Top.Mail.Ru

Утвержден новый Перечень документов со сроками хранения для кредитных организаций

30 июля 2022 г. вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения для кредитных организаций. Обращаем ваше внимание на несколько важных аспектов в его содержании: фиксированные и условные сроки хранения, бумажные и электронные документы, сроки хранения для документов по валютному контролю.

Утвержден новый Перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения (положением Федерального архивного агентства № 1 и Центрального банка Российской Федерации № 801-П от 12.07.2022)1. Этот Перечень действует с 30.07.2022.

Он включает 484 статьи, распределенные по следующим разделам:

  1. Кредитование, инвестирование.
  2. Операции по вкладам (депозитам).
  3. Расчетные операции.
  4. Инкассация денежных средств, векселей, платежных и расчетных документов и кассовое обслуживание.
  5. Купля-продажа иностранной валюты в наличной и безналичной форме, иные валютные операции.
  6. Депозитарное обслуживание.
  7. Сделки, осуществляемые кредитными организациями (залог, поручительство кредитной организации, обращение взыскания на имущество должника и переход данного имущества в собственность кредитной организации (непрофильные активы), предоставление в аренду специальных помещений или находящихся в них сейфов для хранения документов и ценностей, доверительное управление имуществом).
  8. Операции на финансовых рынках (с ценными бумагами).
  9. Операции (сделки) с драгоценными металлами, монетами из драгоценных металлов, а также драгоценными камнями.
  10. Операции с банком России.
  11. Межбанковские отношения и обслуживание клиентов.
  12. Бухгалтерский учет и отчетность.
  13. Обеспечение стабильности и развития кредитной организации (мониторинг, финансовый анализ, риски, резервы (фонды)).
  14. Защита прав, интересов вкладчиков и кредиторов кредитных организаций.

Уже по оглавлению Перечня видно, что в него включены документы, которые касаются только банковской сферы.

Работа над этим документом началась еще в 2013 году по государственному контракту от 11.02.2013 № 0173100011413000018, и его проект за 4 млн рублей подготовил ВНИИДАД. Он был утвержден в 2017 году, но банковское сообщество пошло на него в атаку – Ассоциация российских банков (АРБ) направила в Банк России письмо от 03.03.2017 № А-02/1Э-134 с просьбой отозвать совместный приказ Росархива и ЦБ РФ об утверждении Перечня, который в тот момент находился на регистрации в Минюсте России. По мнению кредитных организаций – членов АРБ:

  • сроки хранения, установленные Перечнем по некоторым видам документов, неоправданно завышены по сравнению с действовавшим тогда Перечнем типовых управленческих архивных документов (сроки в основном были увеличены в 2 раза, по некоторым видам документов – в 7 раз, что привело бы к существенному удорожанию хранения документов кредитными организациями);
  • некоторые установленные новым «кредитным» Перечнем сроки прямо противоречили актуальным нормативным правовым актам РФ.

В результате Перечень затормозили и долго дорабатывали, утвердив только в июле 2022 года. Таким образом, Перечень для кредитных организаций поставил рекорд по длительности разработки, которая шла весьма не просто.

Далее обратим Ваше внимание на несколько важных аспектов.

Фиксированные и условные сроки хранения

Установление сроков хранения для значительной части документов строится на том, что необходимо обеспечить их сохранность в течение определенного количества лет после создания. Однако сроки хранения других документов и дел отсчитываются от наступления определенных событий-триггеров, и до тех пор, пока это событие не произойдет, срок их хранения даже не начнет отсчитываться. И если не обратить внимания на условие начала отсчета срока хранения, то повышается риск преждевременного уничтожения документов, порой даже еще до начала правильного отсчета их срока хранения.

В российском делопроизводстве и архивном деле условные сроки хранения установлены в т.ч. для некоторых:

  • кадровых дел – отсчет сроков хранения начинается с даты прекращения трудовых отношений;
  • договорной документации – с даты прекращения или истечения срока действия договора или контракта;
  • научно-технической документации – с даты вывода из эксплуатации оборудования или объекта.

В новом «кредитном» Перечне условные сроки тоже присутствуют. Хотя значительная часть документов все-таки имеет фиксированные сроки хранения, и большинство – 5-летние. В целом статистика выглядит так:

  • срок «постоянно» – 61 упоминание2 в Перечне;
  • 15 лет – в 1 статье;
  • 10 лет – 68 упоминаний;
  • 5 лет – 385 упоминаний;
  • 3 года – 20 упоминаний;
  • 1 год – 11 упоминаний;
  • до минования надобности – в 2 статьях.

Среди документов 5-летнего срока хранения есть и документы с условным сроком, например:

  • 5 лет после прекращения обязательств по договору – 56 упоминаний;
  • 5 лет после окончания ведения книги на бумажном носителе от руки или с даты распечатывания листа книги в случае ее ведения с использованием технических средств и программного обеспечения – в отношении 2 разновидностей документов, упомянутых в 1 статье;
  • 5 лет при условии завершения проверки – 34 упоминания.

Если первый вариант ни у кого из специалистов возражений не вызывает, то два других являются спорными и вызывают вопросы:

  • чтобы отсчитывать срок хранения от «даты распечатывания листа книги», для начала нужно будет задокументировать эту дату. В большинстве организаций об этом вряд ли кто задумывается;
  • еще больше вопросов вызывает уничтожение документов «при условии завершения проверки» – при этом не уточняется, о какой именно проверке идет речь! Это застарелая проблема, которая есть и в типовом Перечне 2019 года3. Обратите внимание: например, в законе о бухучете условие формулируется более конкретно.

Фрагмент документа

Перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения, утв. положением Росархива № 1 и Банка России № 801-П от 12.07.2022

Фрагмент документа

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Статья 29. Хранение документов бухгалтерского учета

1. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

2. Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз...

Бумажные и электронные документы

По общему правилу срок хранения в Перечне документов зависит от содержания документа, а не от его носителя4.

Но в новом «кредитном» Перечне мы видим интересную формулировку «допускается хранение в электронном виде» всего в 6 статьях.

При этом еще в 5 статьях упоминаются документы, создаваемые в электронном виде.

Как это понимать, если банковская сфера – один из лидеров использования электронных документов? Значительная часть операций проводится с клиентами удаленно и онлайн, документируется электронным образом. Печально, что этот факт практически не нашел отражения в Перечне. 

Фрагмент документа

Перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения, утв. положением Росархива № 1 и Банка России № 801-П от 12.07.2022

Фрагмент документа

Перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения, утв. положением Росархива № 1 и Банка России № 801-П от 12.07.2022

Сколько хранить документы по валютному контролю?

К сожалению, сроки хранения, установленные в Перечне, по-прежнему противоречат срокам хранения, установленным законом о валютном регулировании для документов по валютным операциям. 

Фрагмент документа

Перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения, утв. положением Росархива № 1 и Банка России № 801-П от 12.07.2022

Фрагмент документа

Федеральный закон от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» 

Статья 24. Права и обязанности резидентов и нерезидентов

...2. Резиденты и нерезиденты, осуществляющие в Российской Федерации валютные операции, обязаны: …2) вести в установленном порядке учет и составлять отчетность по проводимым ими валютным операциям, обеспечивая сохранность соответствующих документов и материалов в течение не менее трех лет со дня совершения соответствующей валютной операции, но не ранее срока исполнения договора...

Сам Банк России в своей инструкции для банков тоже установил сроки хранения для документов валютного контроля. Причем они были установлены до принятия нового «кредитного» Перечня и были существенно ниже.

Фрагмент документа

Инструкция Банка России от 16.08.2017 № 181-И «О порядке представления резидентами и нерезидентами уполномоченным банкам подтверждающих документов и информации при осуществлении валютных операций, о единых формах учета и отчетности по валютным операциям, порядке и сроках их представления»

...3.4. Порядок формирования данных по операциям, за исключением сроков хранения, определяется уполномоченным банком самостоятельно.

Данные по операциям должны храниться уполномоченным банком в электронном виде не менее трех лет после даты проведения соответствующей операции.

Данные по операциям, проведенным по принятому на учет уполномоченным банком договору в соответствии с разделом II настоящей Инструкции, должны храниться уполномоченным банком в электронном виде не менее трех лет после даты снятия с учета договора...

В результате получается, что в нескольких нормативных правовых актах установлены разные сроки хранения. Перечень увеличивает их! Для чего?

Сейчас разрабатываются указания по применению нового Перечня для кредитных организаций. Возможно, они снимут часть вопросов.

Сноски 4

  1. Далее – Перечень. Вернуться назад
  2. Упоминается в статьях и пунктах Перечня. При этом в одной статье / пункте Перечня может быть несколько видов или разновидностей документов. Вернуться назад
  3. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Вернуться назад
  4. Оно, например, зафиксировано и в п. 4.2 Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237). Вернуться назад
Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание – подписка 2023!
Скидка октября уже действует. Успейте ее получить!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Ведомственные перечни документов со сроками хранения: что уже сделано и где проблемы

До апреля 2022 года все новые ведомственные перечни документов со сроками хранения уже должны были быть разработаны, но процесс идет с задержкой. Сориентируем вас, какие актуальные ведомственные перечни уже готовы и какие ожидаем в ближайшем будущем. Автор дает практические рекомендации по разработке структуры ведомственного перечня (восполняя упущения соответствующих Методических рекомендаций Росархива). Они пригодятся как разработчикам, так и будущим пользователям этих перечней.

Сроки хранения договоров: теория и интересная практика (часть 3)

В 3-й части статьи, опубликованной в этом номере журнала, мы сосредоточились на сроках хранения договоров (соглашений, контрактов) в новом Перечне типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций 2022 года. Статьи с договорами разбросаны в нем по разным разделам, для вашего удобства мы собрали их все в таблицу. Объяснили, почему у одного договора в разных организациях может быть разный срок хранения. Дали ответ на вопрос о том, с какого момента отсчитывать срок хранения, если графа «Примечание» соответствующей статьи об этом умалчивает.

ГОСТ Р ИСО 30302-2022: организационные аспекты

1 июня 2022 года начал действовать новый стандарт серии ИСО 30300 о внедрении системы управления документами (как системы менеджмента, для которой СЭД или другая ИС – лишь один из инструментов). Мы даем рекомендации по использованию нового ГОСТ. Для кого он предназначен. Как понимать основную терминологию. Какие несовершенства стандарта стоит учитывать. И главное – что полезного из него можно взять! Например: перечни документов, которые подтвердят факт внедрения в организации того или иного положения стандарта; что из него должно почерпнуть руководство организации, служба делопроизводства и ИТ-подразделение; как разработать Политику управления документами (регламентирующий документ более высокого уровня, чем Инструкция по делопроизводству).

Сроки хранения договоров: теория и интересная практика (часть 2)

Во 2-й части статьи, опубликованной в этом номере журнала, мы анализируем изменения сроков хранения договоров в действующем Перечне управленческих документов 2020 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г., какие новые договоры появились и какие исчезли (с примерами конкретных разновидностей договоров и статей Перечней). Некоторые договоры следует хранить вместе с определенными документами (что прямо указано в Перечне). Сколько хранить копии договоров, журналы регистрации и базы данных.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

ГОСТ Р ИСО 30302-2022: организационные аспекты

1 июня 2022 года начал действовать новый стандарт серии ИСО 30300 о внедрении системы управления документами (как системы менеджмента, для которой СЭД или другая ИС – лишь один из инструментов). Мы даем рекомендации по использованию нового ГОСТ. Для кого он предназначен. Как понимать основную терминологию. Какие несовершенства стандарта стоит учитывать. И главное – что полезного из него можно взять! Например: перечни документов, которые подтвердят факт внедрения в организации того или иного положения стандарта; что из него должно почерпнуть руководство организации, служба делопроизводства и ИТ-подразделение; как разработать Политику управления документами (регламентирующий документ более высокого уровня, чем Инструкция по делопроизводству).