Мы видим, что регистрация документов «задним» числом – наболевшая проблема, судя по непрекращающимся вопросам на эту тему. Ситуация продолжает оставаться критической и для службы делопроизводства, и для всей организации. Абсолютно всем известно, что регистрация документов «задним» числом (back dating в стандартах ИСО) запрещена.
Служба делопроизводства понимает, что поддается давлению и нарушает технологию по устному указанию первого руководителя (он моментально забудет о нем) или по просьбам коллег, которые 1 раз ознакомились с требованиями Инструкции по делопроизводству, а потом о ней забыли. Вопрос, насколько часто можно идти на нарушения правил регистрации документов, рекомендуем задать первому руководителю при удобном случае, поскольку он отвечает за организацию делопроизводства и документальный фонд.
Организация (юридическое лицо) должна понимать, что уже давно все регуляторы и контролеры изучили нормативные правовые акты по делопроизводству и в случае сомнения в подлинности документа требуют предъявить ЛНА, в т.ч. закрепляющий систему регистрации и индексации документов. Отступления от системы, несовпадение календарных дат и порядковых номеров в пределах даты, слеши, дефисы и т.п. необходимо будет обосновывать, особенно в критичных ситуациях хозяйственных споров и других конфликтов.
Система регистрации должна быть построена по документопотокам, в пределах календарного года и по порядковым номерам. Регистрация конкретного документа (проставление даты и индекса / номера) осуществляется в день его подписания или на следующий рабочий день, если документ был подписан в конце рабочего дня.
Если регистрировать приказы по основной деятельности (внутренний документ) принято с индексами № 00од, то появление, например, № 35од/1, сразу демонстрирует нарушение системы регистрации, под вопрос может быть поставлена достоверность такого приказа.
Если регистрировать письма принято индексами такой структуры: № 0000/00-00 (где 0000 – порядковый номер, 00-00 номер дела по номенклатуре дел), то добавление дополнительного знака через слеш или дефис к порядковому номеру тоже вызовет вопросы и потребует обоснования.
Рекомендуем еще раз прочесть раздел о регистрации документов в вашей Инструкции по делопроизводству. Необходимо подумать, какие уточнения в обозначении индексов (регистрационных номеров) возможно внести в действующую систему регистрации, закрепленную Инструкцией по делопроизводству, например:
-
какие структуры индексов возможны / разрешены для применения в документопотоках внутренних документов, в т.ч. в приказах (при необходимости слеш обосновывают, например, как индекс исполнителя);
- какие разновидности документов и в каких случаях можно будет иногда относить на децентрализованную регистрацию, чтобы обосновать необычную структуру индекса.
Кроме того, у службы делопроизводства (ее руководителя и замещающего лица в случае временного отсутствия первого) должны быть права менеджера ресурса и редактора абсолютно всех документов / карточек в СЭД, чтобы можно было поддерживать систему регистрации в актуальном состоянии и применять ее в интересах организации.
Регистрация документов – не сервисная функция, а юридически значимое действие службы делопроизводства, фиксирующее факт создания документа. Дата документа и регистрационный индекс (номер) являются идентификационными реквизитами документа, без оформления которых многие виды документов не имеют юридической силы.
