Новый Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Росархива от 28.12.2021 № 142 (далее – Перечень НТД), очередной раз наглядно демонстрирует проблему, связанную с практикой установления сроков хранения тех или иных документов. Установление сроков хранения не случайно рассматривается как «высший пилотаж» в нашей профессии, и данная задача далеко не так тривиальна, как может показаться, даже в отношении привычных и используемых десятилетиями, а то и столетиями видов документов – не говоря уже о тех, что появились в эру электронного правительства, электронной коммерции и постоянно обновляющихся информационных технологий.
Давайте рассмотрим данную проблему на примере документации, связанной с использованием усиленных электронных подписей в деловой деятельности и государственном управлении:
И сроки в данных статьях одновременно действующих Перечней различаются!
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
30 июля 2022 г. вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения для кредитных организаций. Обращаем ваше внимание на несколько важных аспектов в его содержании: фиксированные и условные сроки хранения, бумажные и электронные документы, сроки хранения для документов по валютному контролю.
Простая электронная подпись – самый дешевый и одновременно самый незащищенный вариант ЭП из трех возможных сейчас в России. Автор делится опытом крупной компании: в каких процессах наиболее эффективно ее использовать; как ее выдать работникам своей организации; как придать юридическую значимость (в т.ч. показан пример регламентирующего документа – Правил применения простой электронной подписи).
До апреля 2022 года все новые ведомственные перечни документов со сроками хранения уже должны были быть разработаны, но процесс идет с задержкой. Сориентируем вас, какие актуальные ведомственные перечни уже готовы и какие ожидаем в ближайшем будущем. Автор дает практические рекомендации по разработке структуры ведомственного перечня (восполняя упущения соответствующих Методических рекомендаций Росархива). Они пригодятся как разработчикам, так и будущим пользователям этих перечней.
Давайте разберемся со сроками хранения государственных и муниципальных контрактов, а также договоров, заключенных по результатам закупок организациями с госучастием и их дочерними компаниями (это касается тех, кто работает по правилам, установленным федеральными законами № 44-ФЗ и № 223-ФЗ). На кого распространяются эти правила? Почему нельзя руководствоваться только статьями 224 и 225 действующего Перечня управленческих документов, где предусмотрен срок хранения 5 лет ЭПК? Какие более длительные сроки хранения установлены в профильном законе и постановлении Правительства РФ? Как срок хранения зависит от носителя договора (бумажного или электронного)? Как в номенклатуре дел отразить дела с договорами и допсоглашениями, заключенными на бумаге и осевшими в вашей организации, а также заключенными в электронном виде и хранящимися на электронной торговой площадке?
В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.
Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.
Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.
18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
