Если журнал был переходящим с 2023 года и в середине 2025 года закончился, далее был заведен новый журнал, то каким образом это отображается в графе 3 номенклатуры дел при ее закрытии:
На одном из делопроизводственных форумов была информация о том, что все журналы
должны закрываться ежегодно, вне зависимости от количества записей в них (т.е. не продолжается ведение журналов в новом году). Верно ли такое утверждение?
Если в середине календарного года «переходящий» журнал закончился, и был заведен журнал, который создан «в продолжение» учета с такой же целью и такой же формы, то:
Нельзя утверждать, что каждый календарный год служба делопроизводства должна «закрывать» журнал за прошлый год и начать ведение нового журнала. Интересно, что понимают под «закрытием» журнала на делопроизводственном форуме?
Порядок ведения журналов зависит от целей учета, от нормативного регулирования процесса учета, от формы его представления и применения тех или иных средств автоматизации (электронные таблицы, СЭД и иные информационные системы), от срока хранения документов и фактов, которые зафиксированы в журнале, от видов документов, подлежащих учету, и других факторов.
Иногда в профессиональной речи «закрытием» («закрытием года») называют оформление в журнале ежегодной удостоверительной записи об общем количестве записей, сделанных за прошедший календарный год (см. Примеры 1 и 2). Но после нее в следующем году заполнение журнала можно продолжить! Причем порядковая нумерация записей в журнале в графе «№ п/п» в следующем году может:
Все зависит от целей ведения учета в журнале и его нормативного регулирования.
Подводиться итоги за год в журнале могут в самом конце этого года или в начале следующего. На следующей строке после последней записи в журнале делают прочерк одной линией на всю ширину журнала, затем через 1 строку ниже указывают и удостоверяют печатью:
Пример 1. Подведение итогов о количестве внесенных в журнал записей за год (необходимый минимум сведений в удостоверительной надписи)
Пример 2. Подведение итогов о количестве внесенных в журнал записей за год (больше сведений в удостоверительной надписи)
Иногда при ведении журнала в течение нескольких лет требуется вести учет записей накопительным итогом (см. Пример 3), тогда сведения о внесенных записях из удостоверительных записей за каждый год суммируются, например в журнале, состоящем из 2–3 томов:
Пример 3. Подведение итогов о количестве внесенных в журнал записей за последний и все годы его ведения
Таким образом ведется подсчет учетных записей в журналах, которые существуют преимущественно в бумажной форме.
Обратите внимание, что давно сложился опыт лучших практик, предусматривающий ежегодное «полное закрытие» журнала, который ведется в электронном виде. То есть в электронную таблицу или в чистую новую электронную регистрационную карточку вносится удостоверительная запись о количестве сделанных за календарный год учетных записей в электронном журнале. Электронный журнал может «закрываться» еще и тем, что он перемещается в архивную...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Во второй части статьи, публикуемой в этом номере журнала, даем алгоритм изменения номера у уже заключенного договора. Показывем примеры 2 допсоглашений к договору: а) для исправления технической ошибки в его номере; б) для внесения изменений из-за финансирования договора из бюджета по результатам выигрыша конкурентной процедуры в рамках госзакупок. Говорим о том, можно ли оставлять трудовые договоры без номера.
Перечисляем ситуации, когда у договора обязательно должен быть номер. В остальных случаях его может не быть. Но мы показываем вам проблемы, которые возникают на практике из-за его отсутствия: с исполнением договора, взысканием неустойки, оформлением документов о его исполнении (платежек, накладных, счетов-фактур и т.д.), с налогами. Как правильно организовать регистрацию договоров в организации. Где это можно делать. Структура номера и что в нем можно кодировать. Когда присваивать номер при подписании бумажного договора и электронного (есть большая разница). Оптимальная структура сведений в журнале регистрации договоров и их количество. Специфика экспортных контрактов и госконтрактов, финансируемых из бюджета: кто когда какую часть номера присваивает, почему для изменения номера потребуется допсоглашение. К каким проблемам на практике порой приводят двойные номера договоров, когда каждая сторона сделки присваивает свой номер. Как минимизировать проблемы, установив правила в своем ЛНА и/или в заключаемом договоре. Примеры допсоглашений для исправления номера договора. В этом номере журнала читайте первую часть большой подробной статьи.
У нас возникают сложности с «уважаемой» бухгалтерией. Когда они готовят приказы, то бронируют у нас (в отделе делопроизводства) номер. Но потом не всегда эти документы издаются той датой, когда бронировался номер, и тогда может получиться так: № 30 от 01.06.2026, № 32 от 01.06.2026… и № 31 от 16.06.2026 (сюрприз от бухгалтерии) или вообще в этом месяце приказ так и не подпишут. Как лучше навести порядок? (при том, что диктовать главбуху мы не можем).
Для регистрации приказов по основной деятельности был заведен журнал с книжным переплетом. При заведении журнала его прошили, все листы пронумеровали. Однако в течение года журнал был заполнен не полностью. Какое количество листов в деле следует указать на обложке: сколько всего листов в журнале или сколько листов заполнено?
Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.
В конце года стоит провести «инвентаризацию» доверенностей, чтобы «переиздать» нужные и собрать или отозвать ненужные организации доверенности. Объясняем, как выдавать и оформлять доверенности (что указывать обязательно, а что нет, сколько они могут действовать, как идентифицировать организацию, ИП и физлицо в качестве доверителя или поверенного) – приводим образцы отдельных формулировок и целой доверенности. Можно ли выдавать несколько экземпляров одной доверенности, как заверить ее копии. Как организации фиксировать факт выдачи доверенности – что стоит сохранять кроме учетной записи в журнале. Показываем, как отзывать доверенности: даем образцы приказов об отзыве конкретной доверенности и всех выданных за определенный период (актуально при смене гендиректора), письма контрагенту и уведомления в суд, извещения поверенного о необходимости возврата доверенности и акта на случай его отказа.
Даем ответы на следующие вопросы подписчиков (с примерами оформления и алгоритмами действий). Как лучше нумеровать приложения к приложениям договоров? Если сначала было единственное приложение и его оставили без номера (в договоре есть неоднократные ссылки на него в таком виде), а потом к договору надо оформить второе приложение, то как быть с их нумерацией? Как форму документа (например, акта) сделать приложением к договору: как оформить его шапку, наименование и сколько комплектов подписей изобразить? Как придать юридическую силу скан-копиям договора и приложений к нему при их направлении по электронной почте, если у контрагентов нет электронных подписей? Как в этом случае можно упростить создание копий документов, если у них очень много страниц?
Перечисляем ситуации, когда у договора обязательно должен быть номер. В остальных случаях его может не быть. Но мы показываем вам проблемы, которые возникают на практике из-за его отсутствия: с исполнением договора, взысканием неустойки, оформлением документов о его исполнении (платежек, накладных, счетов-фактур и т.д.), с налогами. Как правильно организовать регистрацию договоров в организации. Где это можно делать. Структура номера и что в нем можно кодировать. Когда присваивать номер при подписании бумажного договора и электронного (есть большая разница). Оптимальная структура сведений в журнале регистрации договоров и их количество. Специфика экспортных контрактов и госконтрактов, финансируемых из бюджета: кто когда какую часть номера присваивает, почему для изменения номера потребуется допсоглашение. К каким проблемам на практике порой приводят двойные номера договоров, когда каждая сторона сделки присваивает свой номер. Как минимизировать проблемы, установив правила в своем ЛНА и/или в заключаемом договоре. Примеры допсоглашений для исправления номера договора. В этом номере журнала читайте первую часть большой подробной статьи.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
