К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

18 февраля 2020 года начал действовать новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, зарегистрирован в Минюсте России 06.02.2020 № 57449)1. Также приказом Росархива от 20.12.2019 № 237 утверждена Инструкция по применению данного Перечня2. Эта Инструкция зарегистрирована Минюстом РФ 13.02.2020 под № 57488, она вступила в силу 25.02.2020.

Кроме того, 12.03.2020 Росархив опубликовал на своем официальном сайте Разъяснения по внедрению нового Перечня3 (они короткие, всего несколько абзацев). С этой информацией можно ознакомиться в разделе «Новости».

Предыдущий Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения был утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 5584.

В период с 2010 по 2019 год происходили изменения в российском законодательстве, образовывались новые виды документов, отменялись старые, устанавливались и изменялись сроки хранения документов. А Перечень должен оперативно отражать изменения, касающиеся видов документов и сроков их хранения. Росархивом проводилась работа по внесению в него изменений вплоть до 2016 года.

Но в 2016 году Росархив вышел из подчинения Минкультуры России. Указом Президента РФ от 22.06.2016 № 293 было утверждено Положение о Росархиве, в частности ему были переданы функции по утверждению перечней типовых архивных документов (а Минкультуры России эти полномочия утратило). Поэтому Росархив не мог вносить изменения в нормативный документ, утвержденный другим федеральным органом исполнительной власти. А Минкультуры России не могло вносить изменения в свой приказ, т.к. утратило полномочия по реализации государственной политики в сфере архивного дела. Поэтому с 2016 года изменения в Перечень 2010 г. вноситься не могли.

Переработанный Перечень сейчас утвержден Росархивом как новый документ. При этом есть планы по разработке в электронном виде Реестра вместо бумажного Перечня. Так что следующую модификацию Перечня есть надежда получить уже в более удобном для использования виде.

В связи с вводом в действие нового Перечня старый был отменен5, поэтому руководствоваться им с 18.02.2020 нельзя!

Инструкцией по применению Перечня 2019 г. установлено, что новый Перечень является нормативным правовым актом, его регистрация Минюстом России также подтверждает этот статус. Данный документ обязателен для применения всеми организациями России начиная с 18.02.2020 для определения сроков хранения документов:

  • экспертными комиссиями, экспертно-проверочными комиссиями;
  • делопроизводственными службами;
  • архивными службами.

Теперь давайте зададимся вопросом: какие работы мы будем делать после 18.02.2020 на основе нового Перечня?

Номенклатуру дел на 2020 год мы утвердили в конце 2019 года (до 18.02.2020 – вступления в силу нового Перечня). Но сроки хранения фигурирующих в ней документов мы начнем исчислять с 1 января 2021 года и итоговую запись к ней будем оформлять тогда же, а значит, исчислять сроки их хранения надо будет уже по новому Перечню. Строго говоря, исправлять номенклатуру дел на 2020 год мы не обязаны, но вот определять сроки хранения документов, сформированных в 2020 году, мы должны по-новому. А т.к. номенклатура дел является неким справочником сроков хранения дел организации, то через ее актуализацию выполнить данную задачу будет легче.

Это было логическое рассуждение, а теперь обратимся к нормативным документам, регламентирующим работу делопроизводственных служб:

  • в пункте 6.10 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71) сказано, что «в случае изменения функций и структуры государственного органа, органа местного самоуправления номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию с ЭПК федерального государственного архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями и утверждению»;
  • пунктом 8.7 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) установлено, что «в случае изменения функций и структуры организации номенклатура дел составляется, согласовывается и утверждается заново».

Руководствуясь данными нормативными документами, можно сделать вывод, что переработку номенклатуры делать не обязательно. Перечень дел, структура организации остаются прежними, меняются номера статей по Перечню и сроки хранения документов и дел. Поэтому вопрос о переработке и переутверждении номенклатуры дел можно оставить на усмотрение руководства организации. Переработка номенклатуры дел на 2020 год в текущем году может вызвать трудности в организации документооборота. Лучше, не блокируя ведение делопроизводства, подготовить и утвердить качественный документ в следующем году.

А что же в 2020 году делать обязательно? Нужно вносить изменения в номенклатуру дел на 2020 год, руководствуясь новым Перечнем и Инструкцией по его применению. Эта работа проводится на основании приказа или распоряжения руководства организации, в котором указывается, что в соответствии с вступлением в силу нового Перечня необходимо внести изменения в утвержденную ранее номенклатуру дел организации. Также следует указать срок исполнения данного поручения.

Правила делопроизводства не определяют порядок действий по внесению изменений в номенклатуру дел при изменении сроков хранения, однако общий порядок внесения изменений в номенклатуру дел установлен пунктами 6.16 и 6.17.

Фрагмент документа

Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71)

6.16. ...По завершении года данные об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел структурных подразделений, вместе с итоговыми записями о категориях и количестве дел, заведенных в структурном подразделении в течение года, передаются в Службу делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления.

6.17. Службой делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления на основе полученных из структурных подразделений данных об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел, готовится дополнение к номенклатуре дел, в котором последовательно в соответствии с разделами номенклатуры дел указываются заголовки дел, не предусмотренные утвержденным экземпляром номенклатуры дел.

Дополнение к утвержденной номенклатуре дел подписывается руководителем Службы делопроизводства и вместе с итоговой записью о категориях и количестве дел, заведенных в государственном органе, органе местного самоуправления в течение года, приобщается к утвержденному экземпляру номенклатуры дел.

Таким образом, внесение изменений в номенклатуру дел должно быть завершено до конца 2020 года – до того момента, когда происходит заполнение итоговых записей номенклатур дел структурных подразделений с последующей передачей их в службу делопроизводства. В конце года должна быть заполнена итоговая запись сводной номенклатуры дел. Данная итоговая запись должна содержать сведения о количестве дел постоянного хранения, временного хранения, а также количество дел с отметкой «ЭПК». Эти данные вносятся в итоговую запись в соответствии со сроками хранения, установленными новым Перечнем 2019 г.

Каким перечнем руководствоваться при проведении экспертизы ценности документов, созданных до вступления в действие нового Перечня?

Начиная с 18.02.2020 мы должны руководствоваться Перечнем 2019 г. при проведении экспертизы ценности с целью:

  • составления описей дел постоянного хранения, описей дел по личному составу, описей дел временного (свыше 10 лет) сроков хранения для их передачи в архив;
  • выделения к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения.

Если за недавние годы (2012, 2013, 2014, 2015 и др.) экспертиза ценности уже проведена, документы с истекшими сроками хранения включены в акты о выделении к уничтожению, а также составлены и утверждены в установленном порядке описи дел, то в этом случае утвержденные и согласованные описи перебалтывать не нужно, ну а уничтоженные дела восстановить невозможно. При проведении экспертизы ценности экспертные комиссии работали в соответствии с действовавшими на тот момент нормативными документами, так что работа была проведена в рамках правого поля.

А вот при проведении экспертизы ценности документов начиная с 18.02.2020, даже если они были созданы до вступления в действие нового Перечня 2019 года (т.е. сроки их хранения были установлены в соответствии с Перечнем 2010 года), следует руководствоваться новым Перечнем. То есть с момента вступления в действие нового Перечня его применение обязательно при составлении номенклатур дел, описей дел, актов о выделении к уничтожению!

Связанный материал
Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня
№ 04 / 2020

Как актуализировать номенклатуру дел на 2020 год и исправить обложки заведенных дел, читайте в этом номере журнала. А подробным анализом изменения состава дел и их сроков хранения в новом Перечне 2019 г. по сравнению с прежним Перечнем 2010 г. мы займемся в следующем номере журнала.

Связанный материал
Инструкция по применению Перечня документов со сроками хранения 2019 года
№ 04 / 2020

См. статью «Инструкция по применению Перечня документов со сроками хранения 2019 года» в № 4' 2020

Связанный материал
Новый Перечень документов со сроками хранения 2019 г. унаследовал проблемы предыдущего Перечня
№ 04 / 2020

См. статью «Новый Перечень документов со сроками хранения 2019 г. унаследовал проблемы предыдущего Перечня» в № 4' 2020

Связанный материал
Как определить срок хранения журнала регистрации, которого нет в Перечне?
№ 04 / 2020

Как определить срок хранения журнала регистрации документов по Перечню 2019 г.? Ответ в № 4' 2020

Связанный материал
Если номенклатура дел и описи не велись
№ 04 / 2020

Об уничтожении документов при отсутствии номенклатуры дел и описей читайте в № 4' 2020

Связанный материал
Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.
№ 05 / 2020

См. статью «Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.» в № 5' 2020

Связанный материал
Перечень 2019 года о сроках хранения бухгалтерских и налоговых документов
№ 07 / 2020

См. статью «Перечень 2019 года о сроках хранения бухгалтерских и налоговых документов» в № 7' 2020

Сноски 5

  1. Далее – Перечень 2019 г.; новый Перечень. Вернуться назад
  2. Далее – Инструкция. Вернуться назад
  3. http://archives.ru/press/12-03-2020.shtml Вернуться назад
  4. Далее – Перечень 2010 г.; старый Перечень. Вернуться назад
  5. Приказом Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964. Вернуться назад
Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в апреле + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = 30%

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в апреле + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = 30%

Рекомендовано для вас

Уничтожение электронных копий документов в СЭД: ответы на вопросы

При уничтожении бумажных оригиналов обязательно ли одновременно уничтожать их электронные копии в СЭД и резервных базах данных? Как это документально оформить? Как в номенклатуре дел можно отражать такие связанные между собой группы документов? Предлагаем ответы на эти вопросы.

Как уничтожить копии в СЭД ранее уничтоженных бумажных оригиналов

Документы на бумажном носителе были уничтожены (по всем правилам), аналогичные же документы в СЭД остались. Как отразить в акте о выделении к уничтожению электронные копии документов в СЭД, если они не сформированы в дела и в номенклатуре не числятся?

Как вывести дела долговременного хранения из описи постоянного хранения № 1

Прошу помощи экспертов в разъяснении ситуации в области архивного хранения документов на предприятии, которое не является источником комплектования госархива. До 2018 года в сводную опись постоянного срока хранения включали дела долговременного срока. Подскажите, пожалуйста, как грамотно перевести номера дел долговременного срока из описи постоянного срока № 1. Учитывая, что номера дел начнутся, видимо, уже в новой описи дел долговременного срока № 3.

Как отразить в номенклатуре дело с электронными трудовыми книжками?

Как правильно в номенклатуре дел организации отразить дело с электронными трудовыми книжками? Понятие электронная трудовая книжка существует, но по факту такого документа нет.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Оформляем акты на уничтожение документов

В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.