Журнал был переходящим с 2023 года и в середине 2025 года закончился. Далее сразу был заведен новый журнал. Каким образом это отображается в номенклатуре дел на 2025 год при ее закрытии (в графе 3 и итоговой записи): как 2 тома или считается только 1 закрытый том?
Если переходящий журнал менял срок хранения и свой индекс несколько раз, то как это отразить на его обложке и в описи дел?
Журнал учета был заведен (прошит, оформлена заверительная надпись), но он не велся. Чем процедура уничтожения и акт в этом случае будет отличаться от уничтожения журнала, который заполнялся? Какова специфика журналов проверки состояния условий труда и как избежать штрафов за их неведение?
Если переходящий журнал закончился в середине года и заведен новый аналогичный
Вопрос в тему
Если журнал был переходящим с 2023 года и в середине 2025 года закончился, далее был заведен новый журнал, то каким образом это отображается в графе 3 номенклатуры дел при ее закрытии:
- как 2 тома: 1 закрытый и 1 переходящий или
- считается только закрытый?
На одном из делопроизводственных форумов была информация о том, что все журналы
должны закрываться ежегодно, вне зависимости от количества записей в них (т.е. не продолжается ведение журналов в новом году). Верно ли такое утверждение?
Если в середине календарного года «переходящий» журнал закончился, и был заведен журнал, который создан «в продолжение» учета с такой же целью и такой же формы, то:
- в графе 3 номенклатуры дел «Количество томов (частей)» учитываются 2 его тома (части);
- в итоговой записи о категориях и количестве дел, заведенных в 2025 году, в строке, обеспечивающей учет дел по срокам хранения:
- учитываются оба журнала вместе с другими делами такого же срока хранения в графе «Всего»,
- а переходящий новый журнал (заведенный в середине 2025 года) учитывается еще и в графе переходящих дел.
Нельзя утверждать, что каждый календарный год служба делопроизводства должна «закрывать» журнал за прошлый год и начать ведение нового журнала. Интересно, что понимают под «закрытием» журнала на делопроизводственном форуме?
Порядок ведения журналов зависит от целей учета, от нормативного регулирования процесса учета, от формы его представления и применения тех или иных средств автоматизации (электронные таблицы, СЭД и иные информационные системы), от срока хранения документов и фактов, которые зафиксированы в журнале, от видов документов, подлежащих учету, и других факторов.
Иногда в профессиональной речи «закрытием» («закрытием года») называют оформление в журнале ежегодной удостоверительной записи об общем количестве записей, сделанных за прошедший календарный год (см. Примеры 1 и 2). Но после нее в следующем году заполнение журнала можно продолжить! Причем порядковая нумерация записей в журнале в графе «№ п/п» в следующем году может:
- продолжаться либо
- начинаться заново с № 1.
Все зависит от целей ведения учета в журнале и его нормативного регулирования.
Подводиться итоги за год в журнале могут в самом конце этого года или в начале следующего. На следующей строке после последней записи в журнале делают прочерк одной линией на всю ширину журнала, затем через 1 строку ниже указывают и удостоверяют печатью:
Пример 1. Подведение итогов о количестве внесенных в журнал записей за год (необходимый минимум сведений в удостоверительной надписи)
Пример 2. Подведение итогов о количестве внесенных в журнал записей за год (больше сведений в удостоверительной надписи)
Иногда при ведении журнала в течение нескольких лет требуется вести учет записей накопительным итогом (см. Пример 3), тогда сведения о внесенных записях из удостоверительных записей за каждый год суммируются, например в журнале, состоящем из 2–3 томов:
Пример 3. Подведение итогов о количестве внесенных в журнал записей за последний и все годы его ведения
Таким образом ведется подсчет учетных записей в журналах, которые существуют преимущественно в бумажной форме.
Обратите внимание, что давно сложился опыт лучших практик, предусматривающий ежегодное «полное закрытие» журнала, который ведется в электронном виде. То есть в электронную таблицу или в чистую новую электронную регистрационную карточку вносится удостоверительная запись о количестве сделанных за календарный год учетных записей в электронном журнале. Электронный журнал может «закрываться» еще и тем, что он перемещается в архивную...
