Top.Mail.Ru

Сроки хранения договоров: теория и интересная практика (часть 3)

В 3-й части статьи, опубликованной в этом номере журнала, мы сосредоточились на сроках хранения договоров (соглашений, контрактов) в новом Перечне типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций 2022 года. Статьи с договорами разбросаны в нем по разным разделам, для вашего удобства мы собрали их все в таблицу. Объяснили, почему у одного договора в разных организациях может быть разный срок хранения. Дали ответ на вопрос о том, с какого момента отсчитывать срок хранения, если графа «Примечание» соответствующей статьи об этом умалчивает.
Окончание статьи. Начало в № 05 / 2022, № 06 / 2022
Окончание статьи. Начало в № 05 / 2022, № 06 / 2022

Договоры в Перечне научно-технической документации

Если в предыдущих двух частях статьи (в № 5 и 6’ 2022 г.) мы в основном говорили о Перечнях управленческих документов со сроками хранения: о действующем Перечне УД 2020 г. 1 и о его предшественнике Перечне УД 2010 г. 2, то в этой части статьи подробнее разберем сроки хранения договоров в Перечне научно-технических документов. Полностью он называется Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Федерального архивного агентства от 28.12.2021 № 142), для краткости именуем его Перечень НТД 2022 г. 3

Если ваша организация осуществляет научную, научно-техническую, производственно-техническую, проектную и строительную деятельность, то рекомендуем внимательно проработать его. В нем есть список договоров по вышеуказанным направлениям деятельности. Мы собрали статьи со сроками хранения договоров (соглашений, контрактов), разбросанные по всему Перечню НТД 2022 г., в одну Таблицу 2. В нее вошли наименования тех разделов и подразделов, где есть найденные по нашей теме статьи.

Следует обратить внимание на особенности Перечня НТД 2022 г.

Во-первых, срок хранения указанных документов будет зависеть от того, к какому звену 4 относится ваша организация (у одного и того же документа в разных типах организаций срок хранения может быть разным). Причем состав звеньев (т.е. типов организаций) в разных разделах Перечня НТД 2022 г. тоже несколько отличается. Поэтому и наша Таблица 2 имеет «подтаблицы» с разными составами граф.

Вот возможные роли организаций, в зависимости от которых срок хранения документа может отличаться:

  • организация-заказчик;
  • организация-застройщик;
  • организация-исполнитель работ;
  • организация-разработчик / автор документа;
  • согласующая или экспертная организация;
  • лицензирующая организация;
  • организация, утверждающая документы;
  • организация, осуществляющая внедрение, регистрацию и учет результатов НИОКТР;
  • эксплуатирующая организация;
  • контрольная / надзорная организация.

Сроки хранения одного и того же договора, в зависимости от функций, выполняемых организацией, могут варьироваться от 5 лет до постоянного срока хранения (до ликвидации организации).

Во-вторых, во многих статьях Перечня НТД 2022 г. (так же как и в Перечне УД 2020 г.) есть небольшое уточнение о том, что указанный срок хранения начинает течь после определенного события, например:

  • истечения срока действия договора и прекращения обязательств по нему (ст. 18) или
  • только истечения срока действия договора (ст. 373);
  • окончания действия разрешения на проведение работ по сохранению объекта культурного наследия (ст. 556) и др.

Поэтому работая с Перечнем НТД 2022 г., следует внимательно изучать графу «Примечание».

В-третьих, есть и такие статьи, где не указан момент (событие) для начала отсчета срока хранения договора.

Таблица 2. Статьи со сроками хранения договоров (соглашений, контрактов) в Перечне НТД 2022 г.

Раздел 1. Научная (научно-исследовательская) деятельность

№ п/п Вид документа Срок хранения документа Примечания
в органи-зациях-заказчиках в органи-зациях – разработ-чиках / авторах документов в согласовы-вающих организа-циях; экспертных организа-циях в органи-зациях, утвержда-ющих документы в органи-зациях, осуществля-ющих внедрение, регистрацию и учет результатов НИОКТР
1 2 3 4 5 6 7 8
1.1. Организация, планирование и управление научной, научно-технической и инновационной деятельностью
18 Договоры (контракты, государственные контракты) и технические задания к ним: (1) После истечения срока действия договора, контракта; после прекращения обязательств по договору, контракту
а) о создании исследовательских, инженерно-производственных консорциумов, кластерных форм бизнеса; научно-образовательных центров, о совместной научной и научно-технической деятельности органов государственной власти Российской Федерации с инновационными и научными организациями, предприятиями 5 лет (1) 15 лет ЭПК (1) 5 лет (1) 15 лет ЭПК (1) 5 лет (1)
б) на выполнение, внедрение НИОКТР, выполнение научно-технических программ и проектов 15 лет ЭПК (1) 15 лет ЭПК (1) 5 лет (1) 5 лет ЭПК (1) Постоянно
1.4. Организация и проведение государственной научной аттестации, подготовка научных кадров
72 Документы (приказы, договоры, протоколы, информации) о приеме в аспирантуру, докторантуру, о прикреплении для подготовки диссертации, о сдаче кандидатских экзаменов 10 лет
79 Документы о деятельности лабораторий в образовательных организациях высшего образования, кафедр на базе научных организаций: (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
а) программы, планы, отчеты Постоянно
Документы о...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
МАХ скидка - только в августе. Ловите ее!

Рекомендовано для вас

Сроки хранения госконтрактов и договоров, связанных с закупками

Давайте разберемся со сроками хранения государственных и муниципальных контрактов, а также договоров, заключенных по результатам закупок организациями с госучастием и их дочерними компаниями (это касается тех, кто работает по правилам, установленным федеральными законами № 44-ФЗ и № 223-ФЗ). На кого распространяются эти правила? Почему нельзя руководствоваться только статьями 224 и 225 действующего Перечня управленческих документов, где предусмотрен срок хранения 5 лет ЭПК? Какие более длительные сроки хранения установлены в профильном законе и постановлении Правительства РФ? Как срок хранения зависит от носителя договора (бумажного или электронного)? Как в номенклатуре дел отразить дела с договорами и допсоглашениями, заключенными на бумаге и осевшими в вашей организации, а также заключенными в электронном виде и хранящимися на электронной торговой площадке?

Формат электронной договорной документации утвердила ФНС России

ФНС России весной 2022 г. утвердила формат для электронных договорных документов. Он обязателен? Каких видов документов это касается? Чем удобен и чем опасен формат PDF/A-3, выбранный налоговиками для файла обмена? Что должно быть внутри? Какой электронной подписью подписывать? Чему отдается приоритет в случае выявления расхождений?

Как и сколько лет хранить карты слушателей ДПО?

Подскажите, пожалуйста, как и сколько лет хранить карты слушателей ДПО медицинского техникума. Циклов ДПО более 100, документов много. Например, цикл «Сестринское дело» с 03 сентября по 26 октября 2020 года составляет 35 слушателей.

Открытые интернет-сервисы для проверки контрагентов (часть 2)

Что именно и где в Интернете совершенно бесплатно можно найти: о госрегистрации, прекращении деятельности, банкротстве организации, ее учредителях, директоре, полномочиях представителя (его возможной дисквалификации, участии более чем в 5 организациях, действительности доверенности и паспорта и др.), является ли адрес регистрации юрлица массовым, а также финансовое состояние, наличие налоговой задолженности и судебных взысканий. Всего даем описание 19 полезных интернет-сервисов. В этом номере читайте вторую часть подробной статьи.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы