Инструкция по применению Перечня документов со сроками хранения 2019 года

Прокомментируем инструкцию по применению нового Перечня. На какие документы и какие организации он распространяет свое действие? Как понимать его формулировки, касающиеся сроков хранения: «50/75 лет», «ЭПК», «до минования надобности» и «до замены новыми», для кого срок «постоянно» может быть уменьшен до 10 лет, когда источникам комплектования передавать свои документы в государственный/муниципальный архив и др.?

Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения 1 утверждена приказом Росархива от 20.12.2019 № 237 и зарегистрирована Минюстом России 13.02.2020 за № 57448 2. Она действует в статусе нормативного правового акта фактически с 25.02.2020 и призвана заменить обычный для любого Перечня раздел «Указания по применению» (или «Общие положения»). Но по стилю изложения Инструкция представляет собой, скорее, комплекс правил, дополняющих и уточняющих сроки хранения, а методические и технические аспекты практического применения Перечня 2019 г. в ней изложены кратко – в стиле указаний, которые когда-то были сформулированы еще к Перечню 2000 года 3.

Цель Инструкции – установить порядок применения Перечня 2019 г. в процессе экспертизы ценности документов, по итогам которой и определяются сроки их хранения.

Кто должен применять новый Перечень

В Инструкции зафиксировано (п. 1.2), что она должна использоваться в практической деятельности организаций, их служб делопроизводства и архивов, государственными и муниципальными архивами и их ЭПК, однако связь с этапами экспертизы ценности документов не выявлена. На практике Перечень 2019 г. будет применяться:

  • службами делопроизводства – на первом этапе экспертизы ценности, когда разрабатывается заново или готовится к ежегодному утверждению номенклатура дел, и на втором ее этапе, когда дела готовятся к передаче в архив организации, оформляются соответствующие описи дел и формируются акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
  • экспертными комиссиями, которые в обязательном порядке должны быть созданы в организациях, – в процессе согласования проектов номенклатур дел, описей дел и актов о выделении документов к уничтожению;
  • архивами организаций:
    • когда источники комплектования готовят дела к передаче в государственный или муниципальный архив;
    • а организации, не передающие дела на государственное (муниципальное) хранение:
      • проводят экспертизу ценности хранящихся в них собственно архивных документов или
      • готовят их к передаче ликвидационной комиссии/ликвидатору/конкурсному управляющему в случае ликвидации организации;
  • уполномоченными органами в сфере архивного дела и государственными и муниципальными архивами в процессе осуществления контрольно-надзорной деятельности за соблюдением архивного законодательства и в процессе приема документов на архивное хранение;
  • экспертно-проверочными комиссиями, которые образованы в государственных архивах всех уровней и в муниципальных архивах.

Таким образом, во всех случаях и во всех организациях, когда требуется обеспечить соблюдение нормативных сроков хранения документов, Перечень 2019 г. будет одним из основных нормативных правовых актов.

Пункт 5.1 Инструкции упоминает, что на базе нового Перечня:

  • организации разрабатывают свои индивидуальные номенклатуры дел;
  • а органы государственной власти и местного самоуправления могут разрабатывать...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Сколько хранить типовую и индивидуальную должностную инструкции? Как их различить?

Что считать типовыми и индивидуальными должностными инструкциями. От квалификации инструкции, т.е. от попадания в одну из этих групп, как будет зависеть срок хранения?

Какой срок хранения у работодателя индивидуальных сведений, передаваемых в ПФР?

Подскажите, пожалуйста, правильно ли я понимаю ситуацию: 1. Срок хранения документов в акционерном обществе (у страхователя) индивидуальных сведений, передаваемых в ПФР на любом носителе (как на бумажном, так и в электронном виде) равен 5 годам, согласно статье 624 Перечня 2019 г.? Или все-таки 6 годам, согласно ст. 23 п. 3.4 подп. 6 НК РФ? Раньше для документов с индивидуальными сведениями о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица, отраженными в формах СЗВ-1, СЗВ-3, СЗВ-4-1, СЗВ-4-2, утвержденных постановлением Правления ПФР № 192-п, применялась ст. 905 Перечня 2010 г. и срок хранения 50/75 лет. А срок хранения 5 лет для документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, можно было применить, согласно ст. 898 Перечня 2010 г., только для таких форм как, например, СЗВ-6-1, СЗВ-6-2, СЗВ-6-4, АДВ-6-3, АДВ-6-4, АДВ-6-5. 2. Пункт 2 Разъяснений Росархива по внедрению Перечня 2019 г. гласит: «сроки хранения документов, установленные Перечнем, применяются ко всем документам, законченным в делопроизводстве, в том числе до вступления в силу приказа Росархива от 20.12.2019 № 236, за исключением тех документов, которые были внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденные в установленном порядке до вступления в силу приказа Росархива от 20.12.2019 № 236». Исходя из этого положения можно ли применять срок хранения 5 лет (или 6 лет) для любых форм, передаваемых в ПФР в разные годы? Следовательно, можно выделять к уничтожению все бумажные документы индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования старых годов, начиная с 1998 года, находящиеся на хранении у нас в архиве акционерного общества?

Сколько хранить кассовые документы, если нет лицевых счетов?

Помогите, пожалуйста, аргументировать с точки зрения действующего законодательства срок хранения следующих документов: 1. Кассовые документы (отчеты по кассе, приходные и расходные кассовые ордера) формируются в дело вместе с платежными ведомостями на выплату денежных сумм из кассы, с «живыми» подписями о получении (выплат через кассу очень мало, т.к. основной объем зарплаты выплачивается путем перечисления денежных средств на банковские карточки работников). При определении срока хранения данного дела нужно использовать ст. 277 и ст. 295 Перечня 2019 г. По «старшинству» ко всему делу можно применить срок хранения 6 лет, но только в том случае, если есть лицевые счета, а при их отсутствии, срок хранения составляет – 50/75 лет. 2. Акционерное общество не ведет лицевых счетов. В архив на хранение передаются на бумажном носителе только расчетные листы – вторые экземпляры (информация, содержащаяся в расчетном листе, в большинстве своем, совпадает с информацией лицевого счета). Также с помощью программы 1С: ЗУП ведутся расчетные ведомости (при необходимости в этой же программе можно сформировать и лицевые счета). Можно ли применить 6-летний срок хранения для дел, содержащих кассовые документы и расчетные ведомости, при условии хранения: – расчетных листов по зарплате вместо лицевых счетов; – вместо лицевых счетов – расчетных ведомостей в электронном виде?"

Какой срок хранения у табелей и нарядов работников тяжелых, вредных и опасных профессий по новому Перечню?

В Перечне 2010 г. была статья  615, устанавливающая 75 л. хранения для табелей и нарядов работников тяжелых, вредных и опасных профессий. В новом Перечне статьи с аналогичным названием нет, но на предприятии у нас используются наряды для таких работников. Какой статьей из Перечня 2019 г. нужно руководствоваться для этого вида документов?"

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Применение Перечня 2019 года со сроками хранения в вопросах и ответах

Ответы на вопросы читателей по применению нового Перечня документов со сроками хранения мы решили объединить в статью. Вопросы взаимосвязаны. Вы поймете, можно ли утвердить описи дел и акты о выделении к уничтожению задним числом, чтобы не пришлось переделывать в них сроки хранения по новому Перечню 2019 г. Надо ли что-то менять в учетных документах архива из-за существенного изменения сроков (когда документы меняют свою категорию, например, постоянный срок хранения заменен временным)? Можно ли использовать это изменение как повод возврата таких документов в подразделения?

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы