Когда подразделения обязаны передавать документы в архив своей организации? И где это установлено?
Что делать, если некоторые подразделения (например, бухгалтерия) не хотят расставаться со своими документами и передавать их в архив организации? У нас акционерное общество. Является ли это нарушением правил хранения документов? Каковы санкции за это? Как можно легализовать такую практику – какие документы для этого нужно оформить?
Общий порядок передачи документов на хранение в архив организации установлен нормативным правовым актом – Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.03.2015 № 526) 1. Нас будет интересовать его раздел 4, в котором установлено, что документы временных сроков хранения (свыше 10 лет), в т.ч. по личному составу, передаются в архив организации не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве (п. 4.1 Правил 2015 года). Документы временных сроков хранения (до 10 лет включительно) на архивное хранение не передаются, а хранятся в структурных подразделениях (п. 4.2 Правил 2015 года) 2.
Не только первичным учетным документам, но и большей части бухгалтерских отчетных, налоговых документов, документов по учету оплаты труда, закупкам и учету имущества в Перечне 2019 года 3 присвоен 5- 4 или 6-летний, т.е. временный срок хранения до 10 лет. Изучите в Перечне 2019 года:
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Подскажите, пожалуйста, для каких целей печатается Журнал регистрации приказов, если в организации введен электронный документооборот? Возникли сомнения в необходимости печати и сдачи в архив. Наша организация не является источником комплектования госархива.
Что делать, когда в номенклатуре дела / тома значатся, а при фактической попытке их передачи в архив обнаружено было не все? Ситуация еще усугубляется тем, что в организации обязанность по составлению описей дел лежит на сотрудниках архива, а не структурного подразделения, передающего свои дела. Благодаря вопросу нашего подписчика, разберем эту достаточно типичную «задачку» на живом примере: в каком порядке действовать, как документировать.
Надо ли перед передачей всех документов на архивное хранение снимать с них гриф ограничения доступа, например, ДСП?
Как передать на хранение в архив документы прошедших лет, обнаруженные в подразделении, если даже в номенклатуре дел за эти годы они не значатся? Рассматриваем ситуацию на живом примере из вопроса нашего подписчика (о табелях учета рабочего времени при вредных и опасных условиях труда, нарядах): кто и как определяет их ценность, каков срок хранения, как документировать передачу в архив (показываем пример оформления дополнения к описи дел по личному составу).
За какие годы пора передавать документы из подразделений в архив организации? Какие группы бумажных и электронных документов в какие описи дел подразделений для этого включаются? Что не попадает в эти описи? Как сведения из описей подразделений аккумулируются в годовых разделах сводных описей дел по организации? Какую логику нумерации использовать для разных видов описей и записей внутри них? Какие утвержденные формы нужно применять?
Прием-передача дел обычно проводится при увольнении работника и при переводе. Объясняем, когда ее надо проводить, в каких случаях для этого потребуется создавать комиссию (показываем образец приказа). Как организовать передачу документов, печатей и штампов, как отозвать ЭП. Кому передавать дела, если новый человек на освобождаемое место еще не найден. Можно ли задержать уходящего работника, если он не успел передать дела или обнаружились существенные проблемы с документами. Показываем образец оформления акта приема-передачи.
Какие документы надо передать временному управляющему. Как правильно рассчитать срок в 7 дней (в законе не сказано, рабочие это или календарные дни). Как организовать сбор документов, чтобы уложиться в столь сжатый срок. Что и кому грозит, если вы не успеете. Как заверять копии документов, в т.ч. сшивы. Почему их должны подписывать и руководитель организации, и главбух. Как составить доверенность для делегирования права заверения копий. Как документально оформить передачу затребованных документов.
Здесь собраны ответы на вопросы читателей о формировании личных дел работников, хранении и ознакомлении с должностными инструкциями: — в каком порядке коммерческой организации подшивать документы в личные дела? — где лучше хранить должностные инструкции и собирать подписи об ознакомлении с ними? — возможно ли принимать личные дела уволенных работников в архив в электронном виде?
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
