава документов. В номенклатуру дел могут вноситься следующие изменения:

1. Исключение заголовков дел, которые перестали формироваться в связи с изменением функций подразделения (и, соответственно, отсутствие документов, которые возникали при реализации данных функций).

2. Уточнение (внесение изменений) в существующие заголовки дел и включение новых заголовков дел для документов, появление которых вызвано новыми задачами, изменением законодательства и т.д. Для правильного составления заголовков дел также следует пользоваться приложением № 15 к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 25.12.2020 № 199), в котором приведены признаки составления заголовков дел и конкретные модели заголовков дел.

3. Установление сроков хранения для вновь включенных заголовков дел или корректировка сроков хранения «старых» дел в строгом соответствии с актуальной нормативной базой:

• большинство сроков устанавливается по типовым перечням, которые порой обновляются;
• принимаются новые ведомственные перечни;
• выходят и другие законодательные и подзаконные акты, где тоже могут устанавливаться сроки хранения отдельных документов.

Бывает и так, что в процессе работы в течение года обнаруживается, что срок хранения изначально был определен ошибочно. Тогда его надо исправить (сам срок и ссылку на его нормативный источник).

Заметьте, что при обычной текущей работе с рабочим экземпляром номенклатуры дел индексы дел не корректируются (даже если какие-то дела так и не были заведены, это не повод «перенумеровывать» сформированные дела). Например, в рабочем экземпляре номенклатуры у дела можно делать пометку «Заведено» в графе «Примечание», как только в него помещается 1-й документ. Тогда по окончании года будет видно, какие дела не были заведены. Это поможет при разработке номенклатуры дел на следующий год.

Однако если изменения, вносимые в номенклатуру дел, являются по своему характеру не корректировкой, а ее коренным пересмотром (например, существенно изменилась структура или функции организации), номенклатура дел подлежит не корректировке, а полному пересоставлению, согласованию и утверждению заново.

В течение года подразделение из филиала организации переходит в ее головной офис. Функционал подразделения не меняется. Что менять в номенклатуре дел? Ответ в № 10’ 2026 на стр. 72

Несмотря на то что номенклатуру дел можно отнести к локальным нормативным актам, организация работы с ней и внесение изменений оформляются не так, как это обычно делается в отношении иных нормативных документов. Выше отмечалось, что служба ДОУ в течение года использует рабочий экземпляр, каждое структурное подразделение работает с экземпляром своей части (раздела) номенклатуры дел, которые для подразделения также являются рабочими. Если в течение года происходят какие-либо изменения в составе документов и дел или сроков хранения, эти изменения должны быть отражены в рабочем экземпляре. Изменения вносятся от руки работником службы ДОУ или ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения. Например:

• устаревшие сведения могут вычеркиваться и рядом вписываться актуальные данные (изменение заголовка или срока хранения);
• какие-то сведения могут просто добавляться (например, при уточнении заголовка, см. Пример 1);
• номенклатура дел может дополняться новыми заголовками, если появились документы, не предусмотренные ранее при ее утверждении. Для внесения новых заголовков в конце каждого раздела номенклатуры при ее составлении предусматриваются 2–3 свободных (резервных) индекса дел.

Нестандартный случай: после вступления в силу номенклатуры дел вводят новый типовой перечень документов со сроками хранения

Если после утверждения и введения в действие номенклатуры дел будет утвержден новый перечень документов со сроками хранения (типовой или ведомственный), возникнет ситуация, когда вносить изменения в утвержденную номенклатуру дел придется по причине изменения нормативной базы.

На данный момент известно, что Росархив завершает работу над новым Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (разрабатывается взамен утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). И его введение в силу планируется в конце 2026 – начале 2027 года (точнее пока сказать невозможно).

Такая ситуация уже была в 2020 году, когда типовой перечень со сроками хранения:

• был утвержден в самом конце года – приказом Росархива от 20.12.2019 № 236;
• но Минюст России зарегистрировал его 06.02.2020 и
• потому перечень был введен в силу только в феврале 2020 года, когда номенклатуры дел организаций на 2020 год были уже утверждены и введены в действие.

В связи с этим Росархивом были даны разъяснения о порядке применения Перечня 2019 года следующего содержания (данные разъяснения в свое время размещались на сайте Росархива):

«2. Сроки хранения документов, установленные Перечнем, применяются ко всем документам, законченным в делопроизводстве (в том числе до вступления в силу приказа Росархива от 20.12.2019 № 236), за исключением тех документов, которые уже внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденные в установленном порядке до вступления в силу приказа Росархива от 20.12.2019 № 236.

3. В номенклатуры дел на 2020 год, согласованные и утвержденные до вступления в силу приказов Росархива об утверждении Перечня и Инструкции, необходимо внести изменения по срокам хранения с указанием на статьи нового Перечня».

Из пункта 2 разъяснений следовало, что в утвержденные номенклатуры дел необходимо было внести изменения в сроки хранения документов. При этом Росархив не требовал заново согласовывать и утверждать номенклатуры дел. Очевидно, что изменения следовало внести именно в утвержденный экземпляр, а поскольку этот экземпляр уже был помещен в дело на хранение, то изменения можно было внести только одним способом – от руки (см. Пример 2). А вот рабочие экземпляры сводной номенклатуры дел для службы ДОУ и для структурных подразделений пришлось изготавливать заново, делая копии с экземпляра с внесенными изменениями.

Обратите внимание! Сравнение типовых перечней со сроками хранения, утвержденных в разные годы, показывает, что изменения, вносимые как в состав документов, так и в их сроки хранения, затрагивают, как правило, незначительную часть документов. Большая часть документов, отраженных в перечне, сохраняет ранее установленные сроки хранения. Обычно сохраняется общая структура перечня, но меняется количество статей, поэтому даже если не изменяются видовой состав документов и их сроки хранения, то меняются номера статей, в которых эти документы указаны.

По этой причине изменения в номенклатуру дел в такого рода ситуациях приходится вносить во многие позиции номенклатуры дел (за исключением начальных статей, которые, как правило, повторяются из перечня в перечень). См. Пример 2.

В связи с внесением изменений в утвержденную номенклатуру дел по причине утверждения нового перечня документов со сроками хранения возникает естественный вопрос: можно ли в этом случае перепечатать номенклатуру дел с учетом внесенных изменений и этот исправленный экземпляр документа считать подлинным экземпляром? Полагаем, что так поступать не следует, это будет являться не чем иным, как подлогом или подменой подлинного документа. Об этом будет свидетельствовать несоответствие дат утверждения номенклатуры дел и утверждения нового перечня.

Если все-таки не хочется помещать в дело постоянного хранения экземпляр номенклатуры дел с рукописными правками (хотя рукописный способ документирования никто не отменял), то правильнее будет поступить следующим образом:

• издать приказ, которым признать утратившей силу ранее утвержденную номенклатуру дел и утвердить новую ее версию (см. Пример 3);
• в связи с тем, что новый вариант номенклатуры дел будет утвержден приказом, нужно будет гриф утверждения на нем оформить со ссылкой на приказ (см. Пример 4).

Естественно, что в случае выхода нового Перечня в конце 2026 года таких «сложных схем» городить не придется. Хотя, чтобы разобраться с его изменениями для правильного отражения в номенклатуре, тоже нужно время...

Если новый Перечень вступит в силу в начале 2027 года, Росархив может выпустить свежие разъяснения, тогда приоритет надо будет отдать им.

Напоминаем, что в ноябре 2026 планируется общественное обсуждение проекта нового Перечня, для чего он будет выложен на сайт Росархива и на regulation.gov.ru

Дополнение к номенклатуре дел

Изменения, которые вносятся в рабочие экземпляры номенклатуры дел в течение года, нужны не только для ее корректировки на следующий год. Для государственных органов и органов местного самоуправления установлена дополнительная обязанность:

Дополнение к номенклатуре дел необходимо для того, чтобы можно было соотнести утвержденный экземпляр номенклатуры дел с фактическим состоянием документального фонда организации. Эта норма установлена Правилами делопроизводства для государственных органов и органов местного самоуправления.

Для остальных организаций ее можно считать рекомендательной. Если нет желания или возможностей составлять дополнение к номенклатуре дел, тогда нужно сохранять рабочий экземпляр номенклатуры дел, но при этом нужно следить за тем, чтобы в нем были отражены все изменения в номенклатуру дел, в т.ч. внесенные в разделы структурных подразделений.

Рабочий экземпляр номенклатуры дел со всеми внесенными в него изменениями хранится до тех пор, пока не будут составлены описи дел для передачи в архив организации.

Составлять дополнение к номенклатуре дел можно, используя табличную часть формы номенклатуры дел или в свободной форме.