Когда-то в Правилах работы госархивов 1983 года на этот вопрос был четкий ответ: «Листы-заверители, как и чистые листы, не нумеруются», но впоследствии из Правил эта формулировка исчезла, а в Правилах для архивов организаций1 такие слова не появились и по сей день.
Однако Росархив дает подсказку в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах и органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 25.12.2020 № 199): «В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются». Правда, сложно представить, как можно изъять листы из журнала с книжным переплетом, тем более прошитого. Так что в рекомендациях речь идет скорее о делах, в которые сгруппированы разрозненные документы. Что же делать с журналами?
Прежде всего следует понять, что нумерация листов в делопроизводстве и нумерация листов в архивном деле – несколько разные понятия. Даже если вам и предписано ведомственными правовыми актами (например, Инструкцией по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации) пронумеровать листы и прошить журнал при его заведении, то позже при его оформлении для архивного хранения в соответствии с Правилами для архивов организаций 2023 года необходимо будет сделать следующее: «52. При нумерации листов в делах соблюдаются следующие требования: … б) номера листов проставляются в правом верхнем углу листа документа…» Обратите внимание на выделенный курсивом фрагмент!
В терминологическом ГОСТ Р 7.0.8-2025 есть определение: «документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами и/или метаданными, позволяющими ее идентифицировать». Является ли лист журнала регистрации носителем? Безусловно да. А является ли чистый лист журнала регистрации, пусть даже и прошитого, документом? Безусловно нет. Следовательно, в общий объем листов на обложке дела и в заверительной надписи к делу, подготовленного для архивного хранения, учитываются только заполненные листы!
Есть хорошая практика защиты журнала от последующих дополнений после его закрытия – оформление заверительной надписи внутри журнала. Ее размещают сразу после последней заполненной строки. Тогда никаких новых строк в нем потом дозаполнить не удастся. Обычно в такой записи указывают (см. Пример 1):
Пример 1. Итоговая запись в бумажном журнале регистрации документов
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Описываем документы за много лет. Появилось подозрение, что состав документов неполный. Проверить, так ли это, невозможно, т.к. номенклатуры дел за описываемый период отсутствуют. Как установить состав документов?
После проведения экспертизы ценности документов архивист должен принять в архив дела постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также по личному составу. Подскажем, как лучше организовать и провести этот процесс. Когда это надо делать. Как составить график приема-передачи дел разными подразделениями в архив организации, как его утвердить (показываем возможные варианты). Образец описи дел структурного подразделения на передачу их в архив сопровождаем подробными комментариями по ее составлению. Как на основе итоговой записи номенклатуры дел рассчитать количество ожидаемых к поступлению в архив дел, как рассчитать необходимое место на стеллажах (к математическому примеру добавляем важную оговорку, т.к. чистая математика здесь не спасет). Как выбрать стеллажи. Документы со сроком хранения до 10 лет включительно не включаются в архивный фонд, но в исключительных случаях могут быть переданы в архив на депозитарное хранение – показываем пример акта для этого.
Почему нельзя все электронные документы определенного года включать в одну опись (по форме из Приложения № 12 к архивным Правилам 2023 года)? На какие группы их следует разбить как минимум (каждую включив в свою опись электронных документов)? И какие дополнительные разновидности описей используют практики для удобства работы? Поводом для «разбирательств» стал вопрос читателя.
Даем ссылки на нормативную базу. Объясняем, что организация должна делать и почему. Поводом для разбирательств стал вопрос читателя. Показываем примеры разделения приказов по личному составу на документопотоки, которые должны регистрироваться раздельно и формироваться в разные дела. Как могут называться дела с ними в номенклатуре дел. Как они вместе с журналом их регистрации потом отражаются в описи дел по личному составу, когда приходит время передавать часть приказов в архив.
Здесь собраны ответы на вопросы читателей о формировании личных дел работников, хранении и ознакомлении с должностными инструкциями: — в каком порядке коммерческой организации подшивать документы в личные дела? — где лучше хранить должностные инструкции и собирать подписи об ознакомлении с ними? — возможно ли принимать личные дела уволенных работников в архив в электронном виде?
Нужно различать ситуации пропущенного регистрационного номера, ошибочно изданного или утраченного документа (действовать в них надо по-разному). Показываем, как в конце года закрывать журналы регистрации (электронные и бумажные), если в них пропущены регистрационные номера. Объясняем, как оформить лист-заверитель и опись документов дела, в котором подшиты ошибочно проиндексированные документы из-за пропуска номеров.
Какие документы надо передать временному управляющему. Как правильно рассчитать срок в 7 дней (в законе не сказано, рабочие это или календарные дни). Как организовать сбор документов, чтобы уложиться в столь сжатый срок. Что и кому грозит, если вы не успеете. Как заверять копии документов, в т.ч. сшивы. Почему их должны подписывать и руководитель организации, и главбух. Как составить доверенность для делегирования права заверения копий. Как документально оформить передачу затребованных документов.
В новом Перечне со сроками хранения документов не предусмотрены журналы регистрации приказов о направлении в командировку и о дисциплинарных взысканиях. В каком журнале необходимо осуществлять регистрацию указанных приказов? Сколько хранить ранее созданные журналы такого рода?
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
