Да, формально главному бухгалтеру никто диктовать не может, кроме первого руководителя организации. Но и бухгалтерия «диктовать» отделу делопроизводства тоже не может, т.к. оба эти подразделения относятся к инфраструктурным и должны иметь одинаковый статус в схеме организационной структуры. В нашем журнале мы неоднократно упоминали постановление Правительства РФ от 16.11.2020 № 1829, в соответствии с которым служба делопроизводства (+ контроль и архив) относится к типовым подразделениям, обеспечивающим деятельность организации, как и кадровая, юридическая службы, подразделения информационных технологий, закупок, информационной безопасности, хозяйственного и бухгалтерского (финансового) обеспечения. Данный нормативный правовой акт по существу уже давно заложил методологию разработки и построения оптимальных схем организационных структур.
«Бронировать» отдельно номера приказов не имеет смысла, т.к. идентификация, описанная в вопросе: «№ 32 от 01.06.2026 и № 31 от 16.06.2026», сразу сама по себе фиксирует допущенное нарушение порядка регистрации. Технология регистрации предусматривает, что дата и индекс документа – это его идентификационные реквизиты, которые оформляются одновременно или сразу после подписания документа.
Если уж иногда приходится нарушать и вы берете на себя эту ответственность, то бронируйте одновременно дату и номер:
Потом, если приказ так и не будет издан, в журнальной строке или в полях РКК можно будет сделать техническую отметку «Номер не использовался».
В вашей ситуации бухгалтерия вместо соблюдения принципов рабочего взаимодействия «провоцирует» службу делопроизводства на совершение профессиональных нарушений, в т.ч. Инструкции по делопроизводству, которую утвердил первый руководитель. Считаем, что руководитель отдела делопроизводства в рамках решения оперативных вопросов вполне может довести до сведения вышестоящего руководства факты подобных нарушений. Лучше в подходящей ситуации сделать это заранее, чем получить по итогам года официальные замечания внутренних контролеров (если такая служба создана) или внешних аудиторов.
В документообороте организации, особенно в процессе издания приказов, отдел делопроизводства и бухгалтерия обычно конструктивно сотрудничают. Отдел делопроизводства не только регистрирует приказы, но и предварительно проверяет их в рамках нормоконтроля. Бухгалтерия готовит к изданию множество важных приказов, «завязанных на деньги» или определяющих ответственных за них (например, утверждаются списки материально ответственных лиц, подотчетных лиц, имеющих право получать наличные денежные средства под авансовый отчет; делегируются полномочия, а уполномоченные лица потом составляют акты инвентаризации, подписывают первичные учетные документы и др.).
Бухгалтерия действует на основании стандартов бухгалтерского учета, в которых закрепляются принципы своевременности и правильности обработки документов, фиксирующих факты хозяйственной жизни. Обратите внимание, что в соответствии с федеральным стандартом бухгалтерского учета ПБУ 1/2008 бухгалтерия разрабатывает, а отдел делопроизводства согласовывает и готовит к утверждению приказом руководителя Учетную политику организации в целях бухгалтерского и налогового учета. Среди разделов Учетной политики обычно есть Правила документооборота в бухгалтерском учете и График документооборота (в нем фиксируются не только периоды, даты и виды внешней отчетности, но и документооборот внутренних документов, в котором участвует бухгалтерия).
Пример 1
|
Подразделение-инициатор |
Вид / |
Отдел делопроизводства |
Руководство |
Бухгалтерия |
|
Административно-хозяйственный отдел |
Приказ об утверждении списка подотчетных лиц |
Согласование и нормоконтроль – 3 дня. |
Подписание – 1 день |
Получение копии – в день подписания |
|
<. . .> |
Может оказаться, что и бухгалтерия, и другие подразделения не соблюдают график: не укладываются в сроки согласования, подписания и передачи на обработку / в бухгалтерию распорядительных, оправдательных и первичных документов. В этом случае лучше всего проанализировать конкретные ситуации, выявить причины и провести совместное оперативное совещание с привлечением административно-хозяйственного отдела, договорного отдела, отдела закупок и др. подразделений, предоставляющих в бухгалтерию необходимые ей документы. Ведь отдел делопроизводства специализируется на оптимизации документооборота – помогите бухгалтерии!
Бухгалтерия тоже занимается делопроизводством, только специальным бухгалтерским: под каждую операцию / сумму в бухгалтерском учете должен быть представлен документ-доказательство. Практически если нет документа, то нет и факта хозяйственной жизни (его нечем доказать).
Как минимум отдел делопроизводства может обратить внимание бухгалтерии на соблюдение Графика документооборота, который она же и разработала для включения в Учетную политику организации. Если ситуация требует, то в этот график следует внести изменения и сделать его работоспособным инструментом.
Рекомендуем отделу делопроизводства проявить профессионализм и наладить конструктивное сотрудничество с бухгалтерией в рамках зон ответственности ваших подразделений.
Желаем успеха!
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Во второй части статьи, публикуемой в этом номере журнала, даем алгоритм изменения номера у уже заключенного договора. Показывем примеры 2 допсоглашений к договору: а) для исправления технической ошибки в его номере; б) для внесения изменений из-за финансирования договора из бюджета по результатам выигрыша конкурентной процедуры в рамках госзакупок. Говорим о том, можно ли оставлять трудовые договоры без номера.
Журнал был переходящим с 2023 года и в середине 2025 года закончился. Далее сразу был заведен новый журнал. Каким образом это отображается в номенклатуре дел на 2025 год при ее закрытии (в графе 3 и итоговой записи): как 2 тома или считается только 1 закрытый том? Если переходящий журнал менял срок хранения и свой индекс несколько раз, то как это отразить на его обложке и в описи дел? Журнал учета был заведен (прошит, оформлена заверительная надпись), но он не велся. Чем процедура уничтожения и акт в этом случае будет отличаться от уничтожения журнала, который заполнялся? Какова специфика журналов проверки состояния условий труда и как избежать штрафов за их неведение?
Перечисляем ситуации, когда у договора обязательно должен быть номер. В остальных случаях его может не быть. Но мы показываем вам проблемы, которые возникают на практике из-за его отсутствия: с исполнением договора, взысканием неустойки, оформлением документов о его исполнении (платежек, накладных, счетов-фактур и т.д.), с налогами. Как правильно организовать регистрацию договоров в организации. Где это можно делать. Структура номера и что в нем можно кодировать. Когда присваивать номер при подписании бумажного договора и электронного (есть большая разница). Оптимальная структура сведений в журнале регистрации договоров и их количество. Специфика экспортных контрактов и госконтрактов, финансируемых из бюджета: кто когда какую часть номера присваивает, почему для изменения номера потребуется допсоглашение. К каким проблемам на практике порой приводят двойные номера договоров, когда каждая сторона сделки присваивает свой номер. Как минимизировать проблемы, установив правила в своем ЛНА и/или в заключаемом договоре. Примеры допсоглашений для исправления номера договора. В этом номере журнала читайте первую часть большой подробной статьи.
Какие протоколы нумеровать в пределах календарного года, а какие – в пределах срока полномочий комиссии. По какой логике нумеруются протоколы постоянных и временных комиссий (и почему ей не всегда следуют). Когда протокол регистрируется. Обязательны ли для него дата и номер. В каких регламентирующих документах и как сформулировать правила нумерации протоколов. Если нумерация ведется в пределах срока полномочий комиссии, то начинается ли она заново при изменении ее персонального состава, председателя, срока полномочий. Как срок полномочий формулируется в приказе о создании временной комиссии.
Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.
Перечисляем ситуации, когда у договора обязательно должен быть номер. В остальных случаях его может не быть. Но мы показываем вам проблемы, которые возникают на практике из-за его отсутствия: с исполнением договора, взысканием неустойки, оформлением документов о его исполнении (платежек, накладных, счетов-фактур и т.д.), с налогами. Как правильно организовать регистрацию договоров в организации. Где это можно делать. Структура номера и что в нем можно кодировать. Когда присваивать номер при подписании бумажного договора и электронного (есть большая разница). Оптимальная структура сведений в журнале регистрации договоров и их количество. Специфика экспортных контрактов и госконтрактов, финансируемых из бюджета: кто когда какую часть номера присваивает, почему для изменения номера потребуется допсоглашение. К каким проблемам на практике порой приводят двойные номера договоров, когда каждая сторона сделки присваивает свой номер. Как минимизировать проблемы, установив правила в своем ЛНА и/или в заключаемом договоре. Примеры допсоглашений для исправления номера договора. В этом номере журнала читайте первую часть большой подробной статьи.
Даем ответы на следующие вопросы подписчиков (с примерами оформления и алгоритмами действий). Как лучше нумеровать приложения к приложениям договоров? Если сначала было единственное приложение и его оставили без номера (в договоре есть неоднократные ссылки на него в таком виде), а потом к договору надо оформить второе приложение, то как быть с их нумерацией? Как форму документа (например, акта) сделать приложением к договору: как оформить его шапку, наименование и сколько комплектов подписей изобразить? Как придать юридическую силу скан-копиям договора и приложений к нему при их направлении по электронной почте, если у контрагентов нет электронных подписей? Как в этом случае можно упростить создание копий документов, если у них очень много страниц?
В конце года стоит провести «инвентаризацию» доверенностей, чтобы «переиздать» нужные и собрать или отозвать ненужные организации доверенности. Объясняем, как выдавать и оформлять доверенности (что указывать обязательно, а что нет, сколько они могут действовать, как идентифицировать организацию, ИП и физлицо в качестве доверителя или поверенного) – приводим образцы отдельных формулировок и целой доверенности. Можно ли выдавать несколько экземпляров одной доверенности, как заверить ее копии. Как организации фиксировать факт выдачи доверенности – что стоит сохранять кроме учетной записи в журнале. Показываем, как отзывать доверенности: даем образцы приказов об отзыве конкретной доверенности и всех выданных за определенный период (актуально при смене гендиректора), письма контрагенту и уведомления в суд, извещения поверенного о необходимости возврата доверенности и акта на случай его отказа.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
