Рекомендации по разработке примерных номенклатур дел для подведомственных структур

Вышли новые Методические рекомендации по разработке федеральными органами государственной власти номенклатур дел для территориальных органов и подведомственных организаций. Ими могут воспользоваться и холдинги для формирования примерной номенклатуры дел, на основании которой их организациям тоже будет легче составить свои индивидуальные номенклатуры. Комментируя этот методический документ, обратим ваше внимание на его ключевые моменты, а также восполним важные упущения: кому разрабатывать примерную и конкретную номенклатуры; как их составить (по какой форме, с какой структурой разделов, как сформулировать заголовки дел), как согласовать и утвердить; что включить в указания по применению.

На сайте Росархива в марте 2019 года был опубликован новый документ – Методические рекомендации по разработке федеральными органами государственной власти номенклатур дел для территориальных органов и подведомственных организаций 1. И сейчас, в процессе разработки номенклатур дел на следующий 2020 год, он многим может пригодиться.

В Методических рекомендациях описана практика, которая уже давно хорошо зарекомендовала себя в деятельности уполномоченных органов в сфере архивного дела в субъектах Российской Федерации. Разработка номенклатуры дел – сложная организационно-методическая задача и даже научная задача, для решения которой у конкретных организаций практически никогда не бывает необходимых ресурсов. А использование примерной номенклатуры дел, которую для однородных (однотипных) организаций разрабатывают, как правило, специалисты государственных или муниципальных архивов, позволяет организациям при разработке своих номенклатур:

  • брать из нее уже правильно сформулированные заголовки дел
  • с уже определенными нормативными сроками хранения.

Подобный опыт используют и крупные корпорации, в которых службы делопроизводства для компаний холдинга разрабатывают примерные номенклатуры дел прежде всего по общим функциям управления и общим направлениям деятельности. Таким образом, новые Методические рекомендации будут интересны сотрудникам служб делопроизводства не только федеральных органов исполнительной власти, но и коммерческих организаций (хотя в тексте этого документа упоминаются только первые из них).

Зачем нужна примерная номенклатура дел

Примерная номенклатура дел, содержащая категории документов, дел и сроки их хранения и имеющая рекомендательный характер, служит хорошим методическим пособием для разработки индивидуальной номенклатуры дел (конкретной организации). Установленные сроки хранения примерного состава дел в конкретную номенклатуру переносятся без изменений, а заголовки категорий дел (которые действительно служат примером) и индексы дел могут редактироваться (уточняться, разделяться и объединяться).

Примерная номенклатура дел обеспечивает не только качественное формирование дел в территориальных органах или подведомственных организациях, как сформулировано в Методических рекомендациях. Являясь классификационным справочником для отрасли (или для холдинга), она обеспечивает следующие преимущества:

  • формирование и систематизацию документального фонда отрасли / холдинга на единых методических основах;
  • закрепление результатов экспертизы ценности документов данного документального фонда (когда разрабатывается номенклатура дел, определяются сроки хранения документов в местах их создания и использования);
  • документальный фонд формируется как управляемый актив отрасли / холдинга в виде совокупности документов – доказательств владения активами и законности всей деятельности;
  • экономия времени на разработку конкретных (индивидуальных) номенклатур дел, упрощение взаимодействия с государственными и муниципальными архивами (для источников комплектования).

Обратите внимание на следующие положения Методических рекомендаций для федеральных органов:

  • примерная номенклатура дел сначала визируется как проект, а потом утверждается приказом федерального органа (не указано, что лучше утверждать приказом первого руководителя);
  • примерные номенклатуры для отрасли подлежат согласованию с Центральной...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Ловите МАКСИМАЛЬНУЮ скидку именно сейчас!
Годовая подписка 2022 на любую версию журнала (бумажную, электронную, Комплект с доступом к базе знаний) по самой низкой цене.

Рекомендовано для вас

Меняются правила работы с бумажными трудовыми книжками (часть 2)

С 1 сентября 2021 года вступит в силу новый Порядок работы с бумажными трудовыми книжками. В этом номере мы продолжаем рассказывать об изменениях в работе с ними: при заполнении их дубликатов вкладыш можно больше не вшивать в трудовую книжку, вернули возможность проставления в этом документе печати кадровой службы, есть существенные изменения в учете трудовых книжек и бланков. Еще мы описали проблемы, которые остались не урегулированы в новом Порядке, а также дали практические рекомендации по актуализации работы с трудовыми книжками в организации.

Промахи новых Правил хранения научно-технической документации

Описаны основные проблемы содержания новых Правил хранения НТД, в т.ч. касающиеся электронных НТД. Охарактеризованы главные болевые точки самих научно-технических документов в современной России (в т.ч. на примере яркого судебного разбирательства о попытке госорганов Тульской области вернуть необходимую проектную документацию советского института, приватизированного в 1992 году).

Меняются правила работы с бумажными трудовыми книжками (часть 1)

С 1 сентября 2021 года вступит в силу новый порядок работы с бумажными трудовыми книжками. Формы трудовой книжки, вкладыша в нее и правила их заполнения изменятся незначительно. Скорее, Минтруд постарался урегулировать те пробелы, что были раньше и вызывали вопросы на практике, ощутимым для всех изменением, пожалуй, станет только отказ от ознакомления перед увольнением работника с записями, внесенными в его трудовую книжку, – об этом мы рассказываем сейчас. Про выдачу, учет и хранение бумажных трудовых книжек мы подробно поговорим в следующем номере журнала – тут изменения будут более существенные.

Вступили в силу новые Правила хранения НТД

Для кого обязательны уже вступившие в силу новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации. Что относится к НТД (перечислили их группы и виды документов внутри) – этого в Правилах нет, но данная информация пригодится вам для их понимания. Далее объясняем «основные вехи» того, как новые Правила регламентируют процессы работы: принципы систематизации документов у каждой группы НТД свои; что будет единицей хранения / учета; регистрация электронных НТД; основные положения об использовании и экспертизе ценности НТД и др. Что организация должна регламентировать сама.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Разработка номенклатуры дел: классика жанра

В конце года служба делопроизводства разрабатывает номенклатуру дел (или актуализирует существующую) на следующий год. Статья подскажет вам, как лучше провести эту работу: систематизировать все документы организации, сформулировать заголовки дел и определить им сроки хранения, подготовить проект номенклатуры дел, подписать, согласовать и утвердить его, что нужно будет сделать по окончании делопроизводственного года. Опубликован образец сводной номенклатуры дел коммерческой организации на 2011 год со ссылками на статьи уже нового Перечня типовых управленческих архивных документов со сроками хранения.