Top.Mail.Ru

Если бухгалтерия отказывается передавать свои документы в архив организации

Когда подразделения обязаны передавать документы в архив своей организации? Где это установлено и каковы санкции за нарушения? Что делать, если некоторые подразделения не хотят расставаться со своими документами и передавать их в архив? Как их переубедить? Как легализовать такую практику? Эти интересные вопросы нам задал подписчик, ответы на них вылились в целую статью.
Вопрос в тему
Куда: delo@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Когда подразделения обязаны передавать документы в архив своей организации? И где это установлено?

Что делать, если некоторые подразделения (например, бухгалтерия) не хотят расставаться со своими документами и передавать их в архив организации? У нас акционерное общество. Является ли это нарушением правил хранения документов? Каковы санкции за это? Как можно легализовать такую практику – какие документы для этого нужно оформить?

Какие документы и когда подразделения обязаны передавать в архив

Общий порядок передачи документов на хранение в архив организации установлен нормативным правовым актом – Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.03.2015 № 526) 1. Нас будет интересовать его раздел 4, в котором установлено, что документы временных сроков хранения (свыше 10 лет), в т.ч. по личному составу, передаются в архив организации не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве (п. 4.1 Правил 2015 года). Документы временных сроков хранения (до 10 лет включительно) на архивное хранение не передаются, а хранятся в структурных подразделениях (п. 4.2 Правил 2015 года) 2.

Не только первичным учетным документам, но и большей части бухгалтерских отчетных, налоговых документов, документов по учету оплаты труда, закупкам и учету имущества в Перечне 2019 года 3 присвоен 5- 4 или 6-летний, т.е. временный срок хранения до 10 лет. Изучите в Перечне 2019 года:

  • подраздел 2.4 «Осуществление закупок товаров, работ, услуг для государственных и муниципальных нужд; осуществление закупок отдельными видами юридических лиц; получение грантов» и
  • раздел 4 «Учет и отчетность»,
  • а особенно подраздел 1.3.3 «Управление и распоряжение имуществом», включая ценные бумаги, доли, паи и документы, подтверждающие владение активами, что особенно важно для акционерного общества.

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 700 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Как рассчитать степень загруженности архива для заполнения его паспорта

В предыдущих Правилах работы архивов организаций 2015 года не было методики расчета загруженности архивохранилища. В Правилах 2023 года появился принцип расчета площади архивохранилищ. Мы сделали расчет для одной и той же ситуации по старому алгоритму (при котором практики отталкивались только от фактических данных) и по новому (который базируется на плановом показателе), чтобы вы почувствовали разницу и смогли выбрать свой способ расчета загруженности архивохранилища. Он понадобится не только для представления отчетности в конце года в архивное учреждение (необходимо для источников комплектования), но и для разговора с собственным руководством, когда назревает дефицит свободной площади.

Полная обработка дела: подготовка к длительному хранению в архиве

Какие категории дел подлежат полной технической обработке. Как отсортировать документы внутри дела, что изымать. Как пронумеровать листы дела (в т.ч. вложения в конвертах) и заполнить лист-заверитель дела. Как составить внутреннюю опись документов дела и для каких дел она, действительно, нужна. Что делать, если обнаружена пропажа какого-то документа. Как оформить лист использования документов. В какие дела стоит вложить пустой лист сразу после обложки. Как оформить обложку дела. Как заполнить поле номер дела на обложке, в листе-заверителе и во внутренней описи дела. Где указывается индекс дела по номенклатуре, а где архивный шифр, включающий номер дела по описи.

Разные номера у одного дела

Показываем, какие номера возникают у дела и его томов при заведении в структурном подразделении (это индекс по номенклатуре), потом на этапе описания в структурном подразделении, в архиве организации, после передачи в государственный или муниципальный архив. Как нумеровать дела внутри описей. Когда заполнять индекс на обложке дела и архивный шифр, включающий номер дела.

Материально-техническое обеспечение архива: что следует предусмотреть?

Что стоит закупать для обеспечения нормальной работы архива организации? Вам пригодится как сам подробный список, так и пояснения опытного архивиста о том, что бывает и что лучше выбирать, как использовать. Поговорим о стеллажах, архивных коробах, светильниках и оборудовании окон, мебели, оргтехнике, канцтоварах, коммунальном обслуживании, охране и пожарной безопасности. Ссылки на нормативную базу и сама логика работы помогут доказать руководству, что это вам действительно нужно.

Что изменилось в Правилах работы архивов организаций по сравнению с Правилами 2015 года

Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.

Составляем описи для передачи документов из подразделений в архив организации

За какие годы пора передавать документы из подразделений в архив организации? Какие группы бумажных и электронных документов в какие описи дел подразделений для этого включаются? Что не попадает в эти описи? Как сведения из описей подразделений аккумулируются в годовых разделах сводных описей дел по организации? Какую логику нумерации использовать для разных видов описей и записей внутри них? Какие утвержденные формы нужно применять?

Как рассчитать степень загруженности архива для заполнения его паспорта

В предыдущих Правилах работы архивов организаций 2015 года не было методики расчета загруженности архивохранилища. В Правилах 2023 года появился принцип расчета площади архивохранилищ. Мы сделали расчет для одной и той же ситуации по старому алгоритму (при котором практики отталкивались только от фактических данных) и по новому (который базируется на плановом показателе), чтобы вы почувствовали разницу и смогли выбрать свой способ расчета загруженности архивохранилища. Он понадобится не только для представления отчетности в конце года в архивное учреждение (необходимо для источников комплектования), но и для разговора с собственным руководством, когда назревает дефицит свободной площади.

Прием-передача дел при смене работников делопроизводства

Прием-передача дел обычно проводится при увольнении работника и при переводе. Объясняем, когда ее надо проводить, в каких случаях для этого потребуется создавать комиссию (показываем образец приказа). Как организовать передачу документов, печатей и штампов, как отозвать ЭП. Кому передавать дела, если новый человек на освобождаемое место еще не найден. Можно ли задержать уходящего работника, если он не успел передать дела или обнаружились существенные проблемы с документами. Показываем образец оформления акта приема-передачи.