Как определить срок хранения журнала регистрации, которого нет в Перечне?

Вопрос
В новом Перечне со сроками хранения документов не предусмотрены журналы регистрации приказов о направлении в командировку и о дисциплинарных взысканиях. В каком журнале необходимо осуществлять регистрацию указанных приказов? Сколько хранить ранее созданные журналы такого рода?
Отвечает

Вспомните, что приказы по личному составу по своей юридической значимости, сроку действия и сроку хранения делятся на 2 основных документопотока:

  • приказы о приеме, переводе, о поощрении, об увольнении, о поощрении – с 50- или 75-летними сроками хранения;
  • приказы о предоставлении отпусков, направлении в командировку, наложении взысканий – с 5-летним сроком хранения.

При их регистрации необходимо соблюдать общее правило: документы регистрируются в пределах документопотоков и в пределах календарного года. Поэтому в кадровом делопроизводстве необходимо вести 2 журнала регистрации приказов по личному составу:

  • журнал регистрации приказов о приеме, переводе, поощрении, увольнении;
  • журнал регистрации приказов о предоставлении отпусков, направлении в командировку, наложении взысканий.

И в новом Перечне 2019 г. (процитирован далее), и в утратившем силу Перечне 2010 г.1 книги и журналы регистрации распорядительных документов упоминаются как категория, как видовое понятие. А в номенклатуре дел оно должно конкретизироваться в заголовок дела, в качестве которого используется конкретное название журнала. Сроки хранения журналов регистрации приказов по личному составу не изменились.

В Перечне 2019 г. журналы регистрации распорядительных документов по личному составу указаны в ст. 182 б) с примечанием (1). Срок хранения данных журналов – 50/75 лет ЭПК. А примечание (1) уточняет, что журналы регистрации приказов о ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах имеют такой же срок хранения, как и приказы данной разновидности, т.е. 5 лет. Ведь журналы регистрации принято хранить столько же времени, сколько хранятся зарегистрированные в них документы.

В данной ситуации обратите внимание и на срок хранения самих приказов в ст. 434 Перечня 2019 г.:

  • приказы о направлении в командировку работников следует хранить 5 лет по ст. 434 г) (а если это работники с вредными (или) опасными условиями труда – тогда 50/75 лет);
  • приказы о дисциплинарных взысканиях имеют срок хранения 3 года по ст. 434 д).
Фрагмент документа
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)

Объем изданных приказов о наложении взысканий обычно небольшой, поэтому их можно регистрировать в том же журнале, где учитываются приказы об отпусках и командировках (скорее всего, вы так и делаете). Тогда у этого журнала срок хранения будет определяться по «старшему» из сроков, которые предписаны зарегистрированным в нем документам, т.е. 5 лет.

Ранее созданные журналы ведутся как «переходящие» дела до тех пор, пока не закончатся все их листы.

Сроки хранения журналов регистрации приказов, которые были начаты ранее и еще не завершены, необходимо указывать в действующей номенклатуре дел на 2020 год уже по Перечню 2019 г. и исчислять их по общему правилу: с 1 января года, следующего за годом внесения в журнал последней записи (номера и даты последнего зарегистрированного приказа) и удостоверительной надписи, которой «закрывается» журнал:

Пример 1. «Закрытие» журнала регистрации приказов
Связанный материал
К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения
№ 04 / 2020

См. статью «К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения» в № 4' 2020

Связанный материал
Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня
№ 04 / 2020

См. статью «Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня» в № 4' 2020

Связанный материал
Новый Перечень документов со сроками хранения 2019 г. унаследовал проблемы предыдущего Перечня
№ 04 / 2020

См. статью «Новый Перечень документов со сроками хранения 2019 г. унаследовал проблемы предыдущего Перечня» в № 4' 2020

Связанный материал
Инструкция по применению Перечня документов со сроками хранения 2019 года
№ 04 / 2020

См. статью «Инструкция по применению Перечня документов со сроками хранения 2019 года» в № 4' 2020

Связанный материал
Перечень 2019 года о сроках хранения бухгалтерских и налоговых документов
№ 07 / 2020

См. статью «Перечень 2019 года о сроках хранения бухгалтерских и налоговых документов» в № 7' 2020

Сноски 1

  1. Имел точно такое же название, как у Перечня 2019 г., только был утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558. Ныне отменен. Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как сослаться на измененный пункт приказа?

В основной приказ внесли изменения. Потом в другом документе надо сослаться на измененный пункт этого приказа. В такой ссылке достаточно указать только номер пункта и реквизиты измененного приказа? Или надо еще оговаривать, что он изменен и чем изменен? Как сформулировать ссылку правильно?

Если документ существует в электронной и бумажной форме

Вопрос, на который так и не нашел однозначного ответа. Предположим, я создал электронный оригинал документа, который затем подписал электронной подписью, а затем распечатал и подписал. Который из них подлинник? Первый, второй или оба? Что потом в архив сдавать как оригинал?

Кому отчитываться в выполнении приказа?

Как сформулировать в приказе поручение представить информацию (отчет и т.п.) подписанту этого распорядительного документа?

Сколько хранить типовую и индивидуальную должностную инструкции? Как их различить?

Что считать типовыми и индивидуальными должностными инструкциями. От квалификации инструкции, т.е. от попадания в одну из этих групп, как будет зависеть срок хранения?

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Применение Перечня 2019 года со сроками хранения в вопросах и ответах

Ответы на вопросы читателей по применению нового Перечня документов со сроками хранения мы решили объединить в статью. Вопросы взаимосвязаны. Вы поймете, можно ли утвердить описи дел и акты о выделении к уничтожению задним числом, чтобы не пришлось переделывать в них сроки хранения по новому Перечню 2019 г. Надо ли что-то менять в учетных документах архива из-за существенного изменения сроков (когда документы меняют свою категорию, например, постоянный срок хранения заменен временным)? Можно ли использовать это изменение как повод возврата таких документов в подразделения?

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы