Top.Mail.Ru

Перечень документов кредитных организаций: «долгая дорога в дюнах»

История разработки «Перечня документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения» – это многолетняя сага, у которой пока еще нет счастливого конца, хотя где-то в 2013 году казалось, что проблема вот-вот будет решена… казалось так и весной 2017 года. Расскажем вам, какие аргументы Ассоциации российских банков, изложенные в профессиональном заключении на 13 листах, заставили-таки Банк России и Росархив отменить уже утвержденный Перечень на этапе его регистрации в Минюсте. Предложим возможные пути выхода из сложившегося затруднительного положения.

Примерный перечень 2000 года

В марте 2000 года руководителем Федеральной архивной службы России В.П. Козловым был утвержден Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения 1. Сделано это было в самый разгар банковского кризиса, поэтому документ оказался очень востребован и активно использовался практически всеми кредитными организациями страны. При этом все закрывали глаза на его сомнительную легитимность, поскольку он не прошел регистрацию в Минюсте и даже не был утвержден приказом Росархива.

В 2004 году при проведении административной реформы Федеральная архивная служба России была преобразована в Федеральное архивное агентство, которое было лишено права законодательной инициативы, а утверждение всех нормативных правовых актов в области архивного дела было передано в ведение Министерства культуры и массовых коммуникаций.

Приказом Минкультуры РФ от 17.08.2004 № 39 2 «в целях приведения нормативно-правовой базы Федерального архивного агентства в соответствие с законодательством Российской Федерации» Примерный перечень был отменен.

Отметим, что все сообщество банковских специалистов в области управления документами и архивистов с момента отмены перечня постоянно поднимало вопрос о необходимости его разработки.

События 2013-2016 годов

Работа над новой редакцией перечня продолжается уже 5 лет. Его первоначальный проект ВНИИДАД 3 разработал в 2013 году по государственному контракту от 11.02.2013 № 0173100011413000018 за 4 млн рублей 4.

В июне 2013 года в Ассоциации российских банков (АРБ) состоялось первое заседание экспертной группы 5 по разработке Перечня документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения 6. Информации о последующих подобных взаимодействиях нам найти не удалось.

В том же 2013 году на уровне руководства страны были согласованы планы работы по совершенствованию нормативной базы для уточнения сроков хранения документов кредитных организаций. 24.07.2013 Президент РФ подписал перечень поручений по итогам состоявшегося 04.07.2013 совещания по вопросу развития банковской системы 7. Одно из них (Пр-1707 п. 1.7) напрямую касалось вопросов управления документами и подготовки проектов федеральных законов о бухгалтерском учете и об архивном деле «в части снижения издержек банков на хранение архивных документов, сокращения сроков их хранения и увеличения доли документов, хранящихся в электронном виде».

25.07.2013 на заседании Правительства РФ был рассмотрен план мероприятий, направленных на повышение темпов роста российской экономики. С докладом по данному вопросу выступил министр экономического развития А.В. Улюкаев. Рассказывая о мерах по повышению доступности банковского кредитования, он отметил, что сокращение операционных издержек кредитных учреждений будет осуществляться в том числе «через изменение требований к архивированию документов» 8.

30.07.2013 Правительством РФ был утвержден план мероприятий, направленных на повышение темпов роста российской экономики, который предусматривал внесение необходимых изменений в законодательство о хранении архивных документов (о бухгалтерском учете и об архивном деле) «в части снижения издержек банков на хранение архивных документов, сокращения сроков их хранения и увеличения доли документов, хранящихся в электронном виде» (подп. «д» п. 12) 9.

К сожалению, ни поручение Президента РФ, ни пункт плана Правительства РФ выполнены не были - соответствующих изменений в законодательство внесено не было.

О Перечне кредитных организаций вновь заговорили только через год, когда Президентом РФ был подписан Федеральный закон от 04.10.2014 № 289-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации».

В пояснительной записке к нему отмечалось, что он разработан в целях «определения Правительством РФ федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на утверждение совместно с Банком России перечня документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, не являющихся типовыми архивными документами, с указанием сроков их хранения и предоставлением указаний по их применению». Статья 23 закона об архивном деле тогда была дополнена частью 1.1 следующего содержания:

Фрагмент документа

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. Федерального закона от 04.10.2014 № 289-ФЗ )
Статья 23. Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций по комплектованию государственных и муниципальных архивов архивными документами

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. Федерального закона от 04.10.2014 № 289-ФЗ )
Статья 23. Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций по комплектованию государственных и муниципальных архивов архивными документами

...1.1. Специально уполномоченный Правительством Российской Федерации федеральный орган исполнительной власти утверждает совместно с Центральным банком Российской Федерации (Банком России) перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения указанных документов и утверждает инструкцию по применению этого перечня.

Кроме того, еще в одном федеральном законе, регламентирующем деятельность кредитных организаций и процедуры их ликвидации, было установлено, что делать это нужно «в соответствии с перечнем документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения»:

Фрагмент документа

Федеральный закон от 02.12.1990 № 395-1 «О банках и банковской деятельности» (в ред. Федерального закона от 04.10.2014 № 289-ФЗ )
Статья 23. Ликвидация или реорганизация кредитной организации

Федеральный закон от 02.12.1990 № 395-1 «О банках и банковской деятельности» (в ред. Федерального закона от 04.10.2014 № 289-ФЗ )
Статья 23. Ликвидация или реорганизация кредитной организации

...Ликвидационная комиссия обязана передать документы, образовавшиеся в процессе деятельности кредитной организации, на хранение в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, в соответствии с перечнем документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, который утверждается уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти и Банком России, с указанием сроков хранения указанных документов...

...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 700 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Что нужно сделать службе ДОУ в конце года

Состав работ, который традиционно выполняется в конце и начале года, в разных организациях отличается. Показываем, что входит в обязательную программу и что еще целесообразно сделать (сможете проверить себя по «чек-листу»). Где взять подсказки для наилучшего выполнения.

Составляем номенклатуру дел кадровой службы

Зачем нужны номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений. Кто разрабатывает и подписывает номенклатуру подразделения. По какой форме ее составлять и как можно оптимизировать. Какие дела стоит завести для формирования в них приказов по личному составу (т.е. нельзя их все собирать в 1 дело). Сколько и где хранить документы-основания к ним (возможны варианты). Как срок «50/75 лет ЭПК» из Перечня 2019 года трансформировать в более конкретный в номенклатуре дел кадровой службы. Сколько хранить копии документов, журналы регистрации приказов, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Как разбить номенклатуру дел на разделы. Какова последовательность расположения документов кадровой службы. Зачем в конце каждого раздела предусматривать хотя бы одну пустую строку. Приводим пример номенклатуры дел кадровой службы.

Внедрение простой электронной подписи: шаг за шагом

Опыт крупной организации по внедрению простой электронной подписи (ЭП) для перевода в цифру внутренних документов изложен в виде оптимального порядка действий (кто что должен сделать). Разбираются варианты визуализации на документах квалифицированной и простой ЭП. Зачем работодателю выпускать сертификат для простой ЭП. Как обозначить круг документов и действия с ними, для которых можно применять простую ЭП. Опубликованы примеры приказа о внедрении новой технологии и Положения об использовании простой ЭП в организации, а также согласия работника на признание равнозначности его простой ЭП собственноручной подписи на бумажном носителе.

Аудиовизуальные документы в номенклатуре дел

Показываем, как отразить в номенклатуре дел бумажные, электронные приложения к протоколам и аудиовидеозаписи заседаний коллегиальных органов. Сколько и где хранить эти записи. Организации важно определиться, в каком статусе она будет хранить фото-, аудио-, видеозаписи – что она будет переводить в статус аудиовизуальных документов со всеми вытекающими последствиями. Поводом для статьи стал вопрос читателя.

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Обработка входящей корреспонденции

Эта статья посвящена участку работы, который есть в любой организации. Новичкам она поможет грамотно организовать данный процесс. А опытным специалистам – обучить своих подопечных. Ведь статья написана практиком, имеющим многолетний опыт работы как в классическом советском бумажном делопроизводстве, так и в смешанном документообороте современных банков. Даны советы, на что стоит обратить внимание в самом начале – при получении документа. Далее анализируются все этапы обработки: прием и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на рассмотрение руководству, принятие управленческого решения (наложение резолюции), направление документа на исполнение, контроль исполнения и подшивка в дело исполненного документа. Наглядно демонстрируется, как ход обработки входящего документа отражается на нем самом в виде появления новых реквизитов / отметок, а также в регистрационных формах организации.