Top.Mail.Ru

Как определить срок хранения журнала регистрации, которого нет в Перечне?

Вопрос
В новом Перечне со сроками хранения документов не предусмотрены журналы регистрации приказов о направлении в командировку и о дисциплинарных взысканиях. В каком журнале необходимо осуществлять регистрацию указанных приказов? Сколько хранить ранее созданные журналы такого рода?
Отвечает

Вспомните, что приказы по личному составу по своей юридической значимости, сроку действия и сроку хранения делятся на 2 основных документопотока:

  • приказы о приеме, переводе, о поощрении, об увольнении, о поощрении – с 50- или 75-летними сроками хранения;
  • приказы о предоставлении отпусков, направлении в командировку, наложении взысканий – с 5-летним сроком хранения.

При их регистрации необходимо соблюдать общее правило: документы регистрируются в пределах документопотоков и в пределах календарного года. Поэтому в кадровом делопроизводстве необходимо вести 2 журнала регистрации приказов по личному составу:

  • журнал регистрации приказов о приеме, переводе, поощрении, увольнении;
  • журнал регистрации приказов о предоставлении отпусков, направлении в командировку, наложении взысканий.

И в новом Перечне 2019 г. (процитирован далее), и в утратившем силу Перечне 2010 г.1 книги и журналы регистрации распорядительных документов упоминаются как категория, как видовое понятие. А в номенклатуре дел оно должно конкретизироваться в заголовок дела, в качестве которого используется конкретное название журнала. Сроки хранения журналов регистрации приказов по личному составу не изменились.

В Перечне 2019 г. журналы регистрации распорядительных документов по личному составу указаны в ст. 182 б) с примечанием (1). Срок хранения данных журналов – 50/75 лет ЭПК. А примечание (1) уточняет, что журналы регистрации приказов о ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах имеют такой же срок хранения, как и приказы данной разновидности, т.е. 5 лет. Ведь журналы регистрации принято хранить столько же времени, сколько хранятся зарегистрированные в них документы.

В данной ситуации обратите внимание и на срок хранения самих приказов в ст. 434 Перечня 2019 г.:

  • приказы о направлении в командировку работников следует хранить 5 лет по ст. 434 г) (а если это работники с вредными (или) опасными условиями труда – тогда 50/75 лет);
  • приказы о дисциплинарных взысканиях имеют срок хранения 3 года по ст. 434 д).
Фрагмент документа
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)

Объем изданных приказов о наложении взысканий обычно небольшой, поэтому их можно регистрировать в том же журнале, где учитываются приказы об отпусках и командировках (скорее всего, вы так и делаете). Тогда у этого журнала срок хранения будет определяться по «старшему» из сроков, которые предписаны зарегистрированным в нем документам, т.е. 5 лет.

Ранее созданные журналы ведутся как «переходящие» дела до тех пор, пока не закончатся все их листы.

Сроки хранения журналов регистрации приказов, которые были начаты ранее и еще не завершены, необходимо указывать в действующей номенклатуре дел на 2020 год уже по Перечню 2019 г. и исчислять их по общему правилу: с 1 января года, следующего за годом внесения в журнал последней записи (номера и даты последнего зарегистрированного приказа) и удостоверительной надписи, которой «закрывается» журнал:

Пример 1. «Закрытие» журнала регистрации приказов
Связанный материал
К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения
№ 04 / 2020

См. статью «К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения» в № 4' 2020

Связанный материал
Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня
№ 04 / 2020

См. статью «Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня» в № 4' 2020

Связанный материал
Новый Перечень документов со сроками хранения 2019 г. унаследовал проблемы предыдущего Перечня
№ 04 / 2020

См. статью «Новый Перечень документов со сроками хранения 2019 г. унаследовал проблемы предыдущего Перечня» в № 4' 2020

Связанный материал
Инструкция по применению Перечня документов со сроками хранения 2019 года
№ 04 / 2020

См. статью «Инструкция по применению Перечня документов со сроками хранения 2019 года» в № 4' 2020

Связанный материал
Перечень 2019 года о сроках хранения бухгалтерских и налоговых документов
№ 07 / 2020

См. статью «Перечень 2019 года о сроках хранения бухгалтерских и налоговых документов» в № 7' 2020

Сноски 1

  1. Имел точно такое же название, как у Перечня 2019 г., только был утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558. Ныне отменен. Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Приказы об утверждении и введении в действие ЛНА

Был разработан локальный нормативный акт организации. Как корректно назвать приказ: «О введении в действие» или «Об утверждении и введении в действие»?

Аудиовизуальные документы в номенклатуре дел

Показываем, как отразить в номенклатуре дел бумажные, электронные приложения к протоколам и аудиовидеозаписи заседаний коллегиальных органов. Сколько и где хранить эти записи. Организации важно определиться, в каком статусе она будет хранить фото-, аудио-, видеозаписи – что она будет переводить в статус аудиовизуальных документов со всеми вытекающими последствиями. Поводом для статьи стал вопрос читателя.

Составляем номенклатуру дел кадровой службы

Зачем нужны номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений. Кто разрабатывает и подписывает номенклатуру подразделения. По какой форме ее составлять и как можно оптимизировать. Какие дела стоит завести для формирования в них приказов по личному составу (т.е. нельзя их все собирать в 1 дело). Сколько и где хранить документы-основания к ним (возможны варианты). Как срок «50/75 лет ЭПК» из Перечня 2019 года трансформировать в более конкретный в номенклатуре дел кадровой службы. Сколько хранить копии документов, журналы регистрации приказов, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Как разбить номенклатуру дел на разделы. Какова последовательность расположения документов кадровой службы. Зачем в конце каждого раздела предусматривать хотя бы одну пустую строку. Приводим пример номенклатуры дел кадровой службы.

Принципиальное увеличение сроков хранения документов

Может ли организация увеличить срок хранения документов с «короткого» (до 10 лет), предписанного Перечнем 2019 г., до постоянного? Как это оформить в номенклатуре дел? Какова специфика у организаций, которые являются источниками комплектования государственных / муниципальных архивов и которые таковыми не являются?

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Приказы в организации: виды и особенности оформления

Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.

Вносим изменения в приказы организации и приложения к ним

Чтобы внести изменения в ранее изданный приказ либо утвержденный им документ, нужно правильно указать не только суть корректировки, но и ее место дислокации. Предлагаем вам разобраться на примерах с исключением, дополнением, изложением в новой редакции абзацев, пунктов, подпунктов, приложений, фрагментов таблиц. Мы объясняем, когда документ лучше корректировать, а когда издавать новый с отменой старого; как заменить старое приложение новым; как указывать приложения приложений. Вас ждут оптимальные формулировки для различных ситуаций, систематизированные в таблицах, а также образцы целых приказов: о внесении изменений (т.е. актуализации старого документа) либо введении в действие новой версии организационного документа.