Top.Mail.Ru

Утвержден новый Перечень документов со сроками хранения для кредитных организаций

30 июля 2022 г. вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения для кредитных организаций. Обращаем ваше внимание на несколько важных аспектов в его содержании: фиксированные и условные сроки хранения, бумажные и электронные документы, сроки хранения для документов по валютному контролю.

Утвержден новый Перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения (положением Федерального архивного агентства № 1 и Центрального банка Российской Федерации № 801-П от 12.07.2022)1. Этот Перечень действует с 30.07.2022.

Он включает 484 статьи, распределенные по следующим разделам:

  1. Кредитование, инвестирование.
  2. Операции по вкладам (депозитам).
  3. Расчетные операции.
  4. Инкассация денежных средств, векселей, платежных и расчетных документов и кассовое обслуживание.
  5. Купля-продажа иностранной валюты в наличной и безналичной форме, иные валютные операции.
  6. Депозитарное обслуживание.
  7. Сделки, осуществляемые кредитными организациями (залог, поручительство кредитной организации, обращение взыскания на имущество должника и переход данного имущества в собственность кредитной организации (непрофильные активы), предоставление в аренду специальных помещений или находящихся в них сейфов для хранения документов и ценностей, доверительное управление имуществом).
  8. Операции на финансовых рынках (с ценными бумагами).
  9. Операции (сделки) с драгоценными металлами, монетами из драгоценных металлов, а также драгоценными камнями.
  10. Операции с банком России.
  11. Межбанковские отношения и обслуживание клиентов.
  12. Бухгалтерский учет и отчетность.
  13. Обеспечение стабильности и развития кредитной организации (мониторинг, финансовый анализ, риски, резервы (фонды)).
  14. Защита прав, интересов вкладчиков и кредиторов кредитных организаций.

Уже по оглавлению Перечня видно, что в него включены документы, которые касаются только банковской сферы.

Работа над этим документом началась еще в 2013 году по государственному контракту от 11.02.2013 № 0173100011413000018, и его проект за 4 млн рублей подготовил ВНИИДАД. Он был утвержден в 2017 году, но банковское сообщество пошло на него в атаку – Ассоциация российских банков (АРБ) направила в Банк России письмо от 03.03.2017 № А-02/1Э-134 с просьбой отозвать совместный приказ Росархива и ЦБ РФ об утверждении Перечня, который в тот момент находился на регистрации в Минюсте России. По мнению кредитных организаций – членов АРБ:

  • сроки хранения, установленные Перечнем по некоторым видам документов, неоправданно завышены по сравнению с действовавшим тогда Перечнем типовых управленческих архивных документов (сроки в основном были увеличены в 2 раза, по некоторым видам документов – в 7 раз, что привело бы к существенному удорожанию хранения документов кредитными организациями);
  • некоторые установленные новым «кредитным» Перечнем сроки прямо противоречили актуальным нормативным правовым актам РФ.

В результате Перечень затормозили и долго дорабатывали, утвердив только в июле 2022 года. Таким образом, Перечень для кредитных организаций поставил рекорд по длительности разработки, которая шла весьма не просто.

Далее обратим Ваше внимание на несколько важных аспектов.

Фиксированные и условные сроки хранения

Установление сроков хранения для значительной части документов строится на том, что необходимо обеспечить их сохранность в течение определенного количества лет после создания. Однако сроки хранения других документов и дел отсчитываются от наступления определенных событий-триггеров, и до тех пор, пока это событие не произойдет, срок их хранения даже не начнет отсчитываться. И если не обратить внимания на условие начала отсчета срока хранения, то повышается риск преждевременного уничтожения документов, порой даже еще до начала правильного отсчета их срока хранения.

В российском делопроизводстве и архивном деле условные сроки хранения установлены в т.ч. для некоторых:

  • кадровых дел – отсчет сроков хранения начинается с даты прекращения трудовых отношений;
  • договорной документации – с даты прекращения или истечения срока действия договора или контракта;
  • научно-технической документации – с даты вывода из эксплуатации оборудования или объекта.

В новом «кредитном» Перечне условные сроки тоже присутствуют. Хотя значительная часть документов все-таки имеет фиксированные сроки хранения, и большинство – 5-летние. В целом статистика выглядит так:

  • срок «постоянно» – 61 упоминание2 в Перечне;
  • 15 лет – в 1 статье;
  • 10 лет – 68 упоминаний;
  • 5 лет – 385 упоминаний;
  • 3 года – 20 упоминаний;
  • 1 год – 11 упоминаний;
  • до минования надобности – в 2 статьях.

Среди документов 5-летнего срока хранения есть и документы с условным сроком, например:

  • 5 лет после прекращения обязательств по договору – 56 упоминаний;
  • 5 лет после окончания ведения книги на бумажном носителе от руки или с даты распечатывания листа книги в случае ее ведения с использованием технических средств и программного обеспечения – в отношении 2 разновидностей документов, упомянутых в 1 статье;
  • 5 лет при условии завершения проверки – 34 упоминания.

Если первый вариант ни у кого из специалистов возражений не вызывает, то два других являются спорными и вызывают вопросы:

  • чтобы отсчитывать срок хранения от «даты распечатывания листа книги», для начала нужно будет задокументировать эту дату. В большинстве организаций об этом вряд ли кто задумывается;
  • еще больше вопросов вызывает уничтожение документов «при условии завершения проверки» – при этом не уточняется, о какой именно проверке идет речь! Это застарелая проблема, которая есть и в типовом Перечне 2019 года3. Обратите внимание: например, в законе о бухучете условие формулируется более конкретно.

Фрагмент документа

Перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения, утв. положением Росархива № 1 и Банка России № 801-П от 12.07.2022

Фрагмент документа

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Статья 29. Хранение документов бухгалтерского учета

1. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

2. Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз...

Бумажные и электронные документы

По общему правилу срок хранения в Перечне документов зависит от содержания документа, а не от его носителя4.

Но в новом «кредитном» Перечне мы видим интересную формулировку «допускается хранение в электронном виде» всего в 6 статьях.

При этом еще в 5 статьях упоминаются документы, создаваемые в электронном виде.

Как это понимать, если банковская сфера – один из лидеров использования электронных документов? Значительная часть операций проводится с клиентами удаленно и онлайн, документируется электронным образом. Печально, что этот факт практически не нашел отражения в Перечне. 

Фрагмент документа

Перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения, утв. положением Росархива № 1 и Банка России № 801-П от 12.07.2022

Фрагмент документа

Перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения, утв. положением Росархива № 1 и Банка России № 801-П от 12.07.2022

Сколько хранить документы по валютному контролю?

К сожалению, сроки хранения, установленные в Перечне, по-прежнему противоречат срокам хранения, установленным законом о валютном регулировании для документов по валютным операциям. 

Фрагмент документа

Перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения, утв. положением Росархива № 1 и Банка России № 801-П от 12.07.2022

Фрагмент документа

Федеральный закон от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» 

Статья 24. Права и обязанности резидентов и нерезидентов

...2. Резиденты и нерезиденты, осуществляющие в Российской Федерации валютные операции, обязаны: …2) вести в установленном порядке учет и составлять отчетность по проводимым ими валютным операциям, обеспечивая сохранность соответствующих документов и материалов в течение не менее трех лет со дня совершения соответствующей валютной операции, но не ранее срока исполнения договора...

Сам Банк России в своей инструкции для банков тоже установил сроки хранения для документов валютного контроля. Причем они были установлены до принятия нового «кредитного» Перечня и были существенно ниже.

Фрагмент документа

Инструкция Банка России от 16.08.2017 № 181-И «О порядке представления резидентами и нерезидентами уполномоченным банкам подтверждающих документов и информации при осуществлении валютных операций, о единых формах учета и отчетности по валютным операциям, порядке и сроках их представления»

...3.4. Порядок формирования данных по операциям, за исключением сроков хранения, определяется уполномоченным банком самостоятельно.

Данные по операциям должны храниться уполномоченным банком в электронном виде не менее трех лет после даты проведения соответствующей операции.

Данные по операциям, проведенным по принятому на учет уполномоченным банком договору в соответствии с разделом II настоящей Инструкции, должны храниться уполномоченным банком в электронном виде не менее трех лет после даты снятия с учета договора...

В результате получается, что в нескольких нормативных правовых актах установлены разные сроки хранения. Перечень увеличивает их! Для чего?

Сейчас разрабатываются указания по применению нового Перечня для кредитных организаций. Возможно, они снимут часть вопросов.

Сноски 4

  1. Далее – Перечень. Вернуться назад
  2. Упоминается в статьях и пунктах Перечня. При этом в одной статье / пункте Перечня может быть несколько видов или разновидностей документов. Вернуться назад
  3. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Вернуться назад
  4. Оно, например, зафиксировано и в п. 4.2 Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237). Вернуться назад
Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Комментарий специалиста к нововведениям Правил для архивов организаций 2023 года (часть 1)

Комментируем отдельные положения «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования... архивных документов...» в организациях, утвержденных Росархивом в 2023 г. Разбираемся в сложных и неоднозначных положениях правил – предупреждаем, где применять их надо особенно внимательно. Из первой части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, вы узнаете: какие организации обязаны создавать архив как структурное подразделение, а какие нет; какими документами должна регулироваться деятельность архива; чем регламентируется работа с научно-техническими документами; когда надо передавать документы из подразделений в архив организации, когда они становятся архивными; кому оформлять и подписывать опись дел структурного подразделения и архивную опись, являющуюся годовым разделом описи дел (почему изменения в этом вопросе могут не понравиться руководителю архива организации и как можно исправить ситуацию).

Что изменилось в Правилах работы архивов организаций по сравнению с Правилами 2015 года

Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.

Можно определить срок хранения по типовому перечню, если для этих документов он есть в ведомственном?

При составлении номенклатуры дел организация обязана пользоваться исключительно «своим» ведомственным перечнем (например, учреждение здравоохранения)? Если какие-то управленческие документы лучше указаны в типовом Перечне 2019 года, как быть? При этом сроки хранения специфическим отраслевым документам устанавливаем на основании ведомственного перечня. Например, в областной больнице (региональное учреждение здравоохранения) была номенклатура на 2023 год, сроки хранения управленческих (бухгалтерских) документов были установлены по Перечню 2019 года. При составлении номенклатуры дел на 2024 год медицинские документы будут определены по новому Перечню Министерства здравоохранения Российской Федерации. Что касается бухгалтерских и документов по личному составу, можно ли оставить сроки хранения этих документов по Перечню 2019 года, чтобы не тратить время на их пересмотр? Или необходимо все документы пересмотреть по новому Перечню Минздрава России и оставить по Перечню 2019 года только те, которых нет в Перечне Минздрава России?

Что делать, когда срок хранения документа не установлен

В каких нормативных документах (кроме типовых перечней) могут быть установлены сроки хранения. Как обычно обнаруживаются дела, для которых нигде не удается найти нормативно закрепленного срока хранения. Как тогда действовать службе ДОУ и экспертной комиссии – как самостоятельно найти наиболее подходящий срок из имеющихся либо обратиться с этим вопросом «к вышестоящим»: в ЦЭК, в государственный или муниципальный архив (даже если ваша организация пока не является источником их комплектования), в уполномоченный архивный орган на своей территории. Показываем алгоритм поиска этих структур и примеры документов (протокола ЭК, писем-запросов).

Что изменилось в Правилах работы архивов организаций по сравнению с Правилами 2015 года

Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Сроки хранения и индексы дел в акте о выделении документов к уничтожению

Какую утвержденную форму акта о выделении документов к уничтожению следует использовать, как ее адаптировать для нужд делопроизводства (когда документы уничтожаются в подразделениях до передачи в архив). Когда планируемые сроки хранения в номенклатуре дел будут отличаться от сроков в акте, по которым документы реально будут уничтожаться. Как в акте можно отразить «старые» сроки хранения и индексы дел по номенклатуре и «новые» сроки по актуальному Перечню документов. Поводом для написания этой статьи стал вопрос читателя.