Top.Mail.Ru
Вопрос
Отличаются ли приказы по основной деятельности и приказы по охране труда? Можно ли их хранить в одной папке с приказами по основной деятельности?
Отвечает

Да, отличаются своим основным содержанием, а не формой. А формировать дела с приказами необходимо в соответствии с номенклатурой дел, при разработке которой вы определяете значимость приказов для деятельности организации и проводите экспертизу ценности. Но окончательный ответ на вопрос может дать анализ направлений деятельности вашей организации, который проведете вы сами.

Главными признаками-основаниями для классификации приказов являются цель их создания и вопрос/направление деятельности организации. Таким же основным признаком в настоящее время становится и срок хранения. По таким основаниям приказы классифицируются следующим образом (сроки хранения определены по типовому Перечню 2019 года1):

Таблица 1. Основная классификация приказов и их сроки хранения

На основе анализа классификатора направлений деятельности вашей организации рекомендуем выявить роль и место системы охраны труда в системе управления, т.к. на производственном предприятии или в исследовательской организации эта система является самостоятельной и одной из важнейших на вредных и опасных участках и производствах. Функцию охраны труда и техники безопасности в оперативном и контрольном режиме в этом случае выполняет специально созданное структурное подразделение, в котором работают специалисты с профильным образованием и необходимой квалификацией. Соответственно, в номенклатуре дел организации выделяется специальный раздел, в качестве названия которого используется его наименование, например: Управление охраны труда и техники безопасности. Документы, образующиеся в деятельности данной службы, систематизируется по делам, некоторые из которых имеют долговременный (свыше 10 лет) или даже постоянный срок хранения. Приказы по охране труда в этом случае лучше выделить в самостоятельный документопоток и формировать в самостоятельное дело (даже если дело будет переходящим).

Срок хранения приказов по охране труда и технике безопасности может установить экспертная комиссия организации при наличии вредных и опасных условий труда, по «старшему сроку», руководствуясь по аналогии статьями 411, 414, 426 типового Перечня 2019 года. Необходимо также использовать соответствующий ведомственный перечень документов вашей отрасли со сроками хранения (действующие ведомственные перечни публикуются на сайте Росархива). Таким образом, срок хранения этих приказов может быть:

  • постоянным либо
  • 50 или 75 лет ЭПК.

При централизованном издании приказов всех разновидностей в едином документопотоке обычно приказы по охране труда и технике безопасности формируются:

  • подлинники в Управлении делами – срок хранения постоянный или 50 лет ЭК (его определяет экспертная комиссия организации);
  • копии в Управлении охраны труда и техники безопасности – срок хранения до минования надобности.

При издании приказов по охране труда в составе самостоятельного документопотока можно предусмотреть:

  • формирование подлинников в дела Управления охраны труда и техники безопасности – срок хранения постоянный либо 50 или 75 лет ЭК;
  • копии будут в Управлении делами – до минования надобности.

При реализации иных видов деятельности и при отсутствии вредных и опасных условий труда функция организации охраны труда и техники безопасности реализуется в более простом режиме, когда создается небольшой по численности отдел или назначается отдельный специалист (инженер по охране труда и технике безопасности с профильным образованием). Приказы по охране труда в этом случае могут быть включены в общий документопоток приказов по административно-хозяйственной деятельности со сроком хранения 5 лет.

Посоветуйтесь с вашими специалистами в области охраны труда, выявите объем создаваемых документов по данной функции. Изучите также подраздел 7.3 «Охрана труда» типового Перечня 2019 года, проанализируйте, документы каких сроков хранения образуются в вашей деятельности, чтобы принять решение о возможности выделения самостоятельного документопотока приказов по охране труда.

При всех условиях организации системы охраны труда и техники безопасности приказы по основной деятельности и приказы по охране труда рекомендуем формировать в разные дела в зависимости от их значимости для системы управления и нормативных сроков хранения. Кроме того, отдельное дело удобно демонстрировать представителям уполномоченных органов при проведении проверок.

Сноски 1

  1. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Заявления – основания к приказам

Нужно ли хранить заявления – основания к приказам в деле вместе с приказами? Каким нормативным документом регулируется этот вопрос?

Копии распорядительных документов включать в акт об уничтожении?

Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.

Можно ли знакомить в электронном виде с кадровым приказом и графиком отпусков?

Какие кадровые документы нельзя оформлять в электронном виде? Их перечень в ТК РФ конкретный и краткий. Какие условия важно соблюсти работодателю, чтобы перевести в электронный вид ознакомление с приказом о работе в выходной день, получение на это согласия у работника, полный цикл работы с графиком отпусков? Вопросы читателей стали поводом для этой статьи:

Срок хранения журнала регистрации документов

В делопроизводстве организации образуются документы, которые есть в Перечне 2019, но в нем нет журналов (реестров, регистров, списков и т.д.) их регистрации. Верна ли логика: хранить журналы регистрации каких-либо документов исходя из срока хранения самих регистрируемых документов? Где зафиксировано это правило? Действует ли это правило и для форм регистрации этих документов – см. примеры из Перечня 2019 далее. Если каким-либо документам установлены сроки хранения решением ЭК организации, значит, срок хранения журналов (реестров, регистров) таких документов будет таким же?

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Приказы в организации: виды и особенности оформления

Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.

Вносим изменения в приказы организации и приложения к ним

Чтобы внести изменения в ранее изданный приказ либо утвержденный им документ, нужно правильно указать не только суть корректировки, но и ее место дислокации. Предлагаем вам разобраться на примерах с исключением, дополнением, изложением в новой редакции абзацев, пунктов, подпунктов, приложений, фрагментов таблиц. Мы объясняем, когда документ лучше корректировать, а когда издавать новый с отменой старого; как заменить старое приложение новым; как указывать приложения приложений. Вас ждут оптимальные формулировки для различных ситуаций, систематизированные в таблицах, а также образцы целых приказов: о внесении изменений (т.е. актуализации старого документа) либо введении в действие новой версии организационного документа.