Прокомментируем инструкцию по применению нового Перечня. На какие документы и какие организации он распространяет свое действие? Как понимать его формулировки, касающиеся сроков хранения: «50/75 лет», «ЭПК», «до минования надобности» и «до замены новыми», для кого срок «постоянно» может быть уменьшен до 10 лет, когда источникам комплектования передавать свои документы в государственный/муниципальный архив и др.?
Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения 1 утверждена приказом Росархива от 20.12.2019 № 237 и зарегистрирована Минюстом России 13.02.2020 за № 57448 2. Она действует в статусе нормативного правового акта фактически с 25.02.2020 и призвана заменить обычный для любого Перечня раздел «Указания по применению» (или «Общие положения»). Но по стилю изложения Инструкция представляет собой, скорее, комплекс правил, дополняющих и уточняющих сроки хранения, а методические и технические аспекты практического применения Перечня 2019 г. в ней изложены кратко – в стиле указаний, которые когда-то были сформулированы еще к Перечню 2000 года 3.
Цель Инструкции – установить порядок применения Перечня 2019 г. в процессе экспертизы ценности документов, по итогам которой и определяются сроки их хранения.
Кто должен применять новый Перечень
В Инструкции зафиксировано (п. 1.2), что она должна использоваться в практической деятельности организаций, их служб делопроизводства и архивов, государственными и муниципальными архивами и их ЭПК, однако связь с этапами экспертизы ценности документов не выявлена. На практике Перечень 2019 г. будет применяться:
-
службами делопроизводства – на первом этапе экспертизы ценности, когда разрабатывается заново или готовится к ежегодному утверждению номенклатура дел, и на втором ее этапе, когда дела готовятся к передаче в архив организации, оформляются соответствующие описи дел и формируются акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
-
экспертными комиссиями, которые в обязательном порядке должны быть созданы в организациях, – в процессе согласования проектов номенклатур дел, описей дел и актов о выделении документов к уничтожению;
- архивами организаций:
- когда источники комплектования готовят дела к передаче в государственный или муниципальный архив;
- а организации, не передающие дела на государственное (муниципальное) хранение:
- проводят экспертизу ценности хранящихся в них собственно архивных документов или
- готовят их к передаче ликвидационной комиссии/ликвидатору/конкурсному управляющему в случае ликвидации организации;
-
уполномоченными органами в сфере архивного дела и государственными и муниципальными архивами в процессе осуществления контрольно-надзорной деятельности за соблюдением архивного законодательства и в процессе приема документов на архивное хранение;
-
экспертно-проверочными комиссиями, которые образованы в государственных архивах всех уровней и в муниципальных архивах.
Таким образом, во всех случаях и во всех организациях, когда требуется обеспечить соблюдение нормативных сроков хранения документов, Перечень 2019 г. будет одним из основных нормативных правовых актов.
Пункт 5.1 Инструкции упоминает, что на базе нового Перечня:
- организации разрабатывают свои индивидуальные номенклатуры дел;
- а органы государственной власти и местного самоуправления могут разрабатывать ведомственные перечни документов со сроками хранения и типовые...
