Рекомендации по разработке примерных номенклатур дел для подведомственных структур

Вышли новые Методические рекомендации по разработке федеральными органами государственной власти номенклатур дел для территориальных органов и подведомственных организаций. Ими могут воспользоваться и холдинги для формирования примерной номенклатуры дел, на основании которой их организациям тоже будет легче составить свои индивидуальные номенклатуры. Комментируя этот методический документ, обратим ваше внимание на его ключевые моменты, а также восполним важные упущения: кому разрабатывать примерную и конкретную номенклатуры; как их составить (по какой форме, с какой структурой разделов, как сформулировать заголовки дел), как согласовать и утвердить; что включить в указания по применению.

На сайте Росархива в марте 2019 года был опубликован новый документ – Методические рекомендации по разработке федеральными органами государственной власти номенклатур дел для территориальных органов и подведомственных организаций 1. И сейчас, в процессе разработки номенклатур дел на следующий 2020 год, он многим может пригодиться.

В Методических рекомендациях описана практика, которая уже давно хорошо зарекомендовала себя в деятельности уполномоченных органов в сфере архивного дела в субъектах Российской Федерации. Разработка номенклатуры дел – сложная организационно-методическая задача и даже научная задача, для решения которой у конкретных организаций практически никогда не бывает необходимых ресурсов. А использование примерной номенклатуры дел, которую для однородных (однотипных) организаций разрабатывают, как правило, специалисты государственных или муниципальных архивов, позволяет организациям при разработке своих номенклатур:

  • брать из нее уже правильно сформулированные заголовки дел
  • с уже определенными нормативными сроками хранения.

Подобный опыт используют и крупные корпорации, в которых службы делопроизводства для компаний холдинга разрабатывают примерные номенклатуры дел прежде всего по общим функциям управления и общим направлениям деятельности. Таким образом, новые Методические рекомендации будут интересны сотрудникам служб делопроизводства не только федеральных органов исполнительной власти, но и коммерческих организаций (хотя в тексте этого документа упоминаются только первые из них).

Зачем нужна примерная номенклатура дел

Примерная номенклатура дел, содержащая категории документов, дел и сроки их хранения и имеющая рекомендательный характер, служит хорошим методическим пособием для разработки индивидуальной номенклатуры дел (конкретной организации). Установленные сроки хранения примерного состава дел в конкретную номенклатуру переносятся без изменений, а заголовки категорий дел (которые действительно служат примером) и индексы дел могут редактироваться (уточняться, разделяться и объединяться).

Примерная номенклатура дел обеспечивает не только качественное формирование дел в территориальных органах или подведомственных организациях, как сформулировано в Методических рекомендациях. Являясь классификационным справочником для отрасли (или для холдинга), она обеспечивает следующие преимущества:

  • формирование и систематизацию документального фонда отрасли / холдинга на единых методических основах;
  • закрепление результатов экспертизы ценности документов данного документального фонда (когда разрабатывается номенклатура дел, определяются сроки хранения документов в местах их создания и использования);
  • документальный фонд формируется как управляемый актив отрасли / холдинга в виде совокупности документов – доказательств владения активами и законности всей деятельности;
  • экономия времени на разработку конкретных (индивидуальных) номенклатур дел, упрощение взаимодействия с государственными и муниципальными архивами (для источников комплектования).

Обратите внимание на следующие положения Методических рекомендаций для федеральных органов:

  • примерная номенклатура дел сначала визируется как проект, а потом утверждается приказом федерального органа (не указано, что лучше утверждать приказом первого руководителя);
  • примерные номенклатуры для отрасли подлежат согласованию с Центральной экспертно-проверочной...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Гибридные дела у госорганов

В новых Правилах делопроизводства для госорганов говорится о формировании гибридных дел, когда создаются и бумажные, и электронные документы. В номенклатуру дел должны включаться соответствующих 2 тома, но заголовок у них должен быть один, и индекс тоже один. Но раньше в номенклатуре дел на грядущий год указывались только дела (без разбивки на тома). Тома одного дела появлялись уже в описях дел по итогам года, ведь в них дела/тома учитываются по порядковым номерам, поэтому один и тот же индекс никого не вводит в заблуждение. Как теперь правильно делать?

Электронный кадровый документооборот: как отразить в номенклатуре дел

Теперь любая организация может перейти на кадровый электронный документооборот (КЭДО) со всеми своими работниками. В связи с этим изменится часть документов по личному составу в документальном фонде. Показываем, как в номенклатуре дел теперь стоит отражать: трудовые договоры, приказы и документы к ним, уведомления работодателя о переходе на КЭДО и согласия работников, документы о технологии работы в КЭДО.

Структура индексов дел в номенклатуре

Наша организация – АО, мы всегда для разработки номенклатуры дел используем штатное расписание, которое после акционирования почти не менялось. Но в 2021 году в штатное расписание внесли уточнения, и теперь к номеру подразделения добавляется через косую черту номер «подподразделения», которое подчиняется «вышестоящему» подразделению. Например, Генеральный директор – 01, корпоративный секретарь – 01/01, протокольный отдел – 01/02, секретариат – 01/03. Можно ли в номенклатуре дел индекс дела оформлять с дополнительными знаками (косая черта) и номерами? Индексы будут неравнозначными.

Как описать документы в номенклатуре дел

Подробно разобрали правила заполнения каждой графы основной таблицы номенклатуры дел, в которой описываются дела организации. Особое внимание уделили правилам систематизации документов и формулированию заголовков дел (со ссылкой на свежий методический документ Росархива), привели множество примеров. Распутали путаницу с указанием количества заведенных за год дел / томов. Объяснили, как применять такие сроки хранения Перечня, как «постоянно» (для не источников комплектования он существенно сокращается), «до минования надобности», «до замены новыми», «до ликвидации организации», «50 / 75 лет». Показали, как отражать в номенклатуре дел электронные оригиналы документов, электронные копии подписанных бумажных оригиналов, электронные проекты документов – ведь их становится все больше! Завершили статью примером оформления номенклатуры дел организации.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы