Top.Mail.Ru

Размышления на тему оригинала, подлинника и копии

Как понятия «оригинал» и «подлинник» определяются в отечественных стандартах? Как они используются в законодательстве и судами? Есть ли между ними разница? Конкретное судебное дело отвечает на вопрос о том, как надо заверять бумажную копию электронного платежного документа. Даны рекомендации для ситуации приема архивом электронных оригиналов постоянного срока хранения, подписанных усиленными электронными подписями (приказов по основной деятельности госоргана).

В данном случае терминологические споры не являются оторванной от жизни схоластикой. К соответствующим определениям, например, обращаются в ходе судебных споров и расследований для установления того, выполнены ли требования о представлении подлинников / оригиналов, соблюдено ли правило о том, что копию в общем случае можно снимать только с оригинала, но не с другой копии, и т.п.

Есть ли разница между понятиями «оригинал» и «подлинник»?

Определение понятию «подлинник документа» дано в нашем профильном ГОСТ, а «оригинал» там не значится:

Фрагмент документа

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

...20. подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

21. подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа.

22. дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа.

23. копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

24. электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме...

В рамках работы, которая ведется по программе «Цифровая экономика Российской Федерации» (утв. Правительственной комиссией по использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности, протокол от 18.12.2017 № 2), рассматривается, в частности, предложение о том, чтобы включить определение понятия «оригинал» в законодательство, отделив его от понятия «подлинник».

А вот судебная ветвь власти уже попыталась провести различие между «подлинником» и «оригиналом»:

Фрагмент документа

Перечень основных понятий и терминов, применяемых в нормативных правовых актах Судебного департамента, регламентирующих использование информационно-телекоммуникационных технологий в деятельности судов, управлений Судебного департамента в субъектах Российской Федерации и учреждениях Судебного департамента (утв. приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 26.11.2015 № 362)

Оригинал документа – первоначальный экземпляр документа; экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования...

Подлинник документа – документ официального происхождения в окончательной редакции, удостоверенный соответствующим образом; первый или единственный экземпляр документа.

Если провести частотный анализ употребления терминов «оригинал» и «подлинник» в отечественных нормативных правовых актах (НПА) и судебных решениях, то выяснится, что эти термины присутствуют (по данным СПС «Консультант+» на январь 2019 года):

  • в 9,4 тысячи федеральных НПА (в т.ч. в 90 законах);
  • в порядка 358 тысячах судебных решений (из 8,7 миллиона решений в базе системы) и 
  • 150 тысячах региональных НПА.

В подавляющем большинстве случаев эти термины используются авторами НПА и судами как синонимы. Порой употребляется формулировка «оригинал (подлинник)». Но, как правило, в одном документе авторы предпочитают использовать какой-то один из этих терминов, лишь в 15% документов встречаются оба. Приведем далее несколько характерных примеров.

Фрагмент документа

Статья 120 Федерального закона от 10.01.2003 № 18-ФЗ «Устав железнодорожного транспорта Российской Федерации»

К претензии должны быть приложены документы, подтверждающие предъявленные заявителем требования. Указанные документы представляются в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии. При необходимости перевозчик вправе потребовать представления оригиналов документов для рассмотрения претензии...

Фрагмент документа

Инструкция по делопроизводству в Министерстве финансов Российской Федерации (утв. приказом Минфина России от 01.12.2016 № 556)

...16. В Инструкции используются следующие основные понятия: ...

подлинник (оригинал) документа – первый или единственный экземпляр документа...

Фрагмент документа

Определение Верховного Суда РФ от 19.04.2018 № 305-ЭС16-10852(4,5,6) по делу № А41-21198/2015

...Между тем свидетельствование копии документа производится для удостоверения соответствия этой копии подлиннику. Такое свидетельствование возможно в ситуации, когда лицо, учиняющее удостоверительную надпись, обладает подлинником и может проверить тождество копии и оригинала.

Фрагмент документа

Определение Верховного Суда РФ от 27.02.2017 № 304-КГ16-20906 по делу № А45-23115/2015

...учитывая, что нотариально заверенная копия доверенности обладает юридической силой подлинника доверенности, удостоверенной в нотариальной форме, хранение у брокера именно оригинала доверенности, удостоверенной нотариально, не является необходимой мерой для подтверждения полномочий представителя клиента...

Четкое различие между оригиналами и подлинниками проводится лишь в небольшом числе документов, посвященных работе с научно-технической документацией.

Последним 01.01.2016 вступил в силу ГОСТ Р ИСО 11442-2014 на техническую документацию на продукцию, там присутствует только «оригинальный документ». А вот в ранее вышедшем ГОСТ 2.102-2013 на конструкторскую документацию были определены оба интересующие нас понятия.

Фрагмент документа

ГОСТ Р ИСО 11442-2014 «Техническая документация на продукцию. Управление документацией»

...3.14 Оригинальный документ (original document): Документ, содержащий техническое описание (определение) продукции и формирующий базу для его будущих изменений.

3.22 Подписанный документ (signature document): Копия оригинального документа, имеющая утверждение, требуемое заказчиком, и представляющее собой основание для последующих утверждений.

...3.11 Репродукция документа (document replica): Точная или максимально приближенная копия оригинального документа.

3.23 Рабочая копия (viewing copy): Репродукция документа, предназначенная для просмотра, внесения изменений и изготовления печатных копий.

3.3 Архивная копия документа (archive master): Репродукция документа для длительного хранения в соответствующем формате кодирования...

Фрагмент документа

Таблица 2 в ГОСТ 2.102-2013 «Единая система конструкторской документации. Виды и комплектность конструкторских документов»

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Экономика отправки корреспонденции по почте

Как спланировать почтовые расходы с использованием таблиц в Excel – показываем логику расчетов, чтобы при имеющихся объемах корреспонденции выбрать оптимальные способы отправки: с франкированием конвертов, наклейкой марок собственными силами или силами почты, электронным сервисом «Почты России». Как контролировать расход бюджета с помощью таблиц и диаграмм в Excel. Как заключить договор с «Почтой России», а потом «закрывать» ежемесячно актом и по окончании года.

Как установить правила поведения сотрудников в Интернете

Чем работнику могут грозить негативные отзывы в интернет-пространстве о его организации, коллегах, клиентах и партнерах. Как работодатель может установить своим работникам правила поведения в Интернете, в т.ч. в соцсетях и мессенджерах.

«Считываем людей» по их профилям в соцсетях

Как оценивают кандидатов на должность по поведению в соцсетях: на что обращают внимание, какие выводы могут быть сделаны? Описываем 7 психотипов личности, каждому из которых свойствененны определенные характеристики (привычки, ценности, мотивы, убеждения), варианты поведения, сильные и слабые стороны, для какой работы они лучше всего подходят. Далее объясняем, как эти 7 типов личности можно распознать по поведению в соцсети (что пишут о себе, какие слова и формулировки используют, какие фото, посты и статусы выкладывают и др.). Во-первых, вы поймете, какие выводы о вас могут сделать профессионалы, когда вы будете устраиваться на работу. А во-вторых, сами сможете лучше разбираться в людях.

Алгоритм действий по удалению из Интернета информации о себе

Как заставить поисковики исключить из результатов поиска незаконную, недостоверную или неактуальную информацию о человеке: как действовать, как найти правильную фирму-адресат, к которой надо обратиться, как составить такое требование, сколько времени отводится поисковику на «реагирование», как найти управу на тех, кто игнорирует ваше требование. Как заставить владельца сайта удалить с него персональные данные человека: порядок действий, образец требования, сколько отводится времени на его исполнение, куда жаловаться.

Обучение работников: документирование и спорные вопросы

Объясняем, кому лучше заключить договор с обучающей организацией, в каком случае ей потребуется лицензия. Показываем, что нужно включить в соглашение об образовании (ученический договор) между работодателем и работником по требованию ст. 199 ТК РФ и что в него стоит добавить дополнительно, чтобы в дальнейшем избежать недоразумений и неоправданных трат. Даем образец приказа о направлении на повышение квалификации. Объясняем, как заполнять табель учета рабочего времени при различных формах обучения (причинах отсутствия человека на рабочем месте), – ​от этого зависит размер оплаты данных дней. Кроме того, отвечаем на самые наболевшие вопросы: обязана ли организация платить за обучение работников для соответствия требованиям профстандартов? из-за несоответствия образования работника профстандарту его могут уволить?

Штатная численность службы документационного обеспечения

В условиях финансового кризиса многие предприятия пытаются снизить свои затраты любыми возможными способами, в том числе сокращая штат. В статье предлагается несколько методик расчета необходимой численности делопроизводственного персонала. Язык цифр, во-первых, поможет вам доказать руководству перегруженность своих людей и защитить их от сокращения, а во-вторых, обосновать наем новых.

Деловые переговоры: как организовать и документировать договоренности до оформления договора

Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.

Кто отвечает за делопроизводство в подразделении и организации в целом?

Прежде всего нужно уяснить, что за документальный фонд организации отвечает ее первый руководитель. Но может ли быть привлечен к ответственности непосредственный иполнитель, на которого документально возложена обязанность по ведению делопроизводства (например, за ошибки в трудовых книжках, в работе с обращениями граждан, за сохранность бухгалтерских документов)? Здесь ответ не всегда однозначен. Вы узнаете, где установлена ответственность и какова судебная практика. Объясним, как можно регламентировать внутренними документами ответственность руководителей организации и подразделений, «центральной» службы делопроизводства и ответственных за него в подразделениях; как можно распределить обязанности по ведению делопроизводства между «центром» и «периферией».