Top.Mail.Ru

Формирование дел: правила есть, но вопросы остаются

Указали пункты и приложения нормативных и методических документов, которые устанавливают правила формирования дел. Выявили неурегулированные ими проблемы и описали, как на практике их можно решать. Что означает формулировка «документ, законченный делопроизводством»? Четкого определения нет, однако от этого момента (точнее с 1 января следующего года) начинает отсчитываться предписанный документу срок хранения. Объясняем, как определить этот момент (и в дело какого года подшить документ): для распорядительных документов, служебных писем и обращений граждан, учредительных документов, планов и отчетов (годовых и более длительных). Почему в несколько раз дольше теперь приходится хранить документы – основания к приказам о приеме и увольнении, аттестации, оплате труда и др.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 определяет понятие формирование дел следующим образом: «группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела» (п. 98).

Наряду с этим понятием в делопроизводстве есть еще один термин – оформление дел. Тот же стандарт определяет его как «подготовка дела к передаче на архивное хранение».

Эти понятия связаны между собой тем, что относятся к одному объекту – делу, но обозначают принципиально разные действия в отношении него:

  • первое – выполняется в делопроизводстве;
  • второе также относится к делопроизводству, но обозначает процесс, выполнение которого необходимо для включения документов в архивный фонд организации.

Если формирование дел соотносится с начальной точкой в жизненном цикле дела, то оформление дела – с его завершающей точкой, поскольку следующим шагом после оформления дела является его передача на архивное хранение.

Где установлены правила формирования и оформления дел

Правила формирования и оформления дел в той части, где речь идет о включении документов в дело и систематизации их внутри дела, в целом едины. Различия состоят:

  • в количестве документов, включаемых в дело;
  • в оформлении обложки дела;
  • необходимости включения в состав дела при его оформлении внутренней описи документов дела и листа-заверителя дела;
  • в ряде других особенностей.

Правила формирования и оформления дел установлены нормативными правовыми и методическими документами:

  • Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44 (далее – Примерная инструкция);
  • Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71 (далее – Правила делопроизводства);
  • Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199 (далее – Методические рекомендации);
  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (далее – Перечень 2019 г.);
  • Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237 (далее – Инструкция по применению Перечня).

Правила делопроизводства (п. 6.4, 6.23–6.27) и Примерная инструкция (п. 8.2, 8.20) содержат положения, устанавливающие:

  • порядок формирования и учета дел в делопроизводстве, а также
  • особенности включения в дела отдельных видов документов: приказов по основной деятельности и приложений к ним, протоколов заседаний и материалов к заседаниям, входящей и исходящей корреспонденции и др.

В Методических рекомендациях порядок формирования дел, учета и хранения дел изложен в Приложении № 16.

Перечень типовых управленческих документов и Инструкция по применению Перечня устанавливают сроки хранения документов и их применение при разработке номенклатуры дел организации.

Какие вопросы возникают на практике

Несмотря на то что в нормативных правовых и методических документах правила формирования дел изложены достаточно подробно, остаются вопросы, касающиеся как формирования дел, так и исчисления сроков хранения отдельных видов документов.

Напомним, что порядок установления и исчисления сроков хранения документов определен в Законе об архивном деле:

Фрагмент документа

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Статья 21.1. Установление и исчисление сроков хранения архивных документов

1. Сроки хранения архивных документов устанавливаются федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 настоящего Федерального закона.

2. Сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством (в значении, предусмотренном пунктом 17 статьи 3 настоящего Федерального закона).

Пункт 2 статьи 21.1 этого закона представляется неоднозначным по 2 причинам:

  • во-первых, фраза «закончены делопроизводством» не имеет четко определенного значения (понятие «документ (дело), законченный(ое) делопроизводством» не фиксируется ни в терминологическом...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Электронные документы в номенклатуре дел

Как отразить в номенклатуре дел электронные оригиналы, копии и проекты документов? Что делать с гибридными делами, в которых есть и бумажные, и электронные документы? Как зафиксировать локализацию документов: в своих и чужих информационных системах, на своем сервере и на компьютерах работников? Сначала рассказываем о правилах, закрепленных в нормативных документах (они достаточно скудны), а потом показываем примеры – как это делается на практике.

Работа с номенклатурами дел прошлых лет

Можно ли вносить изменения в номенклатуры дел прошлых лет? Кому-то может показаться, что это необходимо сделать при изменении сроков хранения ранее заведенных дел или при корректировке индексов подразделений. Но в подобных случаях задача решается иначе. Как действовать, показываем на примерах из вопросов читателя (с образцами оформления документов).

Одна номенклатура дел для нескольких подразделений

Если в организации есть несколько однотипных подразделений (цехов, магазинов, кафедр и т.п.) с одинаковым составом документов, то можно оптимизировать номенклатуру дел организации – отказаться от дублирования похожих разделов. Мы на наглядных примерах номенклатуры дел и ее главной таблицы показываем технологию формирования индексов дел таких однотипных подразделений. Поводом для написания этой статьи стал вопрос руководителя управления делами крупного вуза.

Формирование в дела документов по заработной плате

Как правильно сортировать по делам и формировать все образующиеся документы по заработной плате? Какие это документы, и где они должны оседать? Поводом для статьи стал вопрос подписчика.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы