Инструкция по применению Перечня документов со сроками хранения 2019 года

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 4 / 2020

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Прокомментируем инструкцию по применению нового Перечня. На какие документы и какие организации он распространяет свое действие? Как понимать его формулировки, касающиеся сроков хранения: «50/75 лет», «ЭПК», «до минования надобности» и «до замены новыми», для кого срок «постоянно» может быть уменьшен до 10 лет, когда источникам комплектования передавать свои документы в государственный/муниципальный архив и др.?

Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения ¹ утверждена приказом Росархива от 20.12.2019 № 237 и зарегистрирована Минюстом России 13.02.2020 за № 57448 ². Она действует в статусе нормативного правового акта фактически с 25.02.2020 и призвана заменить обычный для любого Перечня раздел «Указания по применению» (или «Общие положения»). Но по стилю изложения Инструкция представляет собой, скорее, комплекс правил, дополняющих и уточняющих сроки хранения, а методические и технические аспекты практического применения Перечня 2019 г. в ней изложены кратко – в стиле указаний, которые когда-то были сформулированы еще к Перечню 2000 года ³.

Цель Инструкции – установить порядок применения Перечня 2019 г. в процессе экспертизы ценности документов, по итогам которой и определяются сроки их хранения.

Кто должен применять новый Перечень

В Инструкции зафиксировано (п. 1.2), что она должна использоваться в практической деятельности организаций, их служб делопроизводства и архивов, государственными и муниципальными архивами и их ЭПК, однако связь с этапами экспертизы ценности документов не выявлена. На практике Перечень 2019 г. будет применяться:

службами делопроизводства – на первом этапе экспертизы ценности, когда разрабатывается заново или готовится к ежегодному утверждению номенклатура дел, и на втором ее этапе, когда дела готовятся к передаче в архив организации, оформляются соответствующие описи дел и формируются акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
экспертными комиссиями, которые в обязательном порядке должны быть созданы в организациях, – в процессе согласования проектов номенклатур дел, описей дел и актов о выделении документов к уничтожению;
архивами организаций:

когда источники комплектования готовят дела к передаче в государственный или муниципальный архив;
а организации, не передающие дела на государственное (муниципальное) хранение:

проводят экспертизу ценности хранящихся в них собственно архивных документов или
готовят их к передаче ликвидационной комиссии/ликвидатору/конкурсному управляющему в случае ликвидации организации;

уполномоченными органами в сфере архивного дела и государственными и муниципальными архивами в процессе осуществления контрольно-надзорной деятельности за соблюдением архивного законодательства и в процессе приема документов на архивное хранение;
экспертно-проверочными комиссиями, которые образованы в государственных архивах всех уровней и в муниципальных архивах.

Таким образом, во всех случаях и во всех организациях, когда требуется обеспечить соблюдение нормативных сроков хранения документов, Перечень 2019 г. будет одним из основных нормативных правовых актов.