Выявили категории наиболее распространенных документов бухгалтерии, сроки хранения которых в Перечне 2019 г. изменились по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. (их немного, т. к. новый Перечень в основном подтвердил ранее действовавшие сроки). Мы рассмотрели сроки хранения документов о взаимодействии с налоговыми органами, отчетности, учетной политики, доверенностей, гарантийных писем, первичных учетных документов и др. И сделали утешающий вывод. Дали рекомендации по формированию некоторых дел.
В разделе 4 «Учет и отчетность» 2 нового Перечня 2019 г. отразилась общая тенденция оптимизации документальных и архивных фондов организаций. Классификация категорий и видов документов в нем была уточнена и упрощена, число статей в разделе сократилось почти вдвое (со 130 до 73), а нормативные сроки хранения документов не подвергались существенному изменению.
В составе раздела остались сроки хранения документов социального учета (персонифицированного учета в фондах – ПФР, ФСС, ФОМС), которые формально не относятся к документам по личному составу и документам по учету труда.
Исключено большинство отдельных статей с названием «переписка», т.к. подразумевается, что письма, выполняющие функцию доказательств, должны включаться в состав соответствующего комплекса (дела) с бухгалтерскими и учетными документами.
Сроки хранения договоров по основным видам сделок (см. Таблицу 1) перенесены в раздел 1 «Организация системы управления» (подраздел 1.3.3 «Управление и распоряжение имуществом»), что может быть обосновано тем, что договоры на производство работ (оказание услуг) включены в подкласс 0252000 «Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации» Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД; ОК 011-93), который ведется в статусе стандарта.
Также примерно вдвое (с 17 до 8) сократилось число категорий и видов документов по статистическому учету и отчетности в связи с изменением методологии государственного статистического наблюдения. А для оперативных статистических отчетов о результатах деятельности организации по основным направлениям ее деятельности, которые используются и в оперативном управлении, и во внутренней деятельности, в новом Перечне 2019 г. подтвержден срок хранения «До минования надобности» (ст. 338) – это означает, что сама организация имеет право установить срок их хранения, однако он не может быть менее 1 года.
Сроки хранения в разделе 4 Перечня 2019 г. являются собственно нормативными, т.к. к ним не установлена отметка «ЭПК» и не упоминаются электронная или бумажная формы представления документов. Отметки к статьям Перечня 2019 г., сделанные в графе «Примечания» («После замены новыми», «При условии проведения проверки», «После выбытия имущества» и др.), напоминают о том, что сроки хранения применяются только по отношению к исполненным документам, т.е. зафиксировавшим уже совершившиеся факты хозяйственной деятельности. Их исчисление начинается с 1 января года, следующего за годом, в котором документ был окончательно исполнен, т.е. в последний раз был использован в процессе ведения бухгалтерского учета операций хозяйствующего субъекта.
Причем отметка «При условии проведения проверки» традиционно, как и во всех ранее действовавших перечнях документов со сроками хранения, означает возможность обеспечить реализацию контрольно-надзорных функций, которые выполняют государственные органы, а не поддержку корпоративной функции внутреннего контроля или внешнего аудита.
