Top.Mail.Ru

Перечень документов кредитных организаций: «долгая дорога в дюнах»

История разработки «Перечня документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения» – это многолетняя сага, у которой пока еще нет счастливого конца, хотя где-то в 2013 году казалось, что проблема вот-вот будет решена… казалось так и весной 2017 года. Расскажем вам, какие аргументы Ассоциации российских банков, изложенные в профессиональном заключении на 13 листах, заставили-таки Банк России и Росархив отменить уже утвержденный Перечень на этапе его регистрации в Минюсте. Предложим возможные пути выхода из сложившегося затруднительного положения.

Примерный перечень 2000 года

В марте 2000 года руководителем Федеральной архивной службы России В.П. Козловым был утвержден Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения 1. Сделано это было в самый разгар банковского кризиса, поэтому документ оказался очень востребован и активно использовался практически всеми кредитными организациями страны. При этом все закрывали глаза на его сомнительную легитимность, поскольку он не прошел регистрацию в Минюсте и даже не был утвержден приказом Росархива.

В 2004 году при проведении административной реформы Федеральная архивная служба России была преобразована в Федеральное архивное агентство, которое было лишено права законодательной инициативы, а утверждение всех нормативных правовых актов в области архивного дела было передано в ведение Министерства культуры и массовых коммуникаций.

Приказом Минкультуры РФ от 17.08.2004 № 39 2 «в целях приведения нормативно-правовой базы Федерального архивного агентства в соответствие с законодательством Российской Федерации» Примерный перечень был отменен.

Отметим, что все сообщество банковских специалистов в области управления документами и архивистов с момента отмены перечня постоянно поднимало вопрос о необходимости его разработки.

События 2013-2016 годов

Работа над новой редакцией перечня продолжается уже 5 лет. Его первоначальный проект ВНИИДАД 3 разработал в 2013 году по государственному контракту от 11.02.2013 № 0173100011413000018 за 4 млн рублей 4.

В июне 2013 года в Ассоциации российских банков (АРБ) состоялось первое заседание экспертной группы 5 по разработке Перечня документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения 6. Информации о последующих подобных взаимодействиях нам найти не удалось.

В том же 2013 году на уровне руководства страны были согласованы планы работы по совершенствованию нормативной базы для уточнения сроков хранения документов кредитных организаций. 24.07.2013 Президент РФ подписал перечень поручений по итогам состоявшегося 04.07.2013 совещания по вопросу развития банковской системы 7. Одно из них (Пр-1707 п. 1.7) напрямую касалось вопросов управления документами и подготовки проектов федеральных законов о бухгалтерском учете и об архивном деле «в части снижения издержек банков на хранение архивных документов, сокращения сроков их хранения и увеличения доли документов, хранящихся в электронном виде».

25.07.2013 на заседании Правительства РФ был рассмотрен план мероприятий, направленных на повышение темпов роста российской экономики. С докладом по данному вопросу выступил министр экономического развития А.В. Улюкаев. Рассказывая о мерах по повышению доступности банковского кредитования, он отметил, что сокращение операционных издержек кредитных учреждений будет осуществляться в том числе «через изменение требований к архивированию документов» 8.

30.07.2013 Правительством РФ был утвержден план мероприятий, направленных на повышение темпов роста российской экономики, который предусматривал внесение необходимых изменений в законодательство о хранении архивных документов (о бухгалтерском учете и об архивном деле) «в части снижения издержек банков на хранение архивных документов, сокращения сроков их хранения и увеличения доли документов, хранящихся в электронном виде» (подп. «д» п. 12) 9.

К сожалению, ни поручение Президента РФ, ни пункт плана Правительства РФ выполнены не были - соответствующих изменений в законодательство внесено не было.

О Перечне кредитных организаций вновь заговорили только через год, когда Президентом РФ был подписан Федеральный закон от 04.10.2014 № 289-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации».

В пояснительной записке к нему отмечалось, что он разработан в целях «определения Правительством РФ федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на утверждение совместно с Банком России перечня документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, не являющихся типовыми архивными документами, с указанием сроков их хранения и предоставлением указаний по их применению». Статья 23 закона об архивном деле тогда была дополнена частью 1.1 следующего содержания:

Фрагмент документа

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. Федерального закона от 04.10.2014 № 289-ФЗ )
Статья 23. Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций по комплектованию государственных и муниципальных архивов архивными документами

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. Федерального закона от 04.10.2014 № 289-ФЗ )
Статья 23. Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций по комплектованию государственных и муниципальных архивов архивными документами

...1.1. Специально уполномоченный Правительством Российской Федерации федеральный орган исполнительной власти утверждает совместно с Центральным банком Российской Федерации (Банком России) перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения указанных документов и утверждает инструкцию по применению этого перечня.

Кроме того, еще в одном федеральном законе, регламентирующем деятельность кредитных организаций и процедуры их ликвидации, было установлено, что делать это нужно «в соответствии с перечнем документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения»:

Фрагмент документа

Федеральный закон от 02.12.1990 № 395-1 «О банках и банковской деятельности» (в ред. Федерального закона от 04.10.2014 № 289-ФЗ )
Статья 23. Ликвидация или реорганизация кредитной организации

Федеральный закон от 02.12.1990 № 395-1 «О банках и банковской деятельности» (в ред. Федерального закона от 04.10.2014 № 289-ФЗ )
Статья 23. Ликвидация или реорганизация кредитной организации

...Ликвидационная комиссия обязана передать документы, образовавшиеся в процессе деятельности кредитной организации, на хранение в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, в соответствии с перечнем документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, который утверждается уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти и Банком России, с указанием сроков хранения указанных документов...

...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Истребование документов налоговой и их представление по разным каналам связи (часть 1)

Какие варианты истребования документов и пояснений используются налоговиками (лично, по почте, через телекоммуникационные каналы связи). Как представить документы, если оригинал создан в бумажном виде, в электронном виде в утвержденном или собственном формате – для каждого из этих вариантов есть своя специфика. Как подтвердить представление таких документов в зависимости от используемого «канала передачи». Как рассчитать срок представления. Как составить пояснения (с образцами оптимальных формулировок). Все показано на примерах документов. В этом номере читайте 1-ю часть статьи.

Что делать с документами приобретенной компании

Что делать с документами архивного фонда и находящимися в текущем делопроизводстве приобретенной организации? Рассмотрены 2 ситуации: когда приобретаемая компания остается самостоятельным юрлицом; и когда она ликвидируется, а ваша становится правопреемником. При этом отдельный вопрос возникает с номенклатурой дел и делами текущего года. Поводом для написания статьи стал вопрос подписчика:

Как автоматизировать командировки, чтобы максимально отказаться от бумаги

Показан алгоритм работы при оформлении командировки: от заявки на командировку и ее обеспечение, приказа, до отчета о командировке и авансового отчета. Порядок работы объясняется в деталях (для наглядности с таблицей и схемами). Показано, что можно перевести в электронный вид (часть процесса идет в «1С:», другая – в СЭД), какую оптимизацию это дает. Приводим примеры оформления документов.

Опыт внедрения организацией сервиса «Электронное заказное письмо» от «Почты России»

Подробно описан опыт Отделения ПФР по Тверской области по внедрению сервиса «Электронное заказное письмо» от «Почты России»: как заключить договор, что и кому придется делать, кому можно направить документы электронно через этот сервис. Как определить видовой состав и объемы пересылаемых электронно документов (простыми и заказными отправлениями), как на основе этих данных рассчитать бюджет проекта, на чем можно сэкономить. Как формировать пакеты документов и реестры для отправки, какую отчетность по результатам отправки вы получите. Как лучше внедрять новый проект постепенно (чтобы не рисковать).

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Как определить сроки исполнения?

После того как определены документы, которые вы хотите контролировать в своей организации, необходимо понять, в какие сроки они должны быть исполнены. Казалось бы, что может быть проще? Посмотри на резолюцию руководителя и выполняй его указания, требуй исполнения документа в указанный срок. Но и здесь могут возникнуть проблемы, т.к. сроки исполнения документов могут трактоваться по-разному. Например, с какого момента начинать исчислять срок (со дня выдачи поручения или на следующий за ним день)? Его нужно считать в календарных или рабочих днях? Как быть с документами, срок исполнения которых приходится на выходные? А если срок вообще не указан? Чтобы разобраться с подводными камнями «сроков исполнения», постараемся проанализировать наиболее распространенные проблемы и дать практические рекомендации читателям, как же их избежать.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.