Перечень документов кредитных организаций: «долгая дорога в дюнах»

История разработки «Перечня документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения» – это многолетняя сага, у которой пока еще нет счастливого конца, хотя где-то в 2013 году казалось, что проблема вот-вот будет решена… казалось так и весной 2017 года. Расскажем вам, какие аргументы Ассоциации российских банков, изложенные в профессиональном заключении на 13 листах, заставили-таки Банк России и Росархив отменить уже утвержденный Перечень на этапе его регистрации в Минюсте. Предложим возможные пути выхода из сложившегося затруднительного положения.

Примерный перечень 2000 года

В марте 2000 года руководителем Федеральной архивной службы России В.П. Козловым был утвержден Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения1. Сделано это было в самый разгар банковского кризиса, поэтому документ оказался очень востребован и активно использовался практически всеми кредитными организациями страны. При этом все закрывали глаза на его сомнительную легитимность, поскольку он не прошел регистрацию в Минюсте и даже не был утвержден приказом Росархива.

В 2004 году при проведении административной реформы Федеральная архивная служба России была преобразована в Федеральное архивное агентство, которое было лишено права законодательной инициативы, а утверждение всех нормативных правовых актов в области архивного дела было передано в ведение Министерства культуры и массовых коммуникаций.

Приказом Минкультуры РФ от 17.08.2004 № 392 «в целях приведения нормативно-правовой базы Федерального архивного агентства в соответствие с законодательством Российской Федерации» Примерный перечень был отменен.

Отметим, что все сообщество банковских специалистов в области управления документами и архивистов с момента отмены перечня постоянно поднимало вопрос о необходимости его разработки.

События 2013-2016 годов

Работа над новой редакцией перечня продолжается уже 5 лет. Его первоначальный проект ВНИИДАД3 разработал в 2013 году по государственному контракту от 11.02.2013 № 0173100011413000018 за 4 млн рублей4.

В июне 2013 года в Ассоциации российских банков (АРБ) состоялось первое заседание экспертной группы5 по разработке Перечня документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения6. Информации о последующих подобных взаимодействиях нам найти не удалось.

В том же 2013 году на уровне руководства страны были согласованы планы работы по совершенствованию нормативной базы для уточнения сроков хранения документов кредитных организаций. 24.07.2013 Президент РФ подписал перечень поручений по итогам состоявшегося 04.07.2013 совещания по вопросу развития банковской системы7. Одно из них (Пр-1707 п. 1.7) напрямую касалось вопросов управления документами и подготовки проектов федеральных законов о бухгалтерском учете и об архивном деле «в части снижения издержек банков на хранение архивных документов, сокращения сроков их хранения и увеличения доли документов, хранящихся в электронном виде».

25.07.2013 на заседании Правительства РФ был рассмотрен план мероприятий, направленных на повышение темпов роста российской экономики. С докладом по данному вопросу выступил министр экономического развития А.В. Улюкаев. Рассказывая о мерах по повышению доступности банковского кредитования, он отметил, что сокращение операционных издержек кредитных учреждений будет осуществляться в том числе «через изменение требований к архивированию документов»8.

30.07.2013 Правительством РФ был утвержден план мероприятий, направленных на повышение темпов роста российской экономики, который предусматривал внесение необходимых изменений в законодательство о хранении архивных документов (о бухгалтерском учете и об архивном деле) «в части снижения издержек банков на хранение архивных документов, сокращения сроков их хранения и увеличения доли документов, хранящихся в электронном виде» (подп. «д» п. 12)9.

К сожалению, ни поручение Президента РФ, ни пункт плана Правительства РФ выполнены не были - соответствующих изменений в законодательство внесено не было.

О Перечне кредитных организаций вновь заговорили только через год, когда Президентом РФ был подписан Федеральный закон от 04.10.2014 № 289-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации».

В пояснительной записке к нему отмечалось, что он разработан в целях «определения Правительством РФ федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на утверждение совместно с Банком России перечня документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, не являющихся типовыми архивными документами, с указанием сроков их хранения и предоставлением указаний по их применению». Статья 23 закона об архивном деле тогда была дополнена частью 1.1 следующего содержания:

Фрагмент документа

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. Федерального закона от 04.10.2014 № 289-ФЗ )
Статья 23. Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций по комплектованию государственных и муниципальных архивов архивными документами

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. Федерального закона от 04.10.2014 № 289-ФЗ )
Статья 23. Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций по комплектованию государственных и муниципальных архивов архивными документами

...1.1. Специально уполномоченный Правительством Российской Федерации федеральный орган исполнительной власти утверждает совместно с Центральным банком Российской Федерации (Банком России) перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения указанных документов и утверждает инструкцию по применению этого перечня.

Кроме того, еще в одном федеральном законе, регламентирующем деятельность кредитных организаций и процедуры их ликвидации, было установлено, что делать это нужно «в соответствии с перечнем документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения»:

Фрагмент документа

Федеральный закон от 02.12.1990 № 395-1 «О банках и банковской деятельности» (в ред. Федерального закона от 04.10.2014 № 289-ФЗ )
Статья 23. Ликвидация или реорганизация кредитной организации

Федеральный закон от 02.12.1990 № 395-1 «О банках и банковской деятельности» (в ред. Федерального закона от 04.10.2014 № 289-ФЗ )
Статья 23. Ликвидация или реорганизация кредитной организации

...Ликвидационная комиссия обязана передать документы, образовавшиеся в процессе деятельности кредитной организации, на хранение в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, в соответствии с перечнем документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, который утверждается уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти и Банком России, с указанием сроков хранения указанных документов...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Кадровый электронный документооборот: кардинальные изменения и алгоритм внедрения (часть 1)

В конце 2021 года в ТК РФ заработали поправки, которые позволяют перейти на полноценный кадровый электронный документооборот (КЭДО) с работниками без необходимости дублирования документов на бумаге. Сразу оговоримся – это право, а не обязанность работодателя! В чем будет разница при реализации КЭДО в своей информационной системе и при использовании государственного портала «Работа в России». Объясняем, для каких работников и документов теперь можно использовать КЭДО. Какими видами электронной подписи какие виды документов могут подписываться со стороны работодателя и работников (как можно сэкономить за счет минимизации применения квалифицированной ЭП, заключив соглашение). Какой состав мероприятий надо провести работодателю и какие документы оформить для запуска новой технологии (что включить в ЛНА, как уведомить работников, получить согласие сотрудников и др.). В этом номере журнала читайте первую часть подробной статьи.

Электронный кадровый документооборот: как отразить в номенклатуре дел

Теперь любая организация может перейти на кадровый электронный документооборот (КЭДО) со всеми своими работниками. В связи с этим изменится часть документов по личному составу в документальном фонде. Показываем, как в номенклатуре дел теперь стоит отражать: трудовые договоры, приказы и документы к ним, уведомления работодателя о переходе на КЭДО и согласия работников, документы о технологии работы в КЭДО.

Информационная система для электронных кадровых документов

Рекомендации дает компания , которая участвовала в государственном эксперименте по переводу кадровых документов в электронный вид, завершившемся 15.11.2021, после чего новую технологию сразу «включили» в ТК РФ для всех организаций. Исходя из этого ценного опыта, автор объясняет, на что работодателю стоит обратить внимание при выборе информационной системы для кадрового электронного документооборота. Названы основные риски.

Общее собрание участников ООО «на удаленке»

Возможность дистанционного проведения общего собрания владельцев организации предусмотрена в ГК РФ, но должной детализации в других законах и подзаконных актах она пока не получила. Остается масса вопросов, на которые мы предлагаем аргументированные ответы для ООО. Какие процедурные моменты стоит утвердить единогласно в самом начале такого собрания (а еще лучше в уставе до его созыва). Как идентифицировать участников: реально ли использовать биометрию, достаточно ли задействовать инструменты попроще, например номер мобильного телефона, ID технического устройства, пароль, визуальное узнавание при видео­конференции, как передавать доверенность на представителя. Как голосовать и как подписывать протокол, если люди физически находятся далеко друг от друга и не владеют квалифицированными электронными подписями. В завершение показали образец целого протокола дистанционного общего собрания участников, оформленный по всем новым требованиям ст. 181.2 ГК РФ.

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Классификатор приказов вам поможет

Классификатор приказов – это систематизированный перечень правильно сформулированных заголовков приказов, которые издаются в организации. Для каждого приказа здесь закрепляется индекс, кто его подписывает, регистрирует и сколько его следует хранить. Мы опубликовали пример такого классификатора. Он существенно сократит количество допускаемых ошибок; на его основе можно создать справочник в СЭД, из которого работники смогут просто выбирать нужный заголовок; кроме того, упорядочение работы позволит избежать ошибок при дальнейшей экспертизе ценности документов.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.