Регистрационный номер договора: как преодолеть сложности (часть 1)

Регистрацией и учетом договоров в организации могут заниматься и служба ДОУ¹, и договорный или юридический отдел, и даже сами ответственные исполнители по договору, которые не всегда знают о «подводных камнях», пока о них не споткнутся. Поэтому поговорим о номере договора и что нужно понимать, чтобы не допустить ошибок при его регистрации.

Требования к договорам определяются ГК РФ². В соответствии со ст. 420 ГК РФ договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. К договорам применяются правила о двух- и многосторонних сделках. Но требований касательно обязательной регистрации всех договоров в ГК РФ не содержится.

Хотя уже давно был установлен принцип работы с документами – регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и последующего использования в справочных целях: распорядительные, кадровые, плановые, отчетные, статистические, учебные, бухгалтерские, финансовые и другие (в соответствии с ГСДОУ³).

Когда номер договора обязателен

1. Номер договора обязателен тогда, когда это предусмотрено законодательством.

1.1. Есть сделки, которые подлежат государственной регистрации в обязательном порядке – на это прямо указывает закон. Государственная регистрация сделок – это юридический акт признания и подтверждения государством возникновения, ограничения (обременения), перехода или прекращения соответствующих прав. В соответствии со ст. 433 ГК РФ договор, подлежащий государственной регистрации, считается заключенным с момента его регистрации, если иное не предусмотрено законом. Примерами могут быть сделки с недвижимостью и некоторыми видами движимого имущества. И в этом случае договор будет иметь номер, присвоенный Росреестром или иным ведомством.

1.2. Кроме того, уникальные номера имеют все государственные контракты. И «длинные» номера госконтрактов являются таковыми только потому, что включают идентификатор государственного контракта (далее – ИГК), который формируется в 2 случаях:

• при казначейском сопровождении денежных средств;
• при осуществлении отдельных закупок в рамках государственного оборонного заказа.

Порядок его формирования рассмотрим ниже.

И хотя в практике работы отдельных предприятий госконтракты отсутствуют, часть предприятий заключают такие контракты и о них знают не понаслышке.

1.3. Присвоение номера может предусматриваться нормативно-правовым актом РФ. Распространенный пример – экспортный контракт. Порядок присвоения ему номера регламентируется инструкцией Банка России от 16.08.2017 № 181-И (ред. от 06.08.2024) «О порядке представления резидентами и нерезидентами уполномоченным банкам подтверждающих документов и информации при осуществлении валютных операций, о единых формах учета и отчетности по валютным операциям, порядке и сроках их представления».

2. Присвоение номера может быть обусловлено и другими причинами.

2.1. Стороны при заключении договора могут предусмотреть наличие номера договора, это так называемый вариант «по соглашению сторон», при этом в текст договора может быть включено следующее условие:

2.2. Наличие номера договора может быть предусмотрено ЛНА организации. Причем это может быть ЛНА не одной, а сразу двух организаций, участвующих в заключении договора (тогда возникает ситуация с двойным номером через косую черту).

Проблемы на практике, к которым может привести отсутствие номера у договора

Оснований проставлять номер договора много. Но тут возникает и другой вопрос: может ли договор быть без номера? Теоретически всем остальным договорам, возникающим в обычной деятельности предприятия и не подпадающим под вышеперечисленные основания, номер можно не присваивать. И даже в суды при возникновении споров стороны направляют в т.ч. договоры без номера, имеющие только дату.

В некоторых случаях номер договора может отсутствовать. Но удобно ли практику отдельных компаний распространять на работу других компаний, которые имеют миллионные и миллиардные обороты? Конечно нет. Да и очень часто с договорами, которые не имеют номера, возникают проблемы в судах.

Как правило, во всех компаниях существует свой порядок регистрации договоров (присвоения им номера), который помогает систематизировать работу с договорами на предприятии и организовать их учет, привязать все первичные учетные документы к конкретному договору, а это особенно важно при внедрении различных учетных систем на предприятии (IRP, программы комплексной автоматизации бухгалтерского и управленческого учета и т.п). И сейчас, в эру автоматизации документооборота, в т.ч. договорной работы, увидеть договор без номера – большая редкость.

Кроме того, договор – это не только документ, который устанавливает права и обязанности сторон в соответствии с требованиями ГК РФ, но и документ, который является основанием для проведения расчетов с контрагентами. А здесь уже выдвигаются другие требования. Так, положением Банка России от 29.06.2021 № 762-П (ред. от 17.06.2025 вступила в силу с 01.04.2026) «О правилах осуществления перевода денежных средств» установлено, что перевод денежных средств осуществляется банками по распоряжениям клиентов, в т.ч. применяемым в рамках форм безналичных расчетов. В Приложении 1 к данному Положению ЦБ РФ указано, что при описании реквизита 24 «Назначение платежа» в платежном поручении должен быть отражен следующий перечень информации:

• назначение платежа;
• наименование товаров, работ, услуг;
• номера и даты договоров, товарных документов;
• налог на добавленную стоимость (если применяется);
• другая необходимая информация.

Таким образом, в поле 24 платежного поручения должно быть отражено основание платежа, в т.ч. номер и дата договора, например: «по договору № 23/2-3/2025 от 15.09.2025».

Очень много вопросов возникает также о том, следует ли указывать в первичных учетных документах (ТОРГ-12, УПД, счетах-фактурах и др.) номер и дату договора. В ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» нет упоминания о номере договора как об обязательном реквизите первичного учетного документа.

Между тем отсутствие информации о договоре может иметь непредсказуемые последствия. Например, если в товарной накладной в графе «Основание» не будет соответствующей ссылки, такая отгрузка может считаться внедоговорной. Как следствие, сторона договора фактически утрачивает возможность ссылаться на его условия!

Похожие выводы можно встретить в постановлении Арбитражного суда Северо-Западного округа от 08.02.2019 № Ф07-17702/2018.

Как организовать регистрацию договоров

На практике подавляющее большинство компаний осуществляет регистрацию договоров с присвоением соответствующего номера. В каждой компании устанавливается свой порядок регистрации договоров, который закрепляется в локальном нормативном акте (ЛНА). В нем следует отразить:

• какая система регистрации используется в компании;
• структуру номера договора;
• ответственных за регистрацию договоров;
• на каком этапе документооборота осуществляется регистрация договоров, учесть особенности документооборота электронных договоров;
• договоры должны регистрироваться валовым способом в пределах:
  • одного календарного года и
  • своего документопотока, обозначенного индексом или кодом;
• возможно ли использование двойных номеров договоров (или по числу сторон);
• возможно ли изменение номера договора и каков порядок внесения таких изменений.

Поясним важные моменты.

Какая система регистрации договоров используется в компании

Возможно использовать одну из следующих систем регистрации:

• централизованная – когда все договоры регистрируются отдельным подразделением, эта функция закрепляется в Положении о подразделении и отражается в должностных инструкциях работников данного подразделения;
• децентрализованная – когда работники сами регистрируют все заключаемые договоры, как правило, это становится возможным при внедрении СЭД, которая позволяет вести единый журнал регистрации договоров;
• смешанная – когда часть договоров регистрируется централизованно, а часть – работниками отдельных подразделений, например, так можно регистрировать договоры на поставку, которыми занимается коммерческая служба компании.

Как правило, во многих компаниях используется именно централизованная система регистрации договоров. С точки зрения автора, это самый оптимальный вариант. Но и две другие системы имеют право на жизнь. Все зависит от специфики работы конкретной компании, особенностей работы коммерческой службы или отделов по реализации продукции, товаров, услуг, возможностей используемых информационных систем.
И это именно тот случай, когда можно сказать: «Что одному хорошо, то другому может быть плохо».

Как установить структуру номера договора

Здесь каждая компания должна исходить из внутренних потребностей и отражать только ту информацию, которую ей необходимо видеть в номере договора. Номер договора может иметь следующую структуру:

• состоять просто из порядкового номера: № 2, № 34 (такая валовая нумерация характерна для мелких компаний);
• номер договора может дополняться годом заключения договора: № 5/26 или № 5/2026;
• дополняться индексом структурного подразделения (при этом индексы подразделений утверждаются в организации в установленном порядке, чтобы для разных целей использовать одни и те же индексы), например № 56/2-1/2026 или № 56/2-1/26, где:
  • 56 – порядковый номер договора,
  • 2-1 – номер конкретного структурного подразделения,
  • 2026 или 26 – год заключения договора;
• дополняться буквой «З», которая означает, что договор заключен по результатам закупок (по Федеральному закону от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц»; далее – 223-ФЗ): № 56/8-1/26-З;
• цифровые обозначения, входящие в структуру договора, можно дополнять и буквенными обозначениями, которые показывают вид выполняемых работ или вид договора: № 49/4/2026/КР, где КР – это капитальный ремонт.

Но бывают и более сложные номера. Примером может служить номер договора с кредитной организацией. Но универсального порядка формирования номера кредитного договора нет, каждый банк использует собственную систему нумерации документов. В номере кредитного договора могут быть зашифрованы, например, дата, код отделения или контрольное число. Обычно номер состоит из 8–18 цифр. В Сбербанке номера кредитных договоров состоят из 10–12 цифр, например № 123456779012.

Также в номере могут быть буквенные префиксы, которые помогают различать типы договоров внутри банка. Это могут быть сокращения банка, филиала или типа кредита.

Номер договора должен быть уникальным в организации (хотя бы в пределах одного календарного года). Каждая информационная система (ИС) «за этим следит» автоматически.

Здесь приведены лишь некоторые варианты структуры номеров договоров. Все их перечислить не представляется возможным. Но вот остановиться более подробно на номерах госконтрактов стоит, т.к. они имеют интересную структуру номера.

Многие считают, что «длинный» номер, состоящий из множества цифр, – это и есть номер госконтракта. На самом деле:

• порядковый номер госконтракта, который присваивает госзаказчик, зашит в ИГК в соответствии с требованиями законодательства,
• а ИГК добавляется к номеру договора, который присваивает головной исполнитель (при наличии).

ИГК обязателен:

• в государственных и муниципальных контрактах, финансируемых за счет бюджетных средств;
• в договорах в рамках государственного оборонного заказа (ГОЗ);
• в соглашениях, где предусмотрено казначейское сопровождение средств.

ИГК при казначейском сопровождении формируется в соответствии с Порядком, утв. приказом Минфина России от 02.12.2021 № 205н, и представляет собой 20-значный код, а при осуществлении отдельных закупок в рамках государственного оборонного заказа ИГК формируется в соответствии с п. 13 ст. 3, ст. 6.1, ч. 2 ст. 15.29 Федерального закона от 29.12.2012 № 275-ФЗ «О государственном оборонном заказе» и состоит из 25 цифр. Таким образом, количество знаков в ИГК зависит от источника финансирования контракта:

• 20 знаков — для контрактов, финансируемых из федерального бюджета или когда требуется казначейское сопровождение;
• 25 знаков — если средства выделены из регионального бюджета или речь идет о государственном оборонном заказе.

ИГК – это, по сути, код, по которому идентифицируют конкретный госконтракт по Федеральному закону от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее – 44-ФЗ). Данный код необходим для исполнения и расчетов по госконтракту. Кодировку используют для идентификации не только контракта, но и всех сопутствующих документов к нему. Кроме того, отражают ИГК в УПД и во всех расчетных документах, чтобы идентифицировать платежи по госконтракту (п. 13 ст. 3 Федерального закона от 29.12.2012 № 275-ФЗ, п. 2 Порядка из приказа Минфина России от 02.12.2021 № 205н).

Например, в ИГК при казначейском сопровождении предусмотрено 20 цифр, которые означают:

• 1–2-я цифры – год заключения контракта;
• 3–4-я цифры – год окончания исполнения;
• 5–7-я – код главного распорядителя бюджетных средств;
• 8-я – способ закупки или вид финансирования
• и только с 9-й по 12-ю цифры – это порядковый номер контракта;
• 13–19-я – внутренний код организации-заказчика;
• 20-я – признак наличия гостайны (0 – нет, 1 – есть).

Как видим, на порядковый номер контракта отведено 4 цифры
и он включен в состав ИГК.

Порядковый номер государственного контракта присваивается последовательно в соответствии со сквозной нумерацией в пределах календарного года отдельно в отношении каждого государственного заказчика.

Получается, что ИГК должен быть включен во все контракты, договоры, которые заключаются участниками кооперации в рамках исполнения госконтракта.

Как видим, номера договоров компаний могут формироваться на их усмотрение и включать как цифры, так и буквенные символы (порядок обязательно закрепляется в ЛНА), но вот при формировании номера госконтракта (включая ИГК) следует руководствоваться требованиями законодательства. Поэтому, получив госконтракт, следует внимательно проверить ИГК. В настоящее время, особенно в крупных компаниях, номер договора превратился в некий цифровой или буквенно-цифровой код, в котором зашита та информация, которая актуальна для конкретной компании (можно предположить, что делается это по аналогии с номерами госконтрактов).

Когда осуществлять регистрацию договоров

В практике «бумажного» делопроизводства принято регистрировать уже подписанный документ. И договор – не исключение. Его обычно регистрируют после подписания руководителем (ведь он его может просто не подписать или попросить внести изменения) и направляют на подписание второй стороне (2 экземпляра). Если же контрагент прислал подписанный договор, то после подписания договора в вашей компании 1 экземпляр направляют контрагенту, а 2-й определяют в дело.

Но при работе с договорами, заключаемыми в электронном виде, процесс подписания обстоит несколько по-другому. Нужно учитывать и специфику работы на электронной торговой площадке (ЭТП). Обычно:

• после определения победителя закупки заказчик направляет проект договора исполнителю для подписания через ЭТП. При направлении договора он уже должен иметь номер, присвоенный заказчиком, т.к. загружать договор в систему (создавать проект), вносить изменения может только заказчик, исполнителю такие полномочия на ЭТП не предоставлены. Следует иметь в виду, что после подписания договора электронной подписью (ЭП) что-то изменить в нем (в т.ч. проставить номер договора) будет невозможно;
• если исполнитель на этой стадии заключения договора решит сам присвоить номер договору, который ему направил заказчик без номера посредством ЭТП, то исполнитель сможет это сделать только путем составления протокола разногласий к договору, который тоже будет подписан ЭП. Если он этого не сделает, то фактически на ЭТП будет заключен договор без номера. С технической точки зрения это и понятно, т.к. в документ, подписанный электронной подписью, вносить изменения нельзя;
• после подписания договора исполнителем он посредством ЭТП поступает в личный кабинет заказчика, где тоже подписывается ЭП, при этом с технической точки зрения заказчик уже не сможет внести изменения в договор, а именно проставить номер.

В этой ситуации внести изменения в договор, в т.ч. присвоить номер (фактически после подписания двумя сторонами) можно только через заключение дополнительного соглашения, которое тоже будет подписываться в электронной форме (хотя можно и на бумаге).

Если же говорить о сделках, заключаемых в электронном виде за пределами 223-ФЗ и 44-ФЗ посредством различных операторов, то ситуация здесь аналогична с той лишь разницей, что номер может присвоить та сторона по договору, которая со своей подписью первая направила договор второй стороне.

Поэтому:

• если ваша компания работает по 223-ФЗ, 44-ФЗ и договоры заключаются на ЭТП или в компании обмен документами в электронном виде осуществляется по телекоммуникационным каналам связи с соблюдением требований российского законодательства (например, через следующих операторов: ЭДО СФ ООО «Такском» (сервис «1С-Такском»), ЗАО «Калуга Астрал» (сервис «1С-ЭДО»), «Контур.Диадок»),
• то в ЛНА о договорной работе следует предусмотреть регистрацию сделок, заключаемых в электронном виде, до подписания руководителем (иным уполномоченным лицом).

В противном случае в компании будет большое количество сделок без номеров, что значительно затруднит работу с ними.

Особенно следует обратить внимание на работу с электронными сделками при внедрении СЭД, т.к. необходимо будет разрабатывать схему документооборота электронного договора с учетом всех особенностей его заключения, в т.ч. регистрации.

Регистрация договоров, вне зависимости от их бумажной или электронной формы, должна осуществляться валовым способом в пределах одного календарного года. При внедрении СЭД это следует предусмотреть.

Сколько журналов регистрации договоров должно быть в компании?

В Перечне 2019 года есть 2 статьи, где упоминаются интересующие нас журналы регистрации договоров: 137 и 138 (см. Фрагмент документа далее).

Учитывая многолетнюю практику работы с договорами, автор статьи рекомендует вести один журнал регистрации договоров. Если он будет включать договоры об отчуждении (приобретении) недвижимого имущества или иные договоры со сроком хранения «постоянно» / «до ликвидации организации», то и срок хранения такого журнала регистрации (или базы данных) следует установить аналогичным. Однако регистрация договоров открытого доступа и договоров, содержащих конфиденциальную информацию, будет вестись в разных журналах!

Следует ли использовать двойные номера договоров

Очень часто возникает вопрос о двойном номере договора. Он означает, что каждая сторона, зарегистрировав договор, указала свой номер через «/». Никаких запретов на использование двойного номера договора нет. Но вот на практике возникают свои нюансы его использования, на которых мы сейчас и остановимся.

С практической точки зрения двойной номер всегда «громоздкий», содержит большое количество цифр и символов. Поэтому при написании такого номера существует большая вероятность совершить техническую ошибку, что-то не дописав или пропустив. А это означает, что могут быть проблемы и со 2-м экземпляром договора, где может быть указан вроде бы тот же номер договора, но вот без какой-либо цифры или символа. Ошибка может закрасться и в одно из приложений, где дается ссылка на номер договора. Такие же ошибки могут быть при оформлении платежного поручения в банк, первичных учетных документов (хотя при использовании автоматизированных систем такие ошибки сводятся к минимуму, главное – первично внести номер договора правильно).

Но при определенных обстоятельствах двойной номер договора может и навредить. Дадим пояснения. Если ваша компания работает с другой компанией, которая является монополистом в той или иной сфере или оказывает определенные услуги большому количеству пользователей (возможно, до нескольких миллионов пользователей), то при направлении договора заказчику номер формируется в автоматизированной системе исполнителя и в дальнейшем, при формировании первичных учетных документов, будет указываться именно этот номер. Если же ваша компания проставит свой номер через «/», то фактически у договора будет двойной номер. Компания, первая присвоившая номер договора, получив договор от контрагента, может не внести вторую часть номера в свою автоматизированную систему (при огромном количестве клиентов сделать это даже с технической точки зрения невозможно). И получается, что у договора в одной организации номер двойной, а в другой нет. Тогда все первичные и отчетные документы по договору могут оформляться фактически за разными номерами этого договора.

При налоговых проверках придется подтверждать обоснованность затрат по такому договору дополнительными доказательствами, а без подтверждения затрат соответствующими документами их могут не учесть в базе по налогу на прибыль организаций, да и с НДС могут возникнуть проблемы.

Такие ситуации встречаются довольно часто. Но вот решают их компании по-разному.

1) некоторые просят переподписать договор и оставить только номер исполнителя;

2) есть компании, которые продвинулись дальше и в текст договора включают следующее условие:

Поэтому работникам, которые регистрируют договор, следовало бы ознакомиться с его условиями, чтобы понять, проставлять свой номер договора через «/» или нет. Такое условие помогает избежать многих проблем при проверке компетентными органами. Даже если заказчик и добавит свой номер, то корректным все равно будет считаться первоначальный номер, указанный исполнителем (при наличии спецусловия из Примера 7);

3) можно просто отказаться от использования двойного номера договора, предусмотрев это в ЛНА.

Но на практике встречаются и другие парадоксальные проблемы, связанные с двойным номером договора.

Окончание статьи читайте в следующем номере журнала. Покажем порядок внесения изменений в номер договора. Примеры 2 допсоглашений об изменении номера: когда исправляется техническая ошибка и когда номер меняется из-за финансирования договора из бюджета по результатам выигрыша конкурентной процедуры в рамках госзакупок.