Вышли новые Методические рекомендации по разработке федеральными органами государственной власти номенклатур дел для территориальных органов и подведомственных организаций. Ими могут воспользоваться и холдинги для формирования примерной номенклатуры дел, на основании которой их организациям тоже будет легче составить свои индивидуальные номенклатуры.
Комментируя этот методический документ, обратим ваше внимание на его ключевые моменты, а также восполним важные упущения: кому разрабатывать примерную и конкретную номенклатуры; как их составить (по какой форме, с какой структурой разделов, как сформулировать заголовки дел), как согласовать и утвердить; что включить в указания по применению.
На сайте Росархива в марте 2019 года был опубликован новый документ – Методические рекомендации по разработке федеральными органами государственной власти номенклатур дел для территориальных органов и подведомственных организаций 1. И сейчас, в процессе разработки номенклатур дел на следующий 2020 год, он многим может пригодиться.
В Методических рекомендациях описана практика, которая уже давно хорошо зарекомендовала себя в деятельности уполномоченных органов в сфере архивного дела в субъектах Российской Федерации. Разработка номенклатуры дел – сложная организационно-методическая задача и даже научная задача, для решения которой у конкретных организаций практически никогда не бывает необходимых ресурсов. А использование примерной номенклатуры дел, которую для однородных (однотипных) организаций разрабатывают, как правило, специалисты государственных или муниципальных архивов, позволяет организациям при разработке своих номенклатур:
- брать из нее уже правильно сформулированные заголовки дел
- с уже определенными нормативными сроками хранения.
Подобный опыт используют и крупные корпорации, в которых службы делопроизводства для компаний холдинга разрабатывают примерные номенклатуры дел прежде всего по общим функциям управления и общим направлениям деятельности. Таким образом, новые Методические рекомендации будут интересны сотрудникам служб делопроизводства не только федеральных органов исполнительной власти, но и коммерческих организаций (хотя в тексте этого документа упоминаются только первые из них).
Зачем нужна примерная номенклатура дел
Примерная номенклатура дел, содержащая категории документов, дел и сроки их хранения и имеющая рекомендательный характер, служит хорошим методическим пособием для разработки индивидуальной номенклатуры дел (конкретной организации). Установленные сроки хранения примерного состава дел в конкретную номенклатуру переносятся без изменений, а заголовки категорий дел (которые действительно служат примером) и индексы дел могут редактироваться (уточняться, разделяться и объединяться).
Примерная номенклатура дел обеспечивает не только качественное формирование дел в территориальных органах или подведомственных организациях, как сформулировано в Методических рекомендациях. Являясь классификационным справочником для отрасли (или для холдинга), она обеспечивает следующие преимущества:
- формирование и систематизацию документального фонда отрасли / холдинга на единых методических основах;
- закрепление результатов экспертизы ценности документов данного документального фонда (когда разрабатывается номенклатура дел, определяются сроки хранения документов в местах их создания и использования);
- документальный фонд формируется как управляемый актив отрасли / холдинга в виде совокупности документов – доказательств владения активами и законности всей деятельности;
- экономия времени на разработку конкретных (индивидуальных) номенклатур дел, упрощение взаимодействия с государственными и муниципальными архивами (для источников комплектования).
Обратите внимание на следующие положения Методических рекомендаций для федеральных органов:
- примерная номенклатура дел сначала визируется как проект, а потом утверждается приказом федерального органа (не указано, что лучше утверждать приказом первого руководителя);
- примерные номенклатуры для отрасли подлежат согласованию с Центральной экспертно-проверочной...
