Хочется задать встречные вопросы и уточнить период или время, обозначенное «ранее». Ведь если «ранее» не было ни описей, ни номенклатуры дел, то как вы оформили другие графы акта? Процесс физического уничтожения документов был организован на основе акта и после его утверждения первым руководителем организации? Документы уничтожаются после утверждения описей дел постоянного хранения, по личному составу и дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения? Акт оформлен как сводный на основании тех актов, которые составили ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях и подписали руководители подразделений?
Наши наводящие вопросы уже очерчивают тот порядок работы и тот минимальный состав документов, который должна иметь каждая организация для уничтожения дел.
Надеемся также, что процесс уничтожения документов по акту, который составлен на основании Перечня 2010 г.1 (и, возможно, какого-либо ведомственного перечня), был завершен до 18.02.2020. Потому что с 18.02.2020 вступил в силу новый типовой Перечень, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, а Перечень 2010 г. признан утратившим силу (приказ Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964). И все акты о выделении к уничтожению документов, по которым оно физически не успело состояться до 18.02.2020, должны содержать ссылки на новый Перечень 2019 г. (как основание) и на исправленные сроки хранения документов и номера статей по этому новому Перечню.
Правила работы архивов организаций2 и Методические рекомендации по их применению (М., ВНИИДАД, 2018) содержат и алгоритм формирования архивного фонда на основе документального фонда организации, и правила разработки номенклатуры дел, и взаимосвязь номенклатуры дел с описями дел, и порядок оформления описей и актов о выделении к уничтожению (в т.ч. формы, по которым они должны составляться).
В п. 3.6 Правил работы архивов организаций установлен обязательный перечень учетных документов архива (или архивного фонда, если архив как отдельное подразделение не создается):
Кроме того, хорошо бы сформировать дело фонда – папку, в которую вы вложите историческую справку и тот самый акт о выделении документов и дел к уничтожению, о котором идет речь в вопросе.
Желаем успеха!
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Подскажите, пожалуйста, где взять образец журнала учета актов о выделении к уничтожению дел и документов?
Что считать типовыми и индивидуальными должностными инструкциями. От квалификации инструкции, т.е. от попадания в одну из этих групп, как будет зависеть срок хранения?
Показываем, как формировать дела с протоколами, их приложениями (утвержденными коллегиальным органом документами) и др. документами к протоколам, которые детализируют ход обсуждения и аргументируют принятые решения (списками присутствующих, докладами, презентациями, справками, отчетами и т.п., а также черновиком протокола в бумажном виде или в форме аудиозаписи). Показываем, как делать взаимные ссылки между этими документами, чтобы увязать их с протоколом, оформить все необходимые идентификационные реквизиты и подписи для придания юридической силы. Объясняем, что, где и сколько надо хранить. Показываем примеры отражения соответствующих дел в номенклатуре дел и в описи на передачу в архив.
Подскажите, пожалуйста, в случае приема архивом организации документов по личному составу временного (до 10 лет включительно) срока хранения, правильно ли такие дела указывать в описи дел временного срока хранения? Или все же нужно их помещать в описи дел по личному составу?
Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.
18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы
Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.
Ответы на вопросы читателей по применению нового Перечня документов со сроками хранения мы решили объединить в статью. Вопросы взаимосвязаны. Вы поймете, можно ли утвердить описи дел и акты о выделении к уничтожению задним числом, чтобы не пришлось переделывать в них сроки хранения по новому Перечню 2019 г. Надо ли что-то менять в учетных документах архива из-за существенного изменения сроков (когда документы меняют свою категорию, например, постоянный срок хранения заменен временным)? Можно ли использовать это изменение как повод возврата таких документов в подразделения?
Оформить подписку на журнал можно в любом отделении почты
Мы дарим вам бесплатный доступ ко всем материалам
выбранного направления, включая закрытые статьи и ответы
на вопросы, доступные только участникам Клуба Профессионалов!
