Перечень 2019 года о сроках хранения бухгалтерских и налоговых документов

Выявили категории наиболее распространенных документов бухгалтерии, сроки хранения которых в Перечне 2019 г. изменились по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. (их немного, т. к. новый Перечень в основном подтвердил ранее действовавшие сроки). Мы рассмотрели сроки хранения документов о взаимодействии с налоговыми органами, отчетности, учетной политики, доверенностей, гарантийных писем, первичных учетных документов и др. И сделали утешающий вывод. Дали рекомендации по формированию некоторых дел.

Продолжаем изучать Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236; далее – Перечень 2019 г.). Он разработан как классификатор функционального типа, устанавливает нормативные сроки хранения тех категорий, комплексов и видов документов, которые образуются при документировании однотипных (общих практически для всех организаций) управленческих функций. К таким типовым относится и функция ведения учета и отчетности, в т.ч. бухгалтерского и налогового учета.

Рассмотрим изменения сроков хранения в статьях Перечня 2019 г. и утратившего силу Перечня 2010 г. 1

Классификация и категории документов

В разделе 4 «Учет и отчетность» 2 нового Перечня 2019 г. отразилась общая тенденция оптимизации документальных и архивных фондов организаций. Классификация категорий и видов документов в нем была уточнена и упрощена, число статей в разделе сократилось почти вдвое (со 130 до 73), а нормативные сроки хранения документов не подвергались существенному изменению.

В составе раздела остались сроки хранения документов социального учета (персонифицированного учета в фондах – ПФР, ФСС, ФОМС), которые формально не относятся к документам по личному составу и документам по учету труда.

Исключено большинство отдельных статей с названием «переписка», т.к. подразумевается, что письма, выполняющие функцию доказательств, должны включаться в состав соответствующего комплекса (дела) с бухгалтерскими и учетными документами.

Сроки хранения договоров по основным видам сделок (см. Таблицу 1) перенесены в раздел 1 «Организация системы управления» (подраздел 1.3.3 «Управление и распоряжение имуществом»), что может быть обосновано тем, что договоры на производство работ (оказание услуг) включены в подкласс 0252000 «Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации» Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД; ОК 011-93), который ведется в статусе стандарта.

Также примерно вдвое (с 17 до 8) сократилось число категорий и видов документов по статистическому учету и отчетности в связи с изменением методологии государственного статистического наблюдения. А для оперативных статистических отчетов о результатах деятельности организации по основным направлениям ее деятельности, которые используются и в оперативном управлении, и во внутренней деятельности, в новом Перечне 2019 г. подтвержден срок хранения «До минования надобности» (ст. 338) – это означает, что сама организация имеет право установить срок их хранения, однако он не может быть менее 1 года.

Сроки хранения в разделе 4 Перечня 2019 г. являются собственно нормативными, т.к. к ним не установлена отметка «ЭПК» и не упоминаются электронная или бумажная формы представления документов. Отметки к статьям Перечня 2019 г., сделанные в графе «Примечания» («После замены новыми», «При условии проведения проверки», «После выбытия имущества» и др.), напоминают о том, что сроки хранения применяются только по отношению к исполненным документам, т.е. зафиксировавшим уже совершившиеся факты хозяйственной деятельности. Их исчисление начинается с 1 января года, следующего за годом, в котором документ был окончательно исполнен, т.е. в последний раз был использован в процессе ведения бухгалтерского учета операций хозяйствующего субъекта.

Причем отметка «При условии проведения проверки» традиционно, как и во всех ранее действовавших перечнях документов со сроками хранения, означает возможность обеспечить реализацию контрольно-надзорных функций, которые выполняют государственные органы, а не поддержку корпоративной функции внутреннего контроля или внешнего аудита.

А по отношению к категориям документов о проведении аудита в Перечне 2019 г. появилась новая отметка – «При условии проведения внешней проверки качества работы» (статьи 284, 285, 286), также отсылающая к государственной контрольно-надзорной деятельности уже по отношению к аудиторским отчетам и заключениям.

Связанный материал
Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня
№ 04 / 2020

См. статью «Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня» в № 4' 2020

Связанный материал
Инструкция по применению Перечня документов со сроками хранения 2019 года
№ 04 / 2020

Что означает срок хранения «50/75 лет» и другие типы сроков в Перечне 2019 г., мы разъяснили в статье в № 4' 2020

Связанный материал
Оформляем графы номенклатуры дел
№ 11 / 2013

См. статью «Оформляем графы номенклатуры дел» в № 11' 2013, чтобы увидеть, как формулировать заголовки дел, указывать индекс, количество томов и срок хранения (правила поясняются на примерах) и многое другое.

Связанный материал
Если номенклатура дел и описи не велись
№ 04 / 2020

Об уничтожении документов при отсутствии номенклатуры дел и описей читайте в № 4' 2020

Классификация подразделов Перечня 2019 г. по функции учета и отчетности сделана более удобной, что облегчает его использование.

Таблица 1. Сравнение структуры разделов «Учет и отчетность» двух перечней

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Проблемы долговременного хранения электронных документов, не решенные в новых Требованиях к СЭД

Что мешает долго хранить электронные документы, подписанные квалифицированными электронными подписями (КЭП)? Какими нормативными правовыми актами (НПА) руководствоваться при организации хранения таких документов? К сожалению, найденные нами НПА ответа на данный вопрос не дают. Но такие документы с КЭП у нас уже есть, и хранить их как-то надо. Пока «спасение утопающих остается делом рук самих утопающих», поэтому мы перечислили подходы к подтверждению верности исторических электронных подписей, встречающиеся в отечественной и мировой практике. Однако без законодательного решения этого вопроса нам не обойтись.

Какой срок хранения у личных дел студентов вуза?

Работаю в вузе. Встал вопрос о сроках хранения личных дел студентов. В сфере образования существует свой документ, регламентирующий сроки хранения – Перечень документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР, органов, учреждений, организаций системы просвещения, утвержденный в 1980 году. Cогласно этому Перечню срок их хранения составляет 75 лет. Не так давно срок хранения документов по личному составу изменился с 75 лет на 50 лет. Соответственно, можно ли считать, что срок хранения личных дел обучающихся тоже сменился на 50 лет?

Новые Типовые функциональные требования к СЭД и СХЭД – мнение эксперта

Характеристика технологического уровня СЭД в понимании Требований Росархива. На какую нормативную базу лучше опираться при использовании новых Требований.

Как «обезглавленной» организации продолжить работу

Что делать, если «из строя вышел» генеральный директор... временно либо навсегда? Какие действия предпринять компании, чтобы продолжить заключать договоры, распоряжаться денежными средствами на расчетном счете, сдавать отчетность, осуществлять функции работодателя? Какие полномочия можно передать по доверенности, а какие – ​нет? И как вернуть полномочия вернувшемуся директору? Приводим образцы формулировок для документов, которые пригодятся на практике. Рассмотрели разные варианты «выбытия» участника общества (владельца бизнеса), чтобы сориентировать вас в возможных последствиях и способах нормализации ситуации. В этом номере читайте вторую часть данной статьи.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Доверенности: как выдавать, учитывать и отменять

В конце года стоит провести «инвентаризацию» доверенностей, чтобы «переиздать» нужные и собрать или отозвать ненужные организации доверенности. Объясняем, как выдавать и оформлять доверенности (что указывать обязательно, а что нет, сколько они могут действовать, как идентифицировать организацию, ИП и физлицо в качестве доверителя или поверенного) – приводим образцы отдельных формулировок и целой доверенности. Можно ли выдавать несколько экземпляров одной доверенности, как заверить ее копии. Как организации фиксировать факт выдачи доверенности – что стоит сохранять кроме учетной записи в журнале. Показываем, как отзывать доверенности: даем образцы приказов об отзыве конкретной доверенности и всех выданных за определенный период (актуально при смене гендиректора), письма контрагенту и уведомления в суд, извещения поверенного о необходимости возврата доверенности и акта на случай его отказа.