Начинаем подробный разговор об оформлении описи дел – показывать будем на примере описи дел по личному составу, дадим оптимальный алгоритм действий и предупредим о тонкостях в сложных ситуациях.
В этом номере журнала разбираем следующие вопросы: по какой форме составлять данный документ? когда стоит указывать сокращенное наименование организации? какие наименования организации указать в верхнем левом углу и в грифе утверждения, если название в описываемый период отличается от текущего? а что делать, если оно изменилось в течение описываемого периода? кто и какие номера фонда и описи указывает на этом документе, какие буквенные индексы при этом обычно используют? и др.
Первое, что отметим: срок хранения описи дел такой же, как и документов, включенных в опись.
При оформлении описи следует соблюдать общие требования, установленные ГОСТ Р 7.0.97-2016:
- левое поле – не менее 30 мм, верхнее и нижнее поле – не менее 20 мм, правое поле – не менее 10 мм;
- разрешенные для использования шрифты размером № 12, 13, 14. Для таблиц разрешается использование шрифтов меньших размеров;
- 2-й и последующий листы нумеруются. Номер проставляется по центру листа на расстоянии 10 мм от верхнего края арабскими цифрами без каких-либо дополнений (дефисов, черточек и пр.);
- межстрочный интервал: 1–1,5.
Расстояние между реквизитами должно быть установлено инструкцией по делопроизводству на предприятии, но если ее нет, то обычно это 1–1,5 межстрочных интервала.
Порядок составления описи мы рассмотрим на примере описи дел по личному составу. Опись дел постоянного хранения отличается только тем, что в ней отсутствует графа «Срок хранения».
Опись дел состоит из описательных статей дел (единиц хранения / единиц учета), итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи. Все рассматриваемые в статье реквизиты описи являются обязательными.
Заголовочная часть описи дел
Традиционно на первом листе описи указывается название организации, номер фонда и номер описи – так предусмотрено формой, рекомендованной Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 (далее – Правила 2023 года).
Вместе с тем неотъемлемой частью описи является и титульный лист к ней, на котором, опять же, указываются название организации, номера фонда и описи. Полагаем, что, если эти данные есть на титульном листе, их не...
