Как организовать разработку номенклатуры дел

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 12 / 2021

Валентина Янковая

канд. ист. наук, доцент Российского государственного гуманитарного университета

На какие нормативно-методические документы можно опереться (с указанием конкретных пунктов и приложений). Как добиться того, чтобы подразделения сами разрабатывали свои номенклатуры дел, а служба делопроизводства занималась лишь их слиянием в сводную номенклатуру организации и методическим руководством процессом. Кто согласовывает, подписывает и утверждает номенклатуры подразделений и организации. Приводим образцы приказов о необходимости разработки и об утверждении готовой номенклатуры дел. Как действовать в случае корректировки в течение года ранее утвержденной номенклатуры. Для госорганов и органов местного самоуправления появился новый документ, который необходимо оформить, – дополнение к номенклатуре дел (показываем и его образец).

Определимся с основными понятиями

Совокупность документов, образовавшихся в деятельности организации, называется документальным фондом¹. Для его систематизации используется номенклатура дел – перечень наименований дел, формируемых в организации, с указанием сроков их хранения².

Разработка номенклатуры дел представляет собой первый этап экспертизы ценности документов. Определение этому понятию дает Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»: «экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации»³ (п. 16 ст. 3). Это определение экспертизы ценности документов актуально для организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов, т.е. организаций, в деятельности которых образуются документы Архивного фонда РФ – документы с постоянным сроком хранения. Это касается государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и негосударственных организаций, включенных в списки источников комплектования государственного или муниципального архива.

В нашей стране значительное количество организаций не являются источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, поэтому для таких организаций больше подходит определение экспертизы ценности, данное ГОСТ Р 7.0.8-2013: «изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов». Из этого определения следует, что экспертиза ценности проводится, прежде всего, для определения сроков хранения документов.

Номенклатура дел разрабатывается в делопроизводстве, она составляется на предстоящий год и в течение года используется для определения того, в какое дело должен быть включен документ после завершения работы с ним, то есть выступает основой для группировки документов в дела. В номенклатуру дел при ее составлении включаются заголовки дел, которые будут сформированы в делопроизводстве организации в предстоящем году, и сроки хранения дел. В заголовках номенклатуры дел отражаются все документы организации, как создаваемые, так и поступающие в нее.

От того, насколько качественно и квалифицированно составлена номенклатура дел, зависит в дальнейшем формирование дел, поскольку при принятии решения о том, в какое дело поместить документ, работники организации руководствуются именно номенклатурой.