Уже вступили в силу изменения в Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления. Принципиальные новшества касаются работы: а) с электронными копиями бумажных документов и б) бумажными копиями электронных подлинников.
Закрепили возможность полного перехода на электронную рассылку официальных документов в виде электронных копий бумажных подлинников (в т.ч.ввели понятие «тиражные экземпляры документов»). Уточнили правила досылки или замены ранее отправленного электронного документа, а также заверения электронных выписок из протоколов для ознакомления с ними.
Легализовали передачу в государственные и муниципальные архивы вместо электронных подлинников их бумажных копий (но только при определенных условиях иметодику этой технологии пока не дали).
Изменения в Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (изначально утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71) 1 внесены приказом Росархива от 09.07.2026 № 91, зарегистрированы Минюстом России 12.08.2026 и вскоре вступили в силу – с 23.08.2026.
Они кардинально Правила делопроизводства не меняют, в основном уточняют и детализируют процедуры в связи с развитием электронного документооборота. Изменения по большей части представляют собой уточнение ссылок в тексте и сносках на нормативные правовые акты и стандарты, которые были пересмотрены за последние годы. В приказе так и сказано, что он издан «в целях приведения нормативных правовых актов Федерального архивного агентства в соответствие с законодательством Российской Федерации».
Что интересно, юридическое закрепление нашли сложившиеся на практике подходы. Итак, рассмотрим основные новации в Правилах делопроизводства.
Новое в работе с электронными копиями
Использование тиражных экземпляров документов
Термин «тиражные экземпляры документов» в Правилах делопроизводства трактуется как электронные копии бумажных документов, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) госоргана.
До этого мы оперировали понятиями «подлинник», «дубликат», «копия» и «выписка» – и все они являются документами. А «сканы» и «тиражные экземпляры» с точки зрения юридической силы до конца не были понятны, все зависело от дополнительных обстоятельств: были ли они надлежащим образом заверены, находились ли в доверенной среде.
Если раньше в п. 2.2 Правил делопроизводства устанавливалось, что в госоргане создаются:
- документы на бумажном носителе,
- электронные документы и
- электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе,
то теперь в этот список добавлены:
- копии электронных документов на бумажном носителе,
- тиражные экземпляры документов.
Пункт 3.37 Правил делопроизводства дополнен абзацами следующего...
