Проверка ЭП на протяжении всего срока хранения документа
Прокомментируйте, пожалуйста, проблему обеспечения проверки подлинности электронной подписи на протяжении всего срока хранения документа.
Продолжаем изучать Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236; далее – Перечень 2019 г.). Он разработан как классификатор функционального типа, устанавливает нормативные сроки хранения тех категорий, комплексов и видов документов, которые образуются при документировании однотипных (общих практически для всех организаций) управленческих функций. К таким типовым относится и функция ведения учета и отчетности, в т.ч. бухгалтерского и налогового учета.
Рассмотрим изменения сроков хранения в статьях Перечня 2019 г. и утратившего силу Перечня 2010 г. 1
См. статью «Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.» в № 5' 2020
См. статью «Как применять Перечень 2019 г. со сроками хранения документов в работе с обращениями граждан» в № 6' 2020
См. статью «К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения» в № 4' 2020
В разделе 4 «Учет и отчетность» 2 нового Перечня 2019 г. отразилась общая тенденция оптимизации документальных и архивных фондов организаций. Классификация категорий и видов документов в нем была уточнена и упрощена, число статей в разделе сократилось почти вдвое (со 130 до 73), а нормативные сроки хранения документов не подвергались существенному изменению.
В составе раздела остались сроки хранения документов социального учета (персонифицированного учета в фондах – ПФР, ФСС, ФОМС), которые формально не относятся к документам по личному составу и документам по учету труда.
Исключено большинство отдельных статей с названием «переписка», т.к. подразумевается, что письма, выполняющие функцию доказательств, должны включаться в состав соответствующего комплекса (дела) с бухгалтерскими и учетными документами.
Сроки хранения договоров по основным видам сделок (см. Таблицу 1) перенесены в раздел 1 «Организация системы управления» (подраздел 1.3.3 «Управление и распоряжение имуществом»), что может быть обосновано тем, что договоры на производство работ (оказание услуг) включены в подкласс 0252000 «Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации» Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД; ОК 011-93), который ведется в статусе стандарта.
Также примерно вдвое (с 17 до 8) сократилось число категорий и видов документов по статистическому учету и отчетности в связи с изменением методологии государственного статистического наблюдения. А для оперативных статистических отчетов о результатах деятельности организации по основным направлениям ее деятельности, которые используются и в оперативном управлении, и во внутренней деятельности, в новом Перечне 2019 г. подтвержден срок хранения «До минования надобности» (ст. 338) – это означает, что сама организация имеет право установить срок их хранения, однако он не может быть менее 1 года.
Сроки хранения в разделе 4 Перечня 2019 г. являются собственно нормативными, т.к. к ним не установлена отметка «ЭПК» и не упоминаются электронная или бумажная формы представления документов. Отметки к статьям Перечня 2019 г., сделанные в графе «Примечания» («После замены новыми», «При условии проведения проверки», «После выбытия имущества» и др.), напоминают о том, что сроки хранения применяются только по отношению к исполненным документам, т.е. зафиксировавшим уже совершившиеся факты хозяйственной деятельности. Их исчисление начинается с 1 января года, следующего за годом, в котором документ был окончательно исполнен, т.е. в последний раз был использован в процессе ведения бухгалтерского учета операций хозяйствующего субъекта.
Причем отметка «При условии проведения проверки» традиционно, как и во всех ранее действовавших перечнях документов со сроками хранения, означает возможность обеспечить реализацию контрольно-надзорных функций, которые выполняют государственные органы, а не поддержку корпоративной функции внутреннего контроля или внешнего аудита.
А по отношению к категориям документов о проведении аудита в Перечне 2019 г. появилась новая отметка – «При условии проведения внешней проверки качества работы» (статьи 284, 285, 286), также отсылающая к государственной контрольно-надзорной деятельности уже по отношению к аудиторским отчетам и заключениям.
См. статью «Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня» в № 4' 2020
Что означает срок хранения «50/75 лет» и другие типы сроков в Перечне 2019 г., мы разъяснили в статье в № 4' 2020
См. статью «Оформляем графы номенклатуры дел» в № 11' 2013, чтобы увидеть, как формулировать заголовки дел, указывать индекс, количество томов и срок хранения (правила поясняются на примерах) и многое другое.
Об уничтожении документов при отсутствии номенклатуры дел и описей читайте в № 4' 2020
Классификация подразделов Перечня 2019 г. по функции...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Прокомментируйте, пожалуйста, проблему обеспечения проверки подлинности электронной подписи на протяжении всего срока хранения документа.
Что делать, когда в номенклатуре дела / тома значатся, а при фактической попытке их передачи в архив обнаружено было не все? Ситуация еще усугубляется тем, что в организации обязанность по составлению описей дел лежит на сотрудниках архива, а не структурного подразделения, передающего свои дела. Благодаря вопросу нашего подписчика, разберем эту достаточно типичную «задачку» на живом примере: в каком порядке действовать, как документировать.
Приведен список из более 60 действующих нормативных правовых и методических документов в сфере управления документами, которые мы систематизировали по 6 разделам: требования к документированию деятельности, автоматизации, работе с документами и данными, их хранению, работе с электронными документами и подписями и др. Авторы статьи рассматривают причины, по которым данная система регламентации и существующие подходы в СЭД пока не позволяют массово внедрить безбумажную модель документооборота. Предложено сформировать эталонную модель цифрового документооборота электронных подлинников документов (с готовыми решениями вместо перечня правил) в виде отечественного стандарта. Его разработкой уже занимается экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт», рассказываем, какие пробелы он призван восполнить, какие конкретные методики работы воплотить.
Если договор заключен путем обмена письмами (оферта и акцепт), то в какое дело их подшивать: в дело с договорами или в дело с перепиской? Как подшивать эти документы, наверное вместе – копию своего исходящего письма и оригинал полученного?
В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.
Где можно найти сроки хранения договоров. Какая специфика есть у акционерных обществ. Сроки хранения договоров, соглашений, контрактов, разбросанные по всему Перечню управленческих документов 2020 г., мы собрали в таблицу. Прокомментировали, как изменились сроки в действующем Перечне по сравнению с предыдущим 2010 г. Как определить срок хранения, если нужного вам договора в действующих Перечнях не нашлось. Примеры определения сроков хранения у договоров «двойного назначения». Когда договор считается законченным делопроизводством, чтобы со следующего года можно было начать исчислять его срок хранения. Эти аспекты мы рассмотрели в 1-й части очень подробной статьи, которую публикуем в этом номере журнала.
Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.
18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы