Сроки хранения различных приказов
Отличаются ли приказы по основной деятельности и приказы по охране труда? Можно ли их хранить в одной папке с приказами по основной деятельности?
Приказом Федерального архивного агентства от 28.12.2021 № 142 утвержден новый Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее – Перечень НТД). Приказ зарегистрирован Минюстом России 02.02.2022 и вступил в силу 13.02.2022.
Ранее действовавший Перечень с идентичным названием (но утвержденный приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2007 № 1182) был признан утратившим силу приказом Минкультуры России от 28.12.2021 № 2228. То есть Росархив утвердил новый Перечень НТД и Минкультуры РФ «ликвидировало» старый Перечень в один день.
Разработка и утверждение перечней типовых архивных документов с указанием сроков хранения сейчас относится к полномочиям Росархива (подп. 6 п. 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утв. Указом Президента РФ от 22.06.2016 № 293). Сейчас действуют 2 таких перечня:
Они обязательны для всех отечественных организаций, независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности. Установленные ими сроки хранения документов распространяются на филиалы, представительства и иные структурные подразделения иностранных организаций, международные организации, их филиалы, представительства и иные структурные подразделения, находящиеся на территории РФ, если иное не установлено международным договором РФ.
Новый Перечень НТД предназначен:
Итак, предыдущий Перечень НТД 2007 года признан утратившим силу. А значит, для установления сроков хранения, для проведения экспертизы ценности им руководствоваться больше нельзя. С 13.02.2022 года работаем по новому Перечню НТД:
Подобный подход Росархив применил при выходе Перечня УД. Сейчас он просто продолжает его придерживаться1.
Очень трудоемко для документов, которым в номенклатуре дел уже определены сроки хранения и статьи по одному Перечню, проверять их еще по другому Перечню для отражения новых сроков и статей в описи дел и потом выделения к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. На практике, еще когда «действие задним числом» стали применять для нового Перечня УД, организации, не являющиеся источниками комплектования государственного или муниципального архива, старались облегчать себе жизнь так: датировали описи дел и акты о выделении к уничтожению датой, ранее вступления в силу нового Перечня УД.
Необходимость разработки нового Перечня НТД была вызвана тем, что с 2007 года произошли существенные изменения в законодательстве России. Были разработаны и утверждены новые стандарты, внесены изменения в Градостроительный, Земельный, Лесной кодексы, регламентирующие в т.ч. порядок формирования документов научно-технического профиля. Поэтому в новом Перечне НТД кардинально изменились:
Новый Перечень НТД составлен по видовому принципу, имеет 12 разделов, соответствующих основным направлениям научно-технической деятельности. Сроки хранения типовых архивных документов дифференцированы в Перечне по звеньям – группам организаций, исходя из установившегося порядка документирования научно-технической деятельности, проведения процедур утверждения, согласования, а также движения научно-технической документации (далее – НТД).
Одним из основных отличий нового Перечня НТД от ранее действовавшего стало появление собственной звенности для каждого его раздела. Старый имел 4 унифицированных звена на все разделы Перечня:
Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2007 № 1182)
Изменилась государственная система учета. В связи с этим в новый Перечень НТД включено более 50 реестров, как государственного, так и локального уровня (в ранее действовавшем Перечне было 17 реестров). Каждый раздел нового Перечня НТД включает в себя реестры, регистры, обязанность по ведению которых установлена законодательством РФ. Подраздел 6.4 «Учет, инвентаризация и мониторинг градостроительной деятельности» по большей части состоит из реестров. Другие разделы также включают в себя эти учетные формы. Например:
Перечень УД (ст. 45) устанавливает срок хранения «Постоянно» на государственные реестры, регистры. Новый перечень НТД, благодаря многозвенной системе определяет, какая организация должна хранить документы реестра «постоянно», а какая, например, «До минования надобности». Прочерк в звене напротив заголовка статьи говорит о том, что документы в организациях этого звена не образуются.
Документы, не предусмотренные законодательством Российской Федерации, в новый перечень НТД не вошли. Например:
Сократилось количество статей по сравнению с ранее действовавшим Перечнем НТД с 1990 до 1065 (более, чем на 900 статей). Это произошло за счет укрупнения заголовков статей.
Например, отчеты по научно-исследовательской работе (НИР) теперь включены в одну статью. Раньше было 5 статей, которые отличались видом отчета и этапностью его разработки (промежуточный, заключительный):
Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2007 № 1182)
Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 28.12.2021 № 142)
Кроме того, большая часть документов «ушла» в заголовки реестров и регистров.
29 статей нового Перечня НТД содержат общий заголовок «комплекты», например:
При этом виды и комплектность документации традиционно устанавливается стандартами соответствующей серии. Сроки хранения установлены для всего комплекта, без разделения его на виды документов.
Обратите внимание на новый подраздел, ранее не присутствующий в Перечне НТД – 1.4 «Организация и проведение государственной научной аттестации, подготовка научных кадров». По большей части подраздел состоит из управленческой документации: планы, отчеты, переписка, ходатайства, аттестационные дела, протоколы и др. И только диссертации и авторефераты относятся к научно-исследовательской документации.
Однако важность установления сроков хранения для этого вида документов переоценить невозможно. В настоящее время в сфере образовательной деятельности действует Примерная номенклатура дел высшего учебного заведения (1999 год), которой и установлены сроки хранения для документов, относящихся к деятельности высших аттестационных комиссий (аспирантур, докторантур). Но может ли примерная номенклатура устанавливать обязательный срок хранения?
В соответствии с ч. 1 ст. 21.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» сроки хранения архивных документов устанавливаются федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов:
Кстати, в настоящее время федеральные органы исполнительной власти в соответствии с поручением Правительства РФ от 26.03.2020 № ДЧ-П-44-2409 разрабатывают свои Перечни. Так что в скором времени надеемся увидеть и Перечень документов, образующихся в деятельности Минобрнауки России.
В новом Перечне НТД структура (звенность и разделы) существенно изменилась. Давайте пройдемся по ним.
Раздел 1 «Научная (научно-исследовательская) деятельность» включает типовые документы, отражающие разработку, выполнение, прием, утверждение и внедрение результатов НИР, учет данных о научных исследованиях и разработках, организацию и проведение государственной научной аттестации, подготовку научных кадров, а также научно-экспертную деятельность – фактически все это перечислено в наименованиях подразделов этого раздела (см. его структуру в Таблице 1). Аналогичные таблицы мы покажем далее по каждому разделу Перечня НТД.
Звено 1 служит для установления сроков хранения научной и научно-исследовательской документации для организаций-заказчиков: органов государственной власти РФ, субъектов РФ и других организаций, осуществляющих заказ на выполнение научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ (далее – НИОКТР).
Звено 2 служит для установления сроков хранения на документы, образующиеся в научно-исследовательской деятельности организаций-разработчиков, к которым относятся научные и образовательные организации, в т.ч. Российская академия наук (РАН), осуществляющие координацию и проведение фундаментальных научных исследований и поисковых научных исследований.
В 3 звене устанавливаются сроки хранения научно-технической документации для согласовывающих организаций, таких как Российская академия наук, экспертные советы Высшей аттестационной комиссии (ВАК) при Министерстве науки и высшего образования Российской Федерации, а также другие организации, осуществляющие независимую экспертизу тем и результатов НИОКТР.
Сроки хранения на документы, установленные в 4 звене, предназначены для утверждающих организаций, не являющихся заказчиками: органы государственной власти Российской Федерации, субъектов РФ (в соответствии с установленными полномочиями), а также РАН, осуществляющие утверждение тем и результатов НИОКТР в установленном порядке.
В 5 звене установлены сроки хранения для документов, образующихся в деятельности организаций, осуществляющих внедрение и учет НИОКТР. К этим организациям относятся федеральные органы государственной власти, научные и иные организации.
Обратите внимание – в новый Перечень НТД включена управленческая документация, обеспечивающая функционирование организаций научно-технического профиля (планы, отчеты, доклады, переписка, протоколы и пр.):
Структура раздела 2 «Создание и развитие информационно-телекоммуникационных технологий, информационных систем. Защита информации» показана в Таблице 2.
В ранее действовавшем Перечне НТД раздел, посвященный автоматизированным системам, был последним, тринадцатым. В новой редакции Перечня этот раздел – второй. Это связано с тем, что в настоящее время активно развиваются информационные технологии, проектируются автоматизированные системы, поэтому программная документация данного раздела все более востребована.
Обратите внимание:
При этом в статье 570 Перечня УД срок иной: постоянно и 5 лет соответственно!
Структуру раздела 3 «Проектирование (разработка), изготовление, контроль (приемка), эксплуатация, ремонт изделий промышленного производства» мы тоже показали схематически – в Таблице 3.
Статьи, отражающие состав комплектов документации, приведены здесь к единообразию и определены через «комплекты» с указанием обязательных видов, включаемых в них документов.
Раздел 4 «Разработка и внедрение технологических процессов производства изделий» содержит типовые архивные документы о разработке и внедрении технологических процессов в различных отраслях экономики.
Подраздел 4.1 включает не только научно-техническую, но и управленческую документацию (планово-отчетную, договорную, переписку), сопровождающую разработку технологических процессов. НТД представлены такими видами, как дневники, анализы, вычисления, обоснования, комплекты технологической документации, формируемой на стадиях «Предварительный проект» и «Разработка документации на стадии опытного образца», регламенты, правила и предписания, технические условия.
Подраздел 4.2 тоже содержит и НТД, и управленческую документацию. Управленческая документация представлена протоколами и актами приема технологических процессов, справками о соответствии технологических процессов установленным техническим требованиям, перечнями и описаниями доработок, документами об апробации технологических процессов (аудиовизуальные документы, справки, аналитические таблицы, эскизы, лабораторные свидетельства).
Подраздел 4.3 включает НТД, описывающую порядок эксплуатации и ремонта изделий: технологические регламенты, комплекты обязательных научно-технических документов и ведомости при ремонте изделий, документация по программному обеспечению (числовое программное обеспечение) технологических процессов, рабочие комплекты документов по технологическим процессам (операциям) и справочно-информационные документы.
В раздел 5 «Производство» нового Перечня НТД включен ряд документов, которые в ранее действовавшем Перечне были в разделах 8 «Производство», 9 «Технический надзор за промышленной безопасностью производственных объектов и установок», 10 «Качество и безопасность продукции».
В 1 звене установлены сроки хранения документов, образующихся в процессе деятельности организаций, выступающих заказчиками продукции. К ним относятся организации, обеспечивающие финансирование разработки продукции, ее производства и определяющие основные требования к продукции.
Раздел 6 «Градостроительная деятельность» содержит типовые архивные документы о градостроительном нормативном регулировании, планировании, проектировании, строительстве, реконструкции, эксплуатации объектов, учете и инвентаризации градостроительной деятельности.
В данном разделе были существенно актуализированы наименования видов документов, включены новые виды документов или комплекты, предусмотренные нормативными актами. Например, включены статьи, определяющие виды и сроки хранения документов по отнесению территорий и строений к объектам культурного наследия. Добавлены новые виды документов, связанные с развитием информационных технологий и информационных систем.
Этот раздел объединяет документы, которые в ранее действовавшем Перечне были включены в разделы 4 «Проектирование объектов недвижимости» и 7 «Строительство, реконструкция, реставрация и ремонт объектов недвижимости».
Для комплектов документов, входящих в Систему проектной документации для строительства (СПДС), их видовой состав не раскрывался. Для иных комплексов документов максимально полно раскрыт их состав, предусмотренный нормативными правовыми актами.
Из Перечня НТД исключены подразделы по реставрации памятников архитектуры, по малым архитектурным формам, т.к. состав проектной документации по данным объектам не имеет достаточной специфики.
Раздел 7 «Изучение, использование, учет природных ресурсов» содержит типовые архивные документы по областям, отраженным в наименованиях его 4 подразделов (см. Таблицу 7).
Сферы деятельности, документы которых вошли в раздел 8, тоже можно увидеть в наименованиях его подразделов (см. Таблицу 8). Документы раздела 8 взаимосвязаны с предыдущим разделом, поэтому здесь также выделено 6 звеньев, состав которых идентичен разделу 7.
Как и в других разделах Перечня НТД, здесь укрупнены наименования статей, но при этом расширен и уточнен состав документов по экологической экспертизе, определению оценки причиненного вреда окружающей среде, возмещению причиненного вреда, обращению с отходами, контролю и надзору в области охраны окружающей среды.
Документы раздела 9 взаимосвязаны с 7 и 8 разделами, поэтому все они имеют аналогичную звенность (6 звеньев). Тематики собранных здесь документов отражены в названиях подразделов. См. Таблицу 9.
Содержимое раздела 10 см. в Таблице 10.
В раздел 11 включены документы объектов атомной энергии (только в рамках надзорно-контрольной деятельности, входящей в полномочия Ростехнадзора), хотя в заголовке раздела и его подразделов это не отражено – вы увидите там более общие формулировки про промышленную безопасность.
Обратите внимание: звенья у раздела 11 такие же, как у раздела 10, только звенья 3 и 4 поменялись местами; в раздел 11 еще добавлены согласовывающие организации (сравните Таблицы 10 и 11).
В этом разделе представлены и документы по патентно-лицензионной деятельности.
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Отличаются ли приказы по основной деятельности и приказы по охране труда? Можно ли их хранить в одной папке с приказами по основной деятельности?
Рассказываем о 3 отечественных стандартах (созданных на базе международных), которые помогут вам обеспечить достоверность и долговременную сохранность электронных документов, конвертировать их из одного формата в другой, мигрировать из одной системы в другую. Эти стандарты обобщают лучший практический опыт. Мы объясняем, что из них можно взять. Они помогут вам наладить работу с электронными документами, достигнуть большего взаимопонимания со своим руководством и ИТ-специалистами.
Нужно ли хранить заявления – основания к приказам в деле вместе с приказами? Каким нормативным документом регулируется этот вопрос?
Являются ли положения ГОСТ Р 7.0.97-2016 обязательными? Если нет, то можно ли заложить иные правила оформления организационно-распорядительных документов в локальном нормативном акте организации? Как документировать добровольное присоединение организации к стандарту? Что в этом случае необходимо детализировать в Инструкции по делопроизводству организации об оформлении документов? Объясняем на примере приказов и распоряжений. Вопросы читателя стали поводом для подробного разбора этой интересной темы.
В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.
Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.
Где можно найти сроки хранения договоров. Какая специфика есть у акционерных обществ. Сроки хранения договоров, соглашений, контрактов, разбросанные по всему Перечню управленческих документов 2020 г., мы собрали в таблицу. Прокомментировали, как изменились сроки в действующем Перечне по сравнению с предыдущим 2010 г. Как определить срок хранения, если нужного вам договора в действующих Перечнях не нашлось. Примеры определения сроков хранения у договоров «двойного назначения». Когда договор считается законченным делопроизводством, чтобы со следующего года можно было начать исчислять его срок хранения. Эти аспекты мы рассмотрели в 1-й части очень подробной статьи, которую публикуем в этом номере журнала.
Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.