Вспомните, что приказы по личному составу по своей юридической значимости, сроку действия и сроку хранения делятся на 2 основных документопотока:
При их регистрации необходимо соблюдать общее правило: документы регистрируются в пределах документопотоков и в пределах календарного года. Поэтому в кадровом делопроизводстве необходимо вести 2 журнала регистрации приказов по личному составу:
И в новом Перечне 2019 г. (процитирован далее), и в утратившем силу Перечне 2010 г.1 книги и журналы регистрации распорядительных документов упоминаются как категория, как видовое понятие. А в номенклатуре дел оно должно конкретизироваться в заголовок дела, в качестве которого используется конкретное название журнала. Сроки хранения журналов регистрации приказов по личному составу не изменились.
В Перечне 2019 г. журналы регистрации распорядительных документов по личному составу указаны в ст. 182 б) с примечанием (1). Срок хранения данных журналов – 50/75 лет ЭПК. А примечание (1) уточняет, что журналы регистрации приказов о ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах имеют такой же срок хранения, как и приказы данной разновидности, т.е. 5 лет. Ведь журналы регистрации принято хранить столько же времени, сколько хранятся зарегистрированные в них документы.
В данной ситуации обратите внимание и на срок хранения самих приказов в ст. 434 Перечня 2019 г.:
Объем изданных приказов о наложении взысканий обычно небольшой, поэтому их можно регистрировать в том же журнале, где учитываются приказы об отпусках и командировках (скорее всего, вы так и делаете). Тогда у этого журнала срок хранения будет определяться по «старшему» из сроков, которые предписаны зарегистрированным в нем документам, т.е. 5 лет.
Ранее созданные журналы ведутся как «переходящие» дела до тех пор, пока не закончатся все их листы.
Сроки хранения журналов регистрации приказов, которые были начаты ранее и еще не завершены, необходимо указывать в действующей номенклатуре дел на 2020 год уже по Перечню 2019 г. и исчислять их по общему правилу: с 1 января года, следующего за годом внесения в журнал последней записи (номера и даты последнего зарегистрированного приказа) и удостоверительной надписи, которой «закрывается» журнал:
См. статью «К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения» в № 4' 2020
См. статью «Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня» в № 4' 2020
См. статью «Новый Перечень документов со сроками хранения 2019 г. унаследовал проблемы предыдущего Перечня» в № 4' 2020
См. статью «Инструкция по применению Перечня документов со сроками хранения 2019 года» в № 4' 2020
См. статью «Перечень 2019 года о сроках хранения бухгалтерских и налоговых документов» в № 7' 2020
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Отличаются ли приказы по основной деятельности и приказы по охране труда? Можно ли их хранить в одной папке с приказами по основной деятельности?
Какие кадровые документы нельзя оформлять в электронном виде? Их перечень в ТК РФ конкретный и краткий. Какие условия важно соблюсти работодателю, чтобы перевести в электронный вид ознакомление с приказом о работе в выходной день, получение на это согласия у работника, полный цикл работы с графиком отпусков? Вопросы читателей стали поводом для этой статьи:
Нужно ли хранить заявления – основания к приказам в деле вместе с приказами? Каким нормативным документом регулируется этот вопрос?
В какой экземпляр утвержденной номенклатуры дел в течение года вносятся рабочие корректировки. Какие организации и когда оформляют дополнение к утвержденной номенклатуре дел. Как отразить появление новых дел (не предусмотренных изначально), как уточнить заголовки дел, исправить срок хранения, что вносится в графу «Примечание», как действовать при изменении структуры организации, как отразить количество заведенных томов дел.
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.
В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.
Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.
Чтобы внести изменения в ранее изданный приказ либо утвержденный им документ, нужно правильно указать не только суть корректировки, но и ее место дислокации. Предлагаем вам разобраться на примерах с исключением, дополнением, изложением в новой редакции абзацев, пунктов, подпунктов, приложений, фрагментов таблиц. Мы объясняем, когда документ лучше корректировать, а когда издавать новый с отменой старого; как заменить старое приложение новым; как указывать приложения приложений. Вас ждут оптимальные формулировки для различных ситуаций, систематизированные в таблицах, а также образцы целых приказов: о внесении изменений (т.е. актуализации старого документа) либо введении в действие новой версии организационного документа.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
