Top.Mail.Ru

Как год издания влияет на срок хранения документов по личному составу

Как понимать положения ст. 22.1 Закона об архивном деле, чтобы документам со сроком хранения 50 / 75 лет в Перечне в своей организации установить конкретный срок хранения: 50 или 75 лет? На какие документы это правило не распространяется? Что такое «запретные даты» – за какие годы уничтожать документы не принято? Когда кадровый документ считается завершенным делопроизводством? Поводом для написания статьи стали вопросы читателей.
Вопрос в тему
Куда: delo@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Как определить ценность документов, если истек срок хранения с 1946 года? А раз есть ценность, то нужно в НСА прописывать. На что нужно обратить внимание при ЭЦД документов 1946 года? Имеются документы: личные карточки и расчетные ведомости за 1946 год.

Как определить, какие документы относятся к документам по личному составу? В профильном законе, регулирующем архивную деятельность, есть прямой ответ:

Фрагмент документа

Статья 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон об архивном деле)

В целях настоящего Федерального закона применяются следующие основные понятия:

...3) документы по личному составу – архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем...

Такие документы включены в основном в разделы 7 «Трудовые отношения» и 8 «Кадровое обеспечение» Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 1.

Фрагмент документа

Статья 22.1 «Сроки хранения документов по личному составу» Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

1. Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет.

2. Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.

3. По истечении сроков хранения, указанных в частях 1 и 2 настоящей статьи, документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, подлежат экспертизе ценности документов.

4. Положения, предусмотренные частями 1 и 2 настоящей статьи, не распространяются на документы по личному составу, в отношении которых действующими перечнями архивных документов с указанием сроков их хранения установлен иной срок хранения.

5. Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.

Части 1 и 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле установили сроки хранения документов по личному составу с учетом хронологического признака:

  • завершенные делопроизводством до 2003 года – хранить 75 лет,
  • завершенные делопроизводством после 2003 года – 50 лет.

Эти положения не распространяются:

  • на документы, имеющие иной (не 50 / 75-летний) срок хранения в Перечнях документов (см. Пример 1);
  • на документы по личному составу государственных служащих, не являющихся гражданскими государственными служащими. Сроки хранения на документы по личному составу данной категории лиц остались 75 лет.

Пример 1

Для наглядности далее приведем несколько статей из раздела 8 «Кадровое обеспечение» Переченя УД, отметив «1» указанные там сроки 50 / 75 лет, которые в каждом конкретном случае и должны определяться как 50 или 75 лет согласно ст. 22.1 Закона об архивном деле в зависимости:

  • от года завершения делопроизводством и
  • прохождения госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой.

При этом гораздо больше документов в Перечне УД имеет меньший срок хранения (во взятом фрагменте отметили их «2») – на них правило 50 / 75 лет из ст. 22.1 Закона об архивном деле не распространяется. В первоначальной редакции этой статьи данной оговорки не было и специалисты недоумевали: ведь не могут же все кадровые документы храниться 50 или 75 лет! После корректировки формулировок Закона данное уточнение там появилось, а заодно и в новом Перечне УД (который был принят в 2019 г. взамен предыдущего 2010 г.) в сноске номер 3, где теперь перечисляются положения ст. 22.1 Закона об архивном деле.

В соответствии с ч. 2 ст. 21.1 Закона об архивном деле «сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством».

Таким образом, срок хранения документов по личному составу (приказы по личному составу, лицевые счета, личные дела, карточки по форме Т-2), завершенных делопроизводством с 1946 года (как указано в вопросе читателя) и до 2003 года, составляет 75 лет. К сроку хранения таких видов документов, как лицевые счета (карточки по заработной плате), личные дела, приказы по личному составу, установлена отметка «ЭПК». Она означает, что указанные...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Сроки хранения договоров: теория и интересная практика

Где можно найти сроки хранения договоров. Какая специфика есть у акционерных обществ. Сроки хранения договоров, соглашений, контрактов, разбросанные по всему Перечню управленческих документов 2020 г., мы собрали в таблицу. Прокомментировали, как изменились сроки в действующем Перечне по сравнению с предыдущим 2010 г. Как определить срок хранения, если нужного вам договора в действующих Перечнях не нашлось. Примеры определения сроков хранения у договоров «двойного назначения». Когда договор считается законченным делопроизводством, чтобы со следующего года можно было начать исчислять его срок хранения. Эти аспекты мы рассмотрели в 1-й части очень подробной статьи, которую публикуем в этом номере журнала.

Сколько хранить документы по социальному и пенсионному страхованию?

Где в Перечне 2020 года аналог статьи 390 из Перечня 2010 года и есть ли он, либо эти документы можно хранить временно? Какие формы документов учитываются (и ведутся в организациях на современном этапе – РСВ, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-М) по статьям 620, 624, 308 и 450? Где, скорее всего, они должны вестись: в кадровой службе или в бухгалтерии?

Где и сколько хранить учетную политику?

Если учетная политика составлена на 2022 год, но данный документ является приложением к приказу от 2021 года, в дело какого года в итоге его подшивать: —  в дело 2021 года подшивается только приказ, а приложение к нему – в дело 2022 года? —  или приказ и приложение к нему формируются вместе в дело 2021 года?

Новый Перечень НТД со сроками хранения

Новый Перечень НТД вступил в силу 13.02.2022. Кому и к каким документам его надо применять. Описали кардинальные изменения нового Перечня НТД по сравнению с предыдущим: видовой состав документов, за счет чего количество статей сократилось с 1990 до 1065, структура. Все разделы и подразделы нового Перечня со своими звеньями, отражающими процесс прохождения НТД, даны схематически – это позволит вам быстро понять его сферу охвата.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы