Навигатор тем:
Войти или зарегистрироваться
Навигатор тем:
  1. Главная
  2. Делопроизводство и архив
  3. Современное делопроизводство

В какие описи дел включать электронные документы?

0
Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 3 / 2026
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Почему нельзя все электронные документы определенного года включать в одну опись (по форме из Приложения № 12 к архивным Правилам 2023 года)? На какие группы их следует разбить как минимум (каждую включив в свою опись электронных документов)? И какие дополнительные разновидности описей используют практики для удобства работы? Поводом для «разбирательств» стал вопрос читателя.
Вопрос в тему
Куда: delo@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

В описи каких видов попадают документы? Может быть логика действий такая:

1. В организации все электронные единицы хранения с любым сроком свыше 10 лет попадают в единую опись электронных документов / дел (по форме из Приложения № 12 к Правилам работы архивов организаций, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77)?

То есть дела и постоянного срока хранения, и временного свыше 10 лет, и по личному составу – все в единую опись электронных документов / дел?

2. Кадровые документы – все бумажные с любым сроком хранения (если он свыше 10 лет) попадают в опись дел по личному составу?

3. Остальные бумажные документы в зависимости от срока хранения включаем:

  • в опись дел постоянного срока хранения или
  • в опись дел временного (свыше 10 лет) срока хранения?

Или должна быть какая-то иная логика?

Сначала определим логику систематизации дел и правила их учета в описях дел...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 840 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail
доступ
к Базе знаний

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

доступ
к Базе знаний

Рекомендовано для вас

Хранение в организации электронных документов, созданных в личном кабинете сайта ведомства или банка

Делопроизводство и архив
№ 10 / 2026
Современное делопроизводство

Что остается компании, если документ создается ею в личном кабинете на сайте другой организации (например, отчеты для ведомств с постоянным сроком хранения или договор обслуживания банка, срок хранения которого может оказаться гораздо больше 5 лет с даты создания)? Объясняем, как получить выгрузку из чужой системы архивного пакета файлов, который включает не только подписанный документ и УКЭП, а еще квитанцию и метку доверенного времени – именно они обеспечат юридическую силу подписанного документа даже после истечения срока действия сертификата УКЭП, что важно для архивного хранения. Показываем, как отражать в номенклатуре дела с такими электронными «выгрузками» и их бумажными копиями. Примеры оформления заверительной надписи на бумажной копии: если пакет файлов документа организация сохраняет (в СХЭД или на обособленном носителе в архиве или структурном подразделении) и если не сохраняет его.

Валентина Янковая
канд. ист. наук, доцент Российского государственного гуманитарного университета

Как оформить передачу на ответственное хранение результатов опытно-конструкторских работ

Делопроизводство и архив
№ 09 / 2026
Права и обязанности

Что такое «ответственное хранение» результатов опытно-конструкторских работ с юридической точки зрения? Чем рискует владелец документов, который оставляет их на хранение (как правило, разработчику, который может продолжить их совершенствовать и таким образом уничтожить первоначальный вариант или даже утверждать, что новый вариант принадлежит уже разработчику; возможны и иные проблемы, которые видны в примерах из судебной практики)? Показываем, как нивелировать эти проблемы путем включения важных положений в договор ответственного хранения, акт приема-передачи имущества или сохранную расписку. Кроме образцов этих документов приводим еще акт осмотра и проверки имущества в период хранения, акт возврата имущества.

Любовь Исаева
доктор юридических наук, профессор, полковник полиции в отставке

Наблюдательное дело в государственном / муниципальном архиве об источнике комплектования (часть 3)

Делопроизводство и архив
№ 10 / 2026
Архивное дело

В этом номере журнала разбираемся с актами о пропаже и порче архивных документов, которые тоже собираются архивом в наблюдательное дело: это акт проверки наличия и состояния архивных документов; акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны; акт о неисправимых повреждениях архивных документов. Когда какой из них составляется и по какой форме? Какие сопутствующие документы могут понадобиться?

Вера Марышева
руководитель муниципального архива

Как сдать электронные документы в госархив, если он технически не готов к их приему

Делопроизводство и архив
№ 09 / 2026
Архивное дело

Показываем, как на практике можно передать в государственный / муниципальный архив вместо электронных подлинников бумажные копии: как заверить такое дело, что отразить в его заголовке и листе-заверителе, в какую опись включить и как выручит предисловие к ней. Это не утвержденная на федеральном уровне технология работы, а творческий подход к решению сложной задачи по принципу «на безрыбье и рак – щука».

Наталья Ковальчук
руководитель управления делами российского технического университета

Оформляем акты на уничтожение документов

Делопроизводство и архив
№ 04 / 2017
Оформление документов

В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

Делопроизводство и архив
№ 04 / 2020
Современное делопроизводство

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Татьяна Светлова
сотрудник государственного архива

Правила деловой переписки по электронной почте

Делопроизводство и архив
№ 07 / 2020
Оформление документов

Даем практические советы с примерами формулировок, которые помогут вам правильно обратиться и приветствовать получателя вашего электронного письма, составить текст и оформить свою подпись. Грамотно обращаться с полями «Тема», «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», не переусердствовать с назначением важности письмам. Правильно пересылать вложенные файлы, а для особо тяжелых покажем способ их передачи путем закачивания на Яндекс-диск и вставки в электронное письмо ссылки для скачивания. Вовремя отвечать на электронную корреспонденцию и настроить вежливый автоответ на период своего временного отсутствия. В результате вы узнаете, что уместно в деловой электронной переписке и как это реализовать.

Елена Игнатьева
член НАСПЭ, консультант по этикету, деловым коммуникациям и административному управлению, преподаватель «Smart and Talented»

Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации (часть 1)

Делопроизводство и архив
№ 12 / 2023
Архивное дело

Проследим преемственность учетно-справочных данных – покажем, как они «перетекают» из номенклатуры дел в описи дел и на обложку дела, как заполняются книга учета поступления и выбытия дел, лист фонда, список фондов и реестр описей дел. Сначала покажем стандартный вариант учета дел в архиве, установленный новыми архивными Правилами 2023 года, а потом разберем, как можно действовать в нестандартных ситуациях. В этом номере журнала читайте 1 часть подробной статьи, где мы разберем заполнение итоговой записи к номенклатуре дел, описи дел и обложки дел – то, что получается «на выходе» по окончании делопроизводственного года.

Вера Марышева
руководитель муниципального архива