Top.Mail.Ru
Вопрос
Уничтожаем документы со сроком хранения 5 лет, но ранее ни номенклатуры дел не было, ни описей дел. Нужно ли в примечании в акте указывать «номенклатура дел и учетные документы не велись»? Правильно ли я понимаю, что после уничтожения архивных документов нужно заносить сведения в номенклатуру дел, описи дел или еще какие-то документы? Каков необходимый минимум?
Отвечает

Хочется задать встречные вопросы и уточнить период или время, обозначенное «ранее». Ведь если «ранее» не было ни описей, ни номенклатуры дел, то как вы оформили другие графы акта? Процесс физического уничтожения документов был организован на основе акта и после его утверждения первым руководителем организации? Документы уничтожаются после утверждения описей дел постоянного хранения, по личному составу и дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения? Акт оформлен как сводный на основании тех актов, которые составили ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях и подписали руководители подразделений?

Наши наводящие вопросы уже очерчивают тот порядок работы и тот минимальный состав документов, который должна иметь каждая организация для уничтожения дел.

Надеемся также, что процесс уничтожения документов по акту, который составлен на основании Перечня 2010 г.1 (и, возможно, какого-либо ведомственного перечня), был завершен до 18.02.2020. Потому что с 18.02.2020 вступил в силу новый типовой Перечень, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, а Перечень 2010 г. признан утратившим силу (приказ Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964). И все акты о выделении к уничтожению документов, по которым оно физически не успело состояться до 18.02.2020, должны содержать ссылки на новый Перечень 2019 г. (как основание) и на исправленные сроки хранения документов и номера статей по этому новому Перечню.

Правила работы архивов организаций2 и Методические рекомендации по их применению (М., ВНИИДАД, 2018) содержат и алгоритм формирования архивного фонда на основе документального фонда организации, и правила разработки номенклатуры дел, и взаимосвязь номенклатуры дел с описями дел, и порядок оформления описей и актов о выделении к уничтожению (в т.ч. формы, по которым они должны составляться).

В п. 3.6 Правил работы архивов организаций установлен обязательный перечень учетных документов архива (или архивного фонда, если архив как отдельное подразделение не создается):

  • книга учета поступления и выбытия дел, документов (при налаженном учете архивных документов именно в нее сначала вносятся сведения об изменении состава архивного фонда; книгу советуем начать оформлять, когда дела пройдут архивно-техническую обработку, будут составлены описи, и дела будут переданы в архив (или ответственному за архивное хранение, если архив не создается));
  • список фондов (ведется, если у вас хранится несколько фондов, например, когда есть еще фонд организации-предшественника);
  • лист фонда (в него также вносятся сведения о выбытии/уничтожении документов на основании актов);
  • описи дел, документов. А реестр описей дел, документов вы начинаете вести только после того, как один из видов описей, которые составляются по годовым разделам, будет считаться законченным, т.е. в ней будет оформлено 9 999 заголовков дел. Но это произойдет не так скоро.

Кроме того, хорошо бы сформировать дело фонда – папку, в которую вы вложите историческую справку и тот самый акт о выделении документов и дел к уничтожению, о котором идет речь в вопросе.

Желаем успеха!

Сноски 2

  1. Имеется в виду Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Вернуться назад
  2. Имеются в виду Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526. Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Сроки хранения договоров: теория и интересная практика (часть 2)

Во 2-й части статьи, опубликованной в этом номере журнала, мы анализируем изменения сроков хранения договоров в действующем Перечне управленческих документов 2020 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г., какие новые договоры появились и какие исчезли (с примерами конкретных разновидностей договоров и статей Перечней). Некоторые договоры следует хранить вместе с определенными документами (что прямо указано в Перечне). Сколько хранить копии договоров, журналы регистрации и базы данных.

Вопросы согласования описей дел и актов о выделении документов к уничтожению

Что такое ЭК, ЦЭК, ЭПК – как взаимодействует между собой эта система экспертных органов подведомственной, вышестоящей организации и госархива при согласовании описей дел на передачу документов в архив и актов о выделении документов к уничтожению? И как это оформить на описи и акте? Какую дату акта (подписания или утверждения) вписывать при ссылке на него в тексте другого документа? Поводом к написанию этой статьи стали многочисленные вопросы, полученные редакцией журнала.

Как организовать оперативное и архивное хранение документов при присоединении государственных учреждений к вышестоящему

Перед реорганизацией в подразделениях присоединяемых учреждений были накоплены документы за несколько лет – что лучше оставить на оперативном хранении в новых подразделениях, а что куда передать (и как это оформить документально). Какие документы копятся в электронном виде. Как осуществляли передачу архивных фондов из присоединяемых учреждений в вышестоящее. Как при этом выявили и оформили утрату некоторых дел. Как разделили управленческую и отраслевую документацию, создав для них разные архивы и экспертные комиссии. Показали примеры актов и приказа, который организует этот сложный процесс.

Как закрывать 2 номенклатуры дел из-за внедрения СЭД

В 2021 году в середине года был переход из одной системы документооборота в другую. Раньше дела были только бумажные и номенклатуры дел в СЭД не было. Но в новой системе существует электронная номенклатура дел, соответственно все документы, которые оформлялись в компании с определенной даты (с 20.07.2021) – были внесены в новые созданные электронные дела и по ним существует своя электронная номенклатура дел. Каким образом необходимо проводить закрытие номенклатуры дел за 2021 год? Отдельно за период с 01.01.2021 по 20.07.2021 в бумажном виде, а потом за период с 20.07.2022 по 31.12.2022 в электронном виде?

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Оформляем акты на уничтожение документов

В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?