Когда-то в Правилах работы госархивов 1983 года на этот вопрос был четкий ответ: «Листы-заверители, как и чистые листы, не нумеруются», но впоследствии из Правил эта формулировка исчезла, а в Правилах для архивов организаций такие слова не появились и по сей день.
Однако Росархив дает подсказку в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах и органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 25.12.2020 № 199): «В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются». Правда, сложно представить, как можно изъять листы из журнала с книжным переплетом, тем более прошитого. Так что в рекомендациях речь идет скорее о делах, в которые сгруппированы разрозненные документы. Что же делать с журналами?
Прежде всего следует понять, что нумерация листов в делопроизводстве и нумерация листов в архивном деле – несколько разные понятия. Даже если вам и предписано ведомственными правовыми актами (например, Инструкцией по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации) пронумеровать листы и прошить журнал при его заведении, то позже при его оформлении для архивного хранения в соответствии с Правилами для архивов организаций 2023 года необходимо будет сделать следующее: «52. При нумерации листов в делах соблюдаются следующие требования: … б) номера листов проставляются в правом верхнем углу листа документа…» Обратите внимание на выделенный курсивом фрагмент!
В терминологическом ГОСТ Р 7.0.8-2025 есть определение: «документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами и/или метаданными, позволяющими ее идентифицировать». Является ли лист журнала регистрации носителем? Безусловно да. А является ли чистый лист журнала регистрации, пусть даже и прошитого, документом? Безусловно нет. Следовательно, в общий объем листов на обложке дела и в заверительной надписи к делу, подготовленного для архивного хранения, учитываются только заполненные листы!
Есть хорошая практика защиты журнала от последующих дополнений после его закрытия – оформление заверительной надписи внутри журнала. Ее размещают сразу после последней заполненной строки. Тогда никаких новых строк в нем потом дозаполнить не удастся. Обычно в такой записи указывают (см. Пример 1):
- за какой период
- в какой журнал какой организации и кем
- сколько записей внесено (цифрами и прописью). Какие-то регистрационные записи при рукописном заполнении журнала могут занимать несколько строк. Посчитываются для указания в заверительной надписи именно регистрационные записи, которые должны быть пронумерованы, а не количество заполненных строк;
- если при этом обнаружены ошибки в нумерации записей, то их тоже стоит отразить;
- далее оформляется подпись (должность, личный росчерк и Ф.И.О.) с датой оформления заверительной надписи;
- если есть возможность, проставляется оттиск печати (это зависит от уровня подписанта).
