Top.Mail.Ru

Ведомственные перечни документов со сроками хранения: что уже сделано и где проблемы

До апреля 2022 года все новые ведомственные перечни документов со сроками хранения уже должны были быть разработаны, но процесс идет с задержкой. Сориентируем вас, какие актуальные ведомственные перечни уже готовы и какие ожидаем в ближайшем будущем. Автор дает практические рекомендации по разработке структуры ведомственного перечня (восполняя упущения соответствующих Методических рекомендаций Росархива). Они пригодятся как разработчикам, так и будущим пользователям этих перечней.

Кто какие перечни разрабатывает

Законом об архивном деле 1 установлено, что для экспертизы ценности документов, образующихся в деятельности организаций, применяются перечни документов со сроками хранения: типовые и ведомственные.

Типовые перечни документов со сроками хранения 2 разрабатываются уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства (таковым является Федеральное архивное агентство (Росархив)), а ведомственные перечни документов разрабатываются федеральными органами государственной власти и иными государственными органами Российской Федерации.

Фрагмент документа

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Статья 6. Включение архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации

…3. Уполномоченный федеральный орган исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения и инструкции по применению этих перечней...

Статья 23. Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций по комплектованию государственных и муниципальных архивов архивными документами

1. Федеральные органы государственной власти, иные государственные органы Российской Федерации разрабатывают и утверждают перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения по согласованию с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства...

Понятие «ведомственные перечни документов» нормативно не закреплено, но оно широко употребляется специалистами для обозначения перечней, которые разрабатываются федеральными государственными органами для установления видового состава и сроков хранения документов, образующихся в деятельности центральных аппаратов этих органов, их территориальных органов в субъектах Российской Федерации (если они имеются) и подведомственных организаций (при их наличии).

В чем отличия перечней документов со сроками хранения:

  • в типовом фигурируют документы по общим для всех организаций функциям;
  • а в ведомственном – характерные для отрасли, регулируемой автором ведомственного перечня. Иначе говоря, именно ведомственные перечни отражают специфику документирования деятельности, которая в одном случае относится к сфере образования, в другом – к сфере труда и трудовых отношений, в третьем – к сфере здравоохранения или иной.
  • В ведомственный перечень включаются документы:

    • как по типовым функциям (из типового перечня);
    • так и документация, характерная только для деятельности ведомства.

    Для типовой документации в ведомственном перечне, как правило, устанавливается тот же срок, что и в типовом перечне. Изменение срока хранения допускается в 2 случаях:

    • если с момента утверждения типового перечня произошли изменения в законодательстве, в соответствии с которыми срок хранения документов был увеличен или сокращен;
    • повышение сроков хранения возможно в случае обоснования его особенностями работы ведомства (уменьшение сроков хранения на этом основании недопустимо).

Если перечни типовых документов разрабатываются Росархивом и регулярно пересматриваются (например, за последние несколько десятилетий сменили друг друга перечни 2000 года, затем 2010 года и действующий сейчас перечень 2019 года), то с ведомственными перечнями у нас все не так благополучно. Разрабатывают и регулярно пересматривают свои перечни лишь отдельные ведомства (Федеральная налоговая служба, Федеральная таможенная служба и некоторые другие), большая часть федеральных органов исполнительной власти в последние десятилетия не разрабатывала новых перечней документов, в связи с чем специалистам в сфере делопроизводства и архивного дела не оставалось ничего другого, как руководствоваться ведомственными перечнями, разработанными еще в 1970–1980-е годы, несмотря на то что они не отражают современной документации. Кроме того, в результате регуляторной гильотины старые ведомственные перечни были отменены, и применять их при проведении экспертизы ценности нельзя просто потому, что они утратили юридическую силу.

Крайние сроки для выпуска ведомственных перечней

Для того чтобы инициировать разработку ведомственных перечней, Правительством РФ было дано поручение от 26.03.2020 № ДЧ-П-44-2409, в соответствии с которым федеральные органы исполнительной власти должны разработать и утвердить новые перечни документов со сроками хранения.

Росархивом было направлено письмо в федеральные органы исполнительной власти об организации выполнения этого поручения Правительства РФ 3. В письме сказано, что федеральным органам исполнительной власти:

  • имеющим современные ведомственные перечни документов, необходимо провести их сравнительный анализ с Перечнем типовых управленческих архивных документов 4 (далее – Перечень типовых управленческих документов), подготовить и представить на рассмотрение Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве (далее – ЦЭПК при Росархиве) изменения, вносимые в действующие перечни документов (в срок не позднее IV квартала 2020 г.) или новые редакции действующих перечней документов (в срок не позднее II квартала 2021 г.).
  • не имеющим современных ведомственных перечней документов, было рекомендовано завершить их разработку не позднее 1-го квартала 2022 г. 

Какие ведомственные перечни уже готовы и что на подходе

По данным Росархива, на данный момент большинство федеральных органов исполнительной власти ведут разработку (переработку) перечней документов, однако работа эта ведется с разной интенсивностью. Есть органы власти, которые уже разработали и утвердили новые или обновленные ведомственные перечни, но есть и такие, которые по различным причинам не успевают выполнить эту работу в установленные сроки.

Так, Минпромторг России планирует завершить разработку своего ведомственного перечня документов в 1-м квартале 2023 года, поскольку в его ведении находится большое количество организаций различных видов деятельности, а также торговые представительства Российской Федерации за рубежом, что требует сложной аналитической работы для его подготовки. В связи с наличием большого количества территориальных органов и...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание – подписка 2023!
Скидка октября уже действует. Успейте ее получить!

Рекомендовано для вас

Одна номенклатура дел для нескольких подразделений

Если в организации есть несколько однотипных подразделений (цехов, магазинов, кафедр и т.п.) с одинаковым составом документов, то можно оптимизировать номенклатуру дел организации – отказаться от дублирования похожих разделов. Мы на наглядных примерах номенклатуры дел и ее главной таблицы показываем технологию формирования индексов дел таких однотипных подразделений. Поводом для написания этой статьи стал вопрос руководителя управления делами крупного вуза.

ГОСТ Р ИСО 30302-2022: организационные аспекты

1 июня 2022 года начал действовать новый стандарт серии ИСО 30300 о внедрении системы управления документами (как системы менеджмента, для которой СЭД или другая ИС – лишь один из инструментов). Мы даем рекомендации по использованию нового ГОСТ. Для кого он предназначен. Как понимать основную терминологию. Какие несовершенства стандарта стоит учитывать. И главное – что полезного из него можно взять! Например: перечни документов, которые подтвердят факт внедрения в организации того или иного положения стандарта; что из него должно почерпнуть руководство организации, служба делопроизводства и ИТ-подразделение; как разработать Политику управления документами (регламентирующий документ более высокого уровня, чем Инструкция по делопроизводству).

Утвержден новый Перечень документов со сроками хранения для кредитных организаций

30 июля 2022 г. вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения для кредитных организаций. Обращаем ваше внимание на несколько важных аспектов в его содержании: фиксированные и условные сроки хранения, бумажные и электронные документы, сроки хранения для документов по валютному контролю.

Сроки хранения договоров: теория и интересная практика (часть 3)

В 3-й части статьи, опубликованной в этом номере журнала, мы сосредоточились на сроках хранения договоров (соглашений, контрактов) в новом Перечне типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций 2022 года. Статьи с договорами разбросаны в нем по разным разделам, для вашего удобства мы собрали их все в таблицу. Объяснили, почему у одного договора в разных организациях может быть разный срок хранения. Дали ответ на вопрос о том, с какого момента отсчитывать срок хранения, если графа «Примечание» соответствующей статьи об этом умалчивает.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

ГОСТ Р ИСО 30302-2022: организационные аспекты

1 июня 2022 года начал действовать новый стандарт серии ИСО 30300 о внедрении системы управления документами (как системы менеджмента, для которой СЭД или другая ИС – лишь один из инструментов). Мы даем рекомендации по использованию нового ГОСТ. Для кого он предназначен. Как понимать основную терминологию. Какие несовершенства стандарта стоит учитывать. И главное – что полезного из него можно взять! Например: перечни документов, которые подтвердят факт внедрения в организации того или иного положения стандарта; что из него должно почерпнуть руководство организации, служба делопроизводства и ИТ-подразделение; как разработать Политику управления документами (регламентирующий документ более высокого уровня, чем Инструкция по делопроизводству).