Показываем, как можно оформить титульный лист и предисловие к годовому разделу описи дел. Могут ли быть описаны документы разных лет в одном годовом разделе. Как отразить изменение наименования организации. Кто может составлять опись дел, кто ее должен согласовать и утвердить.
Какие требования содержат Правила 2023 года, что они не конкретизируют, как в результате делают эту работу на практике. Какие элементы справочного аппарата к описи дел стоит составлять к каждому годовому разделу, а какие только после завершения описи (кроме титульного листа и предисловия могут потребоваться перечень переименований и изменения подведомственности, оглавление, список сокращений, указатели). Когда опись дел можно завершить.
Титульный лист описи
Подробным образом порядок составления титульного листа был описан в № 7` 2024 журнала, поэтому здесь мы ограничимся цитированием Правил 2023 года и приведем пример титульного листа.
Фрагмент документа
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77)
70. В справочный аппарат к описи дел, документов, описи электронных документов входят: титульный лист; перечень переименований, изменения подведомственности государственного органа, органа местного самоуправления, организации (если информация о переименовании не содержится в титульном листе описи), содержание (оглавление); предисловие; список сокращений; указатели к описи (предметный, именной, географической).
71. На титульном листе описи дел, документов, описи электронных документов указываются:
а) полное наименование государственного (муниципального) архива (если государственный орган, орган местного самоуправления, организация является его источником комплектования);
б) полное наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации, сокращенное наименование (при наличии), подведомственность (при наличии);
в) номер архивного фонда;
г) номер и название описи;
д) крайние даты внесенных в опись единиц хранения.
Наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации указывается по последнему году включения документов в опись дел, документов, опись электронных документов.
Пример 7. Титульный лист годового раздела описи дел
Годовой раздел описи дел так называется, даже если в опись включены дела более чем за 1 год (так бывает). В идеале годовой раздел описи должен содержать документы за 1 календарный год 1, но на практике описанием дел могут заниматься не ежегодно, поэтому и получается, что в опись включаются документы за более длительный период.
Каждый годовой раздел описи дел формируется в специальное дело «Описи дел».
Согласно п. 70 Правил 2023 года на титульном листе могут быть переименования! Обратите внимание: они должны охватывать только тот период, документы за который включены в данный раздел описи. Для наглядности в Примере 7 мы сделали титульный лист для описи с 1993 года, чтобы показать, как размещаются переименования – они указываются в хронологической последовательности (см. отметки «1» и «2»). Если титульный лист будет составляться к описи дел только на период с 2022 года, то информацию об АОЗТ включать не нужно.
Самые наблюдательные читатели, наверное, заметили, что переименования у нас указаны по 2022 год, а конечной датой описи указан 2023 год (см. «3» в Примере 7). Объясняем. Так получилось, поскольку в опись включено переходящее дело, созданное в 2022 году, с пролонгированным действием на 2023 год. То есть формально документов за 2023 год в описи нет, но они охватывают 2023 год как период действия.
Годовой раздел описи дел:
- распечатывается, подписывается составителем и работником, ответственным за архив, ниже итоговой записи к описи (см. Пример 5 в предыдущей части этой статьи в № 2` 2025 журнала);
- потом передается на рассмотрение экспертной комиссии (ЭК) организации для согласования, поэтому реквизиты протокола заседания комиссии обычно позже вписываются от руки ниже подписей (см. Пример 5 и рекомендуемую форму описи в приложении 10 к Правилам 2023 года). Реже, но бывает, что реквизиты протокола вводятся компьютерным способом непосредственно в момент рассмотрения описи экспертной комиссией, если по каким-то причинам опись не представлена на бумажном носителе 2, либо когда распечатываются дополнительные экземпляры описи после того, как ЭК согласовала документы 3. Визу согласования можно продублировать и на титульном листе (см. «4» в Примере 7) – его образец в Правилах 2023 года отсутствует, поэтому следует исходить из сложившейся в организации практики и руководствоваться целесообразностью;
- результат утверждения ЭПК архивного учреждения (если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива) мы оформляем тоже под основной табличной частью описи дел ниже подписей (см. Пример 5 и рекомендуемую форму описи в приложении 10 к Правилам 2023 года). Дополнительно мы продублировали этот реквизит на титульном листе описи (см. «5» в Примере 7);
- в самом конце этого процесса годовой раздел описи дел утверждается руководителем организации (подписью в грифе) в заголовочной части этого документа, т.е. над основной табличной частью (см. Пример 5).
Заметьте, в п. 71 Правил 2023 года перечислены сведения, которые должны быть отражены на титульном листе описи дел, но согласования и грифа утверждения нет в этом списке. Мы отразили реквизиты соответствующих протоколов (о согласовании и утверждении описи) на титульном листе дополнительно для удобства работы.
Предисловие к описи
Правила 2023 года прямо перечисляют, что должно быть в предисловии к годовому разделу описи.
Фрагмент документа
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77)
72. В предисловии к описи дел, документов, описи электронных документов указываются сведения в хронологических рамках крайних дат единиц хранения, включенных в опись:
а) об изменениях в наименовании государственного органа, органа местного самоуправления, организации;
б) о структуре государственного органа, органа местного самоуправления организации;
в) об особенностях оформления и формирования дел, описания и систематизации заголовков дел;
г) о содержании и полноте дел;
д) о наличии страхового фонда;
е) о наличии и особенностях информационных систем, баз данных, используемых для работы с электронными документами, регистрационно-учетными формами дел и документов и образами (сканами) дел и документов.
