Если бухгалтерия отказывается передавать свои документы в архив организации

Когда подразделения обязаны передавать документы в архив своей организации? Где это установлено и каковы санкции за нарушения? Что делать, если некоторые подразделения не хотят расставаться со своими документами и передавать их в архив? Как их переубедить? Как легализовать такую практику? Эти интересные вопросы нам задал подписчик, ответы на них вылились в целую статью.
Вопрос в тему
Куда: delo@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Когда подразделения обязаны передавать документы в архив своей организации? И где это установлено?

Что делать, если некоторые подразделения (например, бухгалтерия) не хотят расставаться со своими документами и передавать их в архив организации? У нас акционерное общество. Является ли это нарушением правил хранения документов? Каковы санкции за это? Как можно легализовать такую практику – какие документы для этого нужно оформить?

Какие документы и когда подразделения обязаны передавать в архив

Общий порядок передачи документов на хранение в архив организации установлен нормативным правовым актом – Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.03.2015 № 526) 1. Нас будет интересовать его раздел 4, в котором установлено, что документы временных сроков хранения (свыше 10 лет), в т.ч. по личному составу, передаются в архив организации не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве (п. 4.1 Правил 2015 года). Документы временных сроков хранения (до 10 лет включительно) на архивное хранение не передаются, а хранятся в структурных подразделениях (п. 4.2 Правил 2015 года) 2.

Не только первичным учетным документам, но и большей части бухгалтерских отчетных, налоговых документов, документов по учету оплаты труда, закупкам и учету имущества в Перечне 2019 года 3 присвоен 5- 4 или 6-летний, т.е. временный срок хранения до 10 лет. Изучите в Перечне 2019 года:

  • подраздел 2.4 «Осуществление закупок товаров, работ, услуг для государственных и муниципальных нужд; осуществление закупок отдельными видами юридических лиц; получение грантов» и
  • раздел 4 «Учет и отчетность»,
  • а особенно подраздел 1.3.3 «Управление и распоряжение имуществом», включая ценные бумаги, доли, паи и документы, подтверждающие владение активами, что особенно важно для акционерного общества.

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Ответственность руководителя организации и сотрудников службы ДОУ за бухгалтерские документы

Кто отвечает в организации за сохранность бухгалтерских документов? Вы с удивлением обнаружите, что в первых рядах находится совсем даже не главный бухгалтер, а руководитель организации, о чем он может и не догадываться. Перечислили нормы закона и ответственность, которую может понести руководитель организации и сотрудники службы ДОУ лично в случае проблем с бухгалтерскими документами. Что и как стоит донести до руководителя, чтобы приобрести в его лице надежного союзника.

Как вывести дела долговременного хранения из описи постоянного хранения № 1

Прошу помощи экспертов в разъяснении ситуации в области архивного хранения документов на предприятии, которое не является источником комплектования госархива. До 2018 года в сводную опись постоянного срока хранения включали дела долговременного срока. Подскажите, пожалуйста, как грамотно перевести номера дел долговременного срока из описи постоянного срока № 1. Учитывая, что номера дел начнутся, видимо, уже в новой описи дел долговременного срока № 3.

Как организовать делопроизводство и архив представительства организации за рубежом

Какие ЛНА и кому надо разработать для регламентации делопроизводства в представительстве? Кому разрабатывать его номенклатуру дел? Стоит ли там организовать свою локальную экспертную комиссию и службу делопроизводства или достаточно ограничиться назначением ответственных? Где осуществлять архивное хранение документов постоянного, временного срока хранения (свыше 10 лет) и по личному составу – в представительстве или передавать их в головной офис? На какое законодательство опираться? Поводом для написания статьи стал обстоятельный вопрос подписчика.

Как отразить в учетных документах архива «выбытие» единиц хранения

Различные обстоятельства могут приводить к тому, что сведения в учетных документах архива перестают отражать реальную ситуацию: документы в архиве могут быть не обнаружены по результатам проведенного розыска, получить неисправимые повреждения, быть переданы по акту к физическому уничтожению или в госархив, личные документы могут быть отданы собственнику, документы могут поступить в неупорядоченном состоянии, затрудняющем их учет, могут быть обнаружены «технические» ошибки в цифрах учета либо некоторые хранимые документы могут оказаться вообще «чужими». Сначала мы показываем виды актов (с примерами оформления), которые подтверждают разные причины выбытия и снятия с учета документов. А потом – как внести изменения о количестве хранимых дел в основные учетные документы архива на основании этих актов.

Ответственность руководителя организации и сотрудников службы ДОУ за бухгалтерские документы

Кто отвечает в организации за сохранность бухгалтерских документов? Вы с удивлением обнаружите, что в первых рядах находится совсем даже не главный бухгалтер, а руководитель организации, о чем он может и не догадываться. Перечислили нормы закона и ответственность, которую может понести руководитель организации и сотрудники службы ДОУ лично в случае проблем с бухгалтерскими документами. Что и как стоит донести до руководителя, чтобы приобрести в его лице надежного союзника.

Готовим документы к передаче в архив организации

Какие организации обязаны создавать свой внутренний архив? Какие документы и когда туда стоит передавать из остальных подразделений? Как подготовить дело для долговременного хранения: оформить обложку, вынуть лишнее, пронумеровать листы, создать лист-заверитель и внутреннюю опись содержимого дела, скрепить его листы физически (какие при этом есть варианты и от чего они зависят)? Как оформить опись на перемещаемые в архив документы? Как ­поделить обязанности между ­сотрудниками передающего подразделения и ­архива?

Составляем описи для передачи документов из подразделений в архив организации

За какие годы пора передавать документы из подразделений в архив организации? Какие группы бумажных и электронных документов в какие описи дел подразделений для этого включаются? Что не попадает в эти описи? Как сведения из описей подразделений аккумулируются в годовых разделах сводных описей дел по организации? Какую логику нумерации использовать для разных видов описей и записей внутри них? Какие утвержденные формы нужно применять?

Передача документов временному управляющему при процедуре наблюдения в рамках банкротства организации

Какие документы надо передать временному управляющему. Как правильно рассчитать срок в 7 дней (в законе не сказано, рабочие это или календарные дни). Как организовать сбор документов, чтобы уложиться в столь сжатый срок. Что и кому грозит, если вы не успеете. Как заверять копии документов, в т.ч. сшивы. Почему их должны подписывать и руководитель организации, и главбух. Как составить доверенность для делегирования права заверения копий. Как документально оформить передачу затребованных документов.