В прошлом номере мы разобрали ситуацию, когда в подразделении нашлись отдельные документы из дела, которое уже было описано и сдано в архив. На примерах показали, как добавить в него найденные документы под литерными номерами листов 1, какие документы при этом надо оформить или переоформить.
В этом номере разберем несколько иную ситуацию – что делать, если обнаруженных документов настолько много, что не хватит алфавита для литерных номеров листов? В этой процедуре возможны варианты:
- В зависимости от того, куда подшивать обнаруженные документы:
1.1. можно сформировать из них новый отдельный том к ранее сданному в архив делу либо
1.2. если такие документы в архив еще не передавались, то можно сформировать новые дела;
- В зависимости от способа отражения в описи дел на практике встречаются следующие варианты:
2.1. можно внести исправления в ранее оформленный годовой раздел описи дел, добавив туда новые единицы хранения с литерными номерами и изменив итоговую запись либо
2.2. оформить отдельный документ – дополнение к годовому разделу описи дел или
2.3. оформить отдельный документ – дополнительную опись либо
2.4. полностью переработать всю опись дел или ее годовой раздел.
Откуда взялось столько способов отражения найденных дел в описи? Все дело в том, что в действующем сейчас нормативном правовом акте федерального уровня – архивных Правилах 2023 года 2:
- четко сказано:
- про необходимость согласования и утверждения годового раздела описи дел,
- про составление к нему итоговой записи, в которой могут быть литерные номера (т.е. добавленные позже), в утвержденной форме описи дел это тоже предусмотрено (см. отметку «3» в Примере 8) (подп. «г» п. 64 и приложения № 9–12);
- хотя в тексте прямо не оговаривается технология внесения изменений в опись дел. Но возможность составления такого документа как дополнение к описи дел или дополнительной описи там вообще не звучит!
В ранее действовавших архивных Правилах 2002 года 3, которые были более подробными, в п. 3.7.9 есть ценное для нас указание: «Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела. После внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений. Внесение в годовой раздел сводной описи дел изменений после утверждения его ЭПК архивного учреждения допускается только после принятия ЭПК, утвердившей этот раздел, соответствующего решения».
Заметьте, что в отличие от ранее действовавших Правила 2023 года не содержат указаний на то, что ЭПК архивных учреждений должны участвовать в решении вопросов о включении литерных дел в описи.
Теперь давайте разберем плюсы и минусы перечисленных вариантов действий.
Автор статьи склоняется к тому, что актуальные сейчас архивные Правила 2023 года предписывают действовать по варианту 2.1, хотя из-за изъятия дополнительных пояснений не для всех это становится понятным. Этот вариант подразумевает внесение изменений в ранее оформленный, согласованный и утвержденный годовой раздел описи дел (см. Примеры 7 и 8):
- рукописно вносят литерные единицы хранения в опись;
- зачеркивают старую итоговую запись и подписи под ней;
- ниже пишут новую итоговую запись и ставят новые подписи, при этом указывается основание для пересоставления итоговой записи.
К варианту 2.1 возникают вопросы. Во-первых, куда вписывать литерное дело, если заголовки в описи изначально достаточно плотно прижаты друг к другу? Это можно было бы сделать внизу страницы ниже табличной части на нижнем поле листа. Если данной площади не хватает, то можно напечатать дополнительный лист (например 5-й, если их было 4) годового раздела описи, на котором перечислить литерные дела / тома и оформить новую итоговую запись с подписями. Такой лист можно включить в дело с описями, положив его сразу за последним листом первоначального варианта годового раздела описи дел.
Во-вторых, ранее составленный годовой раздел описи дел проходил предписанную ему процедуру согласования и утверждения, а вписывать новые единицы хранения (т.е. включать их в архивный фонд организации) мы будем вне этой процедуры? На каком же основании? Акта об обнаружении этих...
